《办公室常务培训》PPT课件.ppt

办公室常务培训 二 一一年九月二十日 制作人 陈云 培训内容 一 办公软件操作Word文本文档Excel表格二 办公室日常工作1 日常事务 物资管理 值班管理 文档管理 各类通知 表格 证书的制作 2 外务项目 办公室文件打印与复印 奖状 聘书收集 盖章与发放 活动的场地 教室 横幅的登记与申请 3 会务管理 受主席团委托 协助召开和参与召开社团代表大会 社团负责人会议 常务委员会 做好各种会议会前的准备工作 包括会前签到 记录 整理工作 会后的总结 誊写工作三 礼仪方面 一 Word的操作及注意事项 页面设置 文件 页眉页脚 视图 问题 首页不同如何设置 文件 页面设置 板式 页眉页脚 首页不同字体设置段落设置 首行缩进 行距 段落分栏 编码右对齐 作目录时常用 操作方法 画表格 然后把页码都放到一列格子里 右对齐或居中 然后的线条消隐 小技巧CTRL A全选CTRL N新建一个新的文件CTRL O打开 打开文件 对话框CTRL P打开 打印 对话框CTRL S保存当前操作的文件CTRL X剪切被选择的项目到剪贴板CTRL C复制被选择的项目到剪贴板CTRL V粘贴剪贴板中的内容到当前位置CTRL Z撤销上一步的操作 二 档案管理 档案管理应穿插在整个日常活动中 三 各类通知 表格 证书的制作 一 通知的制作的注意事项 1 格式方面2 内容方面3 落款4 序号问题5 红头文件的制作 1 格式方面 行间距 固定值24磅 字体要求 标题部分 字体 黑体 加粗 字号 二号 或小二 正文部分 字体 宋体 字号 四号 或小四 2 内容方面 称谓 各院团总支 学生分会 开头语 例 为构建和谐校园 浓厚校园新文化 也为提升青年学生综合素质 培养大学生的演讲口才能力 提高大学生思维能力 应变能力和语言表达能力 传承五四精神 了解参与世博 实现自我理想 根据淮阴工学院第五届社团巡礼既定方案 淮阴工学院世博演讲比赛将于5月16日举行 现将有关事宜具体通知如下 一篇通知所应包含的内容和大体格式 一 活动主题 二 主办单位 承办单位 三 参赛对象 四 报名要求 报名要求中一定要有明确的报名时间和报名地点 五 比赛时间及地点安排比赛时间 比赛地点 六 赛程安排 一定要说清楚比赛的要求 七 注意事项八 奖项设置附 比赛报名表 报名表视具体情况而定 3 落款 共青团淮阴工学院委员会二O一O年十月一日 4 序号问题 一 1 5 红头制作 具体格式与通知格式相同但有区别1 工号 团淮工院 2009 号2 通知二字的调整 一定要调到红头打印纸的括号中间3 称谓 各院团总支 学生分会 各学生社团 4 落款 共青团淮阴工学院委员会二O一O年十月一日 主题词 第四届干部调整通知报 院党委送 各院团总支 二 各类表格 证书 聘书的格式及制作 以及各种邀请函 贺信 致辞的书写 四 外务方面 一 奖状 通知 红头等盖章的注意点 首先去团委找冯老师 将所要盖章的资料给冯老师看 待冯老师审批同意后 再去找左蕾老师 左老师办公桌在冯老师左边第二张办公桌 拿章 盖章时要注意 章要盖正 团委的章不能低于社联的章 注意不同通知 奖状 红头盖章的区别 二 教室申请流程 1 正确填写教室申请单 注明是否使用多媒体2 去YF11团委办公室找冯老师打印正规的申请表 并让冯老师签字或盖上团委章 3 去YF10教务行政科办公室找张万芳老师签字 盖章 三 横幅悬挂申请流程 1 去行政楼315宣传部办公室填审批表 横幅长10米 宽1 5米 字体 宋体 红色幕布 白色字色 2 去行政楼111保卫处综合科找王主任签字3 去北园门口印刷厂复印一份 一份交保卫处值班室 一份带回社联存档 四 场地 设备申请表的使用 一式分红 白 蓝三份 一份社联存档用 一份交团委 一份交给申请单位1 确认申请时间不与其他活动有冲突 然后指导申请单位正确填写申请表 内容要详细 要包括申请人联系方式2 问财务部是否要交纳押金 如果收取了押金 让财务部签字 3 再是找场备部部长杜成签字 确认场地 设备使用无冲突4 去团委11楼找冯老师签字5 打电话给申请人 把申请单位的一份给他们6 填写场地 服装 设备申请登记表7 活动结束后 向场配部确认设备归还情况 确认无损后让财务部退还押金 并该财务部章 剩余的两份 一份交团委 一份存档 四 礼仪方面 一 有关于社联工作方面的注意事项 1 进出主席团 团委办公室时 进门之前先轻轻敲门 然后站在门口等候 敲门的时间不要过长 一般平稳地敲三下 无人或未经允许 不要擅自进入室内 2 进出团委办公室时应衣着得体 不能太邋遢 不得穿拖鞋 3 接待其他组织或社团来访人员时的注意事项 3 会议准备时席位安排的注意事项 1 主席台或第一排必须排座次 放名签 以便领导 老师对号入座 避免上台之后互相谦让 2 主席台座次排列 领导为单数时 主要领导居中 2号领导在1号领导左手位置 3号领导在1号领导右手位置 领导为偶数时 1 2号领导同时居中 2号领导依然在1号领导左手位置 3号领导依然在1号领导右手位置 3 安排座位时可灵活掌握 不生搬硬套 对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾 也不一定非得按职务高低来排 通常掌握的原则是 上级单位或同级单位的来宾 其实际职务略低于主人一方领导的 可安排在主席台适当位置就座 这样 既体现出对客人的尊重 又使主客都感到较为得体 4 对上主席台的领导同志能否届时出席会议 在开会前务必逐一落实 领导同志到会场后 要安排在休息室稍候 再逐一核实 并告之上台后所坐方位 如主席台人数很多 还应准备座位图 如有临时变化 应及时调整座次 名签 防止主席台上出现名签差错或领导空缺 还要注意认真填写名签 谨防错别字出现 二 如何处理好上下级关系 1 要尊重 要慎重 但不能一味附和 拍马屁 只能有损自己的人格 却得不到领导的重视与尊敬 倒很可能引起上级的反感和轻视 2 要有不卑不亢的态度 在必要的场合 敢于表达自己的不同观点 3 应该了解上级的个性 不要认为这是迎合 这是心理学 是一种学问 4 主动找上级谈话要选择有利时机 你应该根据自己的问题重要与否 去选择适当的时机去反映 三 人际交往小技巧 记住别人的姓或名 主动与人打招呼 称呼要得当 让别人觉得礼貌相待 倍受重视 给人以平易近人的印象 举止大方 坦然自若 使别人感到轻松 自在 激发交往动机 培养开朗 活泼的个性 让对方觉得和你在一起是愉快的 培养幽默风趣的言行 幽默而不失分寸 风趣而不显轻浮 给人以美的享受 与人交往要谦虚 待人要