档案收集与保密PPT课件.pptx

档案收集与保密 1 第一章档案的收集 收集工作是档案管理工作的起始环节 是一项重要的基础性工作 与其他各个环节的工作相比 它处于一种特殊地位 特别是在简化档案整理工作 强化档案利用工作 突出馆 室 藏特色的今天 档案的收集工作已变得越来越重要 档案的收集是接收和征集档案及文献的活动 具体而言 是指按法律和法规的规定 依照接收范围 把分散在各个机关和个人手上和散存在其它部门的档案 有组织 有计划地分别集中到机关综合档案室的活动 按照档案集中统一管理的原则 各部门 单位应将反映本单位主要职能活动 具有历史参考凭证作用和科学研究价值的各种门类 各种载体形态的档案资料收集齐全 并注重行业特色和部门特色 形成内容丰富 门类齐全 载体多样 特色显著的室藏体系 2 一 抓好文件材料收集归档 文件材料收集归档是文书处理的终点 也是档案工作的起点 在正常情况下 机关档案室的档案收集工作 是通过一定的归档制度来完成的 归档是各机关的文书部门或业务部门及文件工作者 将职务活动中形成的已经办理完毕的文件材料移交给综合档案室保管 在我国 归档已成为党和国家明文规定的一项制度 称 归档制度 各单位要建立健全文件材料归档制度 并把文件材料的形成 收集 整理 归档的要求列入各项工作标准 工作程序及各部门 各类工作人员的岗位职责 确保每一项活动都有完整 准确 系统的文件材料归档保存 归档制度包括归档范围 归档时间 归档要求 3 一 文书档案归档范围 归档范围是指办理完毕的文件材料应当及不应当归档的范围1 文件材料的归档范围 凡是本机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料 均应归档 具体讲 下列是任何单位都应执行的文件材料归档范围 1 反映本单位基本职能活动和历史面貌的文件材料一是单位党组 或党委 会议和行政办公会的纪要 会议记录 二是本单位召开工作会议 专题会议形成的文件材料 三是本单位与外单位联合召开会议形成的文件材料 四是本单位承办国际性会议 大型展览会 博览会形成的文件材料 五是上级机关 上级领导检查 视察本单位工作时形成的文件材料 六是本单位职能业务文件材料 七是本单位机构编制 干部人事 党 团 纪检 工会 保卫 信访工作文件材料 八是本单位接待 事务管理形成的文件材料 4 2 对维护权益具有凭证价值的文件材料一是房产 土地所有权和使用权的文件材料 二是与有关单位和个人签订的合同 协议 三是单位财务预算 四是单位物资 办公设备及用品 机动车等 采购计划 审批手续 招标投标 购置等文件材料 机动车调拨 保险 事故 转让等文件材料 五是国有资产管理文件材料 六是职工承租 购置本单位住房的合同 协议和有关手续 3 需归档的上级 同级 下级单位的文件材料一是上级机关制发的属于本单位主管业务的文件材料 二是上级或同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 三是上级机关制发的关于本单位领导人任免 人员编制 表彰等文件材料 四是下级机关报送的重要文件材料 如重大问题的专题报告 年度以上计划 总结 统计材料等 5 4 其它有参考价值的文件材料如各种交接手续 刊物 出版物 与外单位重要的往来文书 下级报送的预算及法规性备案文件 各单位应根据自已的工作职能特点 相应的制定本单位的归档范围 6 2 文件材料不归档范围是 1 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 2 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 3 同级机关的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 4 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 7 需要把握的是 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿虽不归档 但是重要的法律 法规的历次修改稿 重要领导人的修改意见和批示 指示的稿本应当归档 机关文件的最后定稿 即使没有机关领导人的签批 原则上应与正本文件 文件处理单一并归档 8 3 应注意的几个问题 一是常多归的文件材料 党政机关的非法规性的一般文件 上级 同级 不相隶属的机关不需办理的文件 抄件 本单位一般文件的草稿 内部抄送的文件材料 这些不属于归档范围 不应归档 二是常漏掉的文件材料 文书及部分专门 非纸载体归档文件常漏掉如下文件材料 1 重要会议 重大活动材料 包括会议记录 领导人或专业人员开会带回来的会议文件 单位领导人在有关会议上讲话稿 及体现会议 活动 的照片 录音 录像材料 2 本单位的简报和内部规章制度办法 3 本单位与外单位或个人签订的合同 协议 责任书等 9 4 机关内部工作计划 总结 5 本单位各种基本统计数字报表 6 报社 电台 电视台刊登 播发的本单位的稿件 照片 录音带 录像带等 7 不经过收发文登记的领导人 亲启 文件 属于公务活动者 8 本单位的组织沿革 大事记 9 本单位干部调转介绍信存根 10 本单位财产 物资 档案的交接凭据 10 二 科技档案归档范围 l 产品档案 包括产品开发设计 工艺工装 加工制造 生产定型等工作阶段形成的文件材料 2 科研档案 包括课题准备立项阶段 研究实验阶段 总结鉴定阶段 成果申报奖励和推广应用阶段形成的文件材料以及与各阶段有关的专业会议文件和标本 样本目录等 3 基建档案 包括基建项目的依据性材料 基础性材料以及工程设计 工程施工 工程监理 工程竣工验收过程中所形成的文件及图纸等材料 4 设备档案 包括依据性材料 设备开箱验收 安装调试 运行维修以及随机图样等材料 11 三 会计档案归档范围 下列会计资料应当进行归档 1 凭证类 包括原始凭证 记账凭证 汇总凭证及其他会计凭证 2 账簿类 包括总账 明细账 固定资产台账 卡片 及其他会计账簿 3 会计报告类 包括月度 季度 年度财务报告 会计报表 附表 附注及文字说明 以及其他财务报告 4 其他类 包括银行存款余额调节表 银行对账单 其他应当保存的会计核算专业材料 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 12 四 实物档案归档范围 13 四 实物档案归档范围 1 荣誉类 单位和人员获得的锦旗 牌匾 奖状 奖杯 证书等 2 徽章类 帽徽 肩章 胸章 臂章 印章 纪念章 牌照等 3 票证类 票证颁发机关颁发的各类票证 14 四 实物档案归档范围 4 公务活动礼品类 公务活动中接收的有纪念意义的工艺品 字画以及其他具有特色的物品等 5 物证类 反映和佐证本单位 本行业重大活动 重大事件 重大案件的有纪念和凭证作用的物品 领导 专家和英模人物使用过的物品以及本单位开发研制的易于保存的名优产品的样品等 15 四 实物档案归档范围 6 书画文稿类 著名书画家和领导人书法 绘画作品 著作 题词及其他手迹等 7 其他与本单位社会职能有关或具有参考和凭证作用的实物 16 五 照片 录音 录像档案归档范围 1 记录本单位主要职能活动和重要成果的照片和录音 录像 2 记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音 录像 3 本单位组织或本单位领导参加的重要外事活动和重大公务活动的照片和录音 录像 4 记录本单位重要会议 重大活动 重大事件等情况的照片和录音 录像 5 其他具有保存价值的照片和录音 录像 17 六 电子档案归档范围 1 文书档案中永久 30年保管的数字化全文 2 科技档案中形成的电子文件 3 会计电算化材料 4 永久期限照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片 5 其他音频 视频形式的电子文件 18 二 明确归档时间 归档时间是指文件承办部门或业务部门将规范整理好的文件向档案室移交的时间 应结合整理方式考虑 一般来说 归档时间主要有以下三种形式 1 集中收集 次年上半年归档 一般集中整理的定在1 2月归档 处理部门整理的5 6月归档2 定期收集 每月或者每季度3 随办随归 较少采用 信息化程度要求较高 19 三 明确归档要求与手续 1 纸质文件与同版本电子文件同步归档2 归档文件必须系统科学 反映一个单位工作各个方面的文件都要归档 既有反映党务的 也有反映行政管理的 既有主要职能活动的 也有辅助管理职能的 既有文字的 又有表格的 只有这样 才能完整反映一个单位的主要职能活动或历史发展真实面貌 3 归档文件必须齐全完整 1 每份文件必须齐全完整 即文件的定稿与正本 主件及附件 转发件与被转发件 办文单 关于同一问题的请示和批复等 2 有关一项工作 一次会议的全部文件必须完整无缺 20 明确归档要求与手续 3 反映本单位主要职能工作或基本历史面貌的档案必须齐全完整4 文件归档必须及时迅速 归档工作是一项时间性很强的工作 要及时迅速地完成 切不可拖拉 否则 将会造成文件的积压与遗失 影响档案齐全与完整5 制成材料要耐久规范 字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水6 电子文件应与相应的纸质文件一并归档7 文件归档要有交接手续 文件归档时应列出归档清册 单 作为归档文件的移交证据 归档清册 单 上应填写归档文件的题名 份数 归档部门 移交人 接收人 时间等内容 文件归档清册 单 应归入全宗卷保管 21 第二章档案信息保密 档案保密工作是档案管理中一个古老而长久的话题 在网络环境下 这个话题显得更加重要 互联网的存在 给利用者提供了更广阔的空间 但同时也给档案的保密工作带来一定的难度 22 档案保密工作是档案管理过程中的一个重要环节 尤其是绝密档案 由于其身份的特殊性 往往是档案馆 室 保管的重点 这些档案或者是和国家机密有关 或者是目前还不宜开放 需要继续延长保管期限 有些档案信息涉及企业的商业机密 如不慎泄漏出去 必将给企业造成巨大的经济损失 在我们的日常工作中 一定要有档案保密意识 真正懂得保密这根弦万万松不得 保密这根高压线万万碰不得 松了 碰了就要付出惨痛的代价 从而进一步增强做好保密工作的自觉性 23 一 保密形势十分严峻 1 互联网已成为最大的窃密方式90 的企业在去年遭受过黑客攻击30 的下载资料中含有病毒1 3的公司网络上有间谍软件45 的IT经理曾报告公司网络感染了病毒从近年查处的失泄密案件看 90 以上的失泄密问题都与网络直接相关 网络已经成为当前失泄密的主要渠道 网络窃密已成为对我国威胁最大的窃密方式 防范网络失泄密已成为保密工作的主战场 网络保密防范薄弱的问题已到了非解决不可的地步 24 一 保密形势十分严峻 互联网的发明者是美国国防部 当时美国人把计算机互连互通的初衷是想建立一个战时打不烂的通信网 随着互联网在世界各地的互连互通 和平时期却成了一张无孔不入的窃密网 早在10年前 信息技术已经相当普及的美国 就遭到了来自世界各地的网络攻击 1998年2月3日美国国防部军事网络被来历不明的浏览者入侵 窃密者竟然是地中海国家的一名高中生 1999年4月 一个黑客团伙宣称 从网上窃取了美国全球卫星定位系统的尖端技术 并威胁要卖给恐怖组织 2001白宫的网络邮件系统也被以色列情报机关攻破 导致美国总统所发出的电子邮件 都自动发往了该情报机关 备份 25 一 保密形势十分严峻 2002年美国中央情报局第17任局长任职不到500天 就因为不懂保密胆子大 在家用电脑上存储中央情报局的涉密文件而被撤职法办 频繁发生的网络窃密和泄密事件 迫使美国总统下令所有涉密信息系统和信息设备都必须从美国人自己发明的互联网上撤下来 严格实行物理隔离 自那以后 防范网络窃密和泄密就成了倍受各国关注的世界性难题 10年后随着信息技术在我国的普及 曾在美国发生过的网络泄密事件 又在中国一幕幕重演 并成为对我国威胁最大的窃密方式 近年来 境外敌对势力和情报机构凭借其信息技术优势 利用 特种木马 僵尸网络 后门程序 等手段 对我机关单位的计算机网络实施有组织 有预谋 有重点的攻击窃密 手法花样翻新 渗透无孔不入 网络窃密活动之频繁 攻击之猛烈超乎想象 仅抽查中发现被境外所控制的100万台电脑 苏就占了8万台 有的计算机内竟然被四个国家的情报机构植入了特种木马 26 一 保密形势十分严峻 有数据显示 我国每年因网络泄密导致的经济损失高达上百亿 其中有超六成企业呈高风险状态 信息技术的不断发展 使得网络资源的双刃剑效应日渐凸显 日益严重的来自网络的安全威胁 如网络数据窃贼 黑客侵袭 病毒发布 甚至系统内部泄密 已经使得信息安全成为各行业信息化建设中的首要问题 据国家安全部门掌握的情况来看 有63 6 的企业处于 高度风险 级别 因此 防范网络泄密是我们刻不容缓的任务 27 一 保密形势十分严峻 2 计算机及其网络已成为泄密的主要渠道从2004年开始 根据我国权威机关的统计 全国重大网络泄密事件已发生了47起 占全年泄密案总数的32 到了2005年就增加到74起 而2006年又猛增到168起 短短两年中网上泄密事件就翻了3 6倍 去年我国网上泄密已经超过了泄密案总数的90 这仅仅只有几年的时间 以上统计还不包括境外情报机构在我党政机关计算机内 甚至公务员的家用电脑内植入特种木马所窃取的国家秘密 28 一 保密形势十分严峻 如果说失控纸质文件后被境外情报机关获取的可能性并不一定是100 那么在许多国家都新设立了网上情报机构的当今世界 网上泄密被敌对势力及各国情报机构获取的概率就一定超过了100 有时好几个国家的情报机构同时获得了在网上所泄露的国家秘密 甚至还出现了境外私人网站为机关单位打泄密广告的情况 由此可见 计算机网络已成为泄露我国家秘密的主渠道 其泄密的数量之多 速度之快 危害之大都是前所未有的 29 一 保密形势十分严峻 3 防止网络失泄密已成为保密工作主战场如果说对传统的保密工作来讲 机关单位只要管好纸质涉密文件资料不丢失 被盗 管住涉密人员的嘴巴不泄密保密工作就相安无事了 而当今的保密工作要比传统的保密工作复杂得多 也困难的多 一是管理范围明显扩大 即从与纸质文件相关的部门及人员扩大到所有使用计算机的部门与人员 二是科技含量明显增加 即在简单的 三铁一器 基础上增加了复杂得多的保密技术防范体系以及对人员保密知识技能上的要求 三是综合管理明显提高 即从主要依靠制度为主的简单管理 提高到主要依靠知识与技术的智能化综合管理 30 二 保密任务十分艰巨 网络泄密如此严重的根本原因 保密工作没能紧跟社会信息化的发展 解决网络泄密问题的根本对策 全面加快保密工作的创新跟进步伐 当前最重要 也是最紧迫的任务 就是要加快保密工作的创新跟进步伐 开展全员信息化保密知识技能培训 建立健全信息系统和信息设备使用的保密管理制度和信息公开保密审查制度 当今数码摄影技术的发展 不仅让人们能在旅游时留下更多美好瞬间 同时还可利用网络让世界各地的人分享美景 但大家在不断 咔嚓 的同时 往往缺少安全保密观念 不经意地拍摄了一些关键军事设施 战略要地的图片 上传到网络或者发表在报刊杂志上 其实 这些不经意的 咔嚓 能给国家安全带来严重威胁 31 二 保密任务十分艰巨 案例1 照片泄密我国最著名的 照片泄密案 就是1964年 中国画报 封面刊出的一张照片 大庆油田的 铁人 王进喜头戴大狗皮帽 身穿厚棉袄 顶着鹅毛大雪 握着钻机手柄眺望远方 在他身后散布着星星点点的高大井架 32 日本情报专家据此解开了大庆油田的秘密 他们根据照片上王进喜的衣着判断 只有在北纬46度至48度的区域内 冬季才有可能穿这样的衣服 因此推断大庆油田位于 与 之间 并通过照片中王进喜所握手柄的架式 推断出油井的直径 从王进喜所站的钻井与背后油田间的距离和井架密度 推断出油田的大致储量和产量 有了如此多的准确情报 日本人迅速设计出适合大庆油田开采用的石油设备 当我国政府向世界各国征求开采大庆油田的设计方案时 日本人一举中标 庆幸的是 日本当时是出于经济动机 根据情报分析结果 向我国高价推销炼油设施 而不是用于军事战略意图 33 教训 新闻出版单位和提供信息的单位 对拟公开出版 报道的信息 应当按照有关的保密规定进行自审 对是否涉及国家秘密界限不清的信息 应当送交有关主管部门或其上级机关 单位审定 34 二 保密任务十分艰巨 案例2 网络泄密2012年6月 李某调任某县人口和计划生育局党支部书记 因工作交接不顺利 李某仍在较长时间内从事原单位的有关工作 其持有的业务工作资料 特别是涉密文件资料未及时清退 为方便查阅使用 李某将自己U盘中存储的部分业务资料上传至互联网个人空间备份管理 造成泄密 经鉴定 其上传的资料中有3份秘密级国家秘密 事件发生后 有关部门给予李某党内严重警告处分 35 教训 不得将涉密计算机及网络接入互联网及其他公共信息网络 涉密计算机及网络与互联网及其他公共信息网络必须实行物理隔离 即与互联网及其他公共信息网络之间没有任何信息传输通道 36 二 保密任务十分艰巨 案例3 信息泄密2015年6月 某集团公司计算机管理员王某 请销售公司派人上门维修一台涉密计算机 维修人员将该机硬盘带走维修 造成涉密硬盘存储的涉密信息失控 王某受到行政记大过处分 教训 不得擅自将处理涉密信息的计算机及移动存储介质 传真机 复印机等办公自动化设备交由外部人员维修 37 二 保密任务十分艰巨 案例4 手机泄密2008年11月 某部门在召开重要涉密会议时 会议内容被有关部门进行例行保密技术巡查时接收 经核查 发现参会人员王某违规将手机带入会场 该手机在王某不知情的情况下被启动 将会议内容传输出去 王某受到行政警告处分 教训 不得将手机带入重要涉密场所 进入重要涉密场所之前 应将手机放入手机屏蔽柜内 也可使用保密会议手机干扰器对涉密场所进行手机信号屏蔽 38 三 如何防范泄密事件发生 当前各类泄密案件 特别是随着信息网络的快速发展 计算机网络网络泄密呈高发态势给国家案例和企业利益造成了严重损害 而泄密责任人则受到党纪政纪乃至刑律的严厉追究 断送大好前程 因此 涉密人员对日常的涉密管理 特别是对于计算机网络安全的管理 必须引起我们的高度重视 一定要遵守保密法规和保密工作纪律 懂得一定的保密常识和防范手段 在平时的涉密工作中 要慎之又慎 千万不要触碰保密高压线 39 三 如何防范泄密事件发生 1 注重档案管理过程的保密 1 在保管条件上要做到万无一失 库房是档案保管的唯一场所 必须要加固门窗 档案室与办公室分开 无关人员一律严禁入内 2 加强日常的档案保密管理工作 档案在调阅 移出过程中一定要严格按规定履行手续 必须经指定的领导审批 否则 任何人不得调阅档案 使用完毕后要及时清对 检查 入库 2 注重档案利用中的保密在档案利用中 要适当采取监控措施 有条件的档案室要设置监控摄像监视器 以防撕毁 涂改档案 利用者用完档案后 档案管理人员要仔细检查被利用的档案 如发现问题及时报告 对于损毁档案严重的违法行为 要坚决查处 40 41 三 如何防范泄密事件发生 3 遵守保密守则 十不守则 1 不该说的秘密不说 2 不该问的秘密不问 3 不该看的秘密不看 4 不该记的秘密不记 5 不在非保密本上记录秘密 6 不在外事活动和私人通讯中涉及秘密 7 不在公共场合和亲友及其它无关人员面前谈论秘密 42 三 如何防范泄密事件发生 3 遵守保密守则 十不守则 8 不在不利于保密的地方存放秘密文件资料 9 不在普通电话 明码电报 普通邮局中办理秘密事项 10 不携带秘密文件资料游览参观 探亲访友和进入公共场所 43 三 如何防范泄密事件发生 4 保密工作应知应会事项 1 应熟悉 遵守保密法律法规及本单位保密工作制度 依法履行保密义务 2 严格遵守 国家工作人员十条保密守则 3 要懂得复印国家及企业秘密文件 资料必须办理审批手续 复印件要与原件一样妥善保管 4 严禁携带或邮寄涉及国家秘密的文件 资料和其它物品出境 如确因工作需要 应按有关规定到所在地保密局办理手续 44 三 如何防范泄密事件发生 4 保密工作应知应会事项 5 在对外交往和涉外活动中 既要热情友好 又要注意内外有别 不经批准不得向外方人员提供党和国家 企业秘密 6 不将秘密文件堆放在桌面上 人离开办公室时 应将秘密文件收藏在抽屉或橱柜 并随手关门 45 三 如何防范泄密事件发生 7 个人不得保存秘密文件 阅办完毕后应及时清退 8 起草文件过程中产生的废弃稿纸 不要乱扔 应投入废纸篓 集中销毁 重要的要当即销毁 46 三 如何防范泄密事件发生 5 发现秘密已经或可能泄露时 应该采取的措施 1 拾获属于国家或企业秘密的文件 资料和其它物品 应当及时送交有关机关 单位或保密工作部门 2 发现有人买卖属于国家或企业秘密文件 资料和其它物品 应当及时报告保密工作部门或公安 国家安全机关处理 3 发现有人盗窃 抢夺属于国家或企业秘密文件 资料和其它物品 有权制止 并应当立即报告保密工作部门或公安 国家安全机关 4 发现泄露或可能泄露国家或企业秘密的线索 应当及时向有关机关 单位或保密工作部门举报 47 四 保密技术防范二十条 1 不得将涉密计算机及网络接入互联网及其他公共信息网络对策 涉密计算机及网络与互联网及其他公共信息网络必须实行物理隔离 即与互联网及其他公共信息网络之间没有任何信息传输通道 2 不得在涉密计算机与非涉密计算机之间交叉使用优盘等移动存储介质对策 涉密优盘 移动硬盘等移动存储介质不得在非涉密计算机上使用 非涉密移动存储介质以及手机 数码相机 MP3 MP4等具有存储功能的电子产品不得在涉密计算机上使用 确需将互联网及其他公共信息网络上的数据复制到涉密计算机及网络中 应采取必要的防护措施 如使用一次性光盘刻录下载 应设置中间机 或者使用经国家保密行政管理部门批准的信息单向导入设备 48 四 保密技术防范二十条 3 不得在未采取防护措施的情况下将互联网及其他公共信息网络上的数据复制到涉密计算机及网络对策 确需将互联网及其他公共信息网络上的数据复制到涉密计算机及网络中 应采取必要的防护措施 如使用一次性光盘刻录下载 设置中间机 或者使用经国家保密行政管理部门批准的信息单向导入设备 4 不得违规设置涉密计算机的口令对策 涉密计算机应严格按照保密规定设置口令 处理秘密级信息的口令长度不少于8位 更换周期不超过1个月 处理机密级信息的应当采用IC卡或USBKey与口令相结合的方式 且口令长度不少于4位 如仅使用口令方式 则长度不少于10位 更换周期不超过1个星期 设置口令时 要采用多种字符和数字混合编制 49 四 保密技术防范二十条 5 不得擅自在涉密计算机上安装软件或复制他人文件对策 涉密计算机安装软件或复制他人文件资料须经批准 并进行必要的病毒查杀 特别是对 木马 去窃密程序的查杀 6 不得将无线外围设备用于涉密计算机对策 涉密计算机应使用有线连接的外围设备 7 不得将涉密计算机及移动存储介质通过普通邮寄渠道寄运或违规交由他人使用 保管对策 认真执行涉密载体使用保密管理规定 不得将涉密载体通过普通邮寄渠道寄运或违规交由他人使用 保管 50 四 保密技术防范二十条 8 不得擅自携带涉密笔记本电脑及移动存储介质外出对策 确需携带外出的 要严格履行审批手续 采取有效管理措施 确保涉密笔