第二章-第二节-文书的收发传递处理PPT课件.ppt

秘书起草撰写公文与撰写其他文章不同 公文撰写有严格的规范要求 这是秘书在 办文 中 尤其是在撰文中必须遵守的 知识回顾 公文的结构 公文的结构可以包括以下11部分 见图4 4 公文的结构 发文机关标识 发文字号 公文标题 成文日期 主送机关 公文生效标识 发文机关标识 写文 产生的作用 靠 走文 才能发挥 因此文书的收发传递处理工作必须规范化 第二节文书的收发传递处理 本节要点 一 办法 中规定的收发文处理程序 二 文书处理工作中应注意的事项 一 办法 中规定的收发文处理程序 文书的收发传递处理工作是秘书部门的重要任务之一 为了使机关各部门能够协调运转 秘书要一丝不苟地做好文书管理工作 实现优质服务 以保证各项工作的顺利进行 一 发文的处理程序 机关撰制并向外发出的一切文件 统称发文 在日常生活中 主要按以下程序进行 发文的处理程序 草拟亦称拟稿 是秘书接受领导的发文意图之后 严格按照领导意图进行草拟公文的过程 草拟 1 审核亦称核稿 是指机关秘书部门或负责拟稿的业务部门的负责人对所拟文稿的审核过程 审核 2 审核的重点内容包括以下五种 见图4 6 审核的内容 审核的内容 看文件内容是否符合党的方针 政策和国家的法律 法令规定 是否符合 一文一事 的规定 看文字是否通顺准确简明 看提出的要求措施是否可行 看用什么名义和格式行文 是否符合规范要求 看有无发文的必要 签发签发是文书经有权签发的领导上司核准签字 准予发出 3 签发的关键是时间问题 及时签发对文书极为重要 但是签发的核心工作并不是秘书的事 对于秘书来说应做好一下三点 秘书在签发中的任务 复核 办法 第五章 发文办理 第二十九条规定 公文正式印刷前 文秘部门应当进行复核 重点是 审批 签发手续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范等 4 缮印缮印是对经复核没有问题的定稿进行技术加工 制作文书的正式的过程 5 用印用印是指在有必要加盖印章的文书正本上加盖机关或领导人印章的过程 国家行政机关的公文 在制发中一般都要经过盖章这一环节 6 文书印章盖在正文落款处 叠印在发文机关和日期上 要注意 印章名称要与发文机关名称一致 否则要加以说明 印章字迹要清晰 印章要端正 位置要准确 一般落款印要 骑年盖月 印章只盖在公文正本上 1 2 3 4 登记登记是指根据本机关文书处理的具体要求与发取簿式或卡片式 联单式 活页式的登记方式 7 发文登记表 分发分发亦称封发 是指对撰制登记好的文书封装 发出的过程 分发是一项细致的工作 是将向外发出的文书信函进行封装 发出的过程 8 注办注办是对发出的文书的办理情况做出必要的说明 注明办理结果的环节 注办 一般是发文登记内容的一项 是对文书已经发出情况的注明 其作用是便于今后查考 9 案例分析 XX省文物局为配合国家文物局的文物普查工作 需向全省各地市发一份 XX省文物局关于认真做好文物普查工作的通知 局领导责成局秘书小陈起草该文件 小陈写完初稿后 本想找领导过目 但领导外出开会 需五天后才能回来 小陈觉得这份文件内容简单 不会出什么差错 就自作主张 将草稿交打字员小李打印 小李与小陈关系不错 不好意思拒绝 文件打印好后 小陈找办公室齐主任盖公章 请指出错误所在 二 来文的立卷归档工作 来文处理后的立卷归档工作是整个办文工作很重要的一环 一 公文办理的要求公文办理阶段是公文发生实际效力的时期 也是行文的目的所在 其效率和质量如何 直接影响着办文的效果 甚至影响着机关工作的效果 据此 公文处理的要求包括以下四点 图4 25公文处理的要求 1 准确无误2 讲究时效 3 安全保密4 统一管理 二 立卷 立卷立卷 是指秘书部门将办理完毕的 具有保存价值的一个个零散文件 按照它们内在的联系 分门别类地组成一个或数个案卷 其中每一个案卷都是若干具有共同特征 互为联系 经过系统整理的文件的集合体 1 二 立卷 主要包括三方面的含义 见图4 26 图4 26立卷的含义 文件立卷的范围要保证把有查考价值的文件完全完整地保存下来 就要弄清楚哪些文件需要立卷 哪些文件不需要立卷 以确定文件立卷的范围 2 三 归档 归档 是指各类社会组织在其工作活动中形成的文件材料 待处理完毕后 将其中有一定保存价值者 由文书处理部门和承办部门按照立卷的原则和方法整理立卷 定期向机关档案室转交 并由档案室集中统一保管 建立健全归档制度 对于文书工作和档案工作均具有十分重要的意义 见图4 28