员工借款报销系统使用手册1.0.doc

员工借款报销系统使用手册eFutureONE员工借款报销系统使用手册文件名称员工借款报销系统使用手册密级机密版本1.0文件编号制作部门北京富基融通科技有限公司信息部编写唐琳2010年5月25日审核邓丽娟2010年5月27日质量江义传阅范围仅限北京富基融通科技有限公司版权声明所有权利保留目录一、网上报销系统地址及要求4二、登陆用户名及登陆方法4三、系统适用范围4四、系统使用单据类型以及流程指引5五、借款处理75.1 操作说明85.2 录入新的借款单：85.2.1 删除原有的借款单：95.2.2 修改借款单：95.2.3 借款单的查询95.2.4 借款单的提交审批95.2.5 借款单的撤销105.2.6 附件上传105.3 借款审核105.3.1 操作说明105.3.2借款单单张审核115.3.3 借款单单张否决125.3.4 借款单批量审核125.3.5 借款单批量否决125.4借款单的审批状态查询135.5借款单的财务凭证135.6借款单的财务支付14六、报销处理146.1 操作说明156.2录入新的报销单：156.2.1 删除原有的报销单：166.2.2 修改报销单：166.2.3 报销单的查询166.2.4 报销单的提交审批176.2.5 报销单的取消提交审批176.2.6 附件上传176.3 报销审核176.3.1 操作说明176.3.2报销单单张审核186.3.3 报销单单张否决196.3.4 报销单批量审核206.3.5 报销单批量否决206.4报销单的审批状态查询206.5报销单的财务核销206.5报销单的财务凭证216.6报销单的财务支付22七、对外支付单227.1 操作说明227.2录入新的对外支付单：237.2.1 删除原有的对外支付单：247.2.2 修改对外支付单：247.2.3 对外支付单的查询247.2.4 对外支付单的提交审批247.2.5 对外支付单的取消提交审批247.2.6 附件上传257.3 对外支付审核257.3.1 操作说明257.3.2对外支付单单张审核257.3.3 对外支付单单张否决267.3.4 对外支付单批量审核267.3.5 对外支付单批量否决267.4对外支付单的审批状态查询267.5对外支付单的财务核销277.5对外支付单的财务凭证277.6对外支付单的财务支付28八、投诉咨询服务29一、网上报销系统地址及要求外网I E 地址：15/efuturenews直接下载R3客户端_1.0文件包到本机上。二、登陆用户名及登陆方法 打开R3客户端_1.0文件，直接点击R3.exe文件出现登陆界面，如图：备注：1、 用户名：以公司员工编号（即：原系统用户名）2、 密码：与员工编码一致3、 服务器地址: 4点击登录即可。三、系统适用范围本系统适用于公司所有借款报销和对外支付四、系统使用单据类型以及流程指引 4.1 借款单类型： 分为二种类型:项目间接借款单和项目直接借款 项目直接借款单适用于已确认该借款归属于某项目的（包括实施项目和销售项目），可使用该类借款单； 项目间接借款单适用于上述用途以外的借款。 借款流程指引：说明：1、 员工在报销系统的借款管理-【借款录入】中填写借款单（必填：借款类型，部门，开户人名称，支付银行，支付账号，项目大类，项目所属，借款事由，费用编号，金额）；2、 保存借款单并提交单据；3、 各级审批人对借款单进行审核；4、 审批通过的单据，财务人员做记账凭证；5、 财务人员在系统中支付操作并导出员工借支拨款表；6、 财务出纳根据员工借支拨款表进行借款拨付。 4.2 报销单类型： 分为二种类型：项目间接报销单和项目直接报销单 项目直接报销单适用于已确认该报销归属于某项目的员工日常报销（包括实施项目和销售项目），可使用该类报销单； 项目间接报销单适用于上述用途以外的员工日常报销。 报销流程指引：说明：1、 员工在报销系统的费用报销-【报销录入】中填写报销单（必填：报销类型，部门，项目大类，项目所属，报销事由，费用编号，报销金额，单据金额）2、 保存报销单并提交单据；3、 把报销单导出到excel并打印，原始单据粘贴到打印出的纸质单据后面并交给第一审批人；4、 第一审批人根据原始单据和报销系统上所填写内容进行单据审核；5、 各级审批人进行审核；6、 审核通过的报销单，财务人员根据纸质单据和网上单据进行核销工作；7、 核销完的单据，财务人员做记账凭证；8、 财务人员在系统中做支付操作，并根据财务账上余额导出员工报销款支付表；9、 出纳根据员工报销款支付表进行报销支付。 4.3 对外支付单： 该类单据，用于填写对外部单位支付的款项申请。包括：总部级的房租水电、律师审计、四险一金等等。 对外支付单流程指引： 说明：1、 员工在报销系统的对外支付-【对外支付录入】中填写对外支付单（必填：类型，部门，项目大类，项目所属，合同号，合同名称，收款单位，收款银行，收款账号，摘要，费用编号，结算方式，费用所属部门，支付金额，单据金额）2、 保存对外支付单并提交单据；3、 把对外支付单导出到excel并打印，原始单据粘贴到打印出的纸质单据后面并交给财务人员；4、 各级审批人进行审核；5、 审核通过的对外支付单，财务人员根据纸质单据和网上单据进行核对、核销工作；6、 财务人员做对外支付单凭证，并进行付款。五、借款处理5.1 操作说明点击菜单，进入借款处理界面。5.2 录入新的借款单：1、 点击【借款-录入】菜单或按钮，系统将显示新的空白单据；2、 单据头依次选择填写借款类型、开户人 、支付银行、支付帐号、费用大类、部门编号、项目编号、借款事由；3、 单据明细依次选择填写费用编号、说明、金额。备注：1） 借款类型有两种：项目直接费用、项目间接费用；2） 默认的开户人、支付银行和支付帐号为借款本人，也可以填写需要拨付到其他的人员和帐户上，填写时一定慎重，财务根据此项拨付款项；3） 费用大类为必填项，分为：管理费用、销售费用、市场费用、售前支持费用、实施费用、服务费用、开发费用、销售支持费用；4） 选择部门时涉及支持其他部门的借款可以选择自己为借款人，部门选择相应的支持部门；5） 单据明细中的费用编号和费用大类有对应关系，若选择的不对，系统提示如下图： 4、 填写完毕后按按钮，进行单据的保存；5、 如需继续增加新的借款单，请重复以上1-4的操作。5.2.1 删除原有的借款单：1、 点击按钮，删除当前借款单2、 如果该借款单已经审核，则不允许删除；3、 单据删除后不能恢复，请您慎重处理。5.2.2 修改借款单：1、 点击按钮，系统将会进入借款单的编辑状态；2、 修改完成后，点击保存按钮，保存当前修改，点击放弃按钮取消此次修改；3、 如果该借款单已经审核，则不允许修改；5.2.3 借款单的查询1、 点击查询按钮，系统将会进入借款单的查询界面，如图： 2、 录入查询条件，点击查询按钮，进入查询结果列表界面；3、 继续查询重复以上1-2部操作；4、 在借款单列表界面，用鼠标双击任意纪录，即可进行借款单详细展开与处理。5.2.4 借款单的提交审批在借款单录入完成后，借款单需要提交审批进入相应审批流，点击按钮，不需要提交人自己选择审批节点，系统自动进入相应的审批流，此操作完成，提交审批按钮将置灭。5.2.5 借款单的撤销1、 在借款单提交审批后，点击按钮即可对当前借款单进行取消提交审批操作，如果借款单仍未提交，则该按钮将置灭；2、 该操作只有在借款单审核前才有效，如果借款单已经审核，则次操作不允许进行。5.2.6 附件上传1、 点击单据明细中的“附件列表”框中左下角的按钮，可以为当前编辑的单据添加附件；2、 附件添加成功后，在单据明细中的“附件列表”框中可以看到，如图所示：5.3 借款审核5.3.1 操作说明1、 点击【借款-审核】菜单，首先进入借款审核查询界面，如图：2、 点击查询按钮，显示所有待审单据列表；点击关闭按钮，退出审核的操作。说明：点击查询按钮后，显示的单据为待审状态的单据。5.3.2借款单单张审核1、 对于需要审核的借款单，点击鼠标右键出现同意按钮，对该借款单进行同意操作；2、 若要修改审批金额，点击鼠标右键或双击单据进入“审核意见”对话框，进行审批意见的录入和审批金额的修改，如图：3、 录入审核的各项内容，单据打上选择标志，按菜单左上角的按钮，进行借款单的审批；4、 继续审核其他借款单，请重复以上1-3步操作。5.3.3 借款单单张否决1、 对于需要否决审核的借款单，点击鼠标右键出现否决按钮，对该借款单进行否决；2、 若要填写审批意见，点击鼠标右键或双击单据进入“审核意见”对话框，进行审批意见的录入；3、 录入审核的各项内容，单据打上选择标志，按菜单左上角的按钮，进行借款单的否决；4、 继续否决审核其他借款单，请重复以上1-3步操作。5.3.4 借款单批量审核1、 对于需要审核的多张借款单，点击鼠标右键，对每一张借款单进行同意按钮操作，所有单据打上选择标志。2、 然后按菜单左上角的审核按钮，对这些借款单进行批量审核操作。5.3.5 借款单批量否决1、 对于需要否决审核的多张借款单，点击鼠标右键，对每一张借款单进行否决按钮操作，所有单据打上选择标志；2、 然后按菜单左上角的审核按钮，对这些借款单进行批量否决审核操作。5.4借款单的审批状态查询1、 点击【借款-查询】菜单进行查询，如图：2、 可以选择查询列表表头中的状态选择项进行查询。3、 借款单的单据状态有：新建，提交，审批通过，否决，审批中，记账，财务支付。5.5借款单的财务凭证1、 点击【借款报销和对外支付原始单据查询】菜单，选择单据类型为借款单据，点击查询按钮，如图：2、 点击凭证预览按钮，如图：点击转出凭证按钮，系统自动转出到U8系统3、 凭证转出后，单据状态变为 “记账”5.6借款单的财务支付1、 点击【借款-财务支付】菜单，输入需要支付的借款单查询条件，点击查询按钮，如图：2、 对需要支付的借款单进行勾单操作，然后点击支付按钮，系统会自动导出员工借支拨款表.xls表格，财务人员进行支付。备注：只有单据状态为“记账”的单据才能进行财务支付。六、报销处理6.1 操作说明点击，进入报销处理界面。如图所示;6.2录入新的报销单：1、 点击【报销-录入】菜单或按钮，系统将显示新的空白单据；2、 单据头依次选择填写报销类型、费用大类、部门编号、项目编号、项目大类、项目所属、摘要；3、 单据明细依次选择填写费用编号、开始时间、结束时间、说明、报销金额、单据金额、附单据数、交通工具、备注。备注：1） 报销类型有两种：项目直接费用、项目间接费用；2） 费用大类为必填项，分为：管理费用、销售费用、市场费用、售前支持费用、实施费用、服务费用、开发费用、销售支持费用；3） 选择部门时涉及支持其他部门的报销可以选择自己为报销人，部门选择相应的支持部门；4） 项目编号为必填项，员工手工输入项目编号；5） 项目大类为必填项，员工选择“富基融通项目”6） 项目所属为必填项，？7） 单据明细中：费用编号和费用大类有对应关系，若选择的不对，系统提示如下图： 8） 单据明细中：对于费用为“出差补助”“项目通讯费”“个人通讯费”的列必须填写开始和结束时间列，系统会判断日期是否重复；4、 录入表头、表体其他项目，填写完毕，按按钮，进行单据的保存；5、 保存后的单据直接点击按钮，直接导出财务提供的报销单据样张，不用重复填写（模板）差旅及费用报销单2010.xls；6、 如需继续增加新报销单，请重复以上1-5的操作。6.2.1 删除原有的报销单：1、 点击按钮，删除当前报销单；2、 如果该报销单已经审核，则不允许删除；3、 单据删除后不能恢复，请您慎重处理。6.2.2 修改报销单：1、 点击按钮，系统将会进入报销单的编辑状态；2、 修改完成后，点击保存按钮，保存当前修改，点击放弃按钮取消此次修改；3、 如果该报销单已经审核，则不允许修改；6.2.3 报销单的查询1、 点击查询按钮，系统将会进入报销单的查询界面，如图：2、 录入查询条件，点击查询按钮，进入查询结果列表界面；3、 继续查询重复以上1-2部操作；4、 在报销单列表界面，用鼠标双击任意纪录，即可进行报销单详细展开与处理。6.2.4 报销单的提交审批在报销单录入完成后，点报销单需要提交审批进入相应审批流，点击按钮，不需要提交人自己选择审批节点，系统自动进入相应的审批流此操作完成，提交审批按钮将置灭。6.2.5 报销单的取消提交审批1、 在报销单提交审批后，点击按钮即可对当前报销单进行取消提交审批操作，如果报销单仍未提交，则该按钮将置灭；2、 该操作只有在报销单审核前才有效，如果报销单已经审核，则次操作不允许进行。6.2.6 附件上传1、 点击单据明细中的“附件列表”框中左下角的按钮，可以为当前编辑的单据添加附件；2、 附件添加成功后，在单据明细中的“附件列表”框中可以看到。6.3 报销审核6.3.1 操作说明1、 点击【报销-审核】菜单，首先进入报销审核查询界面，如图：2、 点击查询按钮，显示所有待审单据列表；点击关闭按钮，退出审核的操作。说明：点击查询按钮后，显示的单据为待审状态的单据。6.3.2报销单单张审核1、 对于需要审核的报销单，点击鼠标右键出现同意按钮，对该报销单进行同意操作；2、 若要修改审批金额，点击鼠标右键修改单据明细，进行审批金额的修改，如图：若要录入审批意见，点击鼠标右键审核意见或双击单据进入“审核意见”对话框，进行审批意见的录入，如图：3、 录入审核的各项内容，单据打上选择标志，按菜单左上角的按钮，进行报销单的审批；4、 继续审核其他报销单，请重复以上1-3步操作。6.3.3 报销单单张否决1、 对于需要否决审核的报销单，点击鼠标右键出现 否决按钮，对该报销单进行否决；2、 若要填写审批意见，点击鼠标右键或双击单据进入“审核意见”对话框，进行审批意见的录入；3、 录入审核的各项内容，单据打上选择标志，按菜单左上角的按钮，进行报销单的否决；4、 继续否决审核其他报销单，请重复以上1-3步操作。6.3.4 报销单批量审核1、 对于需要审核的多张报销单，点击鼠标右键，对每一张报销单进行同意按钮操作，所有单据打上选择标志。2、 然后按菜单左上角的审核按钮，对这些报销单进行批量审核操作。6.3.5 报销单批量否决1、 对于需要否决审核的多张报销单，点击鼠标右键，对每一张报销单进行否决按钮操作，所有单据打上选择标志；2、 然后按菜单左上角的审核按钮，对这些报销单进行批量否决审核操作。6.4报销单的审批状态查询1、 点击【报销-查询】菜单进行查询，如图：2、 可以选择查询列表表头中的状态选择项进行查询。3、 报销单的单据状态有：新建，提交，审批通过，否决，审批中，核销，记账，财务支付。6.5报销单的财务核销1、 点击【报销-财务核销】菜单，输入需要核销的报销单查询条件，点击查询按钮，如图：2、 对需要核销的报销单进行勾单操作，然后点击核销按钮，进行财务核销。备注：只有单据状态为“审批通过”的单据才能进行财务核销财务核销后，单据状态变为“财务处理”。6.5报销单的财务凭证4、 点击【借款报销和对外支付原始单据查询】菜单，输入需要做凭证的报销单查询条件，点击查询按钮，如图：5、 点击凭证预览按钮，如图：点击转出凭证按钮，系统自动转出到U8系统6、 凭证转出后，单据状态变为 “记账”6.6报销单的财务支付1、 点击【报销-财务支付】菜单，输入需要支付的报销单查询条件，点击查询按钮，如图：2、 对需要支付的报销单进行勾单操作，然后点击支付按钮，系统会根据财务账上余额自动导出员工报销支付表.xls表格，财务人员根据员工报销支付表.xls表格数据进行支付员工报账款。备注：只有单据状态为“记账”的单据才能进行财务支付。七、对外支付单 该类单据的操作与报销单类似，仅用于用于填写对外部单位支付的款项申请。包括：总部级的房租水电、律师审计、四险一金等等。7.1 操作说明点击，进入对外支付处理界面。如图所示;7.2录入新的对外支付单：1、 点击【对外支付-录入】菜单或按钮，系统将显示新的空白单据；2、 单据头依次选择填写对外支付类型、费用大类、部门编号、项目编号、用途、摘要、收款银行、收款帐号、合同号、合同名称、收款单位；3、 单据明细依次选择填写结算方式、组织代码及名称、费用编号及名称、说明、单据金额、支付金额。备注：1） 对外支付类型有两种：项目直接费用、项目间接费用；2） 费用大类为必填项，分为：管理费用、销售费用、市场费用、售前支持费用、实施费用、服务费用、开发费用、销售支持费用；3） 选择部门时涉及支持其他部门的对外支付可以选择自己为报销人，部门选择相应的支持部门；4） 项目编号为必填项，员工手工输入项目编号；5） 用途为必填项，员工进行下拉框选择；6） 收款银行、收款帐号、合同号、合同名称、收款单位为必填项；7） 单据明细中：费用编号和费用大类有对应关系，若选择的不对，系统提示如下图： 4、 录入表头、表体其他项目，填写完毕，按按钮，进行单据的保存；5、 保存后的单据直接点击按钮，直接导出财务提供的对外支付单据样张；6、 如需继续增加新对外支付单，请重复以上1-5的操作。7.2.1 删除原有的对外支付单：1、 点击按钮，删除当前对外支付单；2、 如果该对外支付单已经审核，则不允许删除；3、 单据删除后不能恢复，请您慎重处理。7.2.2 修改对外支付单：1、 点击按钮，系统将会进入对外支付单的编辑状态；2、 修改完成后，点击保存按钮，保存当前修改，点击放弃按钮取消此次修改；3、 如果该对外支付单已经审核，则不允许修改；7.2.3 对外支付单的查询1、 点击查询按钮，系统将会进入对外支付单的查询界面，如图：2、 录入查询条件，点击查询按钮，进入查询结果列表界面；3、 继续查询重复以上1-2部操作；4、 在对外支付单列表界面，用鼠标双击任意纪录，即可进行对外支付单详细展开与处理。7.2.4 对外支付单的提交审批在对外支付单录入完成后，点对外支付单需要提交审批进入相应审批流，点击按钮，不需要提交人自己选择审批节点，系统自动进入相应的审批流此操作完成，提交审批按钮将置灭。7.2.5 对外支付单的取消提交审批1、 在对外支付单提交审批后，点击按钮即可对当前对外支付单进行取消提交审批操作，如果对外支付单仍未提交，则该按钮将置灭；2、 该操作只有在对外支付单审核前才有效，如果对外支付单已经审核，则次操作不允许进行。7.2.6 附件上传1、 点击单据明细中的“附件列表”框中左下角的按钮，可以为当前编辑的单据添加附件；2、 附件添加成功后，在单据明细中的“附件列表”框中可以看到。7.3 对外支付审核7.3.1 操作说明1、 点击【对外支付-审核】菜单，首先进入对外支付审核查询界面，如图：2、 点击查询按钮，显示所有待审单据列表；点击关闭按钮，退出审核的操作。说明：点击查询按钮后，显示的单据为待审状态的单据。7.3.2对外支付单单张审核1、 对于需要审核的对外支付单，点击鼠标右键出现同意按钮，对该对外支付单进行同意操作；2、 若要录入审批意见，点击鼠标右键审核意见或双击单据进入“审核意见”对话框，进行审批意见的录入，如图：3、 录入审核的各项内容，单据打上选择标志，按菜单左上角的按钮，进行对外支付单的审批；4、 继续审核其他对外支付单，请重复以上1-3步操作。7.3.3 对外支付单单张否决1、 对于需要否决审核的对外支付单，点击鼠标右键出现 否决按钮，对该对外支付单进行否决；2、 若要填写审批意见，点击鼠标右键或双击单据进入“审核意见”对话框，进行审批意见的录入；3、 录入审核的各项内容，单据打上选择标志，按菜单左上角的按钮，进行对外支付单的否决；4、 继续否决审核其他对外支付单，请重复以上1-3步操作。7.3.4 对外支付单批量审核1、 对于需要审核的多张对外支付单，点击鼠标右键，对每一张对外支付单进行同意按钮操作，所有单据打上选择标志。2、 然后按