公文写作培训——公文的写作与处理PPT课件.ppt

公文写作培训 公文的写作与处理 吴松山公文写作培训讲1 讲义提纲 2 一 内容保证 二 指导依据 三 格式支持 3 一 内容保证 1 公文的定义行政机关的公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 依法行文是依法行政的重要内容 4 2 公文的特点 1 以反映和传达治理社会 管理国家的公务信息为内容 2 有法定的作者 公文的法定作者 公文的实际制作者 特定的读者 3 有规范的体式 4 有法定的权威和行政约束力 5 公文必须是发文机关集体意志的体现 具体表现为领导机关及其负责人的意愿和要求 5 3 公文的作用 1 领导指导作用 2 联系公务作用 3 宣传教育作用 4 凭证依据作用 5 文献史料作用 6 二 指导依据 1 中国共产党机关公文处理条例 1996年5月3日 2 国家行政机关公文处理办法 2000年8月24日 7 改革开放以来 国家先后四次发布关于公文处理工作的行政规章 1 1981年2月27日 国务院办公厅发布 国家行政机关公文处理暂行办法 2 1987年2月18日 国务院办公厅发布 国家行政机关公文处理办法 这是关于公文处理工作的第一个正式的行政规章 3 1993年11月21日 国务院办公厅发布修订的 国家行政机关公文处理办法 4 2000年8月24日 国务院发布新的 国家行政机关公文处理办法 规定从2001年1月1日起施行 与93年 办法 对比 1 取消了 指示 增加了 意见 2 将 公告 通告 分离成两类不同文种 8 指示命令决定决议请示公报议案批复通知条例公告函通报规定通告会议纪要报告意见 行政机关和党的机关公文种类比较表 9 三 格式支持 行政公文的格式 1 公文的用纸及装订的规定国际通用的A4型纸 210mm 297mm 左侧装订2个钉 2 公文用纸的文面分区图文区 白边区 10 公文用纸分区示意图 11 图文区的要素构成 眉首部分 份号秘密等级紧急程度发文机关标识发文字号 12 主体部分 标题主送机关正文附件署名 印章成文日期附注 13 版记部分 主题词抄送机关印发机关和时间 14 一 文号的两套 标准 二 公文标题的规范化 三 数字使用的规范化 四 印章使用的规范化 15 一 文号的两套标准 1 一般格式 穗府 2002 33号组成 机关代字 年份 序号位置 发文机关标识与红色反线之间适用对象 大多数行政公文 16 一 文号的两套标准 2 信函格式 粤府函 1994 113号组成 机关代字 函 年份 序号位置 红色反线右下方适用对象 函 请示 批复 报告 意见 通知等 17 一 文号的两套标准 3 国办函 2001 1号文对此的解释 函的形式 是指公文格式中区别于 文件格式 的 信函格式 以 函的形式 行文应注意选择使用与行文方向一致 与公文内容相符的文种 4 运用现状 理解各异 相对复杂 18 二 公文标题的规范化 1 标题要力求准确 规范 简练错例 关于向左 同志学习活动的决定改正 关于迅速开展向左 同志学习活动的决定错例 关于申请购买复印机的请示改正 关于购买复印机的请示 19 二 公文标题的规范化 错例 关于解决贵省民工春节期间往返运输问题的函改正 关于商请派车运送民工的函错例 局关于转发 第四季度安全生产会议纪要 的通知改正 局关于转发第四季度安全生产会议纪要的通知 20 二 公文标题的规范化 错例 广州市公安局关于在首届 杯马拉松国际邀请赛期间对城区部分路段实行交通管制的通告改正 广州市公安局通告 21 二 公文标题的规范化 错例 天河区人民政府关于转发广州市人民政府关于转发广东省人民政府关于大力开展争创全国卫生城市活动的通知的通知的通知改正 转发广东省人民政府关于大力开展争创全国卫生城市活动的通知 22 二 公文标题的规范化 2 事由项的写作通式 1 动词短语 事项示例 关于切实做好今冬明春消防安全工作的通知示例 关于召开全省地方政协工作经验交流会问题的批复 关于召开全省地方政协工作经验交流会的请示 23 二 公文标题的规范化 2 相关单位 动词短语 事项示例 关于丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区的请示 3 动词短语 相关单位 事项示例 关于同意免征华港五金制品有限公司 税款的复函 24 二 公文标题的规范化 3 分行排列时不要破坏词语的完整性 1 固定词语不能上下分拆错例 城管局关于整治 市场混乱状况的通告改正 城管局关于整治 市场混乱状况的通告 25 二 公文标题的规范化 2 相对固定的短语 也要尽量予以顾及 以保证概念的完整性错例 关于对一线工作人员实行特殊津贴政策的决定改正 关于对一线工作人员实行特殊津贴政策的决定 26 三 数字使用的规范化 1 结构层次序数词 第一层 一 第二层 一 第三层 第四层 1 2 成文日期 必须使用汉字小写阿拉伯数字 2005年6月30日汉字大写 贰零零伍年陆月叁拾日汉字小写 二 五年六月三十日 27 三 数字使用的规范化 3 一组符号的对比 阿拉伯数字 0拉丁字母 汉字小写 汉字大写 零错例 二00五年六月三十日二 五年六月三十日改正 二 五年六月三十日 28 三 数字使用的规范化 4 必须使用汉字数词的几种情况 1 在词中作为词素的数字 十分 千万 2 在词组中作为词素的数字 百花齐放 3 在缩略语中作为词素的数字 三中全会 4 在具有修辞色彩的语句中的数字 大会三六九 小会天天有 29 三 数字使用的规范化 5 年份 数字不能回行错例 人事部门经理最感头痛的是 年改正 人事部门经理最感头痛的是2004年错例 去年下半年比上半年多生产了 辆改正 去年下半年比上半年多生产了987辆 30 四 印章使用的规范化 1 会议纪要 因其有特定的版式 电报为什么可以不加盖印章2 印章数量不同 加盖方法各异 1 一个单位单独发文 2 两个单位联合发文 3 三个以上单位联合发文3 电子印章不再遥远 31 一 请示 二 报告 三 函 四 通知 五 会议纪要补充 事务公文之 总结 32 一 请示 1 定义适用于向上级机关请求指示 批准2 类型请求批准的请示 请求帮助的请示 请求解答的请示3 请示的特点 1 行文范围广泛 2 要求上级机关予以回复 3 内容必须是属于本机关职权范围内无力或确实难以处理的问题与事项 33 4 请示的写法 1 标题 制发机关 可省略 关于 内容 请示 2 文号 发 办发 或者 电 办电 3 签发人 向上级请示的文件必须标明签发人的姓名 签发人为制文机关的主要负责人 如主要负责人外出 由其指定人签发 4 主送机关 必须注意用全称或者规范化简称 5 正文 写明制发请示的理由以及请示事项 6 结束语 7 落款 制发机关的全称或规范化简称 一般和公章名称一致 国家行政机关的文件可以不落款 党委机关必须要有落款 8 制发公文的日期 以签发人最后签名时间为准 9 盖章 骑年盖月 版记部分 略 34 5 请示写作的常见错误 1 用错文种 特别容易和报告 函混淆 甚至只是白头稿纸报送 2 用错文号 或者与落款不一致 3 没有签发人 或者签发人是部门副职 或以党政名义报送的请示 只有党或政单方面的领导签名 4 主送机关用法不规范 报送的方式也出现错误 文件不能送领导个人 越级请示 5 正文没有一事一请示 6 正文没有使用公文的规范化语言 或者文字不通顺 逻辑错误 甚至有错别字 7 遗漏了公文版记部分请看下面这篇请示 35 关于增拨办税大厅基建经费的请示报告 省人民政府 省长 1995年11月 我局派出调查组到广西柳州市国税局学习考察其办税大厅的建设情况 调查组认为办税大厅功能齐全 适应税收征管模式的改革 方便纳税人缴纳税款 为此我局于1996年决定建办税大厅 并得到省人民政府的支持 在 府 1996 号文 关于拨款建办税大厅的批复 中 拨给我局150万元 此项资金已专款专用 但由于建筑材料涨价 原预算资金缺口较大 恳请省人民政府拨给不足部分 否则将影响办税大厅的竣工及我省税收任务的完成 特此请示报告 省地方税务局一九九九年十月十日 36 二 报告 1 定义 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 2 报告的类型工作报告 又分为综合报告 专题报告 情况报告 答复报告3 报告的特点 1 下级机关向上级机关反馈工作信息 2 不需要批复 3 是陈述性公文 37 4 报告的格式 1 标题 制发机关 可省略 关于 内容 情况 报告 2 文号 发 办发 或者 电 办电 3 签发人 4 主送机关 5 正文 包括目前的工作进程 工作措施与体会 工作中的缺点与不足 今后工作安排 6 结束语 特此报告 7 落款 8 签发日期 9 盖章 10 公文版记 38 5 常见错误 1 用 汇报 而不用 报告 汇报 不是正式的公文文种 2 在正文中向上级机关提出解决问题 或要求审批 混淆了报告和请示 3 大范围地把文件抄送给领导 4 没有签发人姓名 或签发人不是单位正职 如 39 关于 高速公路塌方事故的报告 市建设委员会 1997年 月 日 高速公路 路段发生塌方事故 造成一定的伤亡后果 事故发生前 桥面上分散有二三十名工人 已浇注了近200立方的混凝土 而且违章施工 按照施工程序应分两次浇铸的混凝土却一次浇铸 估计事故原因是桥面负荷过大 事故发生后 近200名消防队员 工地工人 公安干警到现场紧张抢救 抢救时间持续近28小时 据查 该工程承建商是 市市政总公司第一分公司 特此报告 市政工程总公司一九九七年 月 日 40 三 函 1 定义 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 2 类型发函 商洽函 询问函 请批函 复函 3 函的写法 一 格式 采用正式行文 格式有专门规定 41 广州市人民政府穗府函 2003 20号广州市人民政府关于 的函 盖章 二00 年 月 日 42 广州市政府办公厅关于征求 国家行政机关公文处理办法 草案 意见的函 各区 县级市人民政府 市府直属各部门办公室 现将国务院草拟的 国家行政机关公文处理办法 草案 送给你们 请组织有关同志讨论修改 并将修改意见于11月底前告诉我们 广州市政府办公厅 盖章 一九九九年 月 日 43 关于召开市交通工作会议的复函 交通局 你局 关于召开全市交通工作会议的请示 交局 199 号 收悉 市人民政府指示 同意你们的请示 会议时间 地点 会程安排由你局具体负责 其余事项按请示要求由市办统一办理 特此函复 市人民政府办公室一九九 年 月 日 44 2 函的正文写法 1 发函 商洽函 询问函 请批函 的正文 事由 事项 2 答复函的正文 答复对象 引叙来文 答复意见 可详可略 3 要求与 病文 剖析写作时 要注意内容清楚 明白 以及方法上的直叙其事 语言的得体与分寸感 否则 就会影响公务的办理 如 45 大学教务处 首先让我们以 电子工业学校的名义 向贵处表示诚心的感谢 感谢你们为我校办学给予的很大帮助 目前我校又面临一个很难解决的问题 原来事情是这样的 我校开办不久 师资力量很差 决定派 位年轻教师到贵校旁听进修一年 我校与贵校有关部门多次商量 但 位教师进修住宿问题 至今也没有得到解决 提高教学质量的关键是师资 为提高我校教育质量 恳请贵处设法在贵校给解决住宿问题 但不知贵处是否有什么困难 如果需要我校给贵处办什么事情 请尽量提出 我校会竭力去办 再说一句 贵处如能解决我校进修教师的住宿问题 我们以我校领导的名义向贵校领导深深地表示诚意 万望函复 市电子工业学校一九 年 月 日 46 四 通知 1 定义批转 转发 传达事项 任免人员2 类型 1 批转 转发性通知 2 事项性通知 会议通知 3 任免性通知 47 3 通知的写法 1 批转 转发性通知 格式要素标题的写法层层转发的公文 直接转发最上级机关的公文标题 例1除法规规章的名称要加书名号外 一般不加标点符号 例2 48 普发性通知的主送机关 例举 国务院发往各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构的 省人民政府发往各市 县人民政府 各厅局 省府直属各单位的 市人民政府发往各县 县级市人民政府 市府直属各单位的 49 正文的写法 批转 转发对象 批转 转发意见 50 2 传达性通知 事由 事项会议通知的写法 基本要素 会议目的 会议主题 会议时间地点 参会人员 准备材料 报到时间地点 要求与 病文 剖析 51 关于石化总公司召开开展增产节约 劳动竞赛会议的通知各分公司 分厂 各车间党支部 总公司各直属部门 为贯彻上级精神 总公司董事会研究决定 在全公司范围内广泛开展增产节约 劳动竞赛活动 现在把会议有关问题通知如下 一 会议时间 十月四日至八日 二 会议地点 总公司招待所 三 与会人员 各分公司 分厂 总公司各直属部门主管生产的负责同志 工会主席等 四 请各单位准备好本单位开展劳动竞赛活动的经验材料 限五千字 报到时交给会务组 并请与会人员于十月四日前来报到 省石化总公司 年六月八日 52 3 任免性通知 适用于对一般干部的任免 重要的干部任免通常有命令 如全国人大常务委员会令 决定 公告等 53 五 会议纪要 1 定义 适用于记载 传达会议情况和议定事项 2 会议纪要的特点 1 传送上 本身没有独立的行文能力 必须结合通知或报告传送 2 格式上 不用正式的公文格式 而是采用一般文章的格式 54 3 会议纪要的特殊性 1 或随报告上报 或随通知下发 2 称谓的特殊性 为了更好地概括与会者的集体意愿 常以 会议 作为表述主体 常使用下列短语 会议认为 会议指出 会议强调 会议决定 会议要求 会议希望 会议号召 等 55 4 会议纪要的写作 导言 概述会议的基本情况 会议时间 地点 主持人或主持单位 与会单位或人员 主要领导在会议上的活动等 主体 条项式综合式摘记式结尾 可有可无 56 写作时 要特别注意两点 1 全局在胸 了如指掌 2 抓住实质 把握要点 突出重点 有些会议纪要未能按会议纪要写作的基本要求撰写 就难免有这样或那样的毛病 下面这篇 会议纪要 就有很多毛病 5 要求及 病文 剖析 57 市税务局市场征收工作经验交流大会纪要 年5月29日 市税务局召开了 市场征收工作经验交流大会 副局长对去年6月1日农贸市场实行征税以来的工作进行了回顾总结 部署了今后工作 副局长在总结中指出 在各级党政领导重视支持和有关部门的密切配合下 经过广大税务专管员的努力 一年来征收税款 万余元 市场物价基本稳定 摊位 品种并未减少 管而不死 的方针得到了贯彻 在税收工作上取得了不少成绩 一 运用税收经济杠杆 加强税收管理 在保护合法经营 打击和限制投机违法活动方面发挥了积极的作用 如xx区税务分局第x税务所 从宣传着手 提高商贩的遵纪守法的观念 从检查着手 促使商贩正确申报 从管理着手 做到十足收齐 二 初步摸索 积累了一些行之有效的征收管理办法 如xx区税务分局与工商局密切配合 思想上统一认识 管理上统一步调 处理上统一行动 通过一年实践 证明这样做法有利于加强市场征收工作 三 在培养 锻炼新生力量方面迈出了可喜的一步 据统计 一年来拒腐蚀的事例共有289起 不少分局摸索 总结了一些培养干部的经验 xx区税务分局第三税务所在大会上介绍了他们 晓之以理 导之以行 抓紧队伍 的做法 就是这些经验的代表 副局长还号召市场税务专管员向一年来立功受奖的同志学习 拒腐蚀 永不沾 只有思想上筑起一道防线 方能在种种糖弹面前立于不败之地 最后 副局长要求各单位进一步加强市场专管员的队伍建设 在政治思想 业务水平 工作经验上都有一个新提高 认真贯彻市委18号文件 密切与其他部门的配合 把整顿市场秩序的工作做好 58 补充 六 总结 1 定义总结是一种事务公文 非行政公文 指的是单位或个人对一段时期以来的工作实践进行回顾 检查 分析评价 从中找出经验教训 获得规律性认识以指导今后工作的一种应用文书 2 总结的类型一般可以按照总结的内容 将其分成综合性总结和专题性总结 综合性总结是对本单位 本部门或个人一定时期内全面工作的综合性回顾 内容往往涉及各个方面 侧重于对工作情况和成绩的概括 使用的材料多是任务完成的情况 数据和做法 专题性总结则是侧重于对某项工作 某一问题或某一任务完成情况的专门总结 在写作上主要介绍典型经验 内容侧重于介绍事实 做法 并从中导引出经验教训 展开相关分析 从而得出规律性的认识 材料上多为详细的具体事例 59 3 总结的写法格式问题 1 总结的写作格式并不固定 往往针对不同的对象 根据不同的内容和目的 而确定写作格式和写作重点 一般来说 一篇总结是由 标题 正文 落款 几部分构成 2 标题的写法 公文式标题 基本构成要素 单位名称 时限 内容 文种 由该四要素的不同省略组合成四要素式 三要素式 二要素式几种 60 新闻式标题 正副标题式 即正标题用概括性语言表示总结的内容 副标题标明总结标题的四要素 单标题式 即只用概括性语言表示总结的内容 2 正文的写法 1 正文一般由前言 一般是基本情况的概述 主体 包括基本做法 成绩经验 问题教训 今后工作的努力方向 两部分内容组成 2 常见的结构方式 61 前言 板块式过程和做法主体经验和体会今后打算这是按 情况 成绩 经验 问题 意见 或 主旨 做法 效果 体会 的顺序来安排内容 62 前言 有时不写 基本情况 纵式阶段一过程与做法经验与体会主体阶段二 同上 阶段三 同上 63 前言概述观点一过程与做法 横式经验与体会主体观点二 同上 观点三 同上 64 一 概念 二 基本原则 三 主要内容 65 一 概念 公文处理是按一定的规