四级事务管理

,秘书职业资格培训 事务管理 重庆市创富培训学校 钱轶群,Company Logo,,目录,第三节 办公室日常事务管理,第一节 接待,第二节 办公室环境管理,第四节 办公用品与设备的使用和管理,第五节 信息管理,第一节 接待,Company Logo,,接待区,接待人员,制定接待计划,Company Logo,,各自注意点,接待规格：根据来访者的身份和来访目的确定接待规格，,Company Logo,,高规格接待,对等接待,低规格接待,最常用的接待方式,注意事项,Company Logo,,接待规格的最终决定权在上司手里，秘书仅提供参考意见。,秘书应当将确定好的接待规格与对方联系确认。,接待过的客人宜采用同样的标准。,Company Logo,,接待的工作程序,（1）了解掌握背景资料。 （2）草拟接待计划。（3）与本单位相关部门沟通情况。 （4）与来访者沟通情况。 （5）报请上司审批。 内外有别，严守机密,多选题： 接待的规格分为（ ）。A.高规格接待B.普通接待C.对等接待D.低规格接待E.特殊接待,Company Logo,,ACD,（ ）是指主要陪同人员比主要来宾的职位要低的接待。A.高规格接待 B.对等接待C.低规格接待 D.低身份接待,Company Logo,,C,多选题： 接待计划的主要内容（ ）。A.确定来宾身份和目的B.确定接待规格C.接待时间D.日程安排E.经费预算F.工作人员,Company Logo,,BDEF,多选题：在具体制定接待计划时，应有如下内容( )A.主要陪同人员B.主要工作人员C.住宿地点、标准、房间数量D.会见、会谈地点、参与人员,Company Logo,,ABCD,多选题：根据（ ）来确定工作人员的构成和数量。A.来者的身份 B.接待规格C.活动内容 D.活动持续的时间,Company Logo,,BC,二、安排迎来送访团体,Company Logo,,Company Logo,,用车礼仪,迎来送访,团体见面礼仪,Company Logo,,Company Logo,,Company Logo,,驾驶人是专职司机,Company Logo,,Company Logo,,Company Logo,,Company Logo,,引领礼仪： 以右为尊， 接待人员应走在来宾的左前方一两步引路 同时用手示意。,Company Logo,,Company Logo,,迎接来访团队的方法,主陪人亲自到机场或车站迎接，这对来访者是表示了非常重视。,接待牌，接待花束等,Company Logo,,Company Logo,,送别来访团队的方法,礼品选择,单选题：当双排五座小轿车的驾驶是主人时，最上座应该是（ ）。A.后排右座 B.副驾驶座 C.后排左座 D.后排中座,Company Logo,,B,乘车时，（ ）应该先上车。A. 随从人员 B.接待人员C.主宾 D.主宾夫人,Company Logo,,C,单选题：迎接来访者时，不能使用（ ）。A.百合花 B.玫瑰花 C.兰花 D.菊花,Company Logo,,D,单选题：见到客人后，（ ）应主动伸手握手。A.主人 B.客人 C.主人陪同人员 D.客人陪同人员,Company Logo,,A,三、安排来访者食宿、交通、行程,Company Logo,, 环境清雅安静 一般正式宴请以晚上为宜 桌次席位、菜单都应事先确定 正式宴会要发请柬,中餐礼仪,Company Logo,,Company Logo,,Company Logo,,1.餐桌中间的转盘顺时针旋转2.新上的菜先转到主宾面前3.不可站起来夹菜,敬酒“入乡随俗”,主不动客不食,Company Logo,,正式宴请时的四个确定：1.时间和地点先确定2.宴请的人员事先确定3.宴请的桌次、座次事先确定4.菜单事先确定正式宴会要发请柬，便宴可用口头形式邀请。,住宿安排,Company Logo,,交通方便，档次合适，环境安静优雅,Company Logo,,安排来访者食宿交通行程的工作程序,（1）了解情况。 （2）确定餐饮、住宿、用车标准。（3）预定餐厅（接风和送行需要正式宴请） 、住宿房间（4）根据对方要求调整方案。,Company Logo,,1.明确参观目的2.明确参观内容3.游览与娱乐活动特点与适应对象4.参观、娱乐的相关礼节,四、安排来访者的参观、娱乐活动,1.初步确定内容2.征求对方意见3.修改、确定方案4.实施方案,内容,程序,参观娱乐活动,Company Logo,,安排参观内容时：（1）具有代表性，满足来访基本要求（2）不影响正常工作及生产（3）不会泄露核心机密,Company Logo,,单选题：应该用（ ）盛汤、调料。A.公用匙 B.自己的汤匙C. 别人的汤匙 D. 都可以,多选题：以下做法符合席间礼节的是（ ）。A.主人应先于客人拿起筷子B.进餐时，不拿餐具的那只手不要垂下去，要扶着自己的碗或盘子C.用公筷夹菜 D.吃面条或喝汤的时候不要发出声音,A,ABCD,Company Logo,,单选题：餐桌中间的转盘要（ ）。A.顺时针转 B.逆时针转C.都可以 D.有位尊者决定,在宴请客人的时候，下列做法中不符合礼仪的是( )。 A.剔牙时用手遮挡 B.用公筷夹菜 C.与客人聊天 D.为客人夹菜,A,D,Company Logo,,多选题：为客人选择住宿宾馆要考虑以下问题（ ）。A.交通是否便利 B.档次是否合适C.环境是否安静优雅 D.价格是否便宜,多选题：秘书安排客人参观、娱乐的相关礼节主要有( )。 A.不迟到 B.避免大声喧哗 C.必须买节目单 D.注意着装,ABC,ABD,第二节 办公环境管理,Company Logo,,一、合理布置办公室（舒适美观）二、营造办公环境（健康安全）,一、合理布置办公室,Company Logo,,1.布置办公室的基本要求,光源来自左上方或者斜后上方；桌子、柜子规格尽量一致；充足的电源插座；室温不低于16；电脑屏幕不能接受阳光直射；办公室温度2025；会客室温度1821。,P107,一、合理布置办公室,Company Logo,,2.办公室布置的三大原则,（1）有利于沟通（2）便于监督（3）协调舒适,P108,一、合理布置办公室,Company Logo,,3.办公室布置的具体要求,（1）办公桌排列按照直线对称和工作程序的原则，面向同一个方向办公（2）座位通道事宜，以事就人（3）领导者座位后方，便于监督（4）光线来自左方，保护视力（5）常用设备放在使用者近处（6）电话最好5平米一部,P110,一、合理布置办公室,Company Logo,,4.办公室布置的工作程序,（1）明确各部门及员工间的关系，确定每位员工的工作位置。（2）列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。（3）根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。（4）绘制办公室座位布置图，然后依图布置。（5）对设备的安放提出合理建议,P111,Company Logo,,单选题：办公室布置时，光线应来自（ ），以保护视力。A.上方 B.下方 C.左方 D.右方,多选题：布置办公室的基本要求（ ）。A.采用多间小办公室比采用一间大办公室要好B.使用同样大小桌子，可以增进美观C.使同一区域的档案与其他柜子的高度一致D.将通常有许多外宾来访的部门置于入口处,C,BCD,二、营造安全健康的办公环境,Company Logo,,1.安全检查的内容：（1）工作场所的温度是否达到了要求（2）门窗是否严密安全（3）照明是否满足工作的必须（4）噪音干扰、空气污染是否超标（5）办公家具和设备是否够用等,2.办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 （P113114页）,Company Logo,,3.安全健康办公环境的基本要求：（1）室内外建筑、装饰（2）光线（3）温度（4）通风（5）空间通道（6）噪音（7）办公家具（8）办公设备、用品和易耗品（9）办公设备的操作安装（10）饮水（11）消防设施（12）急救包（13）规章制度（14）装饰、标识、绿色植物,Company Logo,,（1）确定安全检查周期、定期检查。（2）发现隐患，立即报告、排除，在职责范围内排除危险或减少危险。（3）发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决 两表的区别及使用： 安全隐患表 设备故障表,工作程序,Company Logo,,单选题：在安全检查时，若发现设备故障，应立即报告，并填写（ ）。A.事故责任书 B.设备故障登记表 C.设备维修记录 D.设备损坏登记表,单选题：站在带轮的椅子上举放物品，属于（ ）隐患。A.办公家具方面的B.办公设备及操作中的隐患C.工作中疏忽大意造成伤害的D.工作中疏忽大意造成失密的,B,C,第三节 办公室日常事务管理,Company Logo,,一、管理印章和介绍信,Company Logo,,印章的作用,印章,凭证,标志,印章的种类,Company Logo,,正式印章 (2)钢印（国务院钢印直径4.2cm其它部门钢印直径3.54.2cm）(3)领导人签名章 （命令、人事任免、公告等）(4)专用章（专为标注文件名称、性质、作用、注意事项或者其它内容而加盖的印章，多为长方形、菱形等。）(5) 套印章 （与正式印章相同，专用于印数较多的印刷公文，用印方式是将正式印章刻制成印版，直接印在公文上。）,印章的样式,(1) 印章的质料 (2) 形状(3) 印文 (4) 图案(5) 尺寸规格,Company Logo,,1.印章的名称应为机关法定名称的全称2.民族地区：民族文字在上，汉字在下3.各级党委冠市县或单位名称4.各市县人民政府不冠省的名称,Company Logo,,印章的刻制与启用,Company Logo,,印章的管理与使用要求,Company Logo,,（1）专人负责（2）确保安全 （3）防止污损,印章的使用程序申请用印 正确用印 用印登记使用印章、介绍信，一般应经本单位领导人批准，办理签批手续，秘书人员不得擅自做主,Company Logo,,介绍信的使用要求,Company Logo,,介绍信具有介绍和证明双重作用、有时限要求要经过单位内部的审批手续填写清楚，与存根一致，加盖骑缝线，并有存根备查。,Company Logo,,单选题：（ ）具有介绍和证明双重作用。A.介绍信 B.推荐信C.决议书 D.证明,多选题：印章颁发与启用的要点（ ）。A.取印章应实行双人同行制B.取印章可以一人单独C.印章要有专人保管D.使用单位启用新刻制的公章时，要将印模和启用日期报送上级主管部门,A,ACD,Company Logo,,多选题：印章样式一般由以下几大部份构成（ ）。A.印章的质料 B.印文 C.图案 D.尺寸规格,多选题：用印使用程序（ ）A.申请用印 B.批准用印 C.正确用印 D.用印登记 E.用印结束,ABCD,ACD,二、安排值班工作,任务与要求1.办理上司交办的事项2.上传下达、沟通内外3.认真处理来函来电4.负责接待工作5.掌握上司的外出活动情况6.协调处理安全保卫工作,Company Logo,,值班工作规范(1)坚守值班岗位。(2) 认真处理事务。 (3) 做好值班记录。(4) 热情接待来访。 (5 )加强安全保卫。,Company Logo,,工作程序制定值班制度与规定编制值班安排表通知并给领导班子发放值班表值班人员做值班记录重大事件做值班报告值班结束交接班（交班注意事项）,Company Logo,,Company Logo,,（ ）是对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等进行认真登记。A.值班电话记录 B.值班接待记录 C.值班日记 D.信息传递,多选题：值班结束后，交班时应注意（ ）。A.如果自己有事，可以委托他人 B.必须当面交接，不能委托他人C.交清值班记录，说明在班内出现的问题及处理方法D.值班人在值班记录上签名，确认记录内容,C,BCD,四、安排上司的差旅事务,1.差旅准备的要求（1）根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇。（2）准备定票时，一定要查用最新的时刻表。（3）订房、订票时要考虑上司的个人爱好和习惯。（4）平时注意学习订房订票的相关知识，以确保工作 的顺利进行。,Company Logo,,工作程序：1.制定商务旅行计划（应当包含的内容）2.制作旅程表（在安排完订房订票工作之后着手进行）3.准备上司在不同场合的发言提纲4.办理出国手续5.秘书在上司出行前应落实的工作内容,Company Logo,,Company Logo,,多选题：差旅准备的要求（ ）。A.根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇B.准备订票时一定要查用最新的时刻表C.订房、订票时要考虑上司的个人爱好和习惯D.平时注意学习订房订票的相关知识,多选题：商务旅行计划应包含的内容有（ ）。A.出差的时间、启程及返回日期，接站安排B.出差的路线、终点及途经地点和住宿安排C.会晤计划 D.上司的住宅电话号码,ABCD,ABCD,Company Logo,,多选题：办理签证的途径有（ ）。A.可到前往国驻我国大使馆或领事馆直接联系申办签证B.可委托权威的可靠的签证代办机构代办C.可以委托前往国家洽商的公司到前往有关国家的使（领）馆办理D.可在申请人所在单位办理,ABC,五、完成上司临时交办事项,Company Logo,,积极主动，千方百计既要符合政策，又要灵活变通件件有着落，事事有回音,广泛性 临时性 具体性 紧迫性,特点,原则,Company Logo,,要点记录法详细记录法（准、全、快）常用速记法笔记与录音并用法,文字记录工作,Company Logo,,单选题：（ ）就是把发话者说话的内容全面、完整地记录下来。A.要点记录法 B.详细记录法 C.常用记录法 D.笔记与录音并用法,单选题：上司在向秘书下达指示时，（ ）的形式是主要的。A.指令 B.口授 C.示意 D. 笔授,B,B,Company Logo,,多选题：办理上司临时交办事项的原则（ ）。A.积极主动，千方百计 B.既要符合政策，又要灵活变通C.件件有着落，事事有回音 D.互相推诿责任,多选题：文字记录的方法有（ ）。A.要点记录法 B.详细记录法 C.常用的速记法 D.笔记与录音并用法,ABC,ABCD,Company Logo,,多选题：属于笔记与录音并用法特点的（ ）。A.准、快、全 B.灵活、便捷 C.可以优势互补 D.费时、费事，分散注意力,单选题：对文字记录中的任何疑惑之处都应（ ）。A. 留待以后再说 B.自己猜测C. 与口授者或上司进行核对 D. 询问他人,BCD,C,六、管理时间、提高工作效率,Company Logo,,先做A 重而急次做B 重而不急再做C 急而不重暂时不做D 不重不急,个人时间管理的技巧,秘书如何有效利用工作时间？,Company Logo,,1.明确自己的工作任务和职责。2.要区分常规和非常规工作。3.按优先顺序完成工作。4.合理分配时间和精力。5.使用办公辅助手段组织工作。6.安排工作要适应整个流程的正常运转。7.按最终期限完成工作。8.坚持记工作日记,工作程序,Company Logo,,（1）编制工作时间表（年度时间表、月安排表、周安排表）（2）编制、管理工作日志（编制自己的工作日志、管理上司的工作日志、工作日志的变化与调整）,Company Logo,,多选题：个人时间管理法则包括（ ）A.先做A，重而急 B.次做B。重而不急C.再做C。急而不重 D.暂不做D。不重不急,单选题：时间管理中，紧急而不重要的事情属于（ ）。A. A 类 B. B类 C. C类 D. D类,单选题：周时间安排表是在（ ）的基础上制定的。A.年度计划 B.季度计划 C.月计划 D.每天的计划,ABCD,C,C,第四节 办公用品与设备的使用和管理,一、订购、接收、管理办公用品,Company Logo,,1.资金不被不必要的库存占用。2.空间不被用来存储不必要的货物。3.能监督个人和部门对物品的使用。4.保持充足的库存。5.监督任何偷窃和破坏造成的损失。6.可利用准确的库存进行评估。,库存控制作用,Company Logo,,防止物品全部消耗完,防止物品超量存储,提醒购买者库存需要重新订购的标准,再订货量=日用量*运送时间+最小库存量,最大库存量,最小库存量,再订货量,进货卡、出货卡、库存卡三卡一致,订购、接收、管理办公用品的工作程序（1）选择供应商（2）选择订购方式（3）办理进货手续（4）保管,Company Logo,,Company Logo,,选择办公用品供应商时应考虑的方面,选择办公设备及用品供应商时要比较以下方面,P167页,Company Logo,,订购方式,直接去商店购买所需物品,电话、传真订购,网上订购,订购方式,进货和保管,Company Logo,,单选题：（ ）是提醒购买者库存需要重新订购的标准。最大库存量 (B) 最小库存量 (C) 再订货量 (D) 库存总量,作业,C,计算题：办公室每天需要用去纸杯10个，纸杯运送时间为2天，库房中最小库存量为10个，请问，纸杯的重新订购线是多少个？,作业,30个,秘书负责办公用品采购工作，组织进货与保管。近期，公司需购买一批办公电脑，请问你如何完成此项工作？,案例分析,（1）选择供应商（2）选择订购方式（3）办理进货手续（4）保管,Company Logo,,各种现代办公设备的使用,数码相机,核心部件：CCD图像传感器分辨率是最重要的性能指标之一，人物拍照200万像素存储格式JPEG相当感光度ISO值（高：光线较弱；低，光线较强）保藏前取出电池，避免直接接触镜头,Company Logo,,扫描仪,黑白扫描仪和彩色扫描仪dpi分辨率越高，图像越清晰扫描时声音大可以设置扫描速度（中速或低速）扫描图像模糊的原因（1）平板玻璃脏，不能用酒精之类的液体擦拭；（2）分辨率不够；（3）显示器设置没有在16bit色以上。,Company Logo,,光盘刻录机,分类CD-RW刻录机的主要性能指标： 刻录速度擦写速度缓存容量越大，刻录成功率越高安装时把刻录机放在最上面的座架用完及时取出盘片刻录机读盘性能不能和专业读盘光驱相比,Company Logo,,投影仪,分辨率：一般为XGA以上 1024*768带宽：过窄容易引起图像模糊而显得分辨率不高或聚焦不良灯泡是投影仪最重要的消耗材料不要关机后立即断电有信息无图像的原因： 输出模式、分辨率、刷新频率,Company Logo,,第五节 信息管理,Company Logo,,信息的特征,基本特性,区别于一般物质的显著特征,Company Logo,,信息工作的程序(P201),Company Logo,,1.大众传播媒介渠道2.图书馆3.联机信息检索渠道4.供应商和客户5.贸易交流渠道6.信息机构渠道7.关系渠道8.调查渠道,信息搜集的渠道,信息搜集的要求,1.价值性2.时效性3.层次性4.针对性5.全面性,Company Logo,,信息搜集的工作程序（P205）,一,二,三,四,明确信息收集的范围,熟悉信息的来源,选择信息收集的方法（观、阅、询、问、网、交、购）,查找信息,Company Logo,,信息搜集工作的注意事项：1.收集各种形态的信息2.建立通讯联系索引卡3.信息收集要有超前性,信息的筛选,Company Logo,,一、含义 筛选是对收集到的大量信息进行鉴别和选择，判断信息的价值， 值，决定信息的取舍，提取真实、有价值，能满足需求的信息 二、阅读筛选信息资料的方法1、留意标题2、复印、裁剪、3、摘记4、标记说明三、信息筛选的工作程序看来源、看标题、看正文、决定取舍,信息的筛选的含义、方法和程序,信息分类的方法,Company Logo,,1.字母分类法2.地区分类法3.主题分类法4.数字分类法5.时间分类法,P211 各种分类方法的优缺点,Company Logo,,信息分类的工作程序：,1.熟悉信息内容,2.选择分类方法,3.辩类,4.归类,信息校核,Company Logo,,一、信息校核的含义 对信息的真实性进行鉴定二、信息校核的范围 信息中的一切关键信息三、信息校核的要求1.校核要以原始数据为基础。2.校核要排除主观因素的干扰。,四、信息校核的程序 1.确定校核的内容 2.选择校核的方法（溯源法、比较法、 核对法、逻辑法、调查法、数理统计法） 3.核实、分析信息 4.作出判断,信息传递,Company Logo,,信息传递的方向：内向和外向,信息传递的要素：信源、信道、信宿,信息传递的形式：信件、备忘录、报告、通知、指示、新闻稿、企业内部刊物、传阅单、新闻发布会、声明、直接邮件,信息传递的要求,信息存储,Company Logo,,信息存储的载体：纸质载体磁性载体（软盘、硬盘、磁带、光盘、缩微品）,信息工作程序,Company Logo,,登记,编码,排列,保存,保管,Company Logo,,单选题：信息的基本特征是（ ）A.客观性 B.时效性 C.可塑性D.共享性 E.依附性,单选题： （ ）是信息的价值作用随着时间的变化而改变的特性。A.客观性 B.时效性 C.可塑性D.共享性 E.依附性,多选题： 信息收集的要求（ ）。A.价值性 B.时效性 C.层次性D.针对性 E.全面性,A,B,ABCDE,多选题： 信息传递的要素（ ）。A.信源 B.信渠 C.信道 D.信宿 E.信接,多选题： 信息传递的方向（ ）。A.纵向传递 B.横向传递 C.内向传递 D.外向传递,信息分类的方法有( )。A.主题分类法 B.时间分类法C.逻辑分类法 D.标准分类法,ACD,CD,AB,Company Logo,,信息的（ ）是利用科学的方法，将有保存价值的信息系统化，以便日后利用。A. 整理 B. 存储 C.传递 D. 利用,（ ）能使相关内容信息集中存放，信息能按逻辑顺序排列。A.字母分类法 B. 地区分类法C.主题分类法 D.数字分类法,登记存储的信息要进行（ ）。A.编号 B.排列 C.整理 D.编码,B,C,D,思考题,1.接待的规格有哪几种？2.谁来确定接待规格？3.如何确定接待规格？4.制定接待计划有哪些步聚？5.宴请时，主人应该为客人夹菜吗？6.正式宴请时要注意什么？7.为来访团体安排参观项目时，应注意什么？8.健康、安全的办公环境通常有哪些要求？,思考题,9.请说说你布置办公室的经验的技巧？10.当办公室出现安全隐患时应如何处置？11.上司要出差，你作为秘书应做好哪些准备工作？12.办理上司临时交办的事情你应掌握的原则？13.库存控制的作用有哪些？14.选择办公设备、办公用品供应商时，应注意哪些问题？15.办公设备和易耗品的订购方式有哪些？,思考题,16.信息工作的程序？17.信息收集的要求和方法？18.怎样进行信息的筛选和校核？19.怎样进行信息的分类？20.信息传递的方式有哪些？21.怎样进行信息的登记和存放排列？,Company Logo,,1.办公室中的计算机的屏幕被强光照射，符合填写( )的要求。A.设备故障表 B.隐患记录及处理表C.设备隐患表 D.设备处理表2.若由两个以上单位联合接待时，秘书首先要考虑的是( )。A.确定经费来源 B.确定会议地点C.确定来访人员组成 D.确定服务人选,3.秘书收集信息的渠道有( )。A.图书馆 B.联机信息检索C.信息机构 D.大众传播媒介,4.下列关于光盘刻录机的叙述，正确的是( )。 A.CD-R光盘刻录机中只能刻录CD-R盘 B.刻录机的缓存容量越大，刻录的成功率越高 C.刻录机在读盘方面的性能无法专业的读盘光驱相提并论 D.在安装内置式刻录机时要把它装在最上面的那个座架上,Company Logo,,5.下面各项中说法不正确的是( CD )。A.不应随