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第四章现代秘书 办文 学习要点 通过本章的学习 了解现代秘书 办文 的基本内容及工作程序 了解机关常用文书的格式 用途及写作要求 学会秘书常用文书的写作 掌握文书拟写与处理的基本程序和要点 1 第一节现代 公文 类别及格式 一 公文的概念广义 机关 团体 企事业单位以及一切依法成立的组织 在从事政务 商务等公务活动中代表本组织形成并使用的规范的文书狭义 国家行政机关和党的机关在政务和党务管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书 2 中国共产党机关公文处理条例 第七条党的机关公文种类主要有 一 决议 二 决定 三 指示 四 意见 五 通知 六 通报 七 公报 八 报告 九 请示 十 批复 十一 条例 十二 规定 十三 函 十四 会议纪要 国家行政机关公文处理办法 第九条行政机关的公文种类主要有 一 命令 令 二 决定 三 公告 四 通告 五 通知 六 通报 七 议案 八 报告 九 请示 十 批复 十一 意见 十二 函 十三 会议纪要 3 第九条行政机关的公文种类主要有 一 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 二 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 三 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 四 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 五 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 六 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 七 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 八 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 九 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 十 批复 适用于答复下级机关的请示事项 十一 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 十二 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 十三 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 4 第七条党的机关公文种类主要有 一 决议用于经会议讨论通过的重要决策事项 二 决定用于对重要事项作出决策和安排 三 指示用于对下级机关布置工作 提出开展工作的原则和要求 四 意见用于对重要问题提出见解和处理办法 五 通知用于发布党内法规 任免干部 传达上级机关的指示 转发上级机关和不相隶属机关的公文 批转下级机关的公文 发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项 六 通报用于表彰先进 批评错误 传达重要精神 交流重要情况 七 公报用于公布发布重要决定或者重大事件 八 报告用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 答复上级机关的询问 九 请示用于向上级机关请求指示 批准 十 批复用于答复下级机关的请示 十一 条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作 活动和党员行为的规章制度 十二 规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范 十三 函用于机关之间商洽工作 询问和答复问题 向无隶属关系的有关主管部门请求批准等 十四 会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项 5 二 现代秘书办文所涉文种类型 一 国家统一规范的机关法定公文行政机关现有公文有13种 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函和会议纪要 2000 8 24 国家行政机关公文处理办法 二 机关法定公文之外较常用的事务文书计划 总结 调查报告 综述 简报 会议记录 章程 启事 海报 条据 讲话稿 演讲稿 述职报告 6 三 日常信函文书包括介绍信 证明信 邀请信 感谢信 慰问信 求职信 申请书 倡议书 建议书 涉外书信等 四 经济文书包括经济合同 市场预测报告 经济活动分析报告 商品说明书 广告文案 招标书 投标书等 7 8 9 三 国家行政机关法定公文的格式眉首 公文首页红色线以上各要素 正文 红色线以下 主题词以上各要素 版记 置于主题词以下各要素 10 一 公文眉首格式1 发文机关标识2 公文份数序号3 秘密等级和保密期限4 紧急程度5 发文字号6 签发人7 红色反线 签发人 11 12 1 发文机关标识发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称后面加 档 组成发文机关标识上边沿至版心上边沿为25mm对于上报的公文 发文机关标识上边沿至版心上边沿为80mm 请示 报告等 字体 小标宋体 颜色 红色联合行文时 主办机关名字在前 档 二字置于发文机关名字右侧 上下居中排布 13 2 公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号 左上角第1行 顶格写 3 秘密等级和保密期限公文如需标识秘密等级 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 4 紧急程度公文如需标识紧急程度 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第一行 两字之间空1字 14 5 发文字号发文字号由发文机关代字 年份和序号组成发文机关标识下空2行 3号仿宋字 居中排布 2010 1号6 签发人7 红色反线标于发文字号下4mm处 隔开眉首和主体 与版心同宽 15 16 二 公文主体格式1 公文标题2 主送机关3 公文正文4 附件5 成文时间6 公文生效标识7 特殊情况说明8 附注 17 二 公文主体格式1 公文标题完整的标题包括发文机关名称 发文事由和文种三部分 简称三要素 2 主送机关标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体标识主送机关 回行时扔顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 18 3 公文正文公文正文居于主送机关名称下一行4 附件公文如有附件 在正文下空1行左空2字用3号仿宋字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件 1 5 成文时间成文时间用汉字将年 月 日标全 零 写为 0 成文时间右空4字 加盖印章应上距正文2 4mm 6 公文生效标识7 特殊情况说明 此页无正文 8 附注3号仿宋体字 19 20 三 版记 文尾 格式1 主题词2 抄送机关3 印发机关和印发日期4 版记中的反线5 版记的位置 21 三 版记 文尾 格式 1 主题词3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 词目之间空1字 2 抄送机关在主题词下1行 左右各空1字 用3号仿宋体标识 抄送 后标全角冒号 22 3 印发机关和印发日期位于抄送机关之下占1行位置 3号仿宋字体字 引发机关居左空1字 印发日期居右空1字 4 版记中的反线5 版记的位置版记应置于公文最后一面 版记的最后一个要素置于版心最后一行 23 四 公文的特定格式 1 信函式格式 24 2 会议纪要格式 25 26 27 28 第二节行政机关常用的公文拟写 一 通知二 通报三 请示四 报告五 决定六 函 29 一 通知的写作 一 指示性通知的拟写通知的正文由三部分组成 通知的依据 原因 目的 意义 主体部分 结尾部分 1 通知的依据2 主体部分3 结尾部分 练习 草拟东北师范大学人文学院2010年五一节放假的通知 30 通知的依据 主体部分 以上通知 望认真执行 结尾部分 31 二 转发性通知 现将 转发给你们 望遵照执行 海南省人民政府办公厅转发 国务院办公厅关于严格控制新闻发布会和周年纪念活动的通知 的通知 32 三 发布性通知用于告知受文单位 某一规章已经某会议讨论通过或经某上级批准 现予发布或印发 并要求下级遵照执行 33 四 事务性通知上级要求下级办理或告知下级需要知道的一般事项 34 五 会议通知的拟写召开会议的背景 会议注意事项 会议注意事项 时间 地点 内容 与会人员 日程安排 报到日期 有时还具体地提出准备的材料及与会者赴会所乘车 船 飞机版次等 35 六 任免通知的拟写写明任免的根据 日期 被任免人员的姓名和职务 36 37 二 通报的拟写开头 说明通报缘由主体 说明通报决定结尾 提出通报的希望和要求 1 表扬性通报开头 说明通报缘由主体 对先进事迹的客观分析 在阐明所述事件的性质和意义的基础上 写明通报决定 结尾 明确提出希望和要求 号召大家向先进学习 38 内江市人民政府关于表彰实施科技兴市 1 5 工程先进单位的通报各县 市 区 人民政府 市政府各部门 1995年和1996年 我市各级各部门按照市委 市政府的安排部署 进一步加大了科技兴市 1 5 工程的实施力度 促进了科技与经济的结合 取得了显著的经济效益和社会效益 两年中 全市共实施科技兴市 1 5 工程项目473项 累计实现产值59 67亿元 其中科技产业创产值13 66亿元 推广应用科技成果创产值46 01亿元 超额完成了省政府下达我市的目标任务 为了推进科技兴市 1 5 工程向纵深发展 根据市政府 关于分解科技兴市 1 5 工程目标任务的通知 内府发61号 84号 精神 市政府决定对实施科技兴市 1 5 工程成效显著 较显著和完成任务的县 市 区 及市级有关部门予以表彰 以资鼓励 单位名称 盖章 年月日 39 2 批评性通报开头 写出事实主体 分析评论的基础上叙写通报决定结尾 提出希望和要求 让大家吸取教训 引以为戒 国务院办公厅关于 省 市 县擅自停课组织中小学生参加迎送活动的通报1999年12月5日 省 市 县举行 高速公路在本县通车仪式 县主要领导擅自决定 让本县部分中 小学校停课参加通车仪式 近千名中小学生在风雪天等候长达二小时 致使部分中小学生生病 学生家长和群众极为愤慨 致信中央要求坚决制止此类现象 中小学校依照国家规定建立有严格的教育教学秩序 这是教育教学质量的保证 任何单位和个人都不能随意破坏 现在一些地方的个别领导利用自己的权力 动辄调用中小学生为各种会议 考察 参观 访问甚至商业性典礼搞迎送或礼仪活动 有些地方还因此发生了严重的安全事故 造成极恶劣的社会影响 今后各地区 各部门都必须严格执行国家的有关法规和规定 不得擅自停课或随意组织中小学生参加各种迎送或 礼仪 活动 如确有必要组织的 须报经省级教育行政部门批准 国务院办公厅 盖章 一九九九年十二月二十日 40 3 情况通报 报有关情况 分析并作出结论 关于电子政务大赛情况的通报局直各单位 机关各处室 根据市局 关于举办电子政务大赛的通知 要求 6月22日在青岛粮食科学研究所干部教育培训基地 举行了由一 二 三库 军供站和机关工作人员参加的电子政务大赛 由于各单位领导重视 组织规范严密 圆满完成了大赛任务 现将情况通报如下 通报缘由 一 基本情况本次大赛共有66人参加 其中局机关26人 一 二 三库各12人 军供站4人 参赛人员围绕电子政务和公文写作等方面的内容 用微机操作的方式进行了考试 平均成绩在85分以上 二 主要特点1 妥善安排 积极参与 2 准备工作充分 措施有力 实现了通过比赛促进学习的预期效果 3 领导重视 组织严密 三 存在的主要问题个别单位及处室对大赛认识不到位 个别工作人员有重工作轻学习的现象 说明通报决定 希望各单位能积极参加 认真对待 通报的希望和要求 二 六年六月二十二日 41 42 某市市级粮食储备库关于组织部分人员到武汉进行培训的请示某市粮食局 自2003年开展仓储管理年以来 在经历了标准化 规范化等几个阶段以后 我库仓储管理水平明显提高 仓储面貌发生了根本性的变化 但在硬件建设达到一流的同时 存在着软件与硬件建设发展不相配套的问题 为切实提高我库仓储职工的业务技术素质 全面解决软硬件建设不相配套的问题 经库党委研究 我库拟组织选派部分人员到武汉粮食管理学院进行培训 现将有关事宜请示如下 1 请示事由 反映情况 是为所请示的事项说明理由 不是汇报 一 培训人员及费用拟从库全体职工中选拔仓储业务骨干20人参加培训学习 培训费用为1000元 人 二 时间安排培训时间初步定于2006年7月6日至20日 三 拟培训内容国内外储粮新技术的应用 储粮害虫防治 储粮四项新技术的应用为切实组织好此次培训 我库准备安排库副主任某某某同志带队参加培训 全面负责解决培训过程的问题 2 请示事项 请示的核心内容 主要写明需要上级帮助解决的问题 当否 请批复 请示如无不妥 请批准 特此请示 请予审批 3 请求 在请示的结尾提出要求的话语 是请示的终结与强化 某市市级粮食储备库二 六年六月二十二日 三 请示的拟写 43 四 报告的拟写 一 工作报告1 工作过程 背景 依据 任务 成效等 2 成绩或收获 物质和精神的 直接和间接的 3 经验或体会 规律性的认识 经验体会 4 问题与今后打算 面对工作中的失误和实际困难 下一步如何做 44 青岛第三粮库关于开展学习宣传 粮食流通管理条例 活动情况的报告市粮食局 根据市局5月15日下发的关于组织开展学习宣传 粮食流通管理条例 活动的通知精神 我库于5月17日至26日组织全库职工集中开展了学习宣传活动 现将有关情况报告如下 1 事情的起因和经过 报告事情发生的原因及发生的过程 领导重视 认真组织 库主要领导对此项工作高度重视 专门召开班子会议研究活动具体意见 成立了以分管业务主为组长的 条例 学习宣传领导小组 认真组织各项具体活动 库于17日召开全库班长以上干部及骨干职工会议 对活动进行了动员 对各部门开展活动提出了明确的要求 措施得力 内容丰富 为搞好此次学习宣传活动 根据 条例 的内容并结合我库实际 我们制订了周密详尽的活动方案 按照时间计划和要求积极推进 并对各分库和科室开展活动的情况进行跟踪调度 及时指导各单位认真组织职工学习 向职工宣传国家颁布 条例 的重要意义 学习 条例 的具体内容 我们在中层以上干部中开展了 主任讲条例 科长谈体会 活动 结合库办公会集中进行学习 组织全库职工开展了 我学条例 演讲比赛 以分库为单位组织了黑板报比赛 全库有十三名职工上台演讲 由两个单位的黑板报获得优胜奖 为了让全社会了解条例 我们在库临街区域悬挂了多条条幅 努力营造学习宣传氛围 职工积极 效果显著 通过开展多种形式的学习 宣传 我库职工学习积极性有了明显提高 对条例颁布实施的重要意义有了清晰的认识 对具体内容认识有了新的提高 我库组织的此次学习宣传活动达到了学习法规知识 提高员工素质 增强职工干好粮食工作使命感 责任感的目的 2 办理结果 事情最后办理的情况青岛第三粮库二 六年五月二十八日 二 情况报告 45 三 调查报告1 目的经过调查的缘由 调查的时间 地点 对象 要解决的中心问题 参加调查的人员和调查的简单经过等 2 基本情况通过调查得到的具体情况3 分析认识纵叙 从事物的历史状况谈起 叙述它的发展变化及其原因 横叙 从几个主要方面来看事物的发展面貌 主要特点 4 结尾部分概括全篇给人的启示和得出的结论 46 四 答复报告的拟写1 报告起因报告的原因或根据 常要写明收到上级什么档或什么指示 执行办理情况及结果摘要 2 报告内容报告的主体 按照执行或办理的实际情况拟写 常要写明执行或办理的依据 主要过程 措施 结果 有时还要写出经验 教训与今后打算 五 报送报告的拟写下级向上送报有关文书或物品时 随文书或物品写的一种报告正文比较简短 只写明报送对象及报送目的即可 47 五 决定的拟写1 标题要求写明发文机关 事由 文种三部分 2 指挥性决定 决定缘由 对某项工作或重大行动做出安排的依据 决定事项 开展工作的有关政策原则 执行的事项及有关规定要求等 3 表彰决定 作出表彰决定的依据和决定事项 4 处分决定 错误的事实说明 并进行分析定型 然后写处分决定 最后提出希望和要求 48 六 函的拟写 一 去函的写作1 标题 发文机关 事由 文种 关于 事由 的函 2 主送机关3 正文前言 说明发函的缘由 目的 主体 写出商洽 询问 或者请求事项 结尾 常用 特此函达 收尾 如需对方复函的 则写作 妥否 请函复 等 4 落款成文日期 印章 发文机关名称 49 关于鄂穗两地携手联合打捞 中山舰 的函 标题 湖北省人民政府 主送机关 现沉于长江金口赤矾山江底的 中山舰 是中国现代革命史上的重要历史文物 尽快将其打捞 修复和陈列展览 是海内外同胞的共同心声 中山舰 是重要的革命历史文物 该舰192喀年参加 保卫大武汉会战 时被日军炸沉 尽快打捞 中山舰 使其重展英姿 是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举 这对于充实完善中国现代革命史文物 并重现其历史价值 加强爱国主义教育和革命传统教育 增强整个中华民族的凝聚力和向心力 改善两岸关系 促进台湾回归祖国大业的早日实现 都具有重要的意义和作用 由于 中山舰 在广州的时间长达21年 且围绕 中山舰 的几次主要历史事件都发生在广州 因此 中山舰 是把广州建设成为中国现代革命史教育基地 向广州 全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物 近几年采 广东省 广州市人大 政协 民革 黄埔军校同学会中的不少代表 委员 成员 各界有关专家学者 人民群众 以及港澳台同胞 海外华侨 华人 纷纷向广州市政府采电来函 希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞 中山舰 并进行修复和陈列 为此 我们经过认真研究 提出由两地政府本着相互合作 相互支持的态度 协商联合打捞 修复 展出的办法和有关问题 正文 专此函达 请答复 广州市人民政府 盖章 落款 XX年x月X日 50 二 复函的写作1 标题三要素标题 不同的是文种 标题的文种是 复函 复函为 关于 答复事项 的复函 2 主送机关3 正文前言 首先交代 收悉 即本复函是针对哪一件来函作答复的 注意 写作时按照法定要求引述来函 应当先引述标题 后引述文号 例如 你区 关于申报 的请示 宁政发 2000 22号 收悉 主体 答复事项 结尾 应以 特此函复 或者 此复 为结语 4 落款成文日期 印章 发文机关名称 51 思考 某某学校请求县政府拨给6万元修建学校食堂 某副县长告诉学校领导 打个请示报告给我 我来批给你们 这种说法对不对 为什么 依照报告和请示的各自用途 以及写作请示应注意的事项等相关知识 分析以上的问题 那末我们说 那位副县长的说法和做法都是不对的 其原因 一 打个请示报告给我 文种不对 请示 与 报告 分明是两类不同的文种 从某某学校的请求看 文种自然应是 请示 二 打个请示报告给我 我来批给你们 这句话中还另有两处错误 一是主送机关不对 该 请示 应主送某某学校的直接上级 即某某县教委 二是 请示 应向上级机关提出 而非向某副县长个人提出 52 第三节国家行政机关公文处理 公文处理包括发文处理 收文处理 文书管理三个环节 是公文在机关 单位内部运转处理和管理的全过程 一 发文处理二 收文处理三 文书管理四 行文制度 53 一 发文处理 发文处理 54 1 草拟草拟是秘书人员或有关人员将单位发文意图草拟成文书初始稿的过程 包括交拟 议拟 撰拟 是发文处理的首要环节 2 审核审核是秘书部门的负责人或有关领导人对草拟的稿件进行的审查 修改工作 审核的重点 是否确需行文 行文方式是否妥当 是否符合行文规则和拟制公文的有关要求 公文格式是否符合规定等 55 3 签发签发是单位领导人对发出的文稿经最后审阅后认为确实应发出 即批明发文意见并签字 4 复核复核的重点 审批 签发手续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范等 5 编号文稿送印前要编好发文字号 并注明缓急或机密标记 确定印制份数 以便一并缮印 56 6 缮印由文秘人员对已签发的文稿进行誊吵或打印 7 用印对已缮印好的文书要加盖单位印章 以表示文书生效 8 登记登记项目 顺序号 发文日期 发文字号 文书标题 附件 密级 份数 发往机关 归卷日期 归入卷号 备注等等 9 分发由秘书部门将印有公章的文书通过适当方式发送给受文单位 57 二 收文处理 收文处理 58 1 签收签收是指接受档时收件人在送件人的档投递单或送文薄上签字 表示收到来文 必须注意 1 要认真核对所收文件的袋数 件数是否与档投递单或送文登记薄上的相符合 2 仔细查看档封套上所注的收文机关部门或姓名 是否是本机关 3 查对封签编号是否与投递单或送文薄上的等级相符合 检查封签或档包装是否有破损 开封等现象 59 2 登记登记项目 顺序号 收到日期 来文机关 来文字号 标题 密级 份数 承办单位 签收 复文号 归入卷号 备注等 3 审核重点 是否应由本机关办理 是否符合行文规则 内容是否符合国家法律 法规及其他有关规定 涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商 会签 文种使用 公文格式是否规范 60 4 拟办拟办是秘书根据来文的具体情况 对来文如何处理 提出初步方案和建议 供领导人审核决定的过程 5 批办批办是领导人对应办的来文由谁或哪一部门办理及如何办理写出的指示性意见 6 承办承办是根据领导的指示意见 由有关部门具体承接办理文书所涉及的事务的过程 是文书处理工作的关键环节 7 催办催办是文秘人员对文书处理情况的督促 检查工作 以提醒有关人员加快办文速度 61 三 文书管理1 立卷归档文书立卷是将已经处理完毕的并且具有保存价值的文书组合为一个一个的案卷 案卷装订好以后 要按规定的制度向本单位的档案室移交 称为归档 2 销毁销毁秘密公文应当到制定场所由二人以上监销 保证不丢失 不漏销 其中 销毁绝密公文 含密码电报 应当进行登记 62 四 行文制度1 行文关系行文关系是行文时发文单位与受文单位之间的关系 它是机关单位之间的组织关系在公文运行中的体现 工作关系如下 1 处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系 2 处于同一专业系统上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系 3 处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系 4 非同一组织系统 专业系统的机关之间 无论级别高低 均为不相隶属关系 63 2 行文方向行文方向是以发文机关为立足点 公文向不同机关运行的去向 行文方向 1 上行 公文向上级机关单位运行 如 议案 报告和请示 2 下行 公文向下级机关单位运行 如 批复 决定 通告等 3 平行