公司物资采购管理制度相关范文.doc

公司物资采购管理制度相关范文 办公物资采购管理制度 为简化、规范办公物资管理，经公司研究决定，由行政人事部统一负责公司各部门办公物资的采购、调配、领用及库存管理，特制定本制度。一、适用范围 本制度适用于公司各部门办公物料物资的采购、调配、领用及盘存等，其中办公用品及固定资产按照公司相关管理制度执行。 二、职责 1、行政人事部负责公司办公物资的采购、调配、领用、出入库等管理工作。 2、公司财务部负责对公司月度物资申购计划进行对照核查、对量大价高的物资价格进行对照审查核实、并督促办公物资盘存工作。 3、行政人事部后勤主任负责对各部门办公物资的库存量核实、入库验收、物资调配、出入库手续的办理及领用登记、月度盘存工作的监督检查，并负责申购计划审核、物资价目库及采购供货商的建立、参与采购、物资调配工作。 4、行政人事专员负责汇总统计各部门月度物资申购计划，并对上月采购、领用、库存物资进行对照检查核实。 5、各管部门经理负责本部门办公物资的申购计划核实、入库验收、物资保管、领用手续的办理及办公物资的登记统计、盘存工作。 6、公司总经理负责对各部门月度物资申购计划的对照核实、对量大价高的物资采购进行审查核实，并对特殊大件及应急物资的采购进行审批，以整体控制成本费用支出。 三、流程原则 1、各部门负责人对物料物资应建立合理的库存量，各部门物料物资由行政人事部统一集中采购补库，以确保各部门的正常领用。 2、各部门物料物资的申购原则：由各部门主任每月25日前集中申购一次。遇特殊情况，需紧急采购的，经部门经理审核，行政人事主任同意后发起临时申购。 四、采购流程 （一）流程说明 1.行政人事部行政人事主管在收到经过审批后的物资申购单后，按照对比询价后的预算价格履行财务借款手续，执行2-3人共同采购。 2.因行政人事部暂无库房设置，与各部门属于异地入库。由各部门主任按照采购清单代为验收确认入库，视同从行政人事部集中批量领用。 3.行政人事部行政人事主管隔日按照采购清单开具公司入库单一式三份，一份交由行政人事主任签字；一份交财务列帐，一份存档。并同时开具出库单一式三份，一份交领用人签字；一份交财务记帐；一份存档。为单独核算成本费用，各部门采购办公物资及劳保用品应单独开具税务发票。 4.各部门在提交次月办公物资申购单（附表3）时，需同时提交当月盘存表（附表1）及领用登记表（附表2），均需由总经理一并审核后，提交至公司行政人事部备案。（二）采购工作流程 为确保公司各部门办公物资的正常使用和实际需要，以上办公物资采购工作流程的时间节点遇假日顺延，并以提倡节俭、合理使用和控制成本费用原则，公司各部门应当各尽其责，加强沟通和配合。 （三）库房管理 1、公司行政人事部及各部门临时设置的库房应根据物资的易耗分类进行分类存放，应当保持库存物品存放地点整齐、干燥，并入柜或入袋保存。 2、易碎、易燃、易爆、易挥发的物品应单独设置盒、袋、柜小心存放，周围无明火、远离热源，配备灭火器，保持包装完好。 3、吸水性强、易发潮、易发霉和易生锈的物品存放时：应保持干燥，尽量保持通风。 （四）物品领用 公司各部门在员工领用办公物资时，应建立领用登记表（附表2）。 附表1： 办公物资xx年_月盘存表 盘点日期：xx年月 24 日编号： 盘点人： 主任： 附表2： 办公物资xx年_月领用登记表 制表人： 主任： 采购管理制度 一. 目的 为了提高公司采购效率，明确岗位职责，有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范采购流程，加强各部门之间的审批流程环节，特制定本制度。 二. 范围 2.1公司所有物品的采购，均应符合本办法的原则精神和采购工作规程。 2.2公司的物品包括四大类： 2.2.1项目采购：包括项目所需物资； 2.2.2非项目采购（公司自采物资）： IT设备：电脑、笔记本等； 2.2.3公司礼品采购：针对公司客户群体； 2.2.4产品采购：包含公司自行研发所需硬件设施。 三. 职责 3.1在采购审批流程中，根据作业的职能不同，划分以下角色职责： 产品采购员：由总经理指派专人或指定部门办理。 四. 程序 3.1.1集中计划采购： 各部门按月提报需求计划，每月30日将采购需求上报至对应归口部门。 3.1.2归口部门根据各部门上报的需求计划进行汇总，平衡现有库存物资，统筹安排采购计划。 3.1.3归口部门每月汇总各部门需求计划总表；每周进行库存物资盘点汇总，将月度需求表及库存盘点表进行归档。 4.2物品采购的申请及审批流程 4.1.2采购部门接收申请单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，库存已超储积压的物资不采购原则； 4.1.3各部门如遇紧急物资，公司领导不在的情况下，可以电话先行申请，征得同意后提报归口部门，签字确认手续可以后补。 4.1.4采购申请单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报归口部门；对于不符合规定和撤销的请购物资就及时通知请购部门。 4.3供应商的选择 4.2.1由采购商务部帮助寻找合格的供应商，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。 4.2.2 对于经常采购的物资，采购员应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录。 4.2.3 为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。 4.5领用原则 6.1.1物品采购后，将物品及填写物品清单，办公室根据物品按分类、品种等建立物品保管库。 6.1.2申请部门领取物品，要填写物品领用单到办公室领取当月所需物品，并按领用程序签字。 本制度由总经理批准后生效，自颁布之日起执行。 二一三年八月二十日 附件1 ： 物资采购分类一览表 深圳市掌玩网络技术有限公司 规章管理制度 文件名称： 物品采购管理制度 文件编号：ZW-HR-010 版 次： A-0 生效日期： 签 发： 物品采购管理制度 第一章 总则 一、 目的 为加强物品采购管理，规范所有物品采购工作，保障公司经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。 二、 适用范围 公司对外采购相关固定资产、办公用品、劳保用品的采购管理（以下统称为物品采购）。 第二章 采购权限和原则 一、 职责权限 与公司经营及产品有关的固定资产、材料、配件等及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购均由人事行政部负责。其他业务相关的采购则单独申请报批后由相关业务部门进行采购。 二、 采购原则 1. 询价比价原则 有两家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。 2. 一致性原则 采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供请购部门更改请购单。 3. 低价搜索原则 采购人员随时搜集市场价格信息，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。 4. 廉洁原则 自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。工作认真仔细， 5. 监督问责原则： ? 采购人员要自觉接受财务部、请购部门及公司领导对采购活动 的监督和质询。 ? 在采购过程中，如果遇到采购商品质量、价格等问题，相关部 门均可向采购部门提出异议。 ? 对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有 权对相关人员依照公司员工奖惩制度等进行处罚直至追究其法律责任。 第三章 采购流程 一、 采购申请： 1、 与公司经营及产品有关的固定资产、材料、配件（例如测试手 机、机顶盒、手柄、各种产品配件）等及非经营性固定资产、 办公用品、劳保用品（例如办公设备、电脑、办公文具、劳 保等）的采购均由人事行政部负责。 2、 其他业务相关的采购则单独申请报批后由相关业务部门进行采购（例如线上活动活动奖品、研发人员日常使用工具书 等）。 3、 物品需求部门提出采购申请，填写请购单，请购单要求注 明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等， 若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。 4、 请购部门可在提出采购申请前先进行市场调研，给出采购商家 或采购价格的建议，采购部门可参考请购部门给出的调研数 据进行采购。 5、 日常办公文具及劳保用品的采购由人事行政部在每月月底进 行统计和收集，次月第一周进行采购。并将此类预算费用在 每月月初及时报至财务审核。 二、 询价比价议价： 每一种物品（物资）原则上需两家以上的供应商进行报价。所有采购务必按低价原则进行采购。但属于独家代理、独家制造、专卖品等则无需比价议价。 三、 供应商选择： 1、 具有合法经营主体者。 2、 品质、交货期、价格、服务等条件良好者。 3、 信誉良好者。 4、 其他客户认可的供应商。 上送货单及采购发票。 2、 若无法提供采购合同和订单的，采购过程需两个人共同参与完 成。， 五、 验收入库： 当各类物品（文具、劳保用品除外）采购完后，需第一时间办理资产登记。登记项目包括品名、型号、规格、用途、有效期等。并在物品上贴上资产标签以便日常管