物资招标采购风险剖析及对策研究.docx

物资招标采购风险剖析及对策研究摘要：招标采购以“优化方案、规范操作、节约采购资金”为目的，是唯一受国家法律约束的采购形式，招标采购不仅能规范管理、预防腐败，而且还能节约采购资金、提升采购效益，是目前比较合理的一种采购方式。自2015年以来，河南油田大力推行物资招标采购，截至2016年9月末，招标采购率已接近90%，但由于时间短，招标采购在运行过程中尚有薄弱环节，仍存在一些风险，需要进一步的提升和完善。一、物资招标采购风险分析通过剖析物资招标采购业务流程，至少存在四个方面的潜在风险：保供风险、质量风险、价格风险、廉政风险。（一）保供风险所谓保供风险，就是招标采购的物资能否按时到货？能否买到自己想要的物资？买到的物资能否满足生产建设需要？等等。1、产生风险的因素分析（1）招标采购周期长，影响及时保供。按照招标采购管理制度规定，其采购周期至少需要28天，招标与其他采购方式相比，招标周期长、工作量大、审批流程长、时间难以控制，遇到特殊情况，招标采购时间会更长，往往与紧急保供产生冲突。（2）需求计划不准确。提报的需求计划信息不明确、技术参数不完备、技术交流不充分、技术要求不统一。部分单位没有集合年度需求，造成同种物资少量反复提报，而且需求日期不能满足招标要求，经常有报了需求就急着要东西的现象。（3）需求计划存在品牌指定、提报功能过剩计划的现象，用户指定的特定产品或技术要求存在排它性，造成部分供应商无法响应，无法实施招标。如：已国产化的物资（电梯），用户要求部分配件使用进口产品，导致响应供应商不足，难以实施招标。（4）标准化程度不高导致部分物资难以实施招标。受市场产品品种、用户使用习惯等因素影响，同样功能的品种重复提报需求，金额较小，无法集合需求实施招标。（5）低价恶性竞争带来的履约风险。“逐利是商人的天性”，如果某些招标物资招标价格过低，影响供应商供货积极性。存在供应商迟迟交不了货的问题，从而影响了生产建设的正常进行。（二）质量风险主要表现在二个方面：一是有些供应商在履约过程中提供的产品质量与投标承诺不一致，不符合投标文件承诺的质量标准，影响生产甚至留下安全隐患。二是个别低价中标供应商往往会压低原材料的采购价格来提高利润，在原材料的利用上以次充好，甚至以假乱真。1、产生风险的因素分析（1）标准化程度不高，需求计划没有集合批量，招标采购无法形成有效竞争。由于油田企业存在点多面广的情况，各单位的需求不统一，导致同类物资需求的品种繁多，需求计划不标准，无法有效形成批量，使得框架协议无法囊括所有的需求，存在同类物资重复采购的现象，造成框架协议执行率低，供应商响应不积极，竞争不充分，不能有效的发挥招标采购的作用。（2）招标方案编制质量不高。招标方案是招投标活动的总体策划，是组织实施招标采购工作的纲领性文件。传统模式下，采购前能和供应商有更多的交流，包括在技术交流、合同谈判中，都可以对自己的需求进行修正，而招标与此完全不同。由于招标采购的实施，供应商和价格无法人为控制。但是可以控制的部分，如招标文件的编制、技术要求的提出、对供应商资质的要求，就显得越来越重要。招标时，招标文件就是评标最重要依据。因此，招标文件管理必须严谨。只有招标文件严谨、合理、清晰，具有可比对性和可操作性，公开招标才有基础。特别是技术要求部分，必须最大限度体现采购的真实意图，否则整个采购工作就会陷入被动，造成“想买宝马买成宝来”。（3）低价中标。公开招标与询比价等采购方式相比降本效果显著，但低价中标现象也明显增加，物资采购价格大幅度降低，虽为企业节约了采购成本，但是物资的质量也随之下降，在使用过程中存在质量安全隐患。同时供应商低价中标后往往陷入越干越亏的泥潭，交货意愿大幅降低，延迟交货风险增加。（4）敞开供应商大门导致供应商良莠不齐。目前供应商通过中石化的供应商注册，就可以任意参加投标，遇到不完善的资格审查条件、现场资格复查标准与招标文件关联不够等情况，加上复核人员的构成和程序还不够规范和明确，很可能让一个价格合理但经营状况极差、质量管理体系不完善、产品质量一般或者安全、保供风险很大的一个小作坊而顺利成为中石化的合格供应商，甚至会导致中标供应商之前就没有生产过我们所需产品的不利结果。（5）中标后考察、跟踪不够引发质量引患。根据以往的招标经验发现，存在以下现象：按照中标结果进行现场符合，有因发现生产能力和资质问题最终被否决的；投标时承诺可以满足技术要求，但实际签订技术协议时发现合要求有差异或者比要求低；还有是在验收环节，发现供应的并不是完全满足招标要求的物资。（三）价格风险虽然公开招标给更多的潜在投标人提供了充分竞争的机会，但采购价格受到投标商操纵的风险仍然存在，特别是邀请招标，参与供应商少，竞争不充分，投标人之间可能相互串通，出现围标、串标行为。（四）廉政风险供应商为了达到中标目的，采取请客送礼等不正当手段，拉拢腐蚀工作人员，容易产生腐败现象，形成采购漏洞，损害企业利益。二、招标风险防控对策（一）强化需求计划管理，推进需求标准化。1、从源头提高需求计划的准确性，加强与生产单位结合，在加强消耗规律分析的基础上，推进中长期需求计划管理。由月度需求计划为主向年度、季度计划为主转变，最大限度集合物资需求，按物资品种框定供应商，提前锁定资源，推进框架协议采购招标，缓解供货周期与招标采购矛盾。2、积极与技术、设计等部门开展技术交流，提前介入方案设计、工艺选择、设备选型等前期工作。3、在满足生产的前提下，倡导物资需求标准化。不提报功能过剩需求，不主观制造临时紧急需求，不拒绝已国产化物资国内采购，不对已标准化物资再非标采购，严防各种指定采购。（二）科学合理编制招标文件完善招标物资技术标准和技术规范，科学编制招标方案、招标文件和评标办法，合理设置供应商资格审查标准和评标标准，为提高招标质量提供技术保障。1、技术要求要严谨。（1）技术要求要切合实际。提报技术要求要从实际出发，既要减少个性要求和限定，满足最大限度的竞争性；又要列明物资的重要技术指标、严格设定偏离的数量限制。（2）技术要求要清晰明了。公开招标是不允许品牌指定的，只能用技术要求的形式来框定想要买的物资。要让人一看就明白你想要买什么，什么档次的，什么标准，投标商理解清楚了，提供的产品也就会更加接近你所提出的要求。比如想买一辆宝马轿车，就要明确发动机排量、外观尺寸、轮胎规格、装备质量、驱动悬挂、燃油排放、大灯、音响等详细参数，尤其要把“宝马”区别于“宝来”的长处表达清楚，这样才不会造成想买“宝马”却买成“宝来”的现象。（3）技术要求要合理合规。技术要求既要重视合法性审查，防止出现排他性、指向性、歧视性条款，避免法律风险。也要重合理性把关，除了法律的禁止性规定外，所有的技术和商务条款要明确、清晰，不可存在歧义，最好可量化，以体现采购的真实意图。2、评标办法要科学。常用的评标办法包括最低价法、经评审的最低标价法和综合评标法。最低价法适用于具有通用技术、性能标准或者对性能技术没有特殊要求的产品。经评审的最低价法将价格以外的有关因素折成相应的加权计算，考虑了技术的要求。综合评标法分为商务评标和技术评标两部分，商务和技术满分为一百分，按投标人总得分顺序的高低确定中标对象。三种评标办法各有利弊，要根据采购标的物的不同合理选择。 3、资格条件要合适。资格条件的设置要充分考虑所采购物资的性质及用途来区别对待。对于工艺复杂、技术要求高，以及用在关键装置、关键场所的重要设备配件材料，资格条件要严、细、高。要通过资格条件的设置把一些信誉不高、规模不大、经验不足的“小作坊”式的供应商排除出去，避免陷入无底线的价格竞争。反之，要从有利于促进竞争出发，让更多的供应商满足条件。（1）资质条件应宽严适度。不能过高也不能过低，过高会限制供应商范围，导致竞争不充分；过低会造成投标人数量盲目增加，物资质量难以保证。在满足物资需求的前提下，要让尽可能多的供应商达到资质条件，不对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。供应商必须要具备生产制造该物资所必须的资质，特别是一些有特殊生产要求的物资，例如：采购电梯，供应商要有电梯生产许可证。采购压力容器，供应商要有相应等级的压力容器制造许可证等等。（2）业绩要求不盲目“高大上”。业绩类型要与招标物资接近，业绩等级应比招标物资的等级低一些，特别是不必过分强调在本地区、本单位的销售业绩。（3）企业规模不贪求“大而全”。一些工艺简单、技术简单的通用物资，生产门槛本来就低，大企业、小企业都能生产，但相对与小企业而言，大企业由于受人工成本、管理成本等影响，价格不一定有优势，选择小企业或许能够节约更多的采购成本。关键设备、重要物资一定要选大厂的，不仅生产有保障，后期服务也能跟得上。比如说买台锅炉，如果小厂家中标了，价格或许会低很多，但是，也许过几年这个小厂就不存在了，后期运行中遇到点问题找谁去？（4）技术及装备方面。俗话说：工欲善其事必先利其器。技术是一个企业的软实力，装备是一个企业的硬实力。有技术、有装备才能生产出好产品。这也是大企业区别小企业的关键所在。（5）财务方面。财务指标能反映出企业的经营状况，比如：利润、资产负债率、现金流等，我们要在这些指标上设置门槛，规避合同履行过程中的风险。（三）规范供应商资源管理。1、加强资格审查。公开招标资格审查时，从投标商财务状况、质量体系、资质证书、供货业绩证明、生产和检测能力、研发能力、售后服务体系等方面合理设置资格审查条件。2、加强现场复核。对基本资质、招标文件中资格审核条件以及投标文件的真实性等方面进行复核。通过资格审查和现场复核把不具有规定资质或质量保证能力差的供应商淘汰出局。3、加强招标后续评估工作。跟踪合同执行情况，从物资的到货、验收、使用等环节，充分了解供应的全过程，建立每份合同运行的详实资料，加强全过程监控，开展后评估工作，将中标供应商的物资质量、交货及时性、售后服务等作为下一期招标的重要指标。（四）建立与价值采购理念相适应的价格管理机制。1、建立与价值采购理念相适应的价格管理机制，加大成本分析和市场行情分析，加强重要物资市场行情跟踪研究，采购人员增强对价格把控能力，对可能出现上述情况的物资招标合理设置最高限价。2、不以最低价作为中标的唯一标准，强调招标采购物资质量（或性能）与价格的综合性价比，避免出现产品质量隐患，以确保采购物资的质量。3、尽可能推荐五家以上供应商，并要求用户将技术要求描述清楚，避免招标后到货物资与用户需求物资不一致的情况出现。在采取综合评标法时，将技术标的模版更加细化，拉开档次。4、推进全过程控制的质量管理，防范供应商因低价中标带来的延期交货、降低质量、服务缺失等供应风险，杜绝质次物资进入生产装置和施工现场。（五）建立招标工作监督考核机制。1、完善招标采购管理考核办法，细化考核标准，加强招标技术