《收银结账培训资料》PPT课件.ppt

酒店信息应用平台 RIAP 宾馆管理系统V4 0 上海恺度软件有限公司ShanghaicandosoftwareCo Ltd 由NordriDesign提供 总台收银结账操作演示 1 进入系统 请选择工号和用户名 然后输入口令 同时选择目前的班别 按 确定 后进入系统 2 系统主界面 点击 前台 按钮 点击 房态图示 按钮 3 进入账务处理 右键后点选账务处理 3 账务处理 账户信息显示 1 2 3 4 3 1预付定金入账 右键后点选定金预付入账 双击后输入单据号和金额 3456 300 输入完毕后按 确定 按钮保存退出 3 2房租入账 右键后点选宾客消费入账 双击后输入金额 100 输入完毕后按 确定 按钮保存退出 3 3房内消费入账 右键后点选房内消费入账 双击后输入数量 默认数量为1 输入完毕后按 确定 按钮保存退出 3 4入账科目的四个大类 1 入账科目的分类 预付定金 1 2 3 4 押金 宾客消费 房内消费 通常定金单有三联 必须有客人的签名确认 一 财务联 一般作为入账和交款凭证 由收银员在当日随同营业报表上交财务部 这部分定金的金额作为其他应付款的贷方记账增加 二 客人联 入住时给客人保管 在客人退房结帐时 作为退定金的凭据收回 退定金的金额是作为其他应付款的借方记账增加 三 存根联 一般由收银员在总台保存以备对账使用 3 5入账科目的四个大类 2 入账科目的分类 定金与押金的区别 1 财务上应该生成应收或应付的凭证 而押金在财务上可以不实际入账 2 定金引起帐户余额的减少 押金不引起收账款余额的变化 类似备注的提示功能 3 定金需要账务处理 押金只具备担保性质 预付定金 1 2 3 4 押金 宾客消费 房内消费 典型的押金就是信用卡的预授权 3 6入账科目的四个大类 3 入账科目的分类 一般酒店各营业点的客人消费可以在各营业点自己的电脑上进行处理 让收费自动记录到住客帐户里 而有些未配电脑的收银点 如大堂吧等 则以传票的形式来处理客人记帐 就是填写好收费凭证或应收款凭单后送到前厅过账 这就需要前台收银员把相应的消费金额输入到客人的帐户中 预付定金 1 2 3 4 押金 宾客消费 房内消费 客人房租是夜审时自动过账的 只有当天来当天离退的才需要手工入账 还有超过期限加收的可以手工 3 7入账科目的四个大类 4 入账科目的分类 房内消费通常包括 1 房内小吧 或叫Mini吧 的商品 2 洗衣费 3 客房设施损坏的赔偿 4 其他的客房费用 因为通常客人在前台通知退房时 楼层服务员才去查房 客人的房内消费直接上报客房中心由其处理入帐 可以减轻总台收银的压力和负担 更快捷及时地入账 而且特别是上午结帐接待高峰期间 减少查报房等待时间 提高服务质量 预付定金 1 2 3 4 押金 宾客消费 房内消费 4 改账 选中账目 左键选中需要改的账目 按 改账 按钮 4 1改账 120 输入完毕后按 确定 按钮保存退出 需要特别指出的是有两种情况的账目是不能改账的 电脑自动入账或其他营业点转入的 点击 改账 按钮时 系统会提示不能调账 上一个营业日或以前的所有账目 因为系统已经完成了对该账目的入账统计 所以也不能改 只能通过输入负数对冲 3 5转账 选择所有账 右键选择所有账目后 按 转账 按钮 3 5 1转账 左键选中目标帐号 选择完毕后按 确定 按钮保存退出 在左边选中或在输入框里输入房号检索 刚入账的帐目在系统里叫 未处理帐目 可以做改账 结帐和转帐处理 如果帐目被改动 或者该帐目已经结过账 或者被转帐到别的帐户上 那么在系统里就属于 已经被处理过的帐目 只有下方 显示已处理账目 的勾选框里被勾选才能显示列表 已处理账目背景是灰色的 且不能被选中 3 5 2转账结果 转账完成后目标账户的账务情况显示如图 4 账务处理的四个方式 1 2 3 4 入账 改账 转账 结账 入账也称记账 表示客人收费产生或者付款发生 收费交易的产生增加客人总帐户的应收余额 付款发生的记录减少客人总帐户的应收余额 由于各种原因 需对客人帐务做相应的调整和修改 叫改账或调账 以解决在帐户里的记账差错 转帐按照方式分主要有按明细转帐及分类转帐两种 转帐按目标对象分可以分以下四类 住店客人 协议单位 预订帐 临时帐 酒店对应收未收账款的付款收取称帐户结算 也叫结帐 帐户余额归为零才表示帐户已经结清 5 退房结账 进入账务处理 右键后点选账务处理 5 1退房结账 选择部分账目的方法 可以用按着 Ctrl 键 然后移动鼠标光标 再用鼠标左键单点来多选 特别是团队结帐时 可以每个房间一个一个选择分别单独结 也可以进入总帐户做结帐处理 不必再作分帐或合帐等其他操作 只要对选择的帐目本身做结帐就可以了 5 1 1退房结账 点选房间子账户 左键点房间子账户 显示该房间的所属的账目 为了明晰帐务的来龙去脉 手工入帐时只能把每笔帐目记入到公费子账户或相应的房间子帐户或客人子帐户里 象电话费 和夜审自动产生的房费则都是自动入到各房间对应的子帐户里的 5 2退房结账 选择所有账 右键选择所有账目后 按 结账 按钮 系统支持多付款方式的结账 这里演示按信用卡收房费 现金退还预付款 部分结账需要选择部分的账目或者按子帐号 在下面演示 选择银联卡页面 5 3退房结账 付款方式 1 左键双击列表 然后输入房费总额 1960 选择现金页面 然后左键双击列表 5 4退房结账 打印账单 在左边选择好账单格式后按 预览 按钮 5 4退房结账 结账完成 勾选 显示已处理账目 按 离退 按钮做退房处理 5 5退房结账 退房处理 可以选择部分房间或客人退房 多选操作如图说明 或者按上面 全部选择 按钮 选定后按下面 确定 按钮保存退出 5 6退房结账 退房后房态 离退后房态变换成脏房状态 6 AR账管理 非住店客人的应收账户在系统里也叫 账 AccountReceivable的英文缩写 按性质分类 包括以下四个类型 公司分类帐 酒店临时帐 酒店内部帐 预订临时帐 营业点帐户 按 账务处理 按钮 6 1AR账管理 酒店临时账户列表 按 账务处理 按钮 6 2AR账管理 账务处理界面 账的处理方法也与住店客人帐务处理一致的 在 账户结算完后 如果不需要再使用该帐户 或者停用 就应该注销该帐号 注销的帐号几天后由系统自动转为历史账务 7 账户类型 住客帐户 客人在住期间建立的 用于记录住客和酒店之间发生的财务交易 非住客帐户 相对住店客人而言的前台帐户 为了让后台会计部门在核算或结算时有所区别 我们又把非住客帐户分成 公司分类帐 分配给经酒店授权允许挂帐的协议客户 包括公司 旅行社等 预订临时帐 分配给经酒店授权允许挂帐的预订客人 主要处理预订金和预订的保证金等 酒店临时帐 为了满足客人的特殊情况或要求而临时申请获得允许挂账的挂账帐户 酒店内部帐 管理部门为了满足酒店管理需要包括后台账务调整等而设立的 营业点帐户 酒店任何一个独立于客房以外的 对其商品和服务收取营收的部门统称为营业点 系统的帐户是用于累计及汇总交易产生的财务数据的虚拟概念 只用于记录并存储有关住店客人 非住店客人和酒店之间的财务交易结果 并用来计算交易的增加 减少 所以也叫前台帐户 帐户中以货币表现的最终结果为帐户余额 8 帐号编码规则说明 帐号编码规则 帐号是标示前台帐户的代码 由开头字母 GA 再加上后6位年月日的数字 其中年份只取后两位 再加上4位长流水号组成 如 2008年5月21日产生的帐号的头8位是 GA080521 9 前台会计原则说明 前台会计公式 用会计术语表述 前台会计主要使用日记账的格式 借方和贷方来自复式记账法的使用 帐户的借方表示帐户余额的增加 帐户的贷方表示帐户余额的减少 借方科目可以理解为酒店的营业项目或者说客人的消费项目 借方数额表示酒店的营收或者说客人需要付费的金额 贷方科目可以理解为酒店跟客人的结算方式或者说客人的付款方式 贷方数额表示酒店的收费金额 酒店收到多少钱 包括定金 或者客人的支付金额 客人实际付给酒店多少钱 包括定金 前台会计公式 运算规则 期初余额 借方金额 贷方金额 期末余额 净应收未收余额 即借方增加帐户余额 贷方减少帐户余额 10 电脑操作说明 单击 在默认情况下是指单击鼠标左键一下 例如单击 按钮 单击 菜单 等操作 单击 操作在系统中经常遇到 单击鼠标右键的操作也很多 例如在房态图上单击右键 出现的右键菜单 双击 指在很短的时间间隔内 连续点击鼠标左键两下 例如在 房态图 窗口上的 双击 在住状态的显示框 可打开该客人的 接待登记 窗口 多选 连续多行选择 先单击选中开始的第一条记录 再按下Shift键不放 将鼠标移动到最后一条要选中的记录上 再单击一下 完成全选操作 不连续多