EXCEL应用培训.ppt

1 常用办公软件的应用 2 目的 通过培训了解和掌握的办公软件的基础知识 并在实际工作中能熟练应用各类办公软件 提高工作效率 3 大纲 1 常用报表格式要求2 EXCEL表格常识应用与操作3 WORD常见应用技巧4 常用WORD文件格式要求 4 一 常用EXCEL菜单操作 1 利用 自动筛选 功能将符合条件的数据挑选出来 2 单元格格式设置 数字 字体等 7S检查表范本 3 数据排序4 隐藏 冻结5 特殊符号插入 查找替换功能6 分类汇总 5 一 常用EXCEL菜单操作 7 行列快速转换 如果需要将一些按行 列 排列的数据 转换为按列 行 排列 可以通过 选择性粘贴 来实现 8 在EXCEL添加文字说明 通过批注为数据添加解释说明文字 9 在Excel中数据合并 将B列数据和C列数据组合显示到D列中 中间添加一个 符号 一个 就搞定了 在D列中输入B1 C1就可以了 6 一 常用EXCEL菜单操作 10 设置打印区域 通过设置 打印区域 可以将表格中部分区域打印出来 11 设置页面背景 格式 工作表 背景 12 在EXCEL正确输入身份证号码 输入超过12位的数值 要让数值完整显示出来 需要将单元格的格式设置成文本格式 7 一 常用EXCEL菜单操作 13 让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中 如果想让大于等于2000元的工资总额以 红色 显示 大于等于1500元的工资总额以 蓝色显示 低于1000元的工资总额以 棕色 显示 其它以 黑色 显示 我们可以这样设置 A 打开 工资表 工作簿 选中 工资总额 所在列 执行 格式 条件格式 命令 找开 条件格式 对话框 单击第二个方框右侧的下拉按钮 选中 大于或等于 选项 在后面的方框中输入数值 2000 单击格式 按钮 打开 单元格格式 对话框 将 字体 的颜色设置为红色 B 按 添加 按钮 并仿照上面的操作设置好其它条件 大于等1500 字体设置为 蓝色 小于1000 字体设置为 棕色 C 设置完成后 按下 确定 按钮 8 二 常用函数的应用 1 条件计数 COUNTIF 在规定的区域内 计算出所规定的条件的个数 如工艺师有多少人 花名册表 2 自动求和 SUM 返回某一单元格区域中所有数字之和3 条件求和 SUMIF range criteria sum range Range为用于条件判断的单元格区域 Criteria为确定哪些单元格将被相加求和的条件 其形式可以为数字 表达式或文本 例如 条件可以表示为32 32 32 或 apples Sum range是需要求和的实际单元格 9 二 常用函数的应用 4 算术平均值 AVERAGE Number1 number2 为需要计算平均值的参数 说明 参数可以是数字 或者是包含数字的名称 数组或引用 如果数组或引用参数包含文本 逻辑值或空白单元格 则这些值将被忽略 但包含零值的单元格将计算在内 5 最大值 MAX 返回一组数值中的最大值 最小值 MIN 返回一组数值中的最小值 10 二 常用函数的应用 6 分类汇总 SUBTOTAL function num ref1 ref2 返回列表或数据库中的分类汇总 说明 Function num为1到11之间的函数 指定使用何种函数在列表中进行分类汇总计算 Ref1为引用单元格区域 7 函数绝对引用与相对引用 绝对引用在单元格格式加入美元符号 11 三 图表的制作 1 在EXCEL中建立图表 利用图表向导可以快速建立数据图表 图表类型 折线图 柱状图 饼图 条形图 面积图 圆环图 12 1 快速显示文档中的图片如果一篇Word文档中有好多图片 打开后显示比较慢 但我们打开文档时 快速点击 打印预览 按钮 图片就会立刻清晰的显示出来 然后关闭打印预览窗口 所有插入的图片都会快速显示出来了 2 给图片注解文字选定要添加说明的图片 单击鼠标右键 在快捷功能菜单中选 题注 以打开题注窗口 然后在 标签 栏选择 公式 表格 或 图表 最后在 题注 栏输入注解文字 再点 确定 按钮结束 此时 注解文字会自动显示在图片下方 注解文字可以随时更改 如改变字体大小 或者删除等等 四 WORD应用技巧 13 3 制作水印Word2003具有添加文字和图片两种类型水印的功能 而且能够随意设置大小 位置等等 在Word菜单栏点击 格式 背景 水印 在 水印 对话框中选择 文字水印 然后在 文字 栏选择合适的字句 或另外输入文字 或在 水印 对话框中选择 图片水印 然后找到要作为水印图案的图片 最后按 确定 水印就会出现在文字后面 四 WORD应用技巧 14 4 自动更正错误词组可以通过Word2003自动更正写错的词组 比如 为虎作伥 容易写成 为虎做伥 依次点击 工具 自动更正选项 菜单 在弹出的 自动更正 窗口中选择 自动更正 标签项 在下面的替换文本框中输入 为虎做伥 然后在替换为文本框中输入 为虎作伥 点击确定 这样以后如果在文章中再次输入 为虎做伥 的时候 Word就会自动更正为 为虎作伥 用同样的办法我们可以把容易混淆的一些词组或是成语添加到自动更正中 让你的Word识别词组能力更强 更智能化 四 WORD应用技巧 15 5 轻松统计文档字数打开Word文档 然后依次点击 工具 字数统计 菜单 就可以清楚的看到这篇文档的统计信息 也可以通过打开文档属性窗口 接着选择 摘要 标签 然后点击 高级 按钮 这时也可以看到该文档的详细统计信息 但是需要统计多篇文档的总字数 这样一篇篇的统计 也就太慢了 效率也很低 可以先打开其中任意一篇文档 然后依次点击 插入 文件 菜单 然后把其它文档全部插入进来 合并成一篇文档 然后再点击 字数统计 菜单项 就可以轻松的查看所有文档的总字数了 四 WORD应用技巧 16 6 一版多页显示先按 预览打印 图标 或点击 文件 打印预览 Word将处于 预览 模式 在工具栏上单击鼠标右键 选择 常用 这时 Word的菜单栏下一排会出现 常用 工具栏 再在工具栏上右击鼠标 选择 自定义 进入自定义设置状态 现在 将 打印预览 工具栏上的 多页 按钮拖到 常用 工具栏上 关闭 自定义 窗口 再关闭 预览 模式 以后 点击Word 常用 工具栏上的 多页 按钮 就可以选择一页显示多少个版面了 四 WORD应用技巧