办公自动化综合平台3.doc

办公自动化办公自动化 综合信息平台方案综合信息平台方案 XXXXXX 有限责任公司有限责任公司 2003 年 6 月 办公自动化综合平台方案办公自动化综合平台方案 版本 1 0 目目 录录 1 前言前言 3 2 办公自动化综合平台总体构架办公自动化综合平台总体构架 3 3 系统建设策略系统建设策略 6 4 系统建设步骤系统建设步骤 7 5 目前企业的应用需求目前企业的应用需求 7 6 企业门户的主要功能企业门户的主要功能 8 7 办公自动化系统的主要功能办公自动化系统的主要功能 10 8 办公自动化综合信息系统的办公自动化综合信息系统的 IT 框架框架 13 9 典型的办公自动化系统典型的办公自动化系统 14 9 1 行政部分 15 9 2 业务部分 22 1 前言前言 在目前政府机构及企事业单位大力改革的外部环境下 办公自动化对提高政府 机关或企业各部门的办公效率 提高决策的科学性 正确性 提高综合管理水平和 竞争能力都有着十分重要的意义 办公自动化的主要目的是通过电子计算机及其网络技术的应用 把以往需要人 工处理或单机处理的业务 以及以往分散产生在各个业务系统中的数据 统一集成 在综合的信息平台下 加速企业内部信息的交流 加强企业内部信息的交流及加强 信息交流的可靠性 减轻内部工作人员的工作负担 提高内部工作人员的整体工作 效率 辅助领导进行决策 对内 对外实现相关信息服务 实现企业的办公现代化 信息资源化 传输网络化和管理科学化 办公自动化系统在企业中的应用 一方面 实现日常工作流程的自动化 便于 业务工作的协调 工作进程的跟踪 以及工作绩效的评估 另一方面 实现了企业 内部信息和资源共享 内部信息的交流 提高了员工的业务能力 实现日常管理工 作的无纸化办公 提高办事效率 降低企业成本 完整的办公自动化系统解决方案将企业内部与外部信息统一考虑 通过跨平台 的信息集成和发布技术 为企业构造坚固和宽广的信息基石 2 办公自动化综合平台总体构架办公自动化综合平台总体构架 现代的办公自动化系统观点认为 办公实际上是人与人 人与部门 部门之间 信息的共享 交换 组织 分类 传递及处理 活动的协调 从而达到企业整体目 标的过程 传统的办公自动化多是指字处理系统 轻印刷系统 文档管理系统 无法实现 信息的共享 交换 传递 无法实现单位 企业内部的协调 难以对非文本的如 声频 视频 图形 OLE 对象 扫描图象等多媒体信息 超文本信息进行有效的处 理 同时 传统的电子邮件系统没有对办公过程中的工作流提供良好的支持 难以 根据不同的情况 不同的工作状态采取不同的措施 更好的跟踪事务的处理过程 因此 现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享 交换 组织 传递 监控功能 提供协同工作的环境 从这个意义上说 现代的办公自动化系统的作用 相当于动物或人类的神经系统 目前成熟的基于客户 服务器结构的电子邮件系统和 协作系统 较先进的 Intranet Internet WEB 方式的办公自动化系统系统 都是企 业数字神经系统的重要组成部分 现代化的办公自动化信息综合平台包括了企业门户建设和企业内部办公自动化 的建设两方面的内容 1 企业门户建设 包括了内部信息访问和发布方式 外部信息的发布和交互方 式两个部分 目前都采用基于网站的方式 对于内部用户和外部用户 通过 认证措施 提供不同的服务级别 控制不同身份的用户访问信息的范围和可 使用的功能 2 企业内部的办公自动化 立足于企业内部 把企业的内部系统进行整合 实 现企业内部业务的自动化 这包括了企业内部的通讯 人事 财务 管理系 统等的信息集成和整合 以下是一个基于企业门户的办公自动化系统的框架图 在这种模式下 企业的各种应用统一在门户的框架下 便于未来业务的扩充和发 展 这种企业的应用包括了以下几个层次的内容 1 企业门户 用户访问的门户 2 企业应用 企业内部的应用系统 3 应用系统支持 对业务系统运行进行支持的系统 如 WWW 服务 数据 库服务等 4 IT 基础构架 包括支持业务连续运营 提高安全的技术措施和服务系统 5 网络层 网络 主机和外部设备的连接 6 IT 管理服务 提供了保证计算机信息运行的措施 现代办公自动化系统的应用模式已经突破了传统模式的限制 通过 Internet Intranet 技术 可以把更广泛范围的业务单位统一在一个系统中运行 并且 可以根据不同的用户身份和服务要求 有针对性地开展服务 3 系统建设策略系统建设策略 成功实施办公自动化系统建设的关键在于对用户需求的准确把握和了解 对于 不同的企业 办公自动化有其自身的特点 这需要对企业进行需求的深入分析和设 计 由于办公自动化涉及的范围很广泛 是一个长期建设的过程 对系统的详细规 划将有助于未来办公自动化系统的扩展 一个全面的信息综合平台将覆盖了企业内 部的所有业务系统 并能支持未来业务系统的加入 基于对企业业务的了解 我们建议采用 总体规划 分步实施 的思路 避免 在系统建设的初期过分追求系统的功能 而不是从企业未来发展的角度考虑问题 采用循序渐进的建设步骤 可以在系统建设的初期以较少的投入为未来打下良好的 基础 以一序列的小胜积成最后的胜利 是一种最为可靠的项目方式 特别适合于 建设期长的项目 办公自动化系统的建设是一项系统工程 它包含了多方面 多层次的工作 涉 及到网络软硬件系统的建立与组织 服务器与工作站的建立与互连 应用系统的建 设与管理 与现有系统的集成等等 这些工作内容对于整个系统建设都是缺一不可 的 构筑一个完善的企业应用平台 应该具备以下的目标 高可用性 高可靠性 高可用性 高可靠的配置必须在系统的关键部分考 虑使用 确保每天 24 小时不间断服务 在系统业务量突然增大 性能衰减 的情况下 系统功能是可用并稳定的 先进性 指采用的技术处于国际领先水平 安全性 系统的安全性主要体现在系统中网络互联和数据的安全等方面 能够抵御来自内部或外部的非法入侵 任何超越权限的操作都会被禁止 通过完整有效的多级系统权限控制 保证系统中的数据对不同权限的访问 具有不同的属性 实用性 真正解决用户的日常办公和业务经营的问题 提供友好的中文用 户界面和规范的行业用语 具有易管理和易维护的特点 人机界面简单明 了 直接面向非计算机专业人员 便于业务人员进行业务处理 开放性 对不同厂家标准产品的支持能力 系统还为其它规划和建设中的 相关系统进行集成接口设计 在系统规划初期即为未来的应用目标预留接 口 可扩充性 指系统今后的扩充能力 系统应是很灵活的 足以有能力支持 未来的企业管理概念 并应是结构化的 能对新增加和改变业务需求时对 系统进行的修改较小 4 系统建设步骤系统建设步骤 对于企业办公自动化综合信息平台的建设 可以分为以下几个步骤 1 企业门户及应用的建立 实现对内外用户的信息发布 建立用户的邮件 系统和安全认证机制 2 内部办公自动化系统的初步建立 实现企业对办公自动化的初步需求 如 文档管理 文件签发等 3 实现全面的的办公自动化 综合集成企业内部的各种应用系统 如人力 资源系统 财务系统等 第一期的建设目的重点在于是构造一个工作人员日常办公的平台 集成了身份 认证 业务应用 文档中心 数据中心 个人效率工具等功能 并能向外网安全 受控地发布信息 体现了政务公开和创新的精神 第二期以后 有目的地把各个应用系统集成入办公自动化系统中 5 目前企业的应用需求目前企业的应用需求 目前大多数企业面临的问题 许多部门分布在企业方圆几公里的范围内 有的单位距企业约十公里 资 料传递 公文流转不方便 文件的传阅以纸面为主 发布和反馈多靠人工 不便于内部的信息交流和工作协调 办公效率慢 原文件管理手段落后 统计系统数据不稳定 数据容易丢失 且软件界面 难操作 建立办公自动化系统的目标 方便日常考核文卷的发放 内部发文 便于会议通知 培训通知和信息共 享 改进信息传递方式方法 减少口头通知带来的信息不准确 不及时的 可能性 能实现工作资料及各种信息的随时在线可查 实现无纸办公 远程 异地 办公 实现任何地方 任何时间能处理事务 通过办公自动化系统 尽快实现工作效率的提高 实现任务的快速反馈和 响应 实现档案管理系统 电子化管理方便查阅 提高档案利用率 实现办公用品的管理 详细掌握设备状态 实现公共使用设备的管理 如 与办公自动化相关的会议室使用管理 个 人使用设备的管理 各办公室的电视 沙发的管理等 实现质量体系文件 图书资料 机密文件的发放和管理 6 企业门户的主要功能企业门户的主要功能 企业信息门户包括以下功能 1 统一的访问渠道 无论信息存储在何处 信息的格式如何 都可以按照预先的定义向用户个性化 地组织和展现信息 应用和服务 向企业相关的管理者 员工 用户等提供统一的 渠道访问其所需的信息 2 角色配置 角色决定用户在系统中所能查看的内容和所能执行的操作 企业可以根据自己 的实际情况定义不同的角色以满足不同用户 用户群的内容及操作的特定要求 一类角色是一种权限或几种权限的组合 企业信息门户支持企业进行无限 的角色配置 并且 外部用户也可以在相应权限控制下自行配置角色 角色可以预先配置 也可以在已经配置的基础上利用相应的流程进行二次 配置 可以将一个或几个角色赋予用户 用户基于自身的角色定义访问内部和外部的信息 应用和服务 3 内容管理 提供对内容的搜集 组织 筛选 分发 展示 搜索和自定义的一系列功能 实现对企业非结构化和非个性化信息的高效和有序的管理 对企业各类非结构化的信息进行有效的组织 支持企业根据自身情况快速 搭建内容的组织结构 提供对信息安全性的多级别 多方式的定义 以保证信息的完整 真实和 安全 可预先定义信息的发布形式和页面显示格式 可与企业内外网站相结合进行管理 可与工作流程管理结合对信息的规划 组织 分发和查看进行控制和审批 内部和外部用户可以通过流览器 智能搜索 个性化工具等快速获得信息 可设定内容的不同分发针对不同的用户 4 个性化 根据不同的角色来确定门户的个性化设置 以满足用户的需求 例如用户可以 自行选择显示语言 页面样式 过滤掉不感兴趣的信息 同时 内容展示的针对性 增加了对用户 例如顾客 的亲和力 个性化内容和应用 基于角色和组织定义的用户可以获得与其相关的内容 和服务 例如针对不同的客户群体分发的不同产品目录和报价 个性化语言显示 支持多语言 对内容的组织和显示样式进行定义 收藏夹功能 对感兴趣的信息进行快速存储和查找 5 协作 实现不同门户之间的协同工作 不同信息门户的对接 使内外用户可以通过统一的平台协同和高效地完成 工作 用户可设定将内容提供给特定的个人或用户群 动态知识库维护 满足用户之间知识积累和共享的要求 交流区维护 包括公告发布 问题讨论等 6 企业集成 可以将客户关系管理 人力资源管理 项目管理 财务管理 工作流程管理 知识文档管理 资产管理等企业现有的应用无缝地集成到一起 一方面可以从门户 中获取这些系统中的数据 另一方面也可以从门户中将数据写入到业务系统中去 从而完成企业相应的业务流程和资源管理 例如邮件集成 请求处理 人事管理 项目安排等 7 安全性 通过安全机制保证数据的机密性及完整性 保障企业业务的正常运转 提供基 于网络的安全认证 包括身份认证 角色分配 用户操作监控 日志报告 信息安 全级别设定 另外 还可以和操作系统 数据库 网络本身 以及一些外挂的安全 认证相结合 8 可升级性和持续可用性 具有可升级性和持续性 通过网络和安全可靠的机制使用户在任何时间和任何 地点都可以访问企业的信息和应用 保证企业的业务运转永不停顿 并且能适应企 业新的人员和部门的调整的变化 满足企业业务调整和扩展的要求 解决企业与 IT 部门短时间内无法解决的技术需求问题 7 办公自动化系统办公自动化系统的主要功能的主要功能 以下是一个自动化系统的框图 办公自动化系统框图 在上图中 办公自动化系统可以与企业门户 人力资源 客户管理管理 CRM 财务等进行集成 在办公自动化系统中 最主要的实现企业工作的工作流 所谓的工作流就是一组 人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交 交互 过程 几乎所有的业 务过程都是工作流 特别是办公自动化应用系统的核心应用 公文审批流转处理 会 议管理等 每一项工作以流程的形式 由发起者 如文件起草人 发起流程 经过 本部门以及其他部门的处理 如签署 会签 最终到达流程的终点 如发出文件 归档入库 工作流程可以是互相连接 交叉或循环进行的 如一个工作流的终点可能就是另 一个工作流的起点 如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理 过程 工作流程也可是打破单位界限的 发生于机关以及与机关的相关单位之间 工作流的运转是办公自动化系统的核心 工作流自动化的目标就是要协调组成工 作流的四大元素 即人员 资源 事件 状态 推动工作流的发生 发展 完成 实现全过程监控 信息技术不仅应该管理工作流全过程的所有信息和操作 而且还 应该主动推进工作流程的实现 如及时地收回和赋予不同人员的操作权限 如起草 人起草文件完毕即不可修改文件内容 而其上级领导获得文件的签署权或对内容的 修改权 主动提示和催促工作人员实现某一阶段的处理 从而整体提高工作流处理 的效率 工作项是工作流程需要处理的一种任务 其本质可能是任何格式类型的对象 包 括文稿 影像 图纸 电子表格 甚至于多媒体文件等 典型的办公自动化系统功能框图 典型的办公自动化系统功能框图 办公自动化系统主要完成如下功能 1 公文管理功能 按照传统办公的 工作流方式 应用当前先进的网络 加密 权限设定等技术 实现收文 发文 请示 申请的起草 登记 录入 打印 批示 评阅 会签 承 办 催办 查办 跟踪 电子签名 加密发送 归档入库等一系列办公过程的自动 化 2 档案管理功能 将企业在工作中已形成的重要电子文档进行整理 归档 注册 最终放入档案库 也可将企业认为需要保存的住处以数字化手段 如扫描 数字照相 处理 以数字 化形式茹电子文档 多媒体信息 放入档案库 另外 对于不能或不必用数字化形 式保存的资料 采用资料信息摘要 包括内容提要和存放位置等 的形式 保存在 本系统中 档案库有严格的保密措施和权限的规定 可实现匹配查询 模糊查询 文档统计 网上借阅等多种功能 3 会议管理功能 会议管理子系统主要功能包括 会前安排议程 会议背景资料的收集 整理 会 议时间 地点的安排 会议通知的发放 会后总结纪要 会议纪要的形成 审批 会议纪要的归档 整理 决议的形成 传阅 在会议时间 地点的安排时 可以查 找与会人员的空闲时间 帮助选择最合适的会议时间 可以查找会议使用资源 包 括会议室 车辆 投影仪等 的可用情况 并进行预定 会议纪要 决议形成后 可供企业的相关人员进行查询 传阅 4 资源管理功能 本系统中的资源管理主要是针对企业内部的各种物理资源的管理 如会议室 办 公设备及车辆等 工作人员可以通过该系统对资源进行创建 预定 安排 其他子 系统 会议管理子系统 的资源预定情况也将在此系统中得以体现 5 个人事务助理功能 为企业的每个工作人员实现个人办公事务助理 主要包括个人邮箱 个人通讯录 个人日程安排 外出留言等功能 系统提供闹铃提醒 收信提示 时间冲突判断等 方便办公 提高效率的手段 电子邮件是本部分的核心 更是整个系统的核心 加 上与 INTERNET 上传统邮件系统方便的互连 每个人都可以与同事 乃至世界的任 何角落进行更加快速 便利的信息交流 6 公共事务服务功能 它包括以下 4 个方面 1 技术咨询 建立技术咨询中心 用户通过填写咨询表格并发送到咨询中心 由咨询中心的专业技术人员统一惧后分别进行答复 反馈给用户 2 电子板报 电子板报通过处室投稿 有关部门选编后供所有人员查看 3 群组讨论 群组讲座为企业员工提供了一个畅所欲言的天地 企业员工可 以在群组讲座中就工作中的观点 论题提出自己的意见和建议 也可以对他人的论 题和观点发表自己的见解 4 传真中心 企业员工可以通过该中心发送还电子传真件 而外界发来的传真 件也可由该中心统一接收并分发 该中心将自把所有发件 收件排队从而实现传真 件的有序 自动 安全的收发 8 办公自动化综合信息系统的办公自动化综合信息系统的 IT 框架框架 以下的 IT 构架体现了内 外网的设计思路 办公自动化系统 IT 构架 构建系统的主要硬件设备包括 1 防火墙 2 企业网络路由器 3 内部 WWW 服务器 4 外部 WWW 服务器 5 企业内部邮件服务器 6 DNS 服务器 7 企业应用服务器 8 安全认证服务器 9 拨号服务器 9 典型的办公自动化系统典型的办公自动化系统 办公自动化系统覆盖的范围很到 可以涉及到企业的各个环节 也可以根据企 业的需求 采用循序渐进的方式 逐步实现 一般上 办公自动化系统可以分为行政和业务部分 行政部分包括 人事系统 行政系统 财务系统 通讯系统 部门管理 业务系统包括 个人工作管理 部门 管理系统 领导办公系统 项目管理等 以下的办公自动化的建设内容仅供参考 9 1 行政部分行政部分 一 人事系统 采用人力资源管理系统 一 系统概述 人事管理系统是 OA 管理系统中最基本的管理部分 没有人事结构的数据 所 有的管理都无法和具体的人对应起来 人事管理是提供最基本数据的系统 人事管理的主要日常事务是 对企业人员进行恰当而有效的选择 考核 培养 目的就是以适当的人员去充实企业组织结构中所规定的服务 从业务上看 基本上 可以分为 人员的甄选录用 员工的教育培训 员工的考核评估 维持企业的工作 秩序 二 功能设置 1 人事基本管理 1 公司组织结构 2 岗位职能 3 人事计划 4 人事制度 2 人员甄选录用 1 增减人员计划管理 2 人员需求申请 3 应聘人员资料收集 4 应聘人员筛选 5 人员录用 6 人员转正 3 人员培训管理 1 人员培训计划 2 综合管理人员培训 3 骨干人员培训计划 4 普通员工培训计划 5 岗前培训 6 培训结果考核 意见收集 4 人事调整 1 人员调动 2 人员晋升 3 人员辞职 4 人员辞退 资谴管理 5 工作交接管理 5 人事考核 1 考核标准制定 2 考核项目管理 3 考核流程管理 4 员工自我评议 5 员工年度绩效考核 6 考核方式管理 6 员工激励 1 激励制度 2 奖惩流程 3 统计汇总 7 考勤管理 1 考勤记录 2 请假 销假管理 3 加班管理 8 薪资管理 1 员工类别管理 2 薪资级别管理 3 工资项目设置 4 激励管理 5 公休 节假日定义 6 个人所得税公式管理 7 薪资调整管理 9 人事档案管理 1 人事资料库 2 人事资料统计查询 二 行政系统 一 模块概述 行政办公管理是企业 OA 系统中非常主要的一部分 相当数量的日常运作事务 都属于行政办公系统 行政办公要遵循效率性原则和合理性原则 行政是一线员工 的后勤大本营 做好行政工作 是整个公司良性运作的最佳保障 二 功能设置 1 办公物品管理 进行办公物品管理对企业有以下几点意义 其一 实施此项管理可以提高办公人员的工作效率 减少办公经费 的开支 增加企业的经济效益 其次 实行办公用品的统筹管理 对企业加强信息管理 防止信息 的泄密也具有重要意义 鉴于上述理由 将本模块功能具体划分如下 1 办公用品使用计划 2 办公用品的领用管理 3 办公用品请购管理 4 办公物品消耗状况管理 5 办公物品的借还管理 6 预警功能 7 办公物品数据库管理 2 电话管理 1 电话号码 使用权限数据库 2 电话号码申请 增设 关闭 3 长途电话管理 4 电话使用情况统计 3 印章管理 1 印章的制发管理 2 印章使用管理 4 财产管理 1 财产数据库 2 财产请购管理 3 财产采购流程管理 4 财产入库管理 5 财产领用管理 6 财产出库管理 7 财产移交处理 8 财产维修管理 9 财产数据库统计功能 5 车辆管理 1 车辆资料数据库 2 车辆使用申请 3 车辆每日检查 4 车辆费用请领 5 出租车使用管理 包涵车辆使用的预约 6 车辆使用 支出统计 6 会议管理 1 会议申请 召开 包括会议室的预定 2 会议议决事项管理 3 会议结果 执行检查 7 房产管理 1 商务用房管理 2 宿舍管理 1 宿舍入住登记 2 宿舍物品管理 3 相关统计功能 8 安全卫生管理 1 安全管理 2 卫生管理 9 档案管理 1 档案分类 a 会计档案 b 实物档案 c 录音录像档案 d 照片档案 2 档案检索 3 档案组卷 4 档案移卷 5 档案拆卷 6 档案封卷 封存保管 10 资料管理 1 图书管理 2 公文文档 3 科技文档 4 政务文档 5 生产资料文档 6 法律规范文档 a 法律条款 b 合同范本 c 法律常识 d 法律文书 e 公司规章 f 政策法规 7 情报文档 11 辅助资料 a 全球邮政编码 b 全国各地区的邮政编码 c 全国列车信息 d 全国航班信息 e 全国宾馆信息 三 财务系统 财务管理系统模块主要用于处理在企业运营的过程中 与公司资本 现金相关 部分的数据 本系统的财务模块的设计 主要以方便领导及时掌握公司各类运营数 据为目的 一 企业运营状况管理 1 资产负债情况 2 利润表 3 现金流量表 二 经营状况管理 1 主要产品成本 2 库存商品存量 3 经营费用明细 4 销售检验 5 成本检验 三 财务计划 1 年度财务收支计划 2 月份财务收支计划 四 财务公共业务 1 报销管理 2 收款管理 3 付款管理 4 合同管理 5 发票管理 四 通讯系统 1 讨论区 1 焦点论坛 2 意见反馈 3 分组讨论 按部门 科室等 4 在线会议 5 离线呼叫 2 邮件系统 这个模块主要用来处理个人邮件的相关问题 提供以下几方面实 用功能 1 多账号收发邮件 2 专用邮箱设定 3 签名档 4 个人邮件地址簿 5 短消息提醒功能 3 内部信息系统 本系统主要负责企业内部消息的发布 以及相关信息的提醒工作 五 工作流管理 1 投标管理 2 申购管理 3 收文管理 4 建议处理管理 5 呈批请示管理 6 财务报销管理 7 公物损坏处理管理 8 发文管理 9 报告管理 10 员工奖励管理 11 请假申请管理 12 借阅管理 13 用印管理 14 车辆管理 15 用款计划管理 16 介绍信开具管理 17 外事接待管理 18 人员出差管理 19 会议管理 20 培训计划管理 21 短消息通知 9 2 业务部分业务部分 一 领导系统 本领导管理系统 帮助领导及时准确的了解公司上下 各个部门的运营状况 数据资料 还可以协助领导处理日常繁琐的事务 本模块是企业领导作日常决策的 重要参考与支持 一 数据 报表统计 各种统计数据是领导最关心的内容 由企业内各个部门动态生成的各种报表 组成 从人事 行政 财务 运行等各部门自动提交 凡是本系统内的数据 均可以经过统计和查询生成各种图表 作为领导重大问题决策的重要参考数据 二 中层人员管理 该部分是领导直接管理各部门经理的系统工具 1 工作计划管理 2 目标审核与管理 3 日报审批 4 周报审批 5 月报审批 6 部门经理考核管理 三 代办事宜 1 任务下发系统 领导通过本模块 迅速 精准地向公司各部门负责人下达工作指示和工 作任务 2 流程管理系统 由工作流程系统传上来的各项代办工作在本系统中进行排队等待 并且 可以根据工作任务的紧迫程度由系统自动进行顺序调整 3 自动通知系统 由于领导平时事务比较繁忙 不一定能够随时登录 OA 系统办公 所以 一些紧急的事务和领导急需的数据 设计通过 sms 短信息 或者 e mail 邮件 发送给领导 这样的设计具有以下双重作用 1 保证信息的及时性 不延误重要商机 2 即使领导出差在外 也可以随时掌控公司的情况 四 个人效率 1 日程管理 本功能使用户可以方便的管理 安排自己的工作日程 用户还可以根据 自己的需要来设置 启动系统中的各类提醒功能 非常适合商务活动频繁经 理 领导 2 大事记 本部分一方面 主要记录公司创建 发展过程中 一些具有重要纪念意 义的事件 另一方面 系统还提供记载企业在运作过程中发生的一些大事 3 管理日记 对于领导的日常管理工作 决策 意见等进行自动记录 以作为领导长 期管理 工作 决策与分析的辅助资料和书面依据 4 紧急事宜 五 资料库 领导个人资料库 只有公司领导一人享有对此资料库的操作权限 这样 的设计确保了数据资料的高度保密性和安全性 二 部门管理 部门管理系统主要服务于各级的部门经理 用来协助各位部门经理更好的管理 部门工作 部门经理是员工和领导之间的桥梁 这个层面的能力和这个环节的畅通 直接影响企业的整体效益 所以部门的管理工作非常重要 一 部门效率 1 工作计划 这是部门内个人工作计划的汇总 提供部门工作计划的创建 更新和管理功 能 2 目标管理 提供长期目标的建立 下发 修改 进度监督 短期目标的创建 修订 实施监督 以及个人目标的汇总和管理等功能 3 工作监督 负责部门重要管理工作的督办提醒工作 进行部门的总流程管理 分析查 看流入 流出情况 二 部门规范 1 组织结构 负责管理部门内部的组织结构 相关的人员信息数据资料 2 岗位职能 定编部门内部各个岗位的职能 职责 以及制定从事该岗位所需要具备 的能力 水平等 3 工作标准 制定和管理部门内部各个岗位的工作标准和规范 4 代理工作 提供对于请假 出差的员工 临时性代理工作的设置功能 处理方法主要有 工作流程的转移 代办事宜的转移 三 部门日志 1 日报管理 处理部门内部日报的集中 审核 回复 保存等管理工作 2 周报管理 处理部门内部周报的集中 审核 回复 保存等管理工作 3 月报管理 处理部门内部月报的集中 审核 回复 保存等管理工作 4 部门日常考核 管理部门内部员工的日常考核记录 包括定期考核 阶段考核 日常记 录考核等 5 部门大事记 完成部门重大事件的记录 管理工作 6 部门考勤汇总 记录汇总每天本部门的考勤状况 四 部门资料 1 公共资料库 负责本部门内公用资料的保存与管理工作 2 公共通讯录 部门内部的公用通讯录 五 费用与消耗 1 每月预算管理 处理部门内每月的用款预算的管理工作 2 部门财务流水 处理涉及本部门的实际财务收支的情况 3 报销管理 部门本月报销情况的汇总 4 办公用品领用管理 部门每月办公用品领用情况的汇总 六 业务管理 根据不同部门从事的不同业务具体进行设计划分 三 个人管理 个人管理系统 部门管理系统 经理管理系统是贯穿整个公司层次的管理系统 它们可以分别协助员工 部门经理 老板对自己的工作和需要了解和控制的数据集 中管理 是一整套的效率系统 效率系统解决的主要问题是让员工知道该做什么 怎么做 什么时间完成 完 成的标准是什么 这些问题都将在本系统模块中得到解决 一 工作日志 对于每日工作的情况详细的记录 对员工个人和企业都是非常重要的原始 数据 可以帮助员工更加优秀的完成工作 提高自我管理的水平 对于公司而言 从这些原始数据中 也可以及时的发现和解决一些问题 协助员工处理好日常事 务 1 工作日报 提供标准模板下的日报填写 呈报 浏览等功能 日报填写完成后 使用 呈报可以直接发给自己的上级主管 如果写完之后忘记发送 系统会在当天晚上 24 点之前自动呈报 上级主管可以对日报进行批阅 回复 2 工作周报 周报的模板和日报有所区别 对于工作的总结重点不同 其他功能类似日 报管理 3 工作月报管理 着重对当月工作重点的分析和总结 其他功能类似日报 4 工作日记 包括提示