商务跟单工作流程.ppt

商务部工作流程 与业务员协调篇 商务部简单介绍 广东金华达商务部成立于2010年6月份 现有商务人员6名 主要职责 协助金华达事业部完成客户的订货 发货工作并协助业务人员 售后人员处理好客户的售后问题 商务部的基本工作 接单 下单 回复交期 催款 收款 发货 跟踪 售后 开票申请 对账 回款 返利 接单 业务员前期沟通范围 1 合作条件的确定 价格 税率 售后等 含税款项请打款至公司账户 不含税款项请打款至指定的私人账户 2 确定合作 填写 客户档案表格 转交商务部 3 协助商务部提供给客户需要的资料 4 为让客户更好的了解公司产品 一体化产品配置表 转发客户 5 公司物料明细见 公司宣传物料明细表 单张超过400 产品手册超过100本需向企划部申请 展柜每间店月出货量超过20套方可申请 下单 1 告知客户要填写 金华达订货清单 填写完之后传真到公司或发电子版 扫描文件至商务部跟单人员 2 熟悉当地的气候 了解公司的产品在当地的主要色温 保证能指导客户更好的订货 3 下单必须保证存在依据 建议不要直接电话商务跟单人员 以防出错 回复交期 1 商务跟单人员接受订单后 将在梅州工厂回复后告知具体交期 2 梅州工厂会在收到订单的三天内发货 如有意外 根据情况给客户解释清楚 回款 梅州工厂通知备好货后 跟单人员将确定客户是否回款 款到发货的客户一定要款到后发货 如果有特殊情况请与大区经理联系协商 月结客户将根据合同约定督促客户及时回款 发货 1 公司的一体化仓库位于梅州 广州为中转站 当天备好货的需在当天晚上从梅州发出 第二天司机去提货 然后安排司机把货发到不同的货运站 2 对于数量较少的订单 建议客户使用快递 因为快递的费用与物流的费用是一样的 同时快递具有时间短 效率高 查询方便 服务周到的优势 跟踪 1 货发出之后 跟单会根据发货明细 发货清单 物流单跟踪货物物流是否正常 2 客户需于签收货物后即时清点核对 如有问题请及时与跟单人员联系核实 3 销售清单上无价格显示 除4S店或价格是880元 套以上 售后 1 返货前期工作要求 客户返货时 业务员需参与客户返货数量的清点 客户发货时应随货附带 返货清单 清单中应按照要求填写所有项目 保修及更换型号要求 并由甲方业务员签署意见 如果业务员没有写处理意见 跟单人员需与业务员沟通询问 视情况反馈给大区经理 大区经理处理后需要再把信息反馈给跟单 货物返回收件人信息 收货人 广东金华达联系方式 020 61082420 61082472 确保收货人不是司机或者跟单 确保电话不是前台电话 售后 2 总成维修要求 非正常保修的 人为损坏 过保 换货 要提前与龙金华经理沟通 正常保修的要在清单上面写清楚保修原因 以便减少总成组检测时间 提高公司维修效率 售后 3 售后规范要求 业务人员在上岗前应熟记并理解公司售后规范 上岗后在不违反公司售后规范的前提下灵活处理客户售后工作 并与客户有效沟通达到客户理解公司售后制度的结果 如果维修工作出现异常 应及时反馈给大区经理并申请异常处理 4 售后规范详见 售后服务保修协议 发票 1 财务原则 一个客户一个月开票一次 2 代开发票的一定要协助跟单追回回款 3 对账 1 对账一般是针对月结客户 经销商月结客户一般是在月底对账 4S店客户一般是月初对账 在跟单与客户对账完毕后 业务员要协助跟单将客户账单款项催回 2 对于账目核对清晰却未回款的客户 需清楚状况和原因 并及时申报大区经理 返利 1 公司的返利需要文件给商务部 商务部留一份给自己 另外原件给财务留底 结算返利的时候有依据