公文写作-公文的格式PPT课件.ppt

公文的格式 1 湘水星城和风扬 厅室犹生七里香 难得人生弟子众 前程联手共扶摇 2 如何学习公文写作1 加强政治修养 提高政策理解水平 2 深入实际 调查研究 掌握相关信息 3 加强语文基础训练 反复练笔 最根本的 必须反复练笔 通过练习 使知识转化为能力 3 公文格式 4 国家行政机关公文处理办法 规定 公文的各要素划分为眉首 主体 版记三部分 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首 置于红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体置于主题词以下的各要素统称版记 5 第二节公文的体式 一 公文的格式 一 眉首 二 主体 三 版记 6 7 一 眉首 文头 眉首部分占首页的1 3到2 5 用红色反线与主体部分隔开 主要构成 文件名称 发文字号文件份号 秘密等级和保密期限紧急程度签发人 8 1 发文机关标识 文件名称2 发文字号 是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的顺序号 3 秘密等级 密级 保密期限4 紧急程度 急度 指送达和办理公文时限要求 5 公文份数序号 份号 是标记一份具体文件在该文件总印发数中的实际编号 一般文件不印份号 绝密 机密公文要印份数序号 按号登记分发给收件人 9 文件名称 文件名称 又叫文头 位于眉首中央 由发文机关全称或规范化简称 文件构成 用醒目 整齐 庄重的大号字体套红印刷 红头文件 联合行文时应使主办机关名称在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 如湖南省委 主办单位 和湖南省人民政府联合发文 如联合行文机关过多 必须保证公文首页显示正文 通过调整行距 省略部分单位等方式 少数民族自治地区可用其本民族文字和汉字两种文字并列印刷 10 发文字号 位于文件名称下空2行 横线中央上面 用和正文相同的字体型号印刷 由发文机关代字 年号 顺序号构成 如中发 2002 12号 是指2002年中共中央发出的第12号文件 年号 顺序号用阿拉伯数字 年号应标全称 用六角括号 括入 顺序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字 几个机关联合发文 一般只标主办机关发文字号 没有文头的公文的文号 一般写在文件标题的右下方 11 发文字号有两种形式 一是常规字号 按年度编号 常见形式为 号 二是流水号 即以一届领导人任职或一届组织或政府的任期开始编号 下一任另行编号 常见形式为 第 号 12 文件份号 文件份号指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 位于文头的左上角第 行 多用于秘密公文 便于统计 收发和登记 以利回收 查询或销毁 一般的写法是 编号 或 No 00015 13 秘密等级和保密期限 凡属秘密文件 才需要在文件上标注密级 根据文件秘密程度 分别用 号黑体字 在文件右上角标明 绝密 机密 秘密 两字之间空 字 保密期限在秘密等级同一行 中间用 隔开 如 秘密 六个月 机密 一年 等 充当 14 紧急程度 紧急文件分 急件 特急 两种 用 号黑体字 标识在文头右上角 秘密等级之下第 行 需要紧急处理的文件 不仅在文件上标明紧急程度 而且在寄发文件的信封上也需要标明 也有的在信封上标明 限 月 日前送达 15 签发人 上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 如有多个签发人 应使发文字号与最后一个签发人姓名处于同一行 16 二 主体 公文的主体部分又称行文部分 主要标识公文标题 主送机关 正文 附件 成文日期 发文机关印章 附注等要素 从文面来看 主体部分在反线以下 主题词 不含主题词 以上 17 1 标题2 主送机关3 正文4 附件5 成文日期6 印章7 附注 18 一 标题 公文标题是公文的具体名称 要准确简要地概括公文的主要内容 一般应标明发文机关和公文种类 完整的公文标题一般由制发公文机关名称 事由和公文种类组成 它们又称为公文标题的三要素 另外 通过介词结构 关于 的 将制发公文机关名称 事由和公文种类这三要素连接起来成为一个句子 例如 国务院办公厅关于成立国家信息化工作领导小组的通知 19 公文标题的写法一般有以下4种 1 发文机关 事由 文种 市地方税务局关于开展印花税纳税检查的通知中共中央 国务院关于加强计划生育工作严格控制人口增长的决定 20 2 事由 文种 省略发文机关名称 如 关于任免 等 名同志职务的通知 省略发文机关名称一般有这样几种情况 一是由于文件版头上印有发文机关名称 省略标题中的发文机关名称不会产生歧义 二是机关内部行文 可以把发文机关名称放在落款处 三是由机关负责人个人名义签署的公文 也可以省略发文机关名称 凡是重要公文 为体现郑重与权威性 一般不应省略发文机关名称 21 3 发文机关 文种 省略事由 如 中华人民共和国主席令 命令 公告 通告等是正文极短的公文 可以在标题中省略事由 如果正文内容较长 则必须在标题中标明事由 22 4 文种 省略发文机关和事由 文种在任何情况下都不能省略 向社会或机关工作人员发布的公告 通告 通报等 有时可省略发文机关和事由 公文标题位于文头横线之下居中的位置 无横线居于开头正中 用二号宋体印刷 除发布和批转政府规章性文件外 标题一般不加书名号 也不用其他标点符号 23 公文标题中除了法规 规章或转发的规范化文件标题名称加书名号之外 一般不使用标点符号 例如 国家税务总局关于印发 钻石交易增值税征收管理办法 的通知 24 主送机关又叫受文机关 是指发文机关要求对所发文件内容进行答复或办理的对方机关 二 主送机关 25 正文是公文的主要部分 它叙述文件的内容 表达发文机关的意图 不同的公文 正文的写法各不相同 应根据每份公文的实际情况和惯用体式来确定 没有适合一切公文的统一模式 正文使用3号仿宋体字 每页22行 每行28个字 三 正文 26 附件是附于正文的材料 是整个公文的重要组成部分 常见的附件有两类 一是对正文的补充 说明或正文的参考材料 如照片 图表 统计表 凭据及其他文字材料等 二是专为向上级机关报送或向下级机关批发的附件 包括 批转 转发 印发 的文件和随文颁发的制度 办法 规章等 四 附件 27 发文日期以公文的签发日期为准 经过会议批准的 以通过之日为准 几个机关联合发文的 以最后一个机关签发之日为准 发文日期写在发文机关下面 决议 与会议通过的文件 在标题之下 正文之前注明会议名称和通过日期 成文日期需要完整写出年 月 日 而且必须用汉字书写 其中 零 写作 五 发文日期 28 一般情况下 公文需加盖印章 表示发文机关对公文生效负责的凭证 行政机关鉴印的原则 一是不出现空白印章 即印章下必须压盖文字 成文日期或发文单位名称 二是盖章时务必使印章与正文同处一面 印章应为红色 用印应端正清晰 联合行文 印章之间只能相离 不能交叉或相切 一行最多盖三个印章 六 印章 29 用印示例 1 二00三年二月五日 2 二00三年二月五日XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 3 二00三年二月五日 30 注意事项 一是公文印章必须和正文同处一页不得采取标识 此页无正文 的方法解决 二是不能出现空白印章 三是印章之间不能相交或相切 也不宜太远 相距不超过3 31 附注一般是对公文的发放范围 使用时需注意的事项加以说明 如 此件发至县团级 此件可见报 等 如 此件可翻印发至乡镇 此件只在内部传达 不得广播见报 此件发至 级 口头传达到党内外群众 等 不是对公文的内容作出解释或注释 公文附注不属于公文内容 标注公文附注一般在公文落款印章的左下方空 字 用圆括号标注 七 附注 发文范围 32 三 版记 文尾 1 主题词标引次序应根据其涵义由大到小排列 一般三到五个 如 江苏省人民政府关于保护通信线路安全的通告 其主题词是 通信安全通告 主题词的位置在文件文尾部分横线之上 居左顶格标识 后用全角冒号 用 号黑体字 由左向右排列 词与词之间空一格 不用标点符号 33 2 抄报 抄送机关 抄报 抄送是指与公文有关的机关 或需要协助承办 或需要了解内容 抄报 用于对上级机关 抄送 用于对下级 平级 或不相隶属的机关 34 3 印发机关和印发时间 印发机关是指负责印发文件的机关 一般是发文机关的办公部门 印发日期指办公部门接稿后送往印刷的时间 35 各种字号 秘密等级和保密期限 3号黑体 紧急程度 3号黑体 版头 不大于 22 15 的红色宋体 发文字号 3号仿宋 签发人 签发人 三字用3号仿宋 签名用3号楷体 公文标题 2号宋体 公文正文 3号仿宋 包括主送机关 附件名 主题词 主题词 三字用3号黑体 词目用3号宋体 页码 4号阿拉伯数码 36 公文的行文规则 见书256页 1 下行文规则2 上行文规则3 联合行文规则4 其他行文规则 37 下行文规则 1 政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 部门内设机构除办公厅 室 外 不得对外正式行文 提问 学校有几个单位可以对外正式行文 2 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 3 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 4 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 38 2 上行文规则 1 请示应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机关 2 报告 不得夹带请示事项 3 一般不得越级请示和报告 4 除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报送请示 意见和报告 5 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 39 3 联合行文规则 1 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 2 政府与同级党委和军队机关可以