第四章--总-账-系-统PPT课件.ppt

第四章总账系统 学习目的 通过本章学习使学生了解总账系统的主要功能及系统操作流程等工作 掌握凭证管理 出纳管理 账簿管理及期末业务管理等工作 本章主要内容 第一节总账系统概述第二节系统初始化第三节凭证管理第四节出纳管理第五节账簿管理第六节期末业务管理 第一节总账系统概述 总账系统是用友V8 50系统的核心模块 它适合于各行各业进行账务核算及管理工作 在用友V8 50系统当中 总账与资金管理 成本核算 工资管理 固定资产等系统都有接口关系 可以接收这些系统传递来的凭证数据 并进行相应处理 同时总账也可将财务数据传递到UFO报表 财务分析 决策支持等模块当中 生成财务决策信息 一 账务处理系统的任务与特点 1 账务处理系统的基本概念账务处理系统的工作内容包括 设置会计科目 复式记账 填制和审核会计凭证 登记和管理会计账簿账务处理系统的任务是通过会计科目与各类会计凭证 会计账簿等初始化设置 把一个通用的账务处理系统转化为能适合本单位会计核算要求的专用账务处理系统 2 账务处理系统的作用账务处理系统是电算化会计系统的关键和核心部分3 账务处理系统的工作特点 1 具有很强的综合性 2 符合公认的会计准则和会计制度 二 系统主要功能 1 基本核算功能 1 建账 2 凭证管理 3 标准账表 4 出纳管理 5 进行数量核算 外币核算 以及月末处理 2 辅助管理功能 三 总账系统接口 五 建立核算体系 核算体系的建立主要包括 建立账套 设置会计科目 确定辅助核算账类 确定会计期间 定义凭证分类等 将手工会计核算与电算化会计相结合 在新的财务年度建立一套相应的会计核算体系 开设总分类账 明细分类账 各种备查账 统一核算 确定科目级长 结账日期 本位币 账簿启用日期 会计期间 财务主管 行业性质 采用凭证 输入账务处理 系统依据所发生的会计信息资料自动进行账务处理 第二节系统初始化 一 选项1 制单控制制单控制主要设置在填制凭证时 系统应对哪些操作进行控制 它主要包括 制单序时控制 资金及往来赤字控制 可以使用其他系统受控科目 允许修改他人填制的凭证 支票控制 制单权限控制到科目 2 预算控制预算控制 是通过财务分析系统对科目 部门 项目制定了相应的预算 那么 在制单时可以对科目 部门 项目的发生额或余额进行预算控制 系统提供两种控制方式 精细预算控制和粗放预算控制 3 凭证控制凭证控制由打印凭证页脚姓名 凭证审核控制到操作员 出纳凭证必须经由出纳签字三项组成 4 往来控制方式5 外币核算如果企业有外币业务 则应选择相应的汇率方式 固定汇率 浮动汇率 二 明细制单权限 凡是拥有制单权限的操作员都可以使用所有科目填制凭证 但是有些时候 希望对制单权限作进一步细化 如只允许某操作员使用某些科目填制凭证 在这种情况下 可以通过此功能进行设置 三 初始化设置 初始化设置过程主要包括以下内容 会计科目 定义外币及汇率 凭证类别 录入期初余额 结算方式 辅助项目的期初余额 第三节凭证管理 一 填制凭证 例 1999年6月1日 用转账支票支付债券印刷费17000元 票号 转账支票008 其会计分录为借 待摊费用 费用17000贷 银行存款17000 填制凭证 二 审核凭证 1 用鼠标单击主菜单中 凭证 下的 审核凭证 2 输入审核凭证的条件 3 在凭证一览表中双击某张凭证 4 审核人员在确认该张凭证正确后 单击 审核 按钮 5 若审核人员发现该凭证有误 可单击 标错 按钮 对凭证进行标错 以便制单人可以对其进行修改 若要对已审核的凭证取消审核 可单击 取消 按钮取消审核 三 出纳签字 出纳签字 是主要核对出纳凭证中出纳科目的 银行 现金 金额是否正确 对审查有误或有异议的凭证 应交与制单员修改后再核对 如果不需要出纳审核现金收入或支出的凭证 可在 账簿选项 中取消 出纳凭证必须经由出纳签字 的设置 在日常业务处理中 对涉及到现金 银行科目的付款凭证 收款凭证进行出纳签字 四 查询凭证本功能用于查询已记账及未记账凭证 五 打印凭证本功能用于打印已记账及未记账凭证 六 凭证汇总可以通过凭证汇总功能进行凭证汇总 本功能可按条件对记账凭证进行汇总 并生成一张凭证汇总表 七 记账凭证经审核签字后 即可用来登记相应的账簿 八 恢复记账前状态当系统在记账时 万一发生记账被中断 系统将自动进入本功能恢复中断状态 然后重新记账 若另外由于某种原因 在事后发现本月记账有错误 利用本功能则可将本月已记账的凭证全部重新变成未记账凭证进行修改 然后再记账 1 在 总账系统 窗口中单击 期末 菜单下的 对账 命令 显示 对账 窗口 按 CTR H 键 激活恢复记账前状态功能 点击 确定 返回 2 用鼠标单击主菜单中 凭证 下的 恢复记账前状态 屏幕显示 恢复记账前状态 对话框 3 进入本功能后 根据需要选择是恢复最近一次还是恢复到本月月初状态 第四节出纳管理 出纳管理是专为出纳人员提供的一个集成功能 它主要包括 现金日记账 银行日记账 资金日报 支票登记簿 银行对账 长期未达账项审计 支票登记簿 第五节账簿管理 账簿管理 是对各类基本核算账簿和辅助核算账簿进行查询 打印管理 并输出有关账簿信息 账簿管理主要包括 基本核算账簿和辅助核算账簿 基本核算账簿主要包括 总账 余额表 明细账 序时账 多栏账 日记账 日报表 辅助核算账簿主要包括 个人往来余额表 个人往来明细账 个人往来清理 个人往来催款单 个人往来账龄分析 部门总账 部门明细账 部门收支分析 项目总账 项目明细账 项目统计表 一 基本核算账簿 1 总账总账可以用于查询各总账科目的年初余额 各月发生额合计和月末余额 而且还可查询所有二至六级明细科目和年初余额 各月发生额合计和月末余额 查询所有科目的总账 1 单击主菜单中 账簿 下的 总账查询 屏幕显示 总账查询 对话框 2 在科目范围中选择输入 起始科目 和 终止科目 选择 包含未记账凭证 的选项 单击 确定 按钮 进入 总账 界面 3 单击 科目 下拉框 选择需要查看的科目 4 单击 明细 按钮 可联查当前科目 当前月份的明细账 2 余额表余额表用于查询统计各级科目的本期发生额 累计发生额和余额等 3 明细账明细账用于平时查询各账户的明细发生情况及按任意条件结合查询明细账 4 序时账序时账用于登记按时间顺序排列的每笔业务的明细数据 5 多栏账多栏账用于查询多栏明细账 6 日记账日记账用于查询除现金日记账 银行日记账以外的其他日记账 现金日记账 银行日记账在出纳管理中查询 7 日报表日报表用于查询输出某日所有利目的发生额及余额情况 不包括现金 银行存款科目 二 辅助核算账簿 辅助账管理的内容包括 个人往来 部门核算 项目总账及明细账的查询 输出 部门收支分析和项目统计表的查询 输出 第六节期末业务管理 期未业务管理是对期末工作的处理 进行期末业务处理时首先应填制凭证 然后记账 根据已记凭证进行期末业务结转 并生成结转凭证 期未业务处理主要包括 转账定义 转账生成 对账 结账 一 转账定义1 自定义结转其具体操作方法如下 1 用鼠标单击主菜单中 期末 项下 转账定义 中的 自定义转账设置 屏幕显示 转账目录设置 界面 2 输入转账序号 转账摘要 凭证类别 附单据数等内容 输入完成后 单击 确定 按钮 进入 自动转账设置 界面 3 输入科目编码 辅助核算项目 科目方向 计算公式等内容 公式录入完毕后 按 Enter 键 可继续编辑下一条转账分录 2 对应结转对应结转不仅可以进行两个科目一对一结转 还提供科目的一对多结转功能 对应结转的科目可为上级科目 但与其下级科目必须一致 如有辅助核算 则两个科目的辅助账类也必须一一对应 其具体操作方法如下 1 用鼠标单击主菜单中 期末 项下 转账定义 中的 对应结转设置 屏幕显示 对应转账设置 对话框 2 单击 增加 按钮 开始增加一笔对应转账 3 输入编号 转出科目 转入科目 凭证类别 附单据数等内容 输入完毕后 按 Enter 键 开始增加下一条定义 4 单击 删除 按钮 可删除光标所在行的对应结转凭证 3 销售成本结转销售成本结转 是将月末产成品销售数量乘以库存产成品的平均单价来计算各类产品销售成本并进行结转 4 汇兑损益该功能用于期末自动计算外币账户的汇兑损益 并在转账生成中自动生成汇兑转账凭证 汇兑损益只处理以下外币账户 外汇存款户 外币现金 外币结算的各项债权 债务 而不包括所有者权益账户 成本类账户和损益类账户 5 期间损益该功能用于在一个会计期间终了时将损益类科目的余额结转到本年利润科目中 从而及时地反映企业利润的盈亏情况 期间损益主要是对于管理费用 销售费用 财务费用 销售收入 营业外收支等科目的结转 二 转账生成 1 用鼠标单击主菜单中 期末 下的 转账生成 2 选择要进行的转账工作 如自定义转账 对应结转等 要进行结转的月份和要结转的凭证 3 选择完成后 单击 确定 按钮 4 单击 首页 上页 下页 末页 按钮 可翻页查看将要生成的转账凭证 5 若凭证类别 制单日期 附单据数及凭证内容与实际情况略有出入 可直接在当前凭证上进行修改即可 6 单击 保存 按钮将当前凭证追加到未记账凭证中