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第二章文书工作 本讲要点 发文处理A 交拟与拟稿B 审核与签发C 印制与校对D 用印与登记E 封发与传递 收文处理A 收文与阅文B 筛选与传阅C 拟办与批办D 承办与催办E 立卷与归档 概述A 文书与文书工作的概念B 文书工作的五大作用C 文书工作的六项原则D 行文关系与行文方式 1 第一节文书工作概述秘书工作显著的文牍性集中表现在文书工作上 文来文去 2 一 文书与文书工作 公文 文书工作 是指通过互相联系的一系列环节 完成文书制发 传递 办理 保管的全过程 亦称文书处理或文书管理 本章主要研究 3 公文办理分为收文和发文 收文办理一般包括传递 签收 登记 分发 拟办 批办 承办 催办 查办 立卷 归档 销毁等程序 发文办理一般包括拟稿 审核 签发 缮印 校对 用印 登记 分发 立卷 归档 销毁等程序 国务院办公厅修订的 国家行政机关公文处理办法 第5章第22条 4 公文处理程序示意图 传递 签收 登记 分发 拟办 批办 承办 立卷 归档 销毁 分发 登记 用印 校对 缮印 签发 拟稿 审核 催办查办 5 二 文书工作的任务 1 基本任务 准确 及时 安全地处理各类公文 当好领导的参谋和助手 为改革开放和社会主义现代化建设服务 2 具体任务 a 发文处理 b 收文处理 c 文件管理 d 文件保密 e 文件贯彻落实情况的督促检查工作 f 领导人交办的有关文件处理的其他工作 6 三 文书工作的作用 文书工作是一项专业性 综合性和机要性都很强的工作 做好文书工作 对于改进文风 消除 文山 提高办公效率 具有重要的意义 五项作用 1 可以提高文书的质量 2 可以控制文书的总量 3 可以加快文书的运转 4 可以确保文书的安全 5 可以促进档案的管理和利用 7 四 文书工作六项原则 A 准确无误 B 及时迅速 C 安全保密 D 力求精简 E 集中统一 F 党政分开 8 五 行文关系与行文方式 1 文书处理工作的组织领导全国 由中共中央办公厅 国务院办公厅负责地方政府 由机关秘书长或办公厅 室 主任负责2 公文文种形式 1 行政机关的公文文种形式 13种 2 党的机关公文文种形式 14种试比较党政公文文种形式 3 港 澳 台的公文文种形式 9 五 行文关系与行文方式 3 行文关系 根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系 主要有两种类型的行文关系 1 有隶属关系的上下级机关之间的行文 上行文下行文 2 无隶属关系的机关之间的行文 此类中又有两种 通常用 函 行文 a 平行机关之间的行文 b 不相隶属的机关之间的行文 10 五 行文关系与行文方式 4 公文的十种行文方式 1 逐级行文 2 多级行文 3 直达行文 4 公开行文 5 越级行文 6 横向行文 7 联合行文 8 对口行文 9 转发行文 10 授权行文 11 五 行文关系与行文方式 5 公文的行文规则根据本机关的隶属关系和职权范围确定行文关系部门内设机构除了办公厅 室 外不得向外正式行文一般情况下 不得越级行文正确确定主送机关和抄送机关各部门之间未经协商一致 不得各自向下行文同级机关可以联合行文凡请示的公文应当一文一事 只写一个主送机关 不得在报告中夹带请示事项除上级机关领导直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关领导报送 请示 报告 和 意见 经批准在报刊上全文发布的法规和规章 视作正式公文 可不再行文行文必须把握好职权范围和授权范围 12 案例三则 1 某市卫生局向市委 市政府呈报了 关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告 但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决 从文书工作角度 您认为责任在谁 2 五一前夕 市政府向驻乌所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知 有些自治区 兵团及中央部门所属单位认为行文有误 您看呢 13 3 这个 决定 该不该撤消 庆达公司和力丰公司 分属两个部门管理 庆达公司经营不善 希望合并到力丰公司去 力丰公司领导同意了 于是 力丰公司向庆达公司发出了 关于力丰公司合并庆达公司的决定 文件到达庆达公司后 引起了庆达公司上下的强烈反响 他们认为力丰公司无权作出这样的决定 应该马上撤消 14 案例分析 力丰公司的做法不对 两个平行单位 一个向另一个发决定 行不通 庆达公司虽然希望合并 但未经主管部门批准 双方也未充分协商 谈妥各种条件 双方仍然是平级的关系 在这种情况下 双方均 不得各自向下行文 更不能向对方行文 这个无视行文规则的 决定 当然无效 应该撤消 15 第二节发文处理 16 写文 产生的作用 靠 走文 才能发挥 因此文书的收发传递处理工作必须规范化 17 第二节发文处理 一 发文处理五环节 二 各环节主要注意事项1 交拟 拟稿 交拟时 交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容 即拟文的背景 依据 意图 要求 拟稿时 注意讲究语法 字斟句酌 讲究逻辑 表达准确 讲究格式 遵规循俗 交拟拟稿 审核签发 缮印校对 用印登记 封发传递 18 2 审核 签发 送文稿给领导人签发之前 由秘书部门对其进行审核 主要是抓住文稿内容 体式 行文规则 进行综合审查与核定 签发 是指机关领导人对已审核的文稿进行审批 签署表示核准发出的意见 它是文稿形成定稿的最后环节 也是保证公文质量的最后关口 因此也是制发公文的决定性环节 关于公文签发的权限 课本P31 签发文书3项要求 认真 明确 规范 19 签发的关键是时间问题 及时签发对文书极为重要 但是签发的核心工作并不是秘书的事 对于秘书来说应做好一下三点 见图 20 3 缮印 校对缮印是指根据签发后的定稿制作正本的过程 方法有打字 排版 印刷 复印 誊抄等 对缮印工作的要求 内容准确 格式规范 页面整洁 字迹清楚 美观大方 便于阅读和保管 校对非常重要 也最容易出差错 要求校对人员必须严肃认真 一丝不苟 21 案例分析 天地公司办公室主任交给秘书钟苗一份文件 让她尽快缮印发出 钟苗立即拿着文件到打字室缮印 缮印人员问钟苗印多少份 钟苗说 我忘了问主任了 就印50份吧 文件印好后 钟苗拿着印好的文件去盖章 印章管理人员看着钟苗手中厚厚的文件说 我只能按照批准的份数盖印 多余的文件不能盖章 结果 多余的文件都没有用了 请对钟苗的行为进行点评 22 点评 文件的缮印应该以定稿为依据 以签发批准的份数为准 不能随意增减 钟苗自作主张缮印50份文件 违反了规定 也浪费了纸张 23 案例分析 秘书钟苗有一份公司年度总结要校对 她觉得两个人读校能更快一些 于是请办公室新来的小王与她一起校对 钟苗读原稿 小王看校样 很快她们就把文稿校对完了 钟苗高兴地拿着校对好的文稿给办公室主任再看看 只见主任看着看着眉头便皱了起来 钟苗连忙问 主任 有什么问题吗 主任说 怎么有两个人名 音对字不对 这不是闹笑话吗 钟苗探过头去一看 果然是错的 请对钟苗的行为进行点评 24 点评 校对时 一定要精力集中 逐行逐字 甚至每个标点也不能马虎 特别要注意容易出差错的同音异体 字形相近的字 人名 数字 地名要反复校准 25 4 用印 登记发文用印注意4点 确认有领导人签字并且适合规定 盖印份数必须与原稿上标明的相同 印章应盖在落款中央 上不压正文 下要压日期 骑年盖月 盖印必须端正清晰 忌 歪 倾 斜 偏 花 登记即对准备发出的公文作统一记载 以便于日后对公文进行清点 控制 查找和回收 一般应使用 发文登记簿 一文一页登记表 其项目有 发文日期 文号 标题 发往机关 份数 秘密等级等 26 5 封发 传递封发 即装封发出 分4个步骤 a 清点 b 写封 c 填写发文回签单 也叫 发文回执 d 装封 传递 根据文件密级高低和缓急时限的不同 其渠道和方式有 普通邮政传递 机要交通传递 专职人员传递 文件交换站传递 电信传递 无线密码电报 有保密设施的传真机 计算机网络 传递文件3条基本要求 迅速及时 安全保密 手续完备 27 28 发文登记簿 29 案例分析 XX省文物局为配合国家文物局的文物普查工作 需向全省各地市发一份 XX省文物局关于认真做好文物普查工作的通知 局领导责成局秘书小陈起草该文件 小陈写完初稿后 本想找领导过目 但领导外出开会 需五天后才能回来 小陈觉得这份文件内容简单 不会出什么差错 就自作主张 将草稿交打字员小李打印 小李与小陈关系不错 不好意思拒绝 文件打印好后 小陈找办公室齐主任盖公章 齐主任发现该份文件既没有填写发文稿纸 也没经局长签发 遂没给该文件盖印 注册和登记 等局长回来后再作处理 请指出错误所在 30 第三节收文处理 31 一 收文处理5环节 第三节收文处理 收文阅文 立卷归档 筛选传阅 拟办批办 承办催办 32 二 各环节操作程序与注意事项1 收文 阅文 1 收文 包括签收 分类 登记3流程 检查 清点无误后方可签字 1 签收签收就是签字表示收到来文 是收文处理工作的开端 小型机关只设一个综合收发室或专 兼 职收发员 负责文件的签收 拆封 登记和送阅 大中型机关多设内外两种收发 先由外收发部门收文 而后转交秘书人员 文书 公司 企业的文书信函常由写字楼的前台或办公楼的总收发代收 秘书从专门的信箱或前台收取 33 秘书签收文件时要注意三点 秘书签收文件时要注意的内容 34 签收后就要拆封 亦称启封 是指有权拆封的秘书对来文拆剪封套 检查封套内来文的程序 对拆封工作应认真对待 除指定专人或主管文件工作的机要秘书拆封外 其他人员不得拆封 拆封范围是 封面上标明送本机关 机关办公室以及机关 负责人 收的所有信件 封面标有具体领导同志名字的 或 亲启 亲收 字样的 一般不得拆封 35 拆封时应注意几点 拆封时应注意的内容 36 2 对所收文件进行正确分类 收文分类 b 下级机关请示 平行及不相隶属机关商洽件 c 上级机关批复件及平行 不相隶属机关复函 d 内部各部门调查性及下级机关陈述性来件 e 内部刊物 工作简报等类文书 a 上级机关指令性和指导性文件 37 3 登记登记是有权拆封的秘书对所经手拆阅的文书进行管理和保护的必要措施 也是保障文书迅速办理的措施 是一项重要的制度 登记制度便于对文书的管理和保护 便于对目标文书的查找和利用 便于统计和催办 便于文书工作中的核对和交接 38 秘书对来文登记 在实际工作中有两类登记的用具 如表示 表两类登记用具 39 收文登记簿 40 2 阅文阅文是秘书办文的一个先决条件 阅文的基本要求 四看清 性质与大体内容 制发与主送机关 缓急与时限 秘密等级与保密时限 阅文 三法 a 泛读法 b 跳读法 c 精读法 41 2 筛选 传阅 1 筛选的基本要求经筛选 一般将文件分为三类 a必阅件 领导者必须看到的文件 亦即秘书必须呈送的文件 b批办件 需要领导者审阅和批示的文件 c参阅件 仅供领导者参考的文件和材料 秘书的提炼 综合 加写 内容提要 42 2 传阅a 传阅文件种类 凡需要领导者阅批 批办 阅知的文件 b 传阅方式 直接送传 专人送传 集中传阅 c 传阅注意事项 掌握传阅范围 不得随意扩大和缩小 进行传阅要根据文件的内容 缓急程度 遵循先主办 后协办的原则 分清主次 掌握传阅情况 防止文件失控 为此 必须使用规范的传阅单 43 44 案例分析 天地公司办公室收到上级主管部门的一份 关于加强安全保卫工作的通知 行政经理批示 由保卫部牵头 办公室 宣传部协助开展安全保卫工作 秘书钟苗先将文件交宣传部负责人传阅 并让其阅毕后交保卫部负责人 保卫部负责人阅毕后 将文件转交办公室负责人时 由于其到湖北参加会议 便由该部门的小张暂时保管并代为转交 隔了几天 当钟苗过问文件的传阅情况时 文件却找不到了 请指出问题所在 45 点评 进行传阅要根据文件的内容 缓急程度 遵循先主办 后协办的原则 分清主次 钟苗应先将文件送保卫部 然后再将文件传递给办公室 宣传部 在传阅的过程中 钟苗应加强对传阅文件的控制 履行必要的传阅手续 不能让文件在阅文人之间自由流动 46 3 拟办 批办 1 拟办与批办的区别和联系 需要办理的公文 文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示 或者交有关部门办理 国家行政机关公文处理办法 1 拟办 就是秘书部门或秘书人员对需要办理的来文提出办理的意见和建议 供领导批办时参考 对于秘书来说 拟办 是在办文工作中体现 辅助管理 职能的重要环节 47 a 拟办人员提出建议主管领导批示由某个业务主管部门承办的意见 例如 请 同志批示 拟由 部门办理 请 同志批示 拟以 部门为主 会同 部门办理 b 拟办人员对不能确定应该由某个业务部门承办或不便提出办理方案的重大问题的收文 可提出请某位领导人批示的意见 例如 请 同志批示 c 拟办人员要充分发挥参谋助手的作用 应提出请领导人阅文批示如何办理的具体意见 不能将拟办意见按一个模式都写成 请 同志批示 48 2 批办 则是指机关负责人根据文件内容和拟办意见 对文件的办理作出批示 它是承办的主要依据 批办属于文书处理中的决策活动 一般由机关领导人负责 有些文件的批办也可由秘书长或办公厅 室 主任负责 秘书的工作是辅助领导搞好批办环节 讨论 拟办也是文书处理中的决策活动吗 为什么 拟办对批办起什么作用 49 2 拟办件的种类 拟办件种类 本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件 上级机关主送本机关并需要落实的文件 平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件 50 3 批办意见的内容 该文由何单位 部门 何人负责办理 如何办理 办到何程度 对下级请示予以答复的原则性意见 重要文件和急件的办理时限 需两个以上单位 部门 或人员办理时 应批明主办单位或主办人 51 4 承办 催办承办 根据领导者的批办意见 具体办理文件中提出的有关事项 这是办文过程中最重要的环节之一 是落实领导批示的关键一环 秘书承办公文的范围主要有5 1 对上级机关来文的承办 2种方法 传达 转发 52 2 对上级领导人批件的承办 收到批件后 立即呈送本级领导人阅示 并按照本级领导人的批示意见 迅速转交有关部门 单位或人员办理 大事 急事应提出办理时限 并将办理结果报上级机关 3 对本级领导人批件的承办 秘书应严格按照领导人批示的意见办理 或将批件转交 传达给有关单位 批示的办理落实情况 要及时报领导 做到件件有着落 有回音 53 4 对下级机关请示件的承办 根据领导的批示 或拟文批复请示单位和部门 转入公文制发程序 或电话回复请示单位和部门 准确传达和解释领导的批示意见并做好电话记录 或口头答复请示单位和部门 在请示件或呈批签中将口头答复情况详加注明 对下级的请示 上级机关的秘书部门和秘书人员务必快办 快复 不得延误 54 5 对其他需要回复的来文的承办 包括 上级机关布置 询问和要求办理的事项 平行或不相隶属机关之间需作出答复的公文等等 秘书部门应交由业务部门研究提出意见 经领导审阅批准后作出安排和回复 承办单位应抓紧办理 不得延误 若发现该件不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的 应迅速退回交办的文秘部门并说明理由 55 56 关于催办 1 概念 催办 秘书对有关单位和部门公文承办情况进行检查和督促 使公文及时得到办理的活动 催办是避免办事拖拉 防止公文积压和 公文旅行 提高办文效率的重要措施和有力保障 送领导人批示或交有关部门办理的公文 文秘部门要负责催办 查办 做到紧急公文跟踪催办 查办 重要公文重点催办 查办 一般公文定期催办 查办 对下发的公文 应及时了解和反馈执行情况 国家行政机关公文处理办法 57 2 对内催办与对外催办秘书部门应重点抓好对内催办 对外催办一般由机关主管业务部门负责 3 有3类文件需要进行催办机关领导人指定必须催办的文件 有明确的时限要求 需按期办复的文件 长时间无意见反馈或处理结果回报的文件 4 催办四法电话催办 发函催办 登门催办 会议催办 58 5 催办工作注意事项 机关应建立必要的定期催办制度 明确工作职责 使催办工作走向制度化 经常化 规范化 秘书人员在催办过程中要讲究说话的态度和方法 切忌 居高临下 话大气粗 态度生硬 加强情感交流和思想沟通 注意发现承办单位遇到的困难并帮助排除 及时向主管领导汇报催办情况 59 60 5 立卷 归档无论是发文还是收文 在办文环节的最后 都有文书工作为以后的档案工作所做的准备工作环节 它包括 61 5 立卷 归档 1 关于立卷1 概念 将已经办理完毕的 具有一定查考利用价值的文件材料 按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷 进行保管的过程 公文办完后 应当根据 中华人民共和国档案法 和有关规定 及时将公文定稿 正本和有关材料整理立卷 电报随同文件一起立卷 国家行政机关公文处理办法 62 案卷 是一组互相联系或具有共同特征并经过系统整理的文件的集合体 是文书档案的基本保管单位 63 2 基本要求 立卷要按照机关活动的规律 保持文件之间的历史联系 立卷要以本机关工作中形成的文件为主 立卷的文书要齐全 完整 能够真实地反映机关活动的历史面貌 立卷要便于保管 查找和利用 64 3 公文立卷方法 简述 按什么来立卷 特征 联系 保存价值 按作者特征立卷 按问题特征立卷 按时间特征立卷 按文种特征立卷 按通讯者特征立卷 按地区特征立卷 65 A 按作者特征立卷作者即公文的制发者 按作者特征立卷 就是将属于同一作者的文件一同立卷 不同作者的文件分别立卷 如 XX市教育局下发文件 此种立卷方法便于从作者角度查阅利用档案 同时 由于作者的职能和地位不同 按作者特征立卷又能适当区分文件的重要程度和保存价值 因此 该方法也是采用较多的一种立卷方法 66 B 按问题特征立卷按问题特征立卷 就是将反映同一问题的文件一同组卷 将反映不同问题的文件分别组卷 例如 公司将 关于员工薪金 福利问题 的文件材料组合成同一案卷 便是采用此种立卷方法 按问题特征立卷 可以保持文件在内容方面的具体联系 反映出一个问题处理的全貌 便于利用者按问题进行查找和利用 所以 此种立卷方法是一种运用得最为广泛的方法 67 C 按时间特征立卷时间特征既指公文的形成时间 也指公文内容针对的时间 按时间特征立卷 就是将同属于一个时期或时间阶段 同一年度 同一季度 同一月度 的文件一同立卷 将不同时期或时间阶段的文件分别立卷如 2010年第一季度生产情况统计表 2011年上半年会议记录 68 D 按文种特征立卷按文种特征立卷 就是将种类名称相同的文件一同立卷 将不同种类名称的文件分别立卷 例如 公司 二00八年董事会会议纪要 就可以按文种特征立卷 文件的种类反映了文件的效能和作用 也能较好地区分文件的重要程度和保存价值 因此 此种立卷方法同样是不可缺少的立卷方法 69 E 按通讯者特征立卷按通讯者特征立卷 就是将本单位与某单位就某个问题或几个问题的来往文件一同组成案卷 例如 公司与 公司就产销问题的来往文书 需要指出的是 按通讯者特征立卷与按作者特征立卷不同 按通讯者特征立成的案卷 卷内应是两个单位就特定问题相互往复的文件 不应包括这两个单位各自的其他行文 70 F 按地区特征立卷就是将内容涉及同一地区的文件一同立卷 将内容涉及不同地区的文件分别立卷 71 实际工作中常采用几个特征结合运用的立卷方法 例如 题为 北京市 厂2010年厂务会议记录 的案卷 运用了几个特征 运用了作者 时间和文种等多个特征 72 4 立卷步骤 调整顺序组合案卷 提前准备平时归卷 编排页码填写目录 拟定标题装订成册 文书立卷的具体实施工作 一部分是在平时日积月累完成的 但主要工作是在岁末年初进行的 利用科学的步骤进行文书立卷 是秘书人员在工作中必须坚持的 编目定卷办理移交 节目录 秘书学概论 73 点目录 秘书学概论 74 点目录 秘书学概论 75 点目录 秘书学概论 76 点目录 秘书学概论 77 点目录 秘书学概论 78 实例表格 节目录 秘书学概论 79 卷内目录 点目录 秘书学概论 80 案卷目录 点目录 秘书学概论 81 案卷封面 第号全宗第号目录第号案卷 点目录 秘书学概