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档案工作概论 江西省档案局业务指导处谭向文 1 第一章 档案 2 一 档案 档案 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 我国早在三千多年前的殷商时代 已有档案保存 档案 一词初见于清代 意思是存入档架的文案 3 二 档案的特点 作用与性质 一 档案的特点 1 社会性 档案直接形成于社会实践活动 社会实践对档案的形成有三个方面的影响 一是人类社会实践活动的客观性决定了档案的客观性 二是社会实践活动的多样性决定着档案种类的多样性 内容的丰富性 载体的多样性 三是社会实践活动的相互关联性 决定着档案之间的历史联系 4 举例 档案与人密切相关手机短信 出生一张纸 开始一辈子 毕业一张纸 奋斗一辈子 婚姻一张纸 折磨一辈子 做官一张纸 斗争一辈子 金钱一张纸 辛苦一辈子 荣誉一张纸 虚名一辈子 淡化这些纸 明白一辈子 忘了这些纸 快乐一辈子 5 2 历史性 从时态上讲 档案是已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西 以史为鉴 3 确定性 档案内容清晰 明确 而且这些清晰 确定的信息内容并依附一定的物质载体形式而存在 二者缺一不可 4 原始记录性 档案的本质属性 5 有意识性 是人们有意识保存起来的历史记录 6 保密性和开放性 6 二 档案的价值是指档案对国家 社会组织或个人的有用性 档案的价值 是人类社会实践活动客观存在的一种社会现象 是档案这一客体对从事社会实践活动的主体而具有的凭证 依据和参考意义 档案的价值主要在于它能够满足主体 人 的记录与备忘 凭证和信守的需要 进而使得人们利用档案更方便 高效地从事实践活动 以保证各项活动的连续性 7 8 9 国宝档案 栏目 CCTV 4亚洲 创办于2004年10月4日 是央视第一次以电视栏目的形式 为国宝级文物重器进行揭秘建档 10 档案价值具有不同的表现形式 一是凭证价值和情报价值 二是现实价值和长远价值 三 档案的作用 1 凭证作用 2 参考作用具体表现为 机关工作的查考凭据 生产建设的参考依据 政治斗争的必要工具 科学研究的可靠材料 宣传教育的生动素材 维护合法权益的依据 企业产品与服务的溯源依据 11 郭沫若同志在1960年写下 题赠档案馆 一诗 盛赞档案作用之重要 前事不忘后事师 自来坟典萃先知 犹龙柱下窥藏史 呼凤舆前听诵诗 国步何由探轨迹 民情从以识端倪 上林春讯人间满 剪出红梅花万枝 12 四 档案发挥作用的特点1 社会性 发挥作用的广泛性 2 隐蔽性 发挥作用的间接性与分散性 3 滞后性 开放滞后和效益滞后 由于档案从收集到开放 需要一个时间过程 开放滞后 档案从归档到被利用到取得实际效果 也需要一个时间过程 效益滞后 13 五 档案发挥作用的规律 1 档案发挥作用时总是由局部到整体 由当前到长远 2 随着时间的推移 档案的机密性逐渐减弱甚至消失 3 随着时间的推移 档案的作用会由它的现实价值向长远价值扩展 4 档案发挥作用具有明显的政策性和区域性 5 档案作用的发挥受一定条件 法规政策 管理水平 科学技术 的制约 14 三 档案的种类 档案的种类较多 使用不同的分类标准会产生不同种类的档案 例如 可以因产生和使用的领域不同 把档案分成公务档案和私人档案 可以因为形成档案时间的远近 把档案分为历史档案和现行档案 可以因为形成档案的政权性质和阶段不同 把档案分为建国后档案 旧政权档案和革命历史档案 等等 15 以载体形式为标准 可以将档案分为纸质档案 照片档案 实物档案等 以内容为标准 将档案分成文书档案 科技档案和专业档案 这是目前我国档案工作实践被普遍接受和广为流行的档案分类方法 16 文书档案 文书档案是机关 团体 企事业单位在行政管理事务等活动中产生的 由通用文书转化而来的那一部分档案的称谓 包括命令 指示 决定 布告 请示 报告 批复 通知 信函 简报 会议记录 计划和总结等 由于这类档案在其产生 内容和形式上有一定共性 使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义 17 科技档案 是在自然科学研究 生产技术 基本建设等活动中形成的具有查考利用价值 并已归档保存的科学技术文件材料 包括图纸 图表 文件材料 计算材料 照片 影片以及各种录音 录象 机读磁带 光盘等 科技档案包括科研档案 产品档案 建设 技改 项目档案 设备仪器档案 科技档案的主要特点是成套性 专业性 18 专业档案 专业档案是在某些专业性强的业务活动中产生 有特定文件名称和格式 并按照专门的管理办法整理归档的文件材料的统称 专业档案种类很多 国家档案局2011年制发的 国家基本专业档案目录 列出100种专业档案 随着各项事业的发展 专业档案的种类还会逐步增加 如 社保业务档案 人事 会计 诉讼 企业登记 商标 房产 学籍 病历档案等等 专业档案的特点 专业性强 格式独特 数量较大 有专门的管理办法 19 第二章 档案工作 20 第一节档案工作及其构成 一 档案工作的内容档案工作 在广义上又称档案事业 它包括档案管理工作 档案行政管理工作 档案教育工作 档案科学研究工作 档案宣传工作 档案国际合作与交流工作等 21 一 档案管理工作档案管理工作是指用科学的理论 方法和技术管理档案 为党和国家 社会组织和公民提供服务的工作 其基本内容包括 档案的收集 接收与征集 整理 鉴定 保管 统计 检索 利用 可以简单概括为 收 管 用 三个方面也可概括为 三个体系 建设 档案资源体系建设 档案安全体系建设和档案服务体系建设 收是前提 管是基础 用是目的 鉴定与安全贯穿始终 22 1 档案的收集工作 包括接收和征集工作 是档案资源建设的首要环节 解决档案的分散形成与集中利用之间的矛盾 具体要解决 收什么 收多少 怎么收 存在主要问题 馆藏数量少 内容结构单一 机关团体 国家档案局第8号令企业 科技事业单位 国家档案局第10号令国家综合档案馆 国家档案局第9号令电子文件归档与管理规范主动收集 定时收录 重大活动拍摄 定时定位拍摄等 23 2 档案的整理工作解决档案的无序形成与管理利用系统化的要求之间的矛盾 整理原则 尊重原有基础 遵循文件形成规律 保持文件之间的有机联系 不同类别的档案有不同的整理方法 文书档案 归档文件整理规则 江西省归档文件整理规范科技档案 科技档案案卷构成一般要求 专业有细则 科研档案 科学技术研究档案管理暂行办法项目档案 重大建设项目文件归档要求与档案整理规范专业档案 会计 干部 职工等档案管理办法特殊载体档案 电子 照片 印章等档案管理办法 24 整理工作内容 分类 编号 编目 装订 装盒 常用的分类方法 机构分类法 问题 职能 分类法 年度分类法 保管期限分类法 专业分类法等等 编号 档号 页号 档号 全宗号 项目代号 分类号 案卷 件 号编目 卷内目录 归档文件目录 案卷题名 案卷目录 全引目录 分类目录等 整理工作中最重要的内容 装订 装订与装订材料 不装订与档号章 装盒 卷 件装盒 25 3 档案的鉴定工作使有保存价值的档案能够优先保管并能发挥最大作用 以满足社会利用的需要 鉴定工作是档案质量与安全的重要保障 它贯穿档案工作始终 鉴定工作内容 归档鉴定保管期限鉴定开放鉴定销毁鉴定 26 4 档案的保管工作解决档案自然寿命的有限性与社会长远利用需要之间的矛盾 保管工作内容 档案馆舍建设 设施设备配置库房管理 八防 措施档案抢救与保护 27 1 档案馆舍建设国家中西部县级档案馆建设项目情况江西省共100个县级档案馆 列入国家中西部地区县级档案馆建设规划的县共89个 其中 列入 十二五 建设规划的共57个 目前 国家已下达我省投资计划的县级档案馆建设项目共29个 还有28个县级馆需要国家在2014年至2015年度下达投资计划支持建设 在已下达的29个项目中 目前还有9个没有开工 省财政下达专项资金后也有部分未开工的项目 28 档案馆建设总体要求 选址科学 面积达标 功能齐全 布局合理 设计方案审查 设计依据标准 档案馆建筑设计规范 JGJ25 2010 档案馆建设标准 建标103 2008 选址科学 环境安全 紧贴行政中心或文化中心 独立建设好于相对独立建设 面积达标 按标准面积建设 不是档案馆面积越大越好 功能齐全 五位一体 功能 避免重保管轻服务利用 布局合理 三个功能区 三类用房 统筹安排 29 档案库房 要大中小结合 保存不同类别档案提示 档案库房不是越多越好 也不是面积越大越好 设计要求 库区地面比库区外地面高15mm 两个出入口 净高不应低于2 60m 地面荷载要求 库房楼面均布荷载标准值不小于5kN 采用密集架不小于12kN 服务用房 查阅室 包括电子查阅室等 陈列展览厅 报告厅 接待厅 休息室 目录室等 提示 县级档案馆申报国家投资计划 最好按规划面积申报 超过面积申报不会多下投资计划 30 2 档案设施设备总要求 经济 实用 美观内容 保管装具 管理技术设备 八防 设备省财政专项补助费的使用问题 要实用 要有品味 要不浪费 档案保管装具 箱 柜 架 盒等档案柜架应牢固耐用 应具有防火 防盗 防尘作用 有条件的可采用密集架 非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架 安装要求 主通道净宽不小于1 2m 两行装具之间净宽不小于0 80m 档案装具顶部与墙的净距离不应小于0 60m 各类档案盒规格 式样和质量应分别符合有关标准的要求 提示 不是装备了密集架就代表装具先进 31 档案管理技术设备配置档案整理工作所需要的装订机 打印机等设备 档案收集 修复 利用需要的数码照相机 摄像机 复印机等设备 信息化建设所需的计算机 服务器 扫描仪 光盘刻录机等设备 以及容灾备份设备 应急电源 32 八防 设备与措施 防火 档案馆建筑设计规范 第6部分防火设计中对档案馆建筑的防火要求进行了明确规定 如 建筑墙体的耐火极限和防火分区要求 火灾自动报警器 档案库房采用的主要是感烟型火灾探测器 或者同时安装感烟 感温型两种火灾探测器 档案馆火灾自动报警器的使用不仅涵盖档案库房 还包括技术性用房 馆区外应设室外消防给水系统 33 灭火系统 特级 中央级 甲级 省级 档案馆中的特藏库和非纸质档案库 服务器机房应设惰性气体灭火系统 特级 甲级档案馆中的其他档案库房 档案业务用房和技术用房和乙级 设区市级 档案馆中的档案库房可采用洁净气体灭火系统或细水雾灭火系统 在灭火系统方面 英国 美国等国的标准指出纸质档案库房可采用水喷淋灭火系统 34 防盗 防盗门窗 安全监控 防高温与防高湿 库房密闭 小窗 环廊设计 保温墙等 空调 除湿机 温湿度自动记录仪 恒温恒湿系统等 防有害生物 防虫 防霉 预防为主 防治结合 药物 消杀等 防光 防紫外光 窗帘 白炽灯防尘 地面 墙面防尘处理 防粉尘 防有害气体 SO2 NO2等 选址很重要 空气净化系统 35 36 37 38 3 档案抢救与保护国家重点档案抢救与保护项目情况档案抢救 档案修裱 档案扫描 丝网加固等档案保护 档案制成材料控制 八防 措施 复制件代替原件使用 建设档案特藏室等 档案制成材料 承受并反映档案内容的物质材料 由承受档案内容的载体材料和反映档案内容的记录材料组成 影响档案制成材料变化的原因 内因和外因 39 5 档案的统计工作档案统计就是运用一系列的统计技术和方法 通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象 状态和趋势的工作过程 它是了解 认识和掌握档案工作总体情况的重要手段 档案统计调查的内容和形式 根据不同目的和作用 可分为两大类 一是综合性统计和临时性调查统计 二是专项性情况和数量的登记 主要是档案馆 室 结合具体业务工作进行的各项原始记录和统计台帐 档案部门将统计调查得到的数字进行分组 整理 系统化 再根据不同需要把这些资料加以分析 对比 计算出各种统计指数 以了解档案事业各方面发展的现状 速度 预测发展趋势 掌握发展规律 实现对档案事业的科学管理 40 6 档案检索工作解决馆 室 藏体系的单向线性排列与社会多样的 不断变化的利用需要之间的矛盾 为满足档案利用者需要进行档案搜索 检索工具 检索工作的必要条件 建立目录数据库 全文数据库和查阅平台 检索效率的衡量指标 规范著录是基础 查准率 查全率 便捷性 41 7 档案利用工作档案利用 是档案利用者通过档案利用工作系统查找 利用档案信息 满足其利用需求的行为过程 也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程 档案利用是档案工作整个过程中的最终环节 档案利用的要求 1 依法开展利用工作 2 主动 及时开展利用工作 3 不断完善档案服务方式和手段 4 掌握本地区 本单位近期的重点工作 重大活动 据此开展档案利用 5 重视档案利用的环境建设 42 1 档案的编研工作满足社会多样的和广泛利用档案的需要 需要对档案进行研究 汇编出版各种档案参考资料 馆藏丰富是基础 选题好坏是关键 史料汇编 如 中央苏区 史料汇编深层次加工 如 鄱阳湖开发历史进程与生态建设 43 2 档案陈列展览主题陈列展览 长期展 专题陈列展览 临时展 基本要求 好看 耐看 想看 我省档案陈列展览当前普遍存在的问题 场地面积狭小 展览场所不重环保等 主题不突出 选题结合中心工作不够 内容不丰富 实体陈列少 文字说明不准确等 不耐看 不想看 设计制作较粗糙 科技含量低 不好看制约的主要因素 馆藏 经费 人才 44 主题展览它是档案馆以自有的专门展览场地 选择馆藏档案文献资料中的精品 在较长时期内面向公众开放的展览 展览展出后 其主题 内容和结构一般不再做大的调整 陈列展的主题主要围绕国家 地区或城市经济 社会 文化 科技等各个方面的发展历史 以此向社会开展宣传教育活动 主要特点是 第一 展览是馆藏精品与展馆建筑 艺术造型 多媒体技术相结合的综合体 具有档案文献本身的历史凝重感和现代艺术的感染力 影像技术的视觉冲击力 第二 在展出过程中可能会根据馆藏的进一步挖掘以及展出效果等实际情况调整部分展品 第三 展览是长时期内向公众开放的 其宣传效果具有长期的累加效应 因此作为档案馆要加强展览的长期宣传工作 以此产生更强的社会效应 向更广泛的社会各界服务 45 专题展览是指档案部门根据党和国家 以及地区 系统的中心工作需要 结合社会需求 利用重大纪念日 配合重大活动 按照一定的专题举办的短期展览 主要特点是 第一 展览结合档案藏品 选择能够直观生动反映党和国家以及地区 系统的中心工作 配合工作需要 或者反映社会关注的重点 热点问题的档案图片资料 第二 展出规模可大可小 展出场地可机动调整 展览形式可灵活多样 第三 临时展览时效性相对较强 对展出期限有一定的要求 在特定的时间段内推出 展览才具有针对性 否则展览作用大减 46 展览的形式 固定展览即传统的实地展览 一般在档案馆内举办 网上展览网上档案展览以其形式独特 受众多 影响广泛 随时方便人们网上浏览等特点深受群众欢迎 和传统形式上的档案展览相比 网上展览可以节省大量的人力 物力 财力 同时观看也不受时间限制 巡回展览巡回展览特别方便于生活在中心城区以外的观众 也适用于在公园 闹市区等人流量较大的场所 同时还适用于与展览有直接关联的工厂 社区 学校以进行专题教育活动 47 展览的作用档案展览是档案馆主动服务于党和国家中心工作的具体体现 档案展览是档案馆开展爱国主义 革命传统教育 发挥社会教育功能的基本形式之一 档案展览是档案馆向社会宣传档案 增强社会档案意识的重要手段 档案展览是档案馆改善外部发展环境 促进自身建设的有效途径 是档案文化建设的窗口 档案展览是档案馆基础业务工作的催化剂 48 49 50 51 52 53 54 55 二 档案行政管理工作档案行政管理工作是档案行政管理部门依法对所辖行政区域档案工作进行统筹规划 组织协调 统一制度 监督指导的活动 包括 档案法制工作 档案馆 室工作 企业 重点建设项目档案工作 农业农村档案工作 教育培训工作 56 三 档案教育工作档案教育是档案事业的重要组成部分 发展档案事业和提高档案科技水平 需要大力发展档案教育 需要培养大量的档案专业人才 我国档案教育体系一般包括高等教育 中等教育 在职继续教育和社会教育四个部分 我省档案事业的发展需要高 中 初级的档案专业人才有一个合理的比例 档案部门应高度重视录用档案专业毕业生 档案专业课程设置内容 见专业课程表 57 南昌大学档案专业 大一时期以思想政治课 英语 人文社科等课程为主 大二时接触专业相关课程 大二下学期专业分流 档案学专业课成为主导课 专业科目 档案学概论 档案管理学 科技档案管理学 档案文献编纂学 档案保护技术学 中国档案事业史 外国档案工作 档案复制技术 文件制作与管理 秘书学 方志学 信息资源管理 信息检索 管理信息系统 电子文件管理 档案计算机管理 办公自动化 电子政务概论 档案法规学等 58 四 档案宣传工作档案宣传是向人们传播档案 档案工作有关信息 理念和文化 从而提高人们档案意识的过程 档案宣传工作的内容 1 宣传档案 价值与作用 2 宣传档案工作 政策与法规 意义 3 宣传档案工作人员 先进事迹 4 宣传档案文化 档案载体 产品 管理等 59 五 档案科学技术研究工作我国的档案科研工作按其研究对象的性质划分 主要包括以下内容 1 档案科学的基础理论研究 2 档案科学的应用理论研究 3 档案科学的应用技术研究 4 档案事业发展的政策法规研究 60 二 档案工作的基本原则 中华人民共和国档案法 第五条 档案工作实行统一领导 分级管理的原则 维护档案完整与安全 便于社会各方面的利用 档案工作的职责为国管档 为民服务 对历史负责 为现实服务 替未来着想 61 一 档案工作基本原则的内容全国档案工作实行统一领导 分级管理的原则 这是我国档案工作的组织原则和管理体制 其具体内容主要包括三个方面 第一 国家档案按规定分别由各级 各类档案保管机构集中管理 第二 全国档案工作在各级人民政府领导下 由各级档案行政机构统一 分级 分专业管理 第三 对党政档案和党政档案工作实行统一管理 62 二 维护档案的完整与安全1 维护档案的完整 档案的完整性包括档案的收集齐全和整理系统两个方面 2 维护档案的安全 维护档案的实体安全和档案的内容安全两个方面 维护档案实体安全 就是使档案实体不受损坏 尽量延长档案实体的寿命 维护档案内容的安全 就是确保机密档案不泄密 63 三 便于社会各方面的利用便于社会各方面对档案的利用 满足社会对档案的需要 这是档案工作的根本目的 是否能够满足和便于社会各方面对档案的利用 是检验档案工作水平的重要标准 档案工作做得是否有效 主要是用档案工作的社会效益和经济效益来衡量 这是保证档案事业得于发展的重要条件 64 三 档案事业的管理体制档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组织制度 包括档案行政管理部门设置及其隶属关系 权限划分等 1985年 我国档案事业管理体制的主要内容是 实行党 政档案工作统一管理的原则 适合中国的情况 各级档案管理机构性质上仍既是党的机构 又是政府的机构 列入政府编制序列 1993年 中央档案馆与国家档案局合并 作为党中央 国务院的直属机构 由中央办公厅管理 65 目前 我国档案管理体制是实行局馆合一 如 省档案局是省委 省政府直属事业单位 参照执行公务员制度管理 优点 没有负担 统一管理 缺点 局馆不分 编制受限 任资排辈等 在局馆合一的体制下 档案部门都要统筹好档案行政管理与档案保管利用职能 既要避免局馆不分 又要避免重保管利用轻行政管理 充分调动人员学业务钻业务的积极性 66 第二节档案机构 根据 档案法 的规定 各级机关的档案 由机关内设立的档案室 处 科 集中管理 各机关形成的需要长远保存的档案 历史上形成的档案 设立各级各类档案馆统一保管 全国的档案工作 由各级档案行政管理机关统一地 分层地进行监督和指导 因此 档案机构包括档案保管利用机构和档案事业行政管理机构 67 一 公共档案机构我国档案馆主要分为各级国家综合档案馆 专业档案馆 含专门档案馆 部门档案馆 和企业事业档案馆三大类 据统计 十一五 末 我国共有各级各类档案馆4000多个 馆藏档案两亿多卷 从保管内容和服务对象来划分 档案机构可分为公共档案机构和内部档案机构 68 一 国家综合档案馆国家档案馆一般分为历史档案馆和综合档案馆 历史档案馆 中国第一历史档案馆 主要保存明 清中央机构的档案 中国第二历史档案馆 主要保存民国时期各个政权中央机构的档案 综合档案馆 中央和地方综合档案馆 如 中央档案馆 省档案馆 市档案馆 县档案馆 69 二 专业档案馆专业档案馆是指国家专门管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆 它的涵义既可体现在其专业职能上 也可以体现在馆档案载体的特殊内容和形式上 从我国已有专业档案馆的设置形式来看 有全国性专业档案馆 地方专业档案馆和某一专业系统建立的专业档案馆 专业档案馆具有馆藏档案专业技术强 数量庞大等特点 70 专业档案馆的类型主要有 特殊载体档案馆 如 中国照片档案馆 中国电影资料馆等 专业档案馆 如 全国各大中城市的城建档案馆 江西省气象档案馆 江西省交通工程档案馆等 71 二 内部档案机构主要指在某一机关或组织内部设立的 保管本单位形成的档案 并主要为本单位提供服务的档案机构 一 档案馆1 企业档案馆 如 德兴铜矿档案馆等 2 事业单位档案馆 如 南昌大学档案馆等 3 机关部门档案馆 如 江西省安全厅档案馆等 72 二 档案室档案室是各单位 包括机关 团体 企业 事业单位等社会组织 统一保存和管理本单位档案的内部机构 档案室是国家档案工作组织体系中最普遍 最大量 最基层的业务机构 主要有以下类型 普通档案室 文书档案室 科技档案室 企业 科研设计单位 音像档案室 新闻 广播影视单位 人事档案室 干部职工 综合档案室 档案信息中心 73 三 档案行政管理机构 中央和地方各级档案局 基本职责与任务 负责掌管本行政区域档案事务 对本行政区域的档案工作进行监督 检查和指导 详见 档案法 第二章第六条 74 四 新型档案机构 一 文件中心 包括电子文件中心 行政中心建立 集中办公 为文件中心建立创造了条件 二 档案寄存中心 面向社会提供服务 三 档案中介服务事务所 商业性档案服务机构 75 第三节档案工作的特点 76 档案工作基本特点 是一项服务性 文化性 管理性 政治性的工作 1 档案工作的服务性档案工作实现自身价值的特殊途径是通过提供档案为社会实践服务 这决定了档案工作是一项服务性工作 77 2 档案工作的文化性档案是社会文化的一部分 档案工作具有保存历史文化遗产的作用 档案工作具有传播社会文化知识与信息的作用 档案工作具有社会文化教育的作用 档案工作具有发展科学文化的作用 78 3 档案工作的管理性档案工作是一项管理档案的专门业务 档案工作是信息资源管理的重要内容 档案工作是社会管理活动的组成部分 档案管理是一项基础性管理 79 4 档案工作的政治性在阶级社会中 档案工作体现着一定的阶级关系和阶级利益 其政治性表现在 服务方向是档案工作政治性的集中表现 档案的开放度大小和档案工作的机要性是其政治性的表现 80 第四节档案学基本理论 81 一 来源原则1 来源原则的含义来源原则指的是档案馆按照档案的来源进行整理和分类时 要保持同一来源的档案不可分散 不同来源的档案不可混淆的整理原则 该原则的核心思想实质上是确立全宗并保持全宗的完整性 82 来源原则最早在法国 德国起源并形成 1897年 荷兰决定在档案整理中采用来源原则 荷兰档案学家在 档案整理与编目手册 一书中对档案整理与编目进行了论述 为档案学的来源原则奠定了理论基础 从20世纪开始 来源原则进入了广泛传播和发展时期 它作为档案管理的基本方法 原则和理论基石 为世界各国档案界所借鉴 83 2 来源原则的基本内容来源原则在不同国家的表现形式尽管略有差别 但是各国并不排斥而是纷纷认同来源原则的核心思想或者说基本内容 来源原则的基本内容可以归纳为三个基本点 即尊重来源 尊重全宗的完整性 尊重全宗内的原始整理顺序 84 二 文件生命周期理论文件生命周期理论是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的 它是指导从文件到档案全过程管理的基本理论 是现代档案学理论的重要理论成果之一 它是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程 研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论 85 一 文件生命周期理论的基本内容文件生命周期理论的基本内容可以概括为三点 第一 文件从其形成到销毁或永久保存 是一个完整的运动过程 首先 这里的文件是一个广义概念 而不是狭义的现行文件概念 文件生命周期理论把文件视为一个集合概念 强调现行文件和历史档案都只是广义文件运动过程中某一特定阶段的代称 其次 文件运动现象如同生命现象一样 从其最初产生到最终归宿是一个完整的运动过程 86 第二 由于文件价值形态的变化 这一完整过程可划分为若干阶段 1 文件的整体运动具有阶段性特征 该理论认为 文件从形成到销毁或永久保存的整个运动过程并非是一成不变的 相反 它呈现出明显的阶段性变化 如 从文件运动形态的角度可分为现行 半现行和非现行在个阶段 2 文件运动过程的各个阶段具有不同特点 机关 社会利用 3 引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律性变化 原始价值 从属价值或第一价值 第二价值 87 第三 文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象 保存场所 管理形式之间存在一种内在的对应关系 首先 文件在每一个阶段的特定价值形态对应于不同的服务对象 保存场所和管理方式 其次 文件各阶段服务对象 保管场所和管理方式的变化只不过是文件运动不同阶段的外在表现 只有价值形态的变化才是其内在决定因素 88