规范有价卡管理的思路及办法(汇报稿课件.ppt

规范有价电信卡管理的思路及建议 汇报稿 前言 鉴于在前期的内控评审过程中发现 几乎所有的分公司在电信卡的管理方面都存在漏洞 尤其是数固业务有价卡会业不符问题严重 根据公司总裁办公会的精神 综合市场部对公司电信卡管理存在的问题进行了分析 并根据归口管理的原则提出了下一步电信卡的管理思路和建议 要点如下 从业务管理 实物管理 数据管理和财务管理四个方面明确责任 完善相关的制度和流程 建立不相容岗位制度 规范有价电信卡的进 销 存管理制度和流程 完善IT系统支撑 建立会业核对机制 1 PPT学习交流 3 24 2020 目录 一 有价电信卡分类及关键业务流程 二 有价电信卡管理中存在的问题 三 有价电信卡管理的整改建议 2 PPT学习交流 3 24 2020 一 有价电信卡分类 1 当前公司发行的各类有价电信卡中 按不同的业务类别和使用区域划分 共组合形成约20余种卡品 3 PPT学习交流 3 24 2020 一 有价电信卡分类 1 有价电信卡根据业务功能和业务管理特性不同 可分为缴费卡和业务卡两种 其主要区别如下 4 PPT学习交流 3 24 2020 一 有价电信卡关键业务流程 2 当前 公司有价电信卡的管理 主要包括计划 制卡 库存 帐务 销售 数据和稽核等方面的工作 其基础流程和主要责任部门如下 5 PPT学习交流 3 24 2020 二 有价电信卡管理中存在的问题 会业不符现象 会业不符问题是有价电信卡管理中诸多亟待改进问题的集中体现 以此为切入点可以改进有价电信卡管理中的诸多缺陷 以下是形成卡业务会业不符的原因分析 2 制度缺陷 4 系统缺陷 3 执行缺陷 1 管理缺陷 1 3实物管理 1 4平台 数据管理 1 2业务管理 4 1进销存支撑 3 3历史遗留 3 2制度执行 3 1库存盘点 2 3稽核流程 2 1收入确认 2 2管理规范 4 2智能平台功能 1 1体制缺陷 6 PPT学习交流 3 24 2020 1 管理缺陷 1 1体制缺陷公司各类有价电信卡没有统一的管理部门 相关管理职能分散在不同的部门和管理层面 1 2业务管理根据业务种类 移动 长途 IP 165 功能 全业务 GSM CDMA 和使用范围 全国 省内 本地 组合成多种卡别 业务组织模式复杂 管理难度大 1 3实物管理目前有价卡实物管理中 有13个分公司在财务部 10个分公司在市场部 4个分公司在物资管理部 其余则分散在不同部门 由于没有全国统一的归口部门 缺乏统一的库存管理制度 库存清理和盘点信息难以达到会业核对的要求 大部分分公司依靠手工进行库存管理 1 4平台 数据管理智能平台分散在总部 省 地市 没有统一的归口管理部门 卡数据的生成与维护也分散在信息化 运维 兴业等不同的部门 分公司通过系统维护端口对用户帐户进行不规范操作 充值 减免 优惠 卡数据生成与激活没有严格实现岗位分离 对系统管理员操作缺乏严格的监督办法 7 PPT学习交流 3 24 2020 2 1收入确认数固卡历史上存在出帐折扣多次变更的情况 面值 8折 6折等 数固卡当前采用的综合折扣率的收入测算数据与实际数据存在误差 没有建立准确有效的IT支撑的有价电信卡的销售报表体系 无法与财务部门核对预收帐款 2 2制度规范目前还缺乏 移动业务充值卡财务核算办法 会业核对流程 历史上会业不符的处理等的办法 等方面的相关规定 2 3稽核流程没有建立有效完整的会业核对机制 财务部门 支撑部门 业务部门三方没有建立相应的流程 2 制度缺陷 8 PPT学习交流 3 24 2020 3 执行缺陷 3 1库存盘点由于库存分散在不同部门和渠道中 管理手段落后 历史分类库存统计数据不完善等原因 库存盘点清理的难度较大 难以提供准确的会业核对信息 3 2制度执行分公司还没有严格落实总部下发的各类规章制度 如 1 没有严格按照规范制定卡销售的日报 月报进行会业核对 2 没有按照分类要求进行库存统计 3 存在赠卡的财务处理不规范情况等 3 3历史遗留的问题由于历史产生的会业不符的数据没有及时处理 加之数固卡智能平台不具有营业及帐务支撑功能 无法区分历史和新发生的帐款数据 影响到会业核对和对新的会业不符数据的监控 9 PPT学习交流 3 24 2020 4 系统缺陷 4 1有价电信卡管理缺乏进 销 存系统支撑 卡的种类 批次众多 通过手工管理库存帐目 难以准确掌握每种卡的库存余额 激活状态和有效期等的信息 缺乏系统支撑的营业功能 卡销售中存在手工记帐和填报销售报表的现象 难以准确记录卡的原始销售信息 折扣 销量等 导致 半手工出帐 难以通过科学的方法确定卡订购经济批量 库存积压现象严重 4 2卡智能管理平台功能有待完善 智能网平台不具备完善的业务管理和提供会计报表的功能 无法记录销售信息 系统余额很难统计 不支持历史数据查询 移动智能网平台不能提供结算数据 如意133 移动智能网充值卡的结算报表无法提供 开网以来没有进行过财务结算 如意通 充值卡2003年前的历史数据无法提供 10 PPT学习交流 3 24 2020 一 建立业务 实物 数据和财务管理 四统一 的管理模式 有价电信卡管理主要分业务 销售 管理 实物管理 数据管理 财务管理业务等四个方面 鉴于 数据管理 有价卡的系统分别由运行维护部和信息化部管理 193系统和总部的充值系统属于核心网 分公司的充值卡和IP卡系统大部分属于IT系统 较难归口一个部门管理 业务管理 数固卡本身是有价卡和业务卡的合一 但移动业务的缴费卡仅仅是有价卡 两种类型卡的业务模式差别很大 现行的机构设置决定了较难归口一个部门统一管理 实物管理 可以统一归口管理 财务管理 可以统一归口管理 三 有价电信卡管理的整改建议 11 PPT学习交流 3 24 2020 三 有价电信卡管理的整改建议 一 建立业务 实物 数据和财务管理 四统一 的管理模式 续 有价电信卡的管理归口总部市场部统一牵头负责 根据有价电信卡的业务管理要求协调数据管理部门和财务部门制定有关数据管理办法和财务处理办法 明确电信卡各环节的归口管理 落实责任 1 实物管理 业务管理归口总部综合市场部具体负责 数据固定部参与数固卡的业务管理 并负责对数固业务历史遗留问题的清理和处理 2 数据管理按照当前系统平台的管理部门具体分工负责 3 财务管理由总部财务部具体负责 在总部 省分 市分公司三级机构设置相应的人员机构 保证上下一致 12 PPT学习交流 3 24 2020 三 有价电信卡管理的整改建议 一 建立业务 实物 数据和财务管理 四统一 的管理模式 续 13 PPT学习交流 3 24 2020 三 有价电信卡管理的整改建议 在 四统一 的模式下 通过总部 省分和市分三个层面的纵向数据采集和横向核对 建立起 纵向 横向 一体的会业核对机制 14 PPT学习交流 3 24 2020 三 有价电信卡管理的整改建议 订卡 制作 库存 销售 营业厅销售代理商销售组合销售内部领用 视同销售 智能平台 支撑系统 财务 批准的订单 卡数据生成与交接 出库 申请激活 库存变化信息 销售日报信息 制卡信息 激活信息通话费原值收入信息 预收帐款信息 系统出帐信息 经营报表信息 制卡统计 激活统计 销售统计库存统计 到期卡统计 系统资源统计 数固有价卡管理目标 制卡交货 入库 二 建立有价电信卡的进 销 存系统 数固业务 通过进销存系统 管理电信卡的订购 库存管理 销售确认等关键活动 保证系统联动和相关统计信息准确完整 由计算综合折扣率模式下的半手工出帐 过渡到按实际折扣系统出帐 进 销 存系统 通话费面值收入信息 15 PPT学习交流 3 24 2020 三 有价电信卡管理的整改建议 二 建立有价电信卡的进 销 存系统 移动业务 移动业务缴费卡的进 销 存系统 主要解决卡的定单处理 库存管理中的手工操作问题 保证帐实相符 同时为计划管理计算经济库存提供依据 订卡 制作 库存 销售 智能平台 营帐系统 财务 批准的订单 卡数据生成与交接 出库 申请激活 充值信息 充值信息帐户信息消费信息 系统出帐信息 经营报表信息 制卡统计 激活统计 销售统计库存统计 到期卡统计 系统资源统计 移动业务有价卡管理目标 制卡交货 入库 进 销 存系统 用户 预收帐款 16 PPT学习交流 3 24 2020 三 逐步集中有价电信卡数据管理1 建议取消地市分公司生成有价电信卡数据的权限 数固业务卡首先实现省集中数据管理 2 综合市场部已向公司提出了统一缴费卡的需求 待系统建设完成后 可逐步取消分公司生成移动业务充值卡数据的权限 移动业务缴费卡逐步实现全国集中数据管理 3 有价卡数据集中管理后 建议信息化部负责提供安全传输系统 向分公司传输有价电信卡数据 便于电子卡的销售 三 有价电信卡管理的整改建议 17 PPT学习交流 3 24 2020 三 有价电信卡管理的整改建议 在全国集中的模式下 总部负责全国有价卡的审核 数据生成 传输 制卡工作 负责各省之间的充值卡财务结算 各级分公司逐级负责卡的库存和销售 反馈市场信息 省分统一负责汇总上报定单 简要流程如下 总部 省分 市分 数据生成 导入 制卡 信息反馈 销售 汇总上报需求定单 审核 库存 盘点 库存 盘点 18 PPT学习交流 3 24 2020 三 有价电信卡管理的整改建议 四 规范卡销售的营业流程 严格按照 销售 回款 激活 的模式操作 探讨采取营业前台指令实时激活的卡销售模式 保证收款与激活同步进行 避免因库存或周转 活卡 导致的管理风险 库存 营业系统 零售 批发 激活申请 用户 代理商 出库 19 PPT学习交流 3 24 2020 五 落实责任 规范 完善有价卡管理办法的制定和执行1 市场部负责牵头制定各类有价电信卡的管理办法 2 信息化部牵头 相关后台部门配合 提供各类有价电信卡的统计和结算报表 平台维护部门负责进行平台改造 3 对于历史遗留数据缺失的问题 建议由财务部牵头 信息化部 数固部 综合市场部等配合 提出处理办法 4 财务部牵头 业务部门配合 制定各类有价电信卡定期的会业核对流程 会计核算办法及沉淀资金转收入规则 5 有价卡系统的运维部门制定相关的管理规定 从严管理有价卡系统的运行维护 防止内部舞弊 6 审计 监察部门将卡类业务的审计 监督作为一项重要的工作内容 三 有价电信卡管理的整改建议 20 PPT学习交流 3 24 2020 四 近期需重点落实的几项工作 一 组织保障 企发部 人力资源部 1 在总部市场部设立电信卡管理处 负责公司各类智能卡及有价电信卡的计划管理 业务管理 实物管理等 将原兴业公司关于电信卡的管理职能 纳入综合市场部统一管理 兴业公司侧重电信卡的生产和研发 2 将分公司电信卡管理的职能统一归口各级分公司市场部负责 并设置相应的机构或人员 保障上下一致 层层落实责任 3 时间要求 非常紧迫7月3日公司领导例会决定 7月24日发了正式的会议纪要 7月26日 27日市场部将电信卡管理思路及电信卡管理处有关职责及岗位设置建议分别向企发部及人力资源部进行了汇报 8月10日企发部组织相关部门进行了讨论 组织保障是下一步有价卡管理工作能否落实的基本保障 尤其是内控要求的时间点对解决有价电信卡管理的有关问题是一个巨大的挑战 21 PPT学习交流 3 24 2020 四 近期需重点落实的几项工作 二 制定并下发 中国联通有价电信卡管理办法 8月31日前 从制度上规范有价电信卡的管理 主要内容包括 1 有价电信卡的定义 分类及关键属性激活 过期 生命周期2 有价电信卡的管理重点分库管理不相容岗位分离实时激活3 有价电信卡的进 销 存管理订单管理数据的生成 激活及移交流程入库 出库的制度及流程盘点与稽核的制度和流程 22 PPT学习交流 3 24 2020 四 近期需重点落实的几项工作 二 中国联通有价电信卡管理办法 主要内容 续 4 有价电信卡的销售管理营业管理代理管理 禁止赊销 赠卡的管理5 有价电信卡的数据安全管理数据的生成 交接 激活 清