酒店会议服务流程 (2)ppt课件.ppt

会议服务流程 1 1 培训目标与任务 提高服务质量 操作更加规范化 增进部门之间的了解 2 2 3 会议室简介 会议室共有14个会议厅 分别为 一号楼三层会议室共8个 1301 1308一号楼一层报告厅会议室和多功能会议室九号楼六层9601会议室网球场大会议室综合厅2010会议室和三号楼二层3220会议室 3 4 LOREMIPSUMDOLOR Loremipsumdolorsitamet consecteturadipisicingelit seddoeiusmodtemporincididuntutlaboreetdoloremagnaaliqua Utenimadminimveniam quisnostrudexercitationullamcolaborisnisiutaliquipexeacommodoconsequat 会议服务工作流程 会前准备会中服务会后收尾 3 5 会前准备 了解会议基本情况会议桌的要求物品摆放场地布置 4 6 了解会议基本情况 所需要的会议器材和必需品 白板 白板笔 水及茶等 会议室的预订情况 做好会议场桌型及卫生等 检查所需品是否到位 会议名称 会议时间及课程情况 5 7 6 了解会议基本情况 1 会议的人数 会议类型 名称 时间 主办部门 会议的特殊要求 付款方式和收费金额等 2 了解会议的举办单位 出席人数 会议时间 会场要求 按市场 教学或教务等部门下发会议通知书 摆放会议桌和座椅 所需要用的文具用品 席位卡等 3 检查会场 电子屏 签到台 投影仪 幕布 音响 灯光 调等设施设备确保在完好的状态 4 协助会务组工作人员布置会议室和派发资料 8 7 会议桌的要求 1 服务员根据会议的类型 性质 人数 结合会议室的具体情况安排会场布局 台型要比例协调 美观 2 会议用桌要结实平稳 桌与桌之间距离合适 台昵平整无污垢 无破损 无皱褶 椅子要干净整洁 椅子前后左右距离合适 桌椅各成直线 3 同时可根据与会者的风俗习惯和特点安排用品 搞好会议室内外的卫生 保证无异味 无异物 9 8 会议桌的类型 1 教室型 ClassroomStyle 即课桌式 教室型主要适用于授课等需要用笔记录的会议 通常用会议长条桌 长183CMX宽45CMX高76CM 进行摆放 后面再放一排宴会椅 10 会议桌的类型 9 2剧院型 TheaterStyle 一般用于人数较多 不需作记录的会议 如报告会 如为报告会 主席台一般会就坐领导 需做VIP的招待 一些大型会议 新闻发布会 新品发布会或观看表演等 一般由主席台和宴会椅组成 根据客人需要可在第一排位置处放上一排桌子 要注意留出通道 11 会议桌的类型 10 3 U型台 UShapeStyle U型台一般为需要使用幕布 投影等的说明会或项目说明会等 此种台型也是有IBM 台裙和宴会椅组成 空位处可放绿色植物进行装饰 12 会议桌的类型 11 4 回型或董事会型 BoardroomStyle 回型或董事会型主要是针对公司内部研讨会 董事会或座谈会等 通常回型由IBM 围裙和宴会椅组成 如客人需要可将会议桌两头加上两个半圆形 使桌面更美观 董事会型是在回型的基础上中间再加上宴会桌进行填充 桌子上可放小型花进行装饰 13 12 场地布置 主席台听众席 14 主席台 13 舞台裙 舞台前部外围用深红色或黄色舞台裙粘贴 长度垂直地面 两个舞台裙之间的接缝吻合 接口处不能面向客人 条幅及背景 根据客人要求缓流协助客人人员悬挂在正确位置 高度适当 不歪斜 不破坏墙面 投影幕及投影仪 会前1小时将投影幕投影仪安装到位 投影不歪斜 对正投影幕 悬挂式投影仪提前放下 大型会议提前1天调试完毕 中小型会议至少提前1小时调试完毕 会议主题或欢迎词 根据主办方要求 可由音响师在投影幕上打上会议主题或欢迎词 要求 色泽醒目 字体大小适当 字型美观 间距合适 烘托气氛 15 听众席 14 会议桌的摆放椅子台昵音响及电线 16 15 物品准备 准备会议需用物品 按规定摆放 一般会议摆台只需茶水及桌签 高规格的会议要配毛巾 毛巾碟 茶水 矿水 杯垫 铅笔 桌签等 烟缸备在一边 有需要时及时送上 高规格的会议会要求禁烟 我们将跟据现场的工作人员要求做好配合工作 确保物品干净整洁 无破损 特殊会议如 签字仪式 等应询问是否需要准备香槟等及时做好准备 17 16 会议桌的摆放 课桌式会议先将桌子定位 根据场地人数计划桌子张数 第一排桌子距离主席台之间的通道应宽敞点 一般大于2米 用2 3张桌子拼在一起成一直线 前后排桌子之间相距1米 竖排桌子中间至少留出3条主要通道 每条通道宽度应在1 5 2米之间 18 17 椅子 课桌式会场椅子在桌后面摆成一条直线 椅子前端与台呢下垂部分相切 间距相等前后成直线 椅套平整干净无皱 剧院式会场 每排椅子前后间距合适 19 18 台昵 每张桌用台昵铺好 台昵四台平挺无皱褶 台面无污物 20 19 音响及电线 电源线应顺墙走线 不打卷多余电线应放置于不明显处 如果必须要走会场中的要用胶条粘好 壁免绊倒客人 音响设备 整齐摆放在墙角处 提前调试好音量及效果 音箱放在会场靠边适当位置或墙角处 21 举例 20 1使用矿泉水的会议摆台会议桌上铺好绿色的台绒后开始进行摆台 摆台时盛放信签纸和铅笔的皮夹必须处于椅子正前方 信签纸和铅笔摆放在皮夹相应的位置 水杯距皮夹两厘米 水杯中线与皮夹上边缘线成水平位子 矿泉水距水杯两厘米 并成30度角 22 21 绿台布 带有酒店标识的皮垫 带有酒店标识的纸张 铅笔 矿泉水 带有杯垫及杯盖的水杯 23 22 2使用中式茶的会议摆台会议桌上铺好绿色的台绒后开始进行摆台 摆台时盛放信签纸和铅笔的皮夹必须处于椅子正前方 信签纸和铅笔摆放在皮夹相应的位置 茶杯的底部边缘与皮夹上边缘线成水平位子 24 23 25 24 会中服务 迎宾服务打开相关设备设施会议开始会中服务细节会议中间休息茶歇服务 26 25 迎宾服务 如主办方要求提供礼仪 应在指定时间安排礼仪小姐着红色礼仪服在大堂和电梯间迎接客人 服务员要在会议开始前1小时到达并于会议开始前半小时在门口站立迎接宾客 仪容仪表要合格 27 26 打开相关设备设施 会场主要灯光要在会议开始前半小时打开 主席台上方会议灯开启保持灯光明亮 话筒应在会议开始前5分钟打开 会前半小时开始播放轻柔 欢快的轻音乐 会议开始前1分钟通知音响师停播 并检查各项设备设施是否正常 28 27 会议开始 客人到场服务1 客人进场时 服务员要将手机调至振动状态并放入工作间 禁止带入会议室 2 留意客人进场情况 对可疑人员要暗记必要时可上前询问或通知保安部跟进 3 客人进场后 引领客人入座 并为客人倒好茶水 29 28 会中服务细节 A 参会人员落座时 为演讲人或前排就座的贵宾倒矿泉水或茶水 会议开始后 服务员要站在会场的后面或侧面注意观察全场及时提供服务 如果宾客表示会议期间不用服务时 服务员要在会场外面值班 以备客人需要 如果有事需要离开 必须找人替岗 保证会议有人值班 B 会议过程中 服务员要精神集中 注意观察与会者有无服务要求 不能交头接耳 要保证会场安静 注意室内温度 合理调节空调 30 C 若有茶水服务 茶头应在会议开始前5分钟泡好 准备足量热水瓶 热水瓶应干净光亮无水印 会议进行中间30到40分钟应续水一次 倒主席台茶水时 应在宾客的右后方进行 动作要轻稳 不能在宾客头上或背部上方倒水 茶水以八分满为宜 主席台下面的客人倒水没有特殊要求在桌子前面进行 特殊情况可按客人要求服务 D 会议期间 服务员要勤观察 若出现工程噪音或停电等突发事件 及时处理上报 保证会议正常进行 29 31 E 会议期间 我们只承诺我们所能提供的服务 自己做不到的不能随口就答应客人要求 在想好后在说 F 会中随时和音响师保持联系确保音响设备正常使用 G 会议期间做好保洁工作 保持警觉性 防灾 防盗 防杂物等 30 32 33 会议间服务 注意事项1 关注会议室的温度 根据现场情况做好合适的温度调整 2 给主席台添加茶水时要从客人的身后右侧进行 如主席台发言人有跟换 要及时的调换茶水和矿水毛巾 3 注意观察客人喝茶水的动作 判断客人杯内的茶水量以便及时添加 33 34 LOREMIPSUMDOLOR 4 用矿泉水的会议 要及时给喝完的客人补充新的矿水5 有茶歇的会议 要关注茶歇桌上所放的茶叶 咖啡 矿泉水的用量 是否要添加 6 在会议过程中如有电话寻找会场的客人 服务员应该和会场的工作人员联系 小声的询问 不要打扰客人会议 34 31 会议中间休息 1 当演讲人宣布休息时 将会场的门打开 如有带班老师要求放音乐的 通知音响师播放轻柔 欢快的音乐 音量适中 2 如有茶歇台的 在会议休息时尽快整理补充和更换各种用品 保持台面整洁 热水瓶确保有热水 3 为客人指示洗手间和吸烟区的方向 4 会议开始前1分钟通知音响师停播音乐 参会人员进场后将门关闭 35 32 茶歇服务 1 会议休息开始前至少5分钟 将各种饮品 茶品 用具准备齐全 人员做好服务准备 2 礼貌询问宾客所需饮品 并迅速为其服务 保证餐台及周围的卫生整洁 及时补充饮品及用具 3 茶歇结束时整理餐台 恢复原貌 撤走并送洗餐具 36 33 会后收尾 会议结束 应将所有门打开 礼貌送客 送别宾客时及时为宾客叫电梯 宾客全部离场后 要检查会场有无客人遗留物品 如发现遗留物品要及时归还 不能及时归还的要