会计信息系统第四章.ppt

第4章应收账款管理 学习重点 1 应收账款的主要处理业务以及处理过程 2 应收账款的各种冲销方式 3 应收账款的核销 坏账处理 转账凭证的生成 第4章应收账款管理 4 1应收款业务概述4 2应收账款系统设计4 3应收账款系统设计4 4应收账款系统输出 4 1应收款业务概述 应收款是企业在销售产品 提供劳务及由于罚款 临时提供内部员工借款及对外支付押金等而形成的债权 应收款项的回收是企业现金流入量的重要组成部分 应收款管理主要包括有应收账款的管理 其他应收款的管理及应收票据的管理几个部分 4 1 1应收账款的管理 应收账款是企业因销售商品 提供劳务等经营活动收取的款项 但是因销售商品 提供劳务等 采用递延方式收取合同款项或协议价款 实质上具有融资性质 在 长期应付款 科目核算 应收账款的核算主要包括应收账款入账时间的确认 入账金额的确认 应收账款回收的确认及坏账准备的提取及坏账的确认等内容 4 1 1应收账款的管理 1 应收账款的入账时间的确认 1 企业已将商品所有权上的主要风险与报酬转移给购货方 2 企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权 也没有对已售商品实施有效控制 3 收入的金额可以可靠的计量 4 相关的经济利益很可能流入企业 5 相关的已发生或将发生的成本能够可靠的计量 4 1 1应收账款的管理 2 应收账款入账金额的确认 1 商业折扣 2 现金折扣 3 销售折让 4 销售退回 4 1 1应收账款的管理 3 应收账款的回收企业应收账款的回收 可以分几种情况进行处理 一种是收到客户归还欠款 由出纳人员填写收款单确认收回款项 第二种是预收款冲销应收款 出纳人员根据销售单填写收款单 记录企业所收到的客户款项 第三种是应收款项冲销应付款项 企业与某一单位有长期稳定的往来 在过往的交易中间欠了对方单位的款项尚未偿还 既可以以应收款项冲销应付款项 4 1 1应收账款的管理 4 坏账准备的计提及核算坏账是企业无法收回的应收账款 由于发生坏账而造成的损失称为坏账损失 企业向客户提供商业信用虽然能增加销货量 但是也存在大量的应收账款发生坏账的可能性 因此 应该有适当的会计程序来记录坏账 企业坏账损失的处理有直接转销法和备抵法两种 4 1 1应收账款的管理 4 坏账准备的计提及核算直接转销法在日常核算时对应收账款可能发生的坏账不予考虑 直到某一特定应收账款确实无法收回时才注销该笔应收账款 同时将相应的坏账损失计入当期损益 这种处理方法比较简便 但它不符合收入与费用的配比原则和确认损益的权责发生制原则 备抵法是按照一定的方法估计坏账损失 一方面把这些估计的损失列作费用 另一方面形成一笔坏账准备 在资产负债表上列示 实际发生坏账时 再冲销已形成的坏账准备及应收账款 估计坏账有应收帐款余额百分比法 账龄分析法等 4 1 2其他应收款的管理 其他应收款是指企业除应收账款 应收票据 预付账款等以外的其他各种应收 暂付款项 包括各种赔款 罚款 存出保证金 应向职工收取的各种垫付款 应收暂付的非营业款项等非营业收入项目 在会计核算时 其他应收款项目一般按照对应单位或个人进行明细核算 在支出款项时填写其他应收单确认应收款项的形成 回收款项时填写收款单确认款项回收 4 1 3应收票据的管理 应收票据是企业销售商品 提供劳务等而收到的商业汇票 包括银行承兑汇票及商业承兑汇票 企业因销售商品 收到经别的单位开出 承兑的商业汇票 以汇票为凭证确认企业应收票据的增加 企业在急需资金时可以持商业汇票到银行申请贴现 同时也可以将持有的商业汇票背书转让以取得所需要的物资 商业汇票到期时应积极收回 并以收款单为依据确认票据已经回收 4 2 1应收账款子系统的处理流程 1 应收账款业务手工处理流程在手工条件下 根据赊销发票 收款单 预收款 应收票据 其他应收款 编制记账凭证 根据记账凭证逐笔登记 应收账款 客户往来明细账 月末结出各客户的欠款情况 期末余额表示尚未收回的应收账款数额 应收款往往按客户开设明细账 会计人员平时根据应收账款发生的发票和收回货款的收款凭证进行登记 并以此为依据进行信用分析及坏账损失的估计 4 2 1应收账款子系统的处理流程 1 应收账款业务手工处理流程 4 2 1应收账款子系统的处理流程 2 计算机处理应收账款业务流程计算机与手工处理得最大不同点是将不同的单据 分别存储在不同的数据表中 根据特定单据类型 编制记账凭证 记账凭证自动传到总账的凭证数据库 应收账款明细账是系统根据相同客户从收款单和销售发票的对应关系中检索出来的 根据应收账款余额表计提坏账准备 同时制作记账凭证 传入总账系统凭证库 4 2 1应收账款子系统的处理流程 2 计算机处理应收账款业务流程 输入 输入 输入 收款单 赊销发票 核销管理 应收账款余额文件 计提坏账准备 编制记账凭证 收款单 赊销发票 应收票据 应收票据 总账凭证库文件 应收账款明细表 编制记账凭证 输入 其他应收单 其他应收单 图5 2应收账款管理子系统数据处理流程 4 2 2应收账款子系统与其他子系统的关系 图5 3应收账款子系统与其他子系统之间的关系 转账 采购管理 制 定 信用政策 赊销发票 数据 应付账款 应收账款 总账系统 销售管理 凭证 4 2 2应收账款子系统与其他子系统的关系 销售管理系统开出销售发票 在应收账款系统核算赊销发票的款项 应收账款系统生成销售收入凭证 收款后输入收款单核销应收款 生成收款凭证 这些凭证直接传递到总账的凭证库 应收账款系统与应付账款系统转账对冲 解决了客户同时又是供应商时销售发票与采购发票的核销问题 以定期清理债权债务 应收账款系统为企业管理者提供客户的欠款偿还情况 账龄分析表等数据作为制定信用政策 计算应收账款周转率和周转期依据 4 3 1功能设计 图5 4应收账款管理子系统功能模块图 4 3 1功能设计 1 系统初始化 1 编码设置 2 核销方式的设置 3 坏账计提方法设置 4 期末处理设置 5 初始化 4 3 1功能设计 2 单据处理 1 发票处理 2 收款单处理 3 其他应收单处理 4 3 1功能设计 3 结算管理 1 核销管理 2 坏账处理 3 凭证管理 4 3 1功能设计 4 期末结账 1 期末数据对账检查 2 期末调汇 3 期末结账处理 4 3 1功能设计 5 账表输出应收款账表描述在指定时间段内应收款总账 明细账 余额表及对账单的基本情况 应收账款明细表可以查看不同客户 不同地区 部门 业务员在一定月份期间所发生的应收 预收款及余额 应收账款汇总表描述在指定时间段内指定客户的应收账款与实收账款汇总状况 提供应收款账龄分析 收款账龄分析 欠款分析等 分析客户或单据的应收款余额的账龄区间分布情况表 4 3 2代码及数据库设计 1 代码设计应收账款系统的所有数据处理都是围绕客户这个对象设计的 因此在应收账款子系统中 每一客户对应唯一的编码 这使得用户在输入 修改 查询等处理时只需输入 客户代码 便可得到该客户的名称 住所 纳税登记号等固定信息 从而大大提高了输入和处理效率 客户代码 应与账务系统的基础资料设置一致 与销售系统共享 编码方式 如图5 5 便于根据客户所在地进行分析 掌握产品市场的占有率 4 3 2代码及数据库设计 1 代码设计 图5 5应收账款子系统的客户代码构成 客户序号 省 地区 4 3 2代码及数据库设计 2 数据库文件设计会计信息系统的主要任务就是处理大量的会计数据以获得管理决策所需要的会计信息 这必然要存储和利用大量的 各种类型的数据 必须将它们合理地组织起来 在数据库管理系统中 数据库是有组织地存储在一定结构内的相关数据的集合 数据库文件设计就是将系统中要用到的相关表设计成可用计算机进行存取的物理形式 4 3 2代码及数据库设计 2 数据库文件设计应收账款子系统中应建立的表文件主要包括 1 销售发票表结构 2 收款凭证表结构 图5 6收款单文件结构图 4 3 3应收账款子系统的数据模型 应收账款子系统围绕销售发票和收款单进行各种不同类型的处理 其中最主要的是生成各客户单位的往来信息并存储在应收账款表中 对于不同的处理 就是从这些表获取不同的信息 最终达到信息需求者的目的 4 3 3应收账款子系统的数据模型 应收账款子系统中主要基表以及它们之间的主外键约束见图4 7 图4 7应收账款子系统数据模型 4 4 1系统输出分类 应收账款子系统要为销售系统 应付账款和账务处理系统提供相关数据 也要为销售部门 业务员 财会部门和管理者提供有关决策信息 4 4 1系统输出分类 1 原始单据查询 包括销售发票 收款单等的输出 图5 8收款单查询选择界面 4 4 1系统输出分类 2 账表输出包括应收账款明细表 应收账款汇总表 对账单等的输出 以应收明细表为例 该表反映应收账款增减变动的详细情况 包括已核销及未核销业务在内 一般按时间先后顺序排列 信息来源主要为应收账款表 4 4 1系统输出分类 2 账表输出 图5 9应收业务明细表选择界面 4 4 1系统输出分类 3 统计分析输出包括应收账龄分析 收款账龄分析和收款预测分析表 坏账损失估算表等 4 4 1系统输出分类 3 统计分析输出以应收账款账龄分析表为例 用户输入的查询条件如图5 10所示 图5 10a应收账款账龄分析表 单据选择界面 4 4 1系统输出分类 图5 10b应收账款账龄分析表 账龄取数条件 4 4 2系统输出的设计原理与实现方法 应收账款子系统的输出一般是通过人机对话由用户输入查询条件 系统从相应的数据文件中即时生成或检索出符合条件的数据 查询设计的关键是让用户灵活方便地表达和指定查询条件 4 4 3系统输出举例 应收账款系统输出信息的数据源有的是以数据文件存储 如销售发票 收款单和应收账款 有的 如应收账款汇总表 却不是真正的物理存储 又由于用户对于不同输出的具体要求存在差异 因而在设计时要考虑输出的数据项及其属性值的动态性 4 4 3系统输出举例 以应收账款明细账输出为例 根据图应收业务明细表生成选择界面的选择 生成SQL语句在收款单查询选择界面中 查询对象是通过一个控件来接受一个参数 假设为DX 起止期限通过两个控件接受了两个参数 假设为QX1 QX2 SQL语句中的列名 表名见应收账款子系统数据模型 定义