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1 第一章审核总论第二章审核策划和准备第三章审核的实施第四章审核报告第五章纠正措施第六章审核的跟踪第七章内审员素质和审核技巧 内部体系审核 2020 3 25 2 审核的定义和范畴 审核的分类 审核的目的 审核的特点 审核的范围 审核的依据 审核的时机和频度 审核的基本程序 第一章审核总论 2020 3 25 3 定义确定组织的活动是否符合策划的安排 以及这些安排是否有效地实施并适用于达到预期目标的有系统的 独立的检查 审核的定义 2020 3 25 4 体系审核 确定体系的活动和其有关结果是否符合有关标准或文件 体系文件中的有关规定是否得到有效的贯彻并适合于达到体系目标的系统的 独立的检查 过程审核 见VDA6 5产品审核 见VDA6 3 2020 3 25 5 审核的分类 外部审核第二方审核第三方审核 内部审核第一方审核 2020 3 25 6 体系标准的要求 提供选择 评价和认可供方的论据 帮助分供方改进其管理体系 增加双方对体系要求的相互了解 建立供应链式调节 向JIT TQM发展 第二方审核 2020 3 25 7 确定体系要素是否符合标准要求 确定现行的体系实现规定目标的有效性 确定受审核方的体系是否能被认证 注册 为受审核方提供改进其体系的机会 减少许多重复的第二方审核 提高企业声誉 增强市场竞争力 第三方审核 2020 3 25 8 内部体系审核的目的 依据某一体系标准来评价组织自身的体系运行情况 验证组织自身的体系是否持续满足规定的要求并且正在运行 作为一种重要的管理手段和自我改进机制及时发现问题 采取纠正措施或预防措施 使体系不断完善 不断改进 在第二 三方审核前纠正不足 2020 3 25 9 审核的特点 正规性 系统性 独立性 审核是一个抽样的过程 2020 3 25 10 审核依据正式特定的要求进行 审核只能由具备资格的人员进行 审核必须按正式程序进行 审核必须依据客观证据作出判断 审核结果必须有正式报告和记录 审核的正规性 2020 3 25 11 审核的系统性 是对所选择的体系标准所有适用要求的审核 是对公司组织机构图中所有相关部门过程的审核 审核过程是系统的过程 审核的独立性 审核员必须与被审核的工作无直接责任 2020 3 25 12 审核的范围 要求 与审核所依据的标准有关 场所 部门 地区 活动 与体系有关的活动 主要包括所涉及的体系范围 2020 3 25 13 审核的依据 客户要求 体系文件 体系标准法律 法规相关方要求 2020 3 25 14 审核的时机 常规审核 按预先编制的年度审核计划进行 往往开始于体系建立并运行一段时间之后或周期性 特殊情况下追加的审核 发生了严重的问题或客户相关方有重大投诉 组织的领导层 隶属关系 内部机构 产品 过程 方针和目标等有较大变化 即将进行第二 第三方审核 第三方审核后获得认证注册资格证书 而证书即将到期又希望继续保持认证资格 搬厂 周围环境有较大变化时 2020 3 25 15 审核的基本程序 审核准备 审核实施 审核报告 审核跟踪和验证 2020 3 25 16 第二章审核策划和准备 审核的策划 系统策划 年度审核计划 审核准备 审核实施计划 检查表 2020 3 25 17 系统策划 建立体系时应考虑内部体系审核工作 内部体系审核需要有一套正规的程序 组建一支合格的内部体系审核员队伍 管理者代表亲自参与内部审核工作 2020 3 25 18 年度内部审核计划 确定年度审核的频次和形式 集中式审核的进度安排 分散式审核的进度安排 2020 3 25 19 年度审核的频次和形式 每年至少一次 覆盖所有要素 集中某一段时间 完成对所有相关部门过程的审核 分部门在不同时间进行审核 2020 3 25 20 集中式审核进度的安排 在程序文件中明确大致时间 具体时间用通知或审核实施计划形式通知相关部门 分散式审核的进度安排 编制年度内部审核进度计划 对计划进行滚动修改 2020 3 25 21 审核准备 确定审核组 编制审核实施计划 制定检查表 审核前沟通 2020 3 25 22 审核组的确定 管理者代表任命审核组长及成员 审核组长的选定A 资格B 业务范围C 工作经验D 组织能力 审核员的选定A 资格B 业务范围C 专业知识D 工作中的协调E 为受审核部门所接受 2020 3 25 23 审核实施计划 确定审核的目的和范围 确定审核的方法 确定审核组人员的安排 确定审核的时间安排 2020 3 25 24 审核的目的和范围 审核目的 确定是否申请第三方认证 调查重大不合格的原因 为外部检查作准备 审核范围 全公司范围 某一个或几个部门 标准的全部或部分要求 公司全部或部分产品范围 2020 3 25 25 审核的方法 按过程 考虑涉及的主要活动及涉及的相关要求 按要求 考虑涉及的部门 2020 3 25 26 审核人员及日程安排 审核详细的人员和日程安排1 首次会议 末次会议时间及参加人员2 审核组人员的分配3 受审核部门及具体时间4 主要的审核要点 2020 3 25 27 审核计划的其他内容 审核编号 必要时 审核计划应经授权人审核和批准 计划中还应注明计划的发放范围 如有关部门 2020 3 25 28 检查表的编写 检查表的作用 编制的准备 检查表的要求 检查表的基本内容 2020 3 25 29 检查表的作用 是指导审核整个过程的路线图 明确审核要点和方法 确保审核的覆盖面 减少组员之间不必要的重复 保持审核的方向和节奏 体现审核的正规化和专业性 作为审核的记录档案 2020 3 25 30 检查表编制的准备 了解审核的范围 确定审核的重点 确定审核的策略 文件收集和审查 2020 3 25 31 了解审核的范围 审核涉及的活动或区域包括 组织机构 管理 运作和体系的程序 人员 设备和材料资源 工作区域和过程 正在生产的产品 工作产生的记录 文件 报告和记录的保管 2020 3 25 32 确定审核的重点 公司的管理重点 已出现的运行问题 合同特别要求 标准要求的重点 上次审核的信息产品 服务的重要性相关方的要求 2020 3 25 33 确定审核的策略 审核的方法A按过程 考虑涉及的主要活动及涉及的相关要求B按要求 考虑涉及的部门过程 审核的路线A自上而下B自下而上C随机 2020 3 25 34 文件的收集与审查 与被审核范围相关的文件 审核要点中涉及的记录和文件 2020 3 25 35 检查表的要求 明确部门与要求的关系 依据标准及体系文件要求 选择主要的工作内容 考虑薄弱环节及部门接口 抽样具有代表性 注意可操作性 时间要留有余地 2020 3 25 36 检查表的基本内容 依据的标准及要素 依据的体系文件 审核区域 部门 检查要点 验证方法 抽样数 验证结果 记录 2020 3 25 37 检查表的四要素 去哪里地点 找谁被审核人 查什么检查要点 如何检查验证方法 包括抽样数 2020 3 25 38 审核前沟通 提前通知受审核部门 审核组内部会议 必要时 a 审核准备情况b 讨论疑难问题c 提出注意事项 2020 3 25 39 第三章审核的实施 首次会议 现场审核 不合格报告 审核组会议 末次会议 2020 3 25 40 首次会议 审核签到 介绍审核组成员 介绍审核目的和范围 审核计划安排的确认 介绍审核的方法和程序 确认审核组所需要的资源和设施已齐备 问题澄清 确认中间会议和末次会议时间注 内审时以上步骤可适当简化 2020 3 25 41 现场审核 组长控制审核的全过程 审核路线的展开 检查表的使用 审核技术与诀窍 审核的抽样 审核的验证 做好检查笔记 不确定问题的处理 不合格的处理 2020 3 25 42 审核过程的控制 控制审核计划 控制审核进度 协调气氛 保持客观 审定结果 2020 3 25 43 审核路线的展开 部门职责 相关活动相关活动相关活动 相关文件相关文件相关文件相关文件相关文件 实施实施实施实施实施实施实施 记录记录记录记录记录记录记录记录记录 2020 3 25 44 检查表的使用 依据检查表并考虑灵活性 标准要求文件要求 检查表 问题 现场审核 面谈 提问 观察 抽样 验证 回答 事实 记录结果 结论 合格 不合格 检查表 答案 2020 3 25 45 审核技术 询问适当的问题 验证对问题的回答 观察实际发生的事情 2020 3 25 46 审核的面谈 选择合适的面谈对象被审核区域 部门的负责人直接责任人 操作者 提问策略提出恰当的问题正确的提问方式 2020 3 25 47 审核的抽样 随机抽样 适当数量 检查表 审核员亲自抽样 征得被审核人员同意 应相信样本 审核员寻找的是客观证据而不是不合格项 不应不断扩大样本的品种和数量 直到发现不合格为止 2020 3 25 48 审核的验证 依据客观证据 面谈所得信息应再验证 责任人的谈话可做客观证据 非责任人的信息只作线索 2020 3 25 49 客观证据 实际 客观 存在 不受情绪或偏见左右的 可以阐述的 可以形成文件 书面表达 的 可以是定量的 可以是定性的 与体系有关的 可验证的 客观证据 建立在通过观察 测量 试验或其他手段所获事实的基础上 证明是真实的信息 2020 3 25 50 审核笔记 便于下一部门调查 同事之间参阅 需要时查阅 如编制不符合报告和审核报告时 2020 3 25 51 审核笔记的内容 审核符合或不符合的证据文件名称 编号 版次产品 服务名称 标识区域 工位设备名称 所在区域记录名称 标识 时间不符合事实 审核线索 2020 3 25 52 不确定问题的处理 立即跟踪 记下来 稍后跟踪 忽略 不考虑 2020 3 25 53 不符合的处理 记录不符合事实 注意相关事项 同被审核方责任人确认 2020 3 25 54 不符合报告 不符合的确定 不符合的定义 不符合的确定 不符合的判断 不符合的描述 不符合报告 2020 3 25 55 不符合的确定 什么是不符合 没有满足某个规定的要求A 客户要求B 体系标准要求C 公司体系文件D 法律 法规要求E 相关方要求 2020 3 25 56 不符合确定 根据不符合的性质 可分为 严重不符合 轻微不符合 2020 3 25 57 严重不符合 体系运行与约定的体系标准或指定的要求不符 造成系统性或区域性严重失效的不符 可能由多个轻微不符合说明 可造成严重后果的不符合 2020 3 25 58 轻微不符合 孤立的人为错误 文件偶尔未被遵守 造成的后果不严重 对系统不会产生重要影响 2020 3 25 59 不符合的判断 依据客观证据 确定不符合标准的条款 确定不符合相关的文件要求 2020 3 25 60 不符合的描述 事实的准确观察 判断 在哪里发现 地点 发现了什么 事实 为什么不符合 原因 谁在场 职位 采用专业术语 正规 要便于查找 追溯 2020 3 25 61 不符合描述 注意事项 描述文件的标识 名称 描述记录的标识 名称 描述相关职位 工位 描述设备的编号 名称 描述相关的区域 描述不符合的原因和事实 描述不符合标准条款和文件 严重还是轻微不符合 2020 3 25 62 不符合报告 现场审核观察不符合结果方面的陈述 经受审核部门确认 审核报告的组成部分 提交受审核部门的正式文件 2020 3 25 63 不符合报告的内容 审核员应编写的内容 受审核部门 审核员 不符合报告编号 审核日期 不符合描述 不符合类型 纠正措施完成情况及验证结果 2020 3 25 64 不符合报告的内容 责任部门应填写的内容 对不符合事实的确认 不符合项的原因分析 计划 已采取的纠正和纠正措施 预防措施 2020 3 25 65 不符合报告的内容 对内审员而言 写好不符合报告的关键是 准确清晰地描述不符合事实 确定不符合问题的性质 判定违反的标准条款 区分不符合的类型 2020 3 25 66 审核组会议 必要时 现场审核结束后 末次会议之前 或审核过程中定期 每天结束时 召开 同审核组成员参加 讨论审核结果 沟通审核信息 线索 协调审核方向 审核组长作审核总结准备 2020 3 25 67 审核结果的汇总分析 在末次会议之前的审核组会议中 审核组长要对审核的观察结果作一次汇总分析 1 从发现的不符合项分析 发生的部门 过程 要素 性质 类型 2 从发展的趋势分析 上次与本次的比较 3 从体系运行状况对产品或相关方的影响情况分析4 总结体系的优点和缺点 2020 3 25 68 末次会议 签到 致谢 重申审核目的和范围 确认审核计划的实施情况 正式提出符合和不符合项 澄清 宣布审核结论 提出纠正措施及要求 结束 2020 3 25 69 第四章审核报告 审核报告的内容 审核的目的和范围 审核依据文件 审核组成员 审核时间 审核不符合项分布情况 审核综述 包括对体系运行有效性的结论性意见 审核报告的分发范围 不符合报告 可作为附件附于审核报告之后 2020 3 25 70 审核综述 说明发现的不符合项 根据对审核的不符合项的汇总分析对受审核部门的体系作出评价 好的方面 存在的不足 努力的方向 评价时可考虑体系的定义中规定的几个方面 组织机构 过程 程序和资源等 2020 3 25 71 第五章纠正措施 纠正措施的重要性 纠正措施的制定与认可纠正措施的实施纠正措施的验证 2020 3 25 72 纠正措施的重要性 纠正措施的重要性是由内部审核的目的决定的 内部审核目的的重点在于发现体系的问题 查出原因 采取纠正措施加以消除 以避免不符合的再发生 从而使体系得到不断的改进 2020 3 25 73 纠正措施的制定 由不符合项目的责任部门对问题发生的原因进行分析 依据不符合发生的原因制定纠正措施计划 纠正措施的描述要具体 采取必要的补救措施 审核员可协助受审核部门分析不合格的原因并提出纠正措施建议 纠正措施应经过受审核方负责人认可 2020 3 25 74 纠正措施 修改现有文件 对现有人员进行培训 改进现行工作方法以与文件相符增加资源等 2020 3 25 75 第六章审核的跟踪 验证时间 验证内容 验证记录 2020 3 25 76 验证内容 计划是否按规定日期完成 计划中的各项措施是否已完成 完成后的效果如何 自采取纠正措施以来 是否还有类似不符合项发生 实施情况是否有记录可查 如引起体系文件修改 是否按文件控制程序执行 在不合格报告中规定的期限到期验证 也可根据受审核方实施纠正措施的情况提前验证 验证时间 2020 3 25 77 验证记录 验证记录应简明扼要地说明验证的内容和结论 如验证结果为不能关闭该不符合报告 应注明继续跟踪的日期或另发的不符合报告的编号 2020 3 25 78 审核员的职责 遵守相应的审核要求 有效地策划和履行被赋予的职责 将观察结果形成文件 报告审核结果 验证纠正措施的有效性 配合并支持审核组长的工作 第七章内审员的素质和审核技巧 2020 3 25 79 审核组长的职责 全权负责审核所有阶段的工作 对审核工作的开展和审核观察结果作最后决定 协助选择审核组的其他成员 制订审核计划 代表审核组同受审方的管理者接触 提交审核报告 2020 3 25 80 合格的内审员应具备的 个人素质 思想开阔 成熟 具有很强的判断和分析能力 有较良好的背景和经历 坚韧 善于沟通 能客观地观察情况 全面地理解复杂的形势及各部门在整个组织中的作用把这些素质分解为最低学历 培训 工作和审核经历 知识 道德修养等方面 2020 3 25 81 一 合格审核员应具备的能力具体工作能力 从事审核准备工作的能力 从事现场审核的能力 从事跟踪与监督的能力基本能力 交流的能力 合作的能力 分析判断的能力 独立工作的能力 应变的能力 善于学习的能力 2020 3 25 82 二 合格的审核员应掌握的知识法律 法规 规章 等方面的知识标准和指南审核工作的一些国际惯例和习惯做法专业知识相关方要求 客户要求了解 2020 3 25 83 三 合格的审核员应具备的道德和修养正直诚实 不弄虚作假 不使用不当的手段去获取客观证据 不屈服于压力而改变调查的结论 不泄露受审核方的各种内情或机密客观 正直 以客观事实为基础 严格按照有关法规 标准 体系文件作判断 切忌先入为主 主观臆测 既不能证据不足就开不合格报告 也不能 非找出一个不合格才罢休 2020 3 25 84 尊重对方 尊重别人 尊重受审方的制度和习惯 不要随便破坏事例 审核员和被审核方到计算机房检查文件的使用审核员 我应拖下鞋子吗 被审核方 哦 我们都这样 审核员然后就穿着鞋子走了进去 冷静的态度和坚毅的精神 审核中要有毅力 有信心 2020