丰田的A3资料制作(新员工版)PPT课件.ppt

丰田A3资料制作 2007年11月 1 1 什么是丰田的A3资料 2 为什么要制作简洁易懂的资料 3 如何制作A3资料 A3资料制作 课程内容 2 1 什么是TOYOTA的A3资料 按照问题解决的步骤进行思考 将事实和思考的内容准确地传达 实现信息共享的一种工具 A3资料制作 1 什么是TOYOTA的A3资料 概念 问题解决方法的核心工具 A3资料 A3资料 丰田管理交流的语言 3 1 什么是TOYOTA的A3资料 A3资料的特征 将问题解决的8个步骤归纳在1张纸上 通过视觉表达 使内容一目了然 A3资料 问题解决的工具 并非只在形式上满足A3要求即可 A3资料 1 什么是TOYOTA的A3资料 特征 事实判断想法 数据 图表 文字并用 4 对资料使用者而言 能够尽快理解 能够供每一位相关人员理解 即便意见不同 那什么地方不同 简洁易懂的资料 能够帮助引发有建设性的讨论 即便内容有问题 也容易发现问题所在 便于进一步指导和修正 对资料制作者而言 自觉地意识并思考如何 制作简洁易懂的资料 有助于对思路的自我检测和整理 2 为什么要 制作简洁易懂的资料 A3资料 2 为什么是要制作简洁易懂的资料 5 对A3资料的感性认识 例1 减少交通费报销单迟交现象例2 提高经销商小组的沟通效率 6 减少交通费报销单迟交现象 理想状态将全年交通费票据提交延迟率控制在5 内现状最近四个月以来 交通费票据提交延迟率超过10 交通费开支报销单晚交的百分比是标准水平的一倍 注 每月28日以后提交的报销单被视为晚交 1 对延迟提交交通费票据现象的分析 销售企划课的 国内出差费用票据 提交延迟率较高 对2005年4月数据的分析 根据费用票据类型 国内出差费用报销单 延迟提交率较高 数据1 根据提交国内出差费用票据的部门 营业部的延迟率较高 数据2 根据营业部内提交国内出差费用报销单的课室 销售企划课的延迟率较高 数据3 2 报销单处理流程分析 营业部的经费结算担当没有及时提交国内出差费用票据 1 明确问题 2 分解问题 采取下列 1 和 2 的措施 负责处理销售企划部内的 国内出差费用票据 的员工提交报销单据延迟 9月份截至规定提交日期 营业部经费结算担当延迟提交国内出差费用票据情况为零 3 设定目标 4 真因分析 5 制定对策 6 评价和未来的计划 1 评价九月份的销售规划部国内出差开支报销单未出现延迟提交的现象 其结果是整个公司的交通费开支报销单延迟提交的比率得以降低 数据4 2 未来的计划将新的报销单格式应用于其它部门将此流程运用于海外出差费用开支的报销 计划 计划 实施 A3解答例 问题在此 各组提交的报销单填写不正确 员工不能及时处理票据 所提供的表格形式容易造成错误录入 员工各自的录入不够细致 票据量大 员工的处理速度过慢 周围环境易造成票据提交延迟现象 提交程序容易造成混乱 营业部的经费结算担当没有及时提交国内出差费用票据 真因 计划 改善 实施 实施措施 数据4 报销单延迟提交率的变化 ofreports x103 x103 x103 延迟提交率 时间限制 会计课对各部门的报销单进行处理 课长确认费用开支 员工填写报销单 营业部内经费结算担当对票据进行收集并处理 25日 26日 28日 月末 2 5 20 全公司范围 销售企划课 提交报告的总数延迟提交报告的总数延迟提交率 国内出差海外出差交通费其他 分类 销售生产技术研发人事其他销售企划销售支援宣传二手车支援 数据 数据2 数据3 强调要点部分 将分解问题的过程用语言描述 并突出要点内容 将数据可视化 使用图表 回顾过程时 使用相关数据 7 3 制作A3资料的步骤 提纲的制作 资料的撰写 Step1 明确资料目的 Step2 撰写资料纲要 Step3 确定版面设计 Step4 撰写资料内容 Step5 检查校对资料 1 考虑是 面向谁 的资料 2 考虑要 如何使用 资料 3 考虑资料用于 何种用途 4 考虑要传达 什么内容 1 确定纲要的主体 2 对纲要的主体进行补充的内容 3 检查纲要整体 1 根据纲要 确定版面设计 2 确定各文本框的标题 1 分别将各部分内容填入模板 2 修饰资料 使内容能够一目了然 1 最后检查整体的效果 整体样式 A3资料 3 制作A3资料的步骤 印象 Step1 明确资料目的 1 考虑是 面向谁 的资料 2 考虑要 如何使用 资料 3 考虑资料用于 何种用途 4 考虑要传达 什么内容 提纲的制作 重点 8 3 制作A3资料的步骤 STEP1明确资料目的 A3资料 3 制作A3资料步骤 STEP1明确资料目的 公司外部 公司内部 其他部门 本部门 经管会 部长或室长 面向谁 资料的内容 传达什么 分发 开会 自己进行说明 上司进行说明 经管会 部长或室长 如何使用 说明 自己进行说明 上司进行说明 经管会 部长或室长 用途如何 报告 联络 商谈 决裁 裁决 决定是否批准提案 丰田的沟通 9 练习 案例分析 改善创意提案的工作 5分钟 小A在汽车制造商T公司的人事部负责推进 改善创意制度 有一天 小A接到组长B先生的批示要求他拿出本年度推进改善创意制度工作的计划 组长说 在这次的部内组长会议上 我决定就改善创意提案的本年度计划进行说明 你帮我准备一下资料 看一下咱们部去年的业绩 尽管 事务部门整体目标 达成了 但却没有完成 本部门目标 在这次会议上 我想再次向大家说明改善创意制度的主旨 让大家充分认识到 现阶段主要问题是什么 另外 我还要就本年度的具体实施内容进行说明 以获得大家的支持 就拜托你准备资料了 请看下发的资料 A3资料 3 制作A3资料步骤 STEP1明确资料目的练习 10 案例分析 参考解答 面向谁 对象 A3资料 3 制作A3资料步骤 STEP1明确资料目的练习 本部门内部组长 如何使用 传达方式 谁 组长B先生如何使用 在部门内组长会议上进行发表 何种用途 用途 相关联络 谋求援助 什么内容 资料强调的要点 标题 强调的要点 明确问题 把握现状 制定对策标题 改善创意 提案本年度计划 案 11 资料所要传达的内容由制作资料的目的来决定 即使所涉及的内容一样 因资料的使用目的不一 资料所传达的内容也应当有所改变 首先自问自答 目的是什么 思考为达成这一目的应当在资料当中传达什么信息 从以下角度出发 明确目的 面向谁 如何使用 用途如何 此3点然后才是内容本身 总结 A3资料 3 制作A3资料步骤 STEP1明确资料目的总结 12 提纲的制作 3 制作A3资料的步骤 提纲的制作 资料的撰写 Step1 明确资料目的 Step2 撰写资料纲要 Step3 确定版面设计 Step4 撰写资料内容 Step5 检查校对资料 1 考虑是 面向谁 的资料 2 考虑要 如何使用 资料 3 考虑资料用于 何种用途 4 考虑要传达 什么内容 1 确定纲要的主体 2 对纲要的主体进行补充的内容 3 检查纲要整体 1 根据纲要 确定版面设计 2 确定各文本框的标题 1 分别将各部分内容填入模板 2 修饰资料 使内容能够一目了然 1 最后检查整体的效果 A3资料制作 3 制作A3资料的步骤 STEP2撰写资料纲要 STEP2撰写资料纲要 Step2 撰写资料纲要 1 确定纲要的主体 2 对纲要的主体进行补充的内容 3 检查纲要整体 13 3 制作A3资料的步骤 STEP2撰写资料纲要 纲要主体 每个步骤的信息都表述简单 符合逻辑 整体的长度以口头表述 秒到 分钟为佳 纲要补充内容简洁地整理出 个左右的理由或数据 以从逻辑上支持各步骤所给出的信息 各个步骤所传达信息的理由和补充数据 Step8巩固成果 Step7评价 Step6执行 Step5制定对策 Step4把握根本原因 Step3制定目标 Step2分解问题 Step1明确问题 A3资料制作 3 制作A3资料的步骤 STEP2撰写资料纲要 14 资料不可能一次制作成功 思路尚未理顺 或观察到的各个要素尚未具备整体的整合性 首先考虑每个文本框的主题信息 检查这些信息的组合是否具备逻辑上的关联性 制作纲要的要点在于 掌握对制作一份资料有用的信息的量 适中 语言是否简明易懂 各项主题的串联是否合乎逻辑此3点 总结 A3资料制作 3 制作A3资料的步骤 STEP2撰写资料纲要总结 15 Step4 撰写资料内容 资料的撰写 Step3 确定版面设计 3 制作A3资料的步骤 提纲的制作 资料的撰写 Step1 明确资料目的 Step2 撰写资料纲要 Step5 检查校对资料 1 考虑是 面向谁 的资料 2 考虑要 如何使用 资料 3 考虑资料用于 何种用途 4 考虑要传达 什么内容 1 确定纲要的主体 2 对纲要的主体进行补充的内容 3 检查纲要整体 1 分别将各部分内容填入模板 2 修饰资料 使内容能够一目了然 1 最后检查整体的效果 A3资料制作 3 制作A3资料的步骤 STEP3确定版面设计 STEP3确定版面设计 Step3 确定版面设计 1 根据纲要 确定版面设计 2 确定各文本框的标题 16 标题 顺着思路展开 3 制作A3资料的步骤 A3资料制作 3 制作A3资料的步骤 STEP3确定版面设计 STEP3确定版面设计 根据思路设计版面 重要的是 要强调的要点 步骤应该占据相对多的空间 17 纲要 数据 数据 数据 须强调的重点 纲要 数据 数据 结论 参考 各种版面设计 A3资料制作 3 制作A3资料的步骤 STEP3确定版面设计参考 18 1 明确问题 理想状态 现状 问题 抓住问题 2 现状分析 现地现物 3 目标设定 具体的目标 定量的 定性的 4 要因解析 5Whys 反复问为什么 追究 真因 5 对策立案 制定可行性计划 报告 联络 相谈 文本框标题举例 A3资料制作 3 制作A3资料的步骤 STEP3确定版面设计举例 标题 以上 19 一般应当从左到右 从上到下 或按照顺时针方向排列好各个文本框 根据思路设计版面 重要的是 要强调的要点 步骤应该占据相对多的空间 版面整洁的关键是留出适当的余白 将上下左右对齐并调整好距离 总结 学到的技巧 A3资料制作 3 制作A3资料的步骤 STEP3确定版面设计总结 20 Step4 撰写资料内容 Step4 撰写资料内容 3 制作A3资料的步骤 提纲的制作 资料的撰写 Step1 明确资料目的 Step2 撰写资料纲要 Step3 确定版面设计 Step5 检查校对资料 1 考虑是 面向谁 的资料 2 考虑要 如何使用 资料 3 考虑资料用于 何种用途 4 考虑要传达 什么内容 1 确定纲要的主体 2 对纲要的主体进行补充的内容 3 检查纲要整体 1 根据纲要 确定版面设计 2 确定各文本框的标题 1 最后检查整体的效果 A3资料制作 3 制作A3资料的步骤 STEP4撰写资料内容 STEP4撰写资料内容 1 分别将各部分内容填入模板 2 修饰资料 使内容能够一目了然 21 标题 行文要求 简明扼要 具体 主动语态 使用图表 强化视觉效果 用粗体 加大字号修饰须强调的文本框或文字 文体和书写格式要统一 各文本框的上下左右要对齐 3 制作A3资料的步骤 A3资料制作 3 制作A3资料的步骤 STEP4撰写资料内容 22 参考 高效的资料制作工具 柱状图 用于比较绝对值大小 曲线图 用于显示时间上的变化 圆形图 用于比较整体的比例 构成比 柱状图 用于显示不同项目的构成比 巴莱多图 用于指示重点 散布图 用于显示多个数据的相关关系 3 制作A3资料的步骤 A3资料制作 3 制作A3资料的步骤 STEP4撰写资料内容图表示例 如何使用图表 使资料视觉效果更强 23 1 垂直条状图 用于比较绝对值的大小 2 线形图 用于查看浮动情况 3 制作A3资料的步骤 A3资料制作 3 制作A3资料的步骤 STEP4撰写资料内容图表示例 24 3 饼状图 用于比较各项所占的份额 4 水平条状图 用于比较各项所占的份额 3 制作A3资料的步骤 A3资料制作 3 制作A3资料的步骤 STEP4撰写资料内容图表示例 25 5 复杂的图表 强调重要数据 6 散布图 用于确定不同数据之间的关联 3 制作A3资料的步骤 A3资料制作 3 制作A3资料的步骤 STEP4撰写资料内容图表示例 26 根据目标选择合适的图表设置简明易懂的题目明确单位采取措施保证外观清晰 1200 单位 950 900 1000 反弹 0 0 200 400 600 800 1000 1200 单位 无变化 增长 恢复到1981年的水平 1月 3月 5月 1月 3月 5月 不同的比例尺造成不同的印象 过渡期造成不同的印象 3 制作A3资料的步骤 A3资料制作 3 制作A3资料的步骤 STEP4撰写资料内容图表示例 27 内容 表格 强化视觉行文简明扼要 具体 主动语态使用图表 效果 修饰 统一文体和书写格式用粗体 加大字号强调 总结 A3资料制作 3 制作A3资料的步骤 STEP4撰写资料的内容总结 整篇资料使用的语言及表达方式是否具有一致性 句末表现方面 整体内容方面 符号和编号是否注意保持了整体统一 避免无谓的修饰 过度的修饰 反而会让读者无法区分哪里是修饰过的 哪里是未修饰过的 28 Step4 撰写资料内容 Step4 撰写资料内容 3 制作A3资料的步骤 提纲的制作 资料的撰写 Step1 明确资料