秘书基础知识提纲

1 / 21 秘书基础知识提纲 1、应用文书包括行政公文、事务文书、商务文书 2、应用文四要素：材料、主题、结构与语言。 材料是血肉，主题是灵魂、结构是骨骼，语言是细胞。 3、应用文书：是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事物中经常应用的具有一定格式的问题总称。 4、行政公文：行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 5、通用公文：是指国务院 2000 年 8 月 24 日发布的国家行政机关公文处理 办法中所规定的 13 种行政公文，即命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 6、事务文书：是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所用的文书。 7、商务文书：是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。 8、发文办理：通用公文的制发程序。发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 9、草拟公文的主要要求是：符合国家的法律、法规2 / 21 及其他有关规定。情况确实，观点明确，表 达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“”，第三层为“ 1.”，第四层为。应当使用国家法定计量单位。文内使用简称，应当先用全称，并注明简称。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 10、审核：就 是对公文文稿进行审查核定。 11、审核的重点：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求， 公文格式是否符合办法的规定等。 12、签发：就是负责人对已审核的文字予以审定、签字，准予印发。 13、复核：再一次对公文制发的工作环境进行审查核对。 14、复核是发文过程的最后一道把关环节。 15、复核的重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统 3 / 21 一、规范等。 16、审核重点：行文方式是否妥 当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合办法的规定等。 17、上行文：由主要负责人或主持工作的负责人签发 下行文：由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。 18、通用公文的格式：指通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。 19、通用公文用纸和装印规格：公文页边与版心尺寸：公文用纸天头为 37mm 1mm；公文用纸订口为 28mm 1mm；版心尺寸为 156mm*225mm。文字符号从左至右横写、 横排。一般每面排 22 行，每行排 28 个字。 公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。 20、通用公文的格式要素可划分为：眉首、主体、版记 3 部分。 21、公文眉首部分包括：公文分数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人和红色反线等要素。 22、秘密等级：指划分公文保密的级别，目前分为：4 / 21 绝密、机密、秘密三级。 23、紧急程度：指对文件送达和承办的时限要求。 24、紧急公文分为：特急和急件两种。 25、发文字号由发文机关代字、 年份和序号组成。 26、发文字号位臵的形式：一是平行文、下行文的发文字号位于发文机关标识下 空 2 行，居中排布；另一是上行文的发文字号位于发文机关标识下空 2 行，居左空 1 字。 27、签发人：指最后审定公文文稿签字印发的机关领导人。 28、公文的主体部分包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等要素。 29、主送机关：指公文的只要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 30、联合行文时，主 送机关名称按党、政、军、群的形势顺序排列。 31、确定成文日期应掌握的原则： 1、机关领导人或秘书长、办公厅主人签发的，以签发日期为准。 2、联合行文时，以最后一个机关签字日期为准。 3、须经会议讨论通过的，以通过日期为准。 4、须经上级机关或立法机关批准的，以批准日期为准。 5 / 21 32、印章是公文的生效标识。 33、落款一般位于成文日期上一行。 34、公文版记部分包括：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等要素。 35、主题词：指经过规范处理的用 来标引公文主题内容的词或词组。 36、标引主题词的目的是：便于计算机对公文的检索和管理。 37、主题词标引顺序是先标类别词，再标类属词。 38、主题词的标引，应坚持“谁办文，谁标引”的原则。 39、抄送：是指抄送给除主送机关之外还需要执行或知晓公文内容的其他机关。 40、印发机关：指发文机关的办公厅。 41、印发日期：指公文的付印日期。 42、通用公文的特定格式有 3 种，即信函式格式、命令式格式、会议纪要式格式。 43、应用文书四要素的关系：材料是血肉，主题是灵魂，结构是骨骼，语言是细胞。 44、材料：指作者为了某一写作目的，收集、摄取以及写入文章之中的一系列事实或依据。 45、材料的运用有 4 个环节：材料的占有、鉴别、6 / 21 选择和使用。 46、占有材料的途径：一是亲生经历所获；二是调查阅读所获。 47、占有材料的要求：时间不分古今；地域不分中外；性质不分正反；类别不分点面。 48、选择材料原则：围绕主题选择材料；选择典型材料；选择真实准确的材料；选择生动新颖 的材料。 49、使用材料注意：恰当安排材料的先后顺序；确定材料的详略程度 50、材料详略处理的标准：根据主题的需 要确定材料的详略根据文体的特点确定材料的详略。 51、公文的生命是真实准确。 52、主题 即作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表达出的基本观点或中心思想。 53、主题也称“意”、“主旨”、“中心论点”、“中心观点”等。 54、确立主题的依据：写作目的；材料本身的意义 55、对主 题的要求：正确；深刻；新颖；集中。 56、结构的内容有：标题、开头、结尾、层次、段7 / 21 落、过度、照应等。 57、应用文书标题基本模式有二：公文式、一般文章式公文标题构成“发文机关 +事由 +文种”请示不得两项式；张贴时省略事由；规范性公文不用“关于” 58、开头方式 4 种：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式概述式 目的式：常用“为了”、“为”等介词构成的短语表明行文目的；也常用“根据”等句式表明行为依据。 开门见山式、 引述来文式。 59、常用的层次方式有：总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式。 60、三段式是公文常常采用的 3 层次结构形式，即发文缘由、事项、尾语。 61、常用的段落方式有：提行式、条款式、片段合一式。 62、过度常用的方式有：过渡词、过渡句、过渡段。 63、常用的照应方式有：首尾照应、文题照应、行文前后照应。 64、结尾的目的是强化主题、明确任务，以达到预期的应用目的。 65、常用的结尾方式有：强调式、期求式、希望式、8 / 21 说明 式、秃尾 66、对结构的要求：严谨、自然、完整、统一 67、文章的表现工具是语言。 68、运用语言的标准：准确、简洁、平实 69、用于连接开头与主体文部分，起承上启下作用的惯用语。如：根据决定，根据特通告如下，依据公告如下；为了现决定；为通告如下，现就问题请示如下；现将报告如下，现就问题请示如下；现将报告如下，现就问题提出如下意见，经批准将有关事项通知如下；拟采取如下措施；经研究，答复如下 70、称为 用语：我，贵公函平级尊称对方，你，本，该 71、结尾用语：用于请示。如当否，请批示。 计算机专业 秘书基础考试大纲考试说明 考试题型及分值比例 1.题型比例 选择题 15% 填空题 15% 问答题 20% 案例分析题 25% 9 / 21 综合题 25% 2.试卷难易比例： 较易题 占 40% 中等难度题 占 40% 较难题占 20% 一、 考试教材 中等职业教育系列教材 秘书基础 北京邮电大学出版社 本考试大纲对教学要求的层次表述： 对知识的教学要求分为了解、理解及掌握三个层次。 了解：秘书工作的核心及秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点。 理解：秘书信息工作的特点、原则和要求，秘书工作在决策 中的地位与作用。 掌握：秘书人员收集、处理、贮存和传递信息的方法，会议类型与秘书工作，会见会谈中的秘书工作。 二、 考试形式 采用闭卷书面考试，考试满分为 100 分，考试 时间为 100 分钟。 三、 考纲要求 本部分内容要求考生理解秘书工作的性质、作用和职责，掌握秘书工作的基础理论和基本方法。 10 / 21 一、 秘书工作的基础知识 1、 理解秘书工作的基本属性和秘书工作的主要任务。 2、 了解秘书工作的核心及秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点。 3、 理解秘书与领导者相处的基本原则。 二、 信息与秘书工作 1、 理解秘书信息工作的特点、原则和要求。 2、 理解信息及其在秘书工作中 的作用。 3、 掌握秘书人员收集、处理、贮存和传递信息的方法。 三、 辅佐决策 1、 理解科学决策和决策程序。 2、 理解秘书工作在决策中的地位与作用。 四、 沟通协调 1、 理解沟通协调的内容和范围以及秘书沟通协调的特 点。 2、 理解秘书沟通协调的原则、要求和方式、方法。 五、 调查研究 1、 理解调查研究是从事秘书工作的基本功。 2、 掌握秘书进行调查研究的方法。 11 / 21 3、 理解调查中的分析与研究。 六、 会议工作 1、 理解会议的性质、作用和会议组织工作。 2、 掌握会议类型与秘书工作，会见会谈中的秘书工作。 七、 办公室日常事务 1、 理解信访工作的意义及其基本原则。 2、 掌握处理一般信访的方法。 3、 掌握值班工作的基本内容和要求。 4、 掌握来客接待基本要求，接打电话的基本原则与方法。 5、 掌握秘书印信管理、编写大事记的要求与方法。 八、 保密工作 1、 了解保密的含义与意义，秘密的类型、范围与密级。 2、 掌握保密的原则与方法。 3、 理解保密的纪律和责任。 九、 秘书的基本素养、条件和职业道德 1、 了解秘书人员的素养。 2、 理解秘书人员的知识与能力结构要求。 3、 掌握秘书人员的职业道德。 四、 考题建议： 12 / 21 鉴于本课程安排超前，实际课时少于，学生基础差等原因，请参考教材每节后的“思考与练习”。 六、教学中应注意的问题 教学方法：本课程实践性较强，建议根据录音课讲授的重点和难点进行面授辅导。面授辅导课要注重培养学生的动手能力和自学能力。 教学形式：以面授辅导为主 实践性环节教学要求：本课程内容具有较强的实践性，如信息、查办、私人秘书、机要秘书、信访、办公自动化等章节，都有较强的实践性和可操作性。 三级秘书 文书基础复习提纲 第一节 应用文书的概念与制发程序 一、应用文书的含义与分类 应用文书：是各级机关、企事业单位、社会 团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。 应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书 行政公文：指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 通用公文：超出了行政机关范畴所使用的行政公文。 2000 年 8 月 24 日国务院发布的国家行政机关公文处理办法中所规定的 13 种通用公文：命令、决定、公告、13 / 21 通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 事务文书：指机关、单位 、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。 事务文书主要有：传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。述职报告、讲话稿等。 商务文书：指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。 商务文书主要有：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。 二、通用分文的制发程序 制发程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发 草拟公文的要求 三、事务文书、 商务文书的制发程序 所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。 第二节 应用文书的格式 一、通用公文的格式 概念：通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。 14 / 21 目前学习、运用公文格式的唯一标准： 1999 年 12月 27 日国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式 通用公文用纸和印装规格 通用公文中各要素标识规则 1、眉首：红色反线以上的各要素。 包括：公文份数序号；秘密等级和保密期限；紧急程度；发文机关标识；发文字号；签发人；红色反线。 2、主体：红色反线以下至主题词之间的各要素。包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等。 3、版记：主题词以下的各要素。包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等。 通用公文的特定格式 考试大编辑整理 三种格式：信函式，命令式和会议纪要式 二、事务文书、商务文书的格式 特点：灵活性，多样性。 表现形式 ：表格式、文章式、书信式、条款式等。 第三节 应用文书的要素 应用文书的四要素：材料、主题、结构和语言。 一、材料： 材料运用的 4 个环节：占有、鉴别、选择和使用。 15 / 21 选择材料的 4 项原则 1、围绕主题选择材料 2、选择典型材料 3、选择真实准确的材料 4、选择生动新颖的材料 材料的使用注意事项 1、恰当安排材料的先后顺序 2、确定材料的详略程度 二、主题 确定主题的依据 1、以写作目的为立意依据 2、以材料本身的立意为立意依据 对主题的要求 正确、深刻、新颖、集中 三、结构 结构的内容 1、标题。标题的基本模式：公文式；一般文章式 2、开头。常用的开头方式：概述式；目的式；开门见山式；引述来文式 3、层次。常用的层次方式：总分式；并列式；递进式；因果式；时序式；三段式 4、段落。常用的段落方式：提行式；条款式；篇段16 / 21 合一式 5、过渡。常用的过渡方式：过渡词；过渡句；过渡段。 6、照应。常用的照应方式：首尾照应、文题照应；行文前后照应 7、结尾。常用的结尾方式：强调式；期求式；希望式；说明式；秃尾 对结构的要求 严谨、自然、完整、统一 四、语言 运用语言的标准：准确、简洁、平实 应用文书常见专用语言：开头用语、承启用语、引述用语、批转用语、经办用语、表态用语、结尾用语 第四节 应用文书的表达方式 应用文书的主要 表达方式：叙述、说明、议论 一、叙述 完整的叙述六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果 叙述的人称：第一人称；第三人称 叙述的方式：顺叙；倒叙 二、议论 考试大提供 议论的三要素：论点、论据、论证 17 / 21 议论的类型：立论；反驳 论证的方法：例证法；分析法；引证法；对比法；因果法 三、说明 常用的说明方法：定义和表述；分类和比较；数字和图表 三级秘书 沟通基础复习提纲 第一节、沟通的基本概念与内容 一、什么是沟通 沟通：是一种信息交换的过程，是人们为了既定的目标用一定的语言符号、把信息、思想、和情感进行传递的过程。 沟通的特点： 非权力支配性；非职责限定性、认同疏导性 沟通的类型 1、依据所沟通的对象不同划分：人与人；人与自我；人与机器；人与组织之间的沟通 2、根据沟通手段的不同划分：书面语言、口头语言、态势语言的沟通 3、根据沟通领域的不同划分：网络沟通；团队沟通 网络沟通的主体：信息时代的管理者；员工；技术载体环境和企业文化环境。 18 / 21 网络沟通的优势：降低沟通成本，提高沟通效率；实现了沟通的即时性和平等要求；提高了即时信息的安全感 网络沟通的制约性：超负荷状态；口头与网络沟通语言的差异使语言规范使用要求受到挑战，横向沟通扩张性发展，纵向沟通相对弱化。 团队特征：目标明确；有强烈归属感和责任感；积极参与；全体参与，不同意见受欢迎 影响团队沟通的主要因素：团队成员的角色分担；团队内成文或不成文的规范和惯例；团队领导者 的人个风格；团队作出决策的模式 跨文化沟通中的障碍：言语沟通障碍；非言语沟通障碍；信仰与行为障碍 二、有效沟通的要素及其过程 考试大收集整理 有效沟通的要素 1、有效沟通的前提：尊重；理解 2、实现沟通的关键：倾听 提问 有效沟通的原则 1、 7C 原则：可信赖性；一致性；内容有针对性；明确性；连贯性；渠道；准确判断接受能力 2、用心去听，不在乎对方的表达方式 3、积极去想，分析出弦外之音 有 效沟通的目标 19 / 21 1、说明事物 2、表达情感 3、建立联系 4、和谐工作环境 有效沟通的过程 沟通前的准备 确认对方的需求 正确阐述自己观点 关注对方的反映 实施有效的提问 积极认真地倾听 及时确认、应对 适时进行总结 说 1、与客户沟通 2、与同事沟通 3、与上司沟通 第二节 沟通的方法与技巧 一、沟通的方法 及时明确沟通对象 了解沟通对象的行为习惯和工作风格 正确选择沟通渠道 二、必要的沟通技巧 三、避免沟通的障碍 沟通中的障碍：地位与职务障碍；语义障碍；感觉失真；文化背景的差异；环境混乱；信息渠道选择不当；信息发出后长时间里没有反馈 第三节 横向沟通和纵向沟通