三级会议PPT课件.ppt

三级秘书 三级秘书PPT 1 会议管理 在工作内容中需要做的 会前筹备会中服务会后落实 2 一 会前筹备 在能力要求方面要做到的有 1 能够拟订各种会议的筹备方案2 能够督查会议的筹备情况3 能够审核会议文件4 能够与上司沟通会议的有关事宜5 能够拟订会议的应急方案 3 对相关知识方面的要求 1 会议方案的内容2 电话会议及视频会议知识3 会务机构的分工4 督查会务筹备的内容5 会议文件审核的内容及方法6 会前与上司沟通的内容7 会议应急方案的内容 4 一 会议筹备方案的拟定 1 会议筹备方案的内容 1 确定会议的主题与议题会议主题 会议要研究的问题 达到的目的 确定因素 有切实的依据结合本单位实际有明确的目的议题 是对会议主题的细化 5 2 确定会议名称固定的不固定的根据会议的议题或主题来确定 3 确定会议议程 6 会议议程确定原则 1 一定要按照议题的轻重缓急编排处理会议议程原因 如果在预定时间内无法将全部议案处理完毕 起码先处理了较要紧的议题 2 每一个议题应估计所需的时间并明确地标示出来3 事先通知与会者 使其做好准备 7 安排会议议程顺序的方法 1 先主后次 次要的议题数量较多且需要花较多时间讨论研究 2 先次后主 次要的议题数量较少 研究主要议题可能花费较多时间 3 由报告 到审议 再到表决 需要对提交的文件进行表决的会议 4 由总结 到表彰 再到交流 总结表彰交流会 8 会议议程的书面格式 1 标题会议全称 议程 二字如 第十六届全国人民代表大会第一次会议议程 2 题注法定性会议 在标题下方说明该议程通过的日期 会议名称 并用圆括号括人 2003年3月4日第九届全国人民代表大会第三次会议预备会议通过 一般性会议 标注会议的起讫日期 2003年3月17 3月21 3 正文概括说明会议每项议题和活动的顺序 用序号标注 句末一般不用标点 9 会议议程的内容 1 开场包括 必要的与会者介绍 此次会议所要解决的问题 问题的有关背景 此次会议的目标等各方面内容 2 基本情况介绍注意 介绍的情况应当可靠 简练扼要 突出重点3 自由发言讨论问题4 结论5 会议结束对会后工作进行简单的安排 或明确的向与会者布置任务 10 注意事项 1 会议议程和日程的区别 1 内容不同议程 一次会议活动顺序的总体安排日程 会议活动在单元内的具体安排 2 功能不同议程编制在前 日常根据议程制定 议程一旦确定 不应改变 日程遇变化可相应调整 11 会议通知的结构 小型会议标题 一般写 会议通知 或 关于召开 会议的通知 正文 写明会议时间 地点 内容 出席 列席 人与会有关要求大型会议标题 关于召开 会议的通知 正文 开会缘由 赴会应知事项和要求 说明 写明联系方式 电话 联系人等 有外埠与会者 要说明接待方法 12 注意事项 1 对拟任免 调动的人员发通知要特别注意 不能把准备调动但尚未调动的人的通知发错单位 2 一般的会议只发一次正式通知 3 对于一些区域性 全国性乃至国际性会议 需要安排与会人员食宿和回程的 还要在发送会议通知时附上会议回执 4 有时 会议期间要开一些小会 所以还有个会间通知的问题 13 4 确定会议的时间地点1 交通便利考虑 与会者与会场的距离 与会者下榻酒店与会场的距离 与会议前后旅行的关系2 会场的大小应与会议规模相符3 场地要有良好的设备配置4 场地应不受外界干扰 14 5 选择会议地点应考虑有无停车场6 场地租借的成本必须合理7 会场周围是否有商场8 会场周围的气候9 会场能提供哪些娱乐活动10 是否曾在此举办过会议 15 5 确定会议所需设备和工具 要满足会议需要 6 确定会议文件的范围 并做好文件的印制和复制工作 7 确定会议与会代表的组成 8 确定会议经费预算 9 确定会议住宿和餐饮安排 10 确定会议的筹备机构 大型会议需要确定筹备机构与人员分工 16 2 会议筹备方案的作用 1 确保会议的周密组织 2 确保会议服务质量和沟通协调到位 3 确保领导的意图得以贯彻执行 17 3 电话会议及视频会议的知识 1 电话会议1 电话会议交流的特点P32 电话会议信息工作的要求P4 2 视频会议1 视频会议的特点P52 视频会议信息工作的要求P5 18 会议视听设备的注意事情 1 会议地点的视听主管确定视听主管只负责预定设备还是有能力就视听设备提供一些建议和帮助 2 视听设备的实地检查 3 视听设备的设立 4 视听设备的紧急维修 19 4 远程会议筹备方案的特点5 会务机构分工的要求 1 根据会议规模和类型组织人员队伍 2 分工明确 责任到人 3 加强协调 定期沟通 20 工作程序 1 组建会议筹备委员会 2 分成筹备小组 3 形成筹备方案P7 8 4 领导审核方案 21 注意事项 1 电话会议语言使用的注意事项2 安排座位的注意事项P9补充 安排主席台的座次一般采用横式具体做法 严格按照会议领导机构事先确定的名单次序安排座次 不得擅自改变 身份最高的领导人安排于主席台前排中央就座 其他领导按先左后右 以主席台的朝向为准 一左一右的顺序排列 主席台上就座的人数为偶数时 前两位领导人共同居中就座 第一位领导人坐于第二位领导人的左侧 主持人的座位按身份高低安排3 会前准备工作的基本要求充分 周密 安全 22 相关链接 1 会议筹备方案与会议策划方案的区别与联系 务实 务虚 1 会议筹备方案包括 会议策划方案和会议预算方案 2 会议筹备方案在策划方案基础上侧重于会议准备工作的组织和实施 2 会议座位安排的方法 1 较大型会场的座位安排 2 中小型会议的座位安排 23 4 会场气氛布置 1 会标会议全称的标题化作用 增强会议的庄重性 揭示会议的主题和性质 激发与会者的参与感 2 标语简洁 具有鼓动性和号召力 3 会徽 以本组织的徽标作为会徽 如 党徽 国徽等 向社会征集 体现或向征会议精神的图案 4 画像 5 灯光 6 花卉 7 会场的整体颜色较长时间的会议可用绿色或蓝色窗帘 24 二 检查会务的筹备情况 1 会务筹备情况检查的主要内容 1 会议准备是否充分 2 会议期间能否排除各种干扰 3 环境条件与用品准备 4 文件材料的准备情况 5 会场布置情况的检查 6 会议保卫工作的检查 7 检查其他内容 25 2 会务筹备情况检查结果的形式 1 书面形式 2 口头形式 3 协调会形式3 会务筹备情况检查的方法 1 听取会议筹备人员的汇报 2 会前现场检查 26 工作程序 1 开会检查的程序2 现场检查的程序注意事项 1 会务筹备情况检查的汇报材料2 对检查所发现问题的纠正 27 三 审查会议文件 1 会议文件的类型P17 182 会议文件审核的内容 1 审核会议文件的准确性和完整性 2 审核会议文件的内容3 会议文件审核的方法 1 对校法 2 折校法 3 读较法 28 文件审核的重点 内容是否符合党和国家的有关政策 法规 全局性和重要性文件是否广泛征求意见并加以修改 涉及不同地区 部门文件 事前是否进行了会商 所用材料 数据是否真实 准确 文件格式是否统一规范 29 工作程序 1 由起草文件的秘书就文件内容进行自审 使会议文件在初期就能严格把关 2 由主管秘书进行会议文件的初审 3 如会议文件的内容涉及部门较多 要进行必要的会审 4 在会议文件审核修改后 要由主要领导或主管领导进行终审 30 四 与领导沟通会议的有关事宜 1 与领导沟通会议有关事宜的意义2 与领导沟通会议有关事宜的原则 1 时间性原则 2 及时性原则 3 全面性原则 31 3 与领导沟通会议有关事宜的方法 1 定期向领导提交书面报告 2 由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况 3 领导亲自参加有关会议 4 其他途径4 与领导沟通会议有关事宜的时机 1 会议筹备阶段 2 会中阶段 3 会后阶段 32 工作程序 1 明确会议目标 2 明确沟通会议有关事宜的方法或途径 3 确定沟通时间 地点以及参加人员 指定会议记录人员 4 检查沟通过程中所需要的各类文件 音像等资料 5 向领导汇报会议的筹备情况及进展 同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题 6 听取领导指示 或与领导进行双向讨论 并完成会议记录 7 将记录通过某种方式送给领导 33 注意事项 1 领导的指示和双方讨论的结果要尽快进行部署和落实 2 要坚持与会的主管领导保持定期的沟通 并将落实的情况及时向领导反馈 3 在会前 会中 会后不同时期的沟通中 要突出各自的重点相关链接 1 分配会议组织与服务工作应考虑的因素 2 会议协调 34 五 拟订会议的应急方案 1 会议应急方案的内容 1 会议举行过程中可能出现的问题 2 出现问题时负责解决的会议工作人员2 会议应急方案的作用3 处理会议突发事件的方法 1 处理人员问题 2 处理场地问题 3 处理设备问题 4 处理资料问题 5 处理健康与安全问题 6 处理行为问题 35 工作程序 1 预测不可预知的情况 2 提前准备应对各种问题的备选方案 3 讨论会议紧急情况 4 确定会议应急方案 36 注意事项 1 住宿安排要妥善2 餐饮服务要周到3 医疗卫生工作要有备无患4 交通保障应落实到位5 会议通讯服务力求标准 稳定 可靠 迅速6 在娱乐生活上需丰富多彩7 会议值班制度健全 人员要坚守岗位 37 相关链接 1 会议应急方案特点 1 有的放矢 2 预防为主 3 留有余地2 会议应急方案实施的原则 1 思想上充分重视 2 在人 财 物方面要措施到位 3 在实施的过程中药坚持定期检查 38 二 会中服务 在能力要求方面注意的是 1 能够提示会议按计划进行2 能够监督会议经费的使用3 能够处理会中突发事件 39 与会前相关知识不同的是 1 提示会议进程的方法2 监督会议经费使用的方法3 处理会议突发事件的要求 40 一 提示会议按照计划进行 1 推进会议进城应遵循的原则 1 认真倾听 最少限度地打断谈话 2 树立自信心 确信自己能对任何冲突产生积极影响 3 消除交流障碍 4 强调问题 5 使用精湛的人际交流技巧 接受他人积极有益的批评和建议2 提示会议按计划进行的意义 41 工作程序 1 了解议题和议程 2 准时宣布开会 3 有效引导议题注意事项 1 讨论中要专心投入 保持和谐交流氛围 2 不随便打断他人发言 不随便插话 3 不随便进出 4 自己论点被证明根据不足时 要显示风度 42 二 监督会议经费的使用 1 会议经费的类型 1 与会人员交费 2 参展商交费 3 联合主办者交费 4 广告 赞助和捐助 5 公司分配 6 其他收入项目 43 2 会议经费使用的主要方面 1 文件资料 2 邮电通讯费 3 会议设备和用品费用 4 会议场所租用费 5 会议办公费 6 会议宣传交际费 7 会议住宿补贴费 8 会议伙食补贴 9 会议交通费 10 其他开支 44 3 会议经费使用的监督方法 1 报告和会议 2 授权与自我控制 3 质量 4 损益平衡表 5 比率分析 6 审核时要逐项细审 45 工作程序 申请经费 主管领导审批 财务部审批 财务人员提取现金或填写支票 经费支出 审核会议经费支出注意事项 1 会议经费使用中的各种票据管理 2 会议经费预算的制度是控制会议成本 提高会议效率 节省时间和资金的重要手段 3 一些费用的名称要具体规范 4 购买用品要充分考虑各种用品 耗材的价格比 力求价廉物美 5 遵守各种财务制度和规定 6 有些会议用品或纪念品要在预算后附录详细的物品报价表 46 三 处理会中突然事件 1 会中突发事件的类型 1 人员问题 2 健康与安全问题 3 行为问题2 会议应急方案实施的原则3 处理会中突发事件的方法 1 处理人员问题 2 处理健康与安全问题 3 处理行为问题 47 工作程序 向领导报告 启动会议应急方案 实施应急方案 必要时向公共应急机构请求支援 善后工作 向受害者及其家属进行安抚 与媒体沟通 注意事项 1 处理会议突发事件的责任分工2 突发事件与规则制定 1 应急方案的定期检查制度 2 突发事件的第一时间报告制定 3 各种应急设施的检查维护制度 4 值班工作责任到人制度 48 第三节会后落实 会前 会中能力要求的总结 1 能够对会议进行总结2 能够评估会议工作对会前 会中相关知识的总结 1 会议总结工作的内容和要求2 会议评估工作的标准 49 1 会议总结的目的2 会议总结的内容3 会议总结的方法与要求 1 会议总结的方法座谈会 表彰会 书面总结 2 会议总结的要求完整性 协调性 比例性 50 工作程序 对会议征询意见 拟就工作总结稿 向领导报告会议结论 总结定稿 印发 归档 组织全体工作人员进行总结注意事项 1 撰写会议总结的注意事项及时 全面 科学2 撰写新闻稿件的注意事项及时 准确 发布前送领导审核 51 二 会议评估工作的内容和要求 1 会议评估工作的内容概念 会议取得效果和会议成本之间的比值 比值越大 会议效率越高 反之 越低 1 构成有效会议的要素 2 影响会议效率的主要因素1 会议的必要性2 会议前期准备工作的质量3 会议责任分工此外1 会议多 长 大 高2 会议支出超标 浪费惊人3 会议准备不充分 会议质量不高4 组织者组织不当 52 2 会议评估的标准 1 目标 2 会议时间评估 3 与会人员参与会议的状态与收获 对会议的满意程度与理由 提出改进的意见或建议