会务实训知识学习PPT课件.ppt

会务实训 1 会议管理 指导要点 会议基本流程 2 培训要求 电话会议及视频会议的要求与特点 P4和P6 一 会议筹备方案的内容与作用 拟写会议筹备方案 会议主席台和场内座位的安排 会议现场检查 P15 会议文件的准备 案例分析 会议食宿 值班突发事件 医疗 与领导的沟通 开头 书面 问题和困难 3 会议管理 指导要点 知识要点 会议的涵义会议的目的会议的特点会议筹备方案的内容构成商务会议的要素商务会议的类型与特点确定会议议题和时间的基本步骤会议主办者的职责制定会议规则的基本要求会前 会中和会后办会工作的基本内容制定会议规则的基本要求提高会议质量的方法 4 第一节会前工作 5 会议策划的要素 主办者 承办者 与会者 嘉宾 其他与会人员的职责 会议的人员构成 正式代表的权利 会议的策划方案 流程 列表 会议议题的原则 一支笔 唯一性 计划性 可行性 会议时间和会期 会议地点选择 会议的筹备会议 策划方案的选择 提高会议质量的措施 会议的策划 6 会议的组织和管理会前准备 成立TEAM组 组织落实 成立工作团队组 会议机构的分工要分工明确 责任到人 各司其责 加强协调 经常汇报 7 策划案确定之后 需要尽快成立各TEAM组 指大型会议 活动 以便各自分工负责推进工作 一般分为以下几个小组 1 总指挥 一般由公司高层领导担任 对会议的目的 主题有明确的认识 对整个活动总负责 总协调 是最好的资源 2 副总指挥 一般由牵头部门的总经理担任 协助总指挥 会议召集人 负责常务工作 3 策划组 一般由负责市场推广的人员担任 会议的形式 严肃 活泼 颁奖形式 新意 布展 AV 奖品礼品定制 条幅内容 制作 娱乐活动策划 会议的组织和管理会前准备 成立TEAM组 8 4 会务组 负责参会代表的吃 住 行 接送站等 以及相关物资 资料的准备 费用的预算 决算等 5 秘书组 会议内容的策划 发言稿的跟踪修改 PPT制作 会议资料的整理 汇编 根据不同内容的会议 还可以成立其他TEAM组 如有展示活动 户外市场活动 可组成展示组 活动组等 各TEAM组之间都有许多联系 因此需要经常开会沟通 了解各自的进程 推动会前准备工作的顺利进行 会议的组织和管理会前准备 成立TEAM组 9 会议篇会前准备 策划案的内容 会务工作是围绕会议的内容 形式进行的目的 主题 时间 参会人员 类型 人数 地点 会议日程 议程 人员分工 各项工作负责人 各项活动的推进时间等 策划案的内容 10 会议通知与会场的选择布置 11 会议通知拟写与发送 通知的内容与制订流程发送形式和注意事项 12 主席台座次安排 依职务高低和选举结果会议主持人的位次主席台座次的审核台签的摆放 13 会前准备工作要求 充分周密安全会议策划方案和筹备方案的区别会场的选择与检查 14 会议的组织和管理会前准备 会场勘察 会议地点与会场勘察 地点选择原则 四级 会场勘察俗称 踩点 是会前必须要做的基础性工作会议筹备检查的内容 P12 15 会议的组织和管理会前准备 会场勘察 原则 会议检查 会期 规模 名额分配是否合理 地点的选择 环境条件与用品准备 文件资料准备 类型P17和审核P18 会场布置情况会议保卫会议筹备的准备方法 P14 16 注意事项 会议的组织和管理会前准备 会场勘察 餐饮方面车辆问题服务价格问题 17 会议应急方案 人员问题场地问题设备问题资料问题健康与安全问题行为问题住宿 餐饮 医疗 交通 通讯 标准 稳定 可靠 迅速 娱乐 值班 18 会议的组织和管理案例 案例分析 1 北京每年都会举办大型图书订货会 下面给出2004年北京图书订货会的实施方案 摘要 请你根据该方案提供的信息 拟定一份旨在提高会议质量的措施要求 2 拟写2006北京图书订货会实施方案经新闻出版总署批准 中国出版工作者协会 中国书刊发行业协会定于2006年12月7日至11日 联合主办2006北京图书订货会 订货会地点 中国国际展览中心一号馆 六号馆 七号馆 八号馆 四号 五号馆作机动 预计展厅面积30000平方米左右 可设置3M 3M标准展位1500 2000个左右 订货会时间 1月7日至11日 1月5日至7日布展 7日下午预展 8日至11日看样订货 业务研讨 11日下午3 30撤展 12日中午12 00前离会 大会统一于1月7日接待报到 3 请描述一次你亲自参加的会议 根据你所看到的现象 分析会议的成败 19 第二节会中工作 提示会议按计划进行原则认真倾听直接 坦诚和适当的方法消除交流障碍强调问题精湛的人际交流了解会议的议题和议程准时宣布开会有效引导议题 20 会议的成本控制 监督经费使用 会议的经费预算 固定费用和可变费用 会议的收入与支出 经费来源P34与经费使用方面P35 使用的监督方法和原则 P36 报告与会议 授权与自我控制 质量 损益平衡表 比率分析 审核逐项检查 经费细目表 21 会议的组织和管理会中工作 会前的最后检查 工作认真负责 细心 耐心 组织签到和登记 任劳任怨能连续作战 做好联络协调 沟通协调能力强 会议记录与保密 业务素质与原则性 会议后勤保障 服从分配 协作意识好 会中应负的责任 22 会议的组织和管理会务的实施 出发时间 会务组的工作 提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自联系人 购物及准备工作 开预备会 23 注意事项 会议的组织和管理会务的实施 签到 关键点 住房钥匙签到台住房分配其它 24 会议的组织和管理会务的实施 开会期间 开会期间的工作 与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件 25 会议联络工作 会议的组织和管理会务的实施 联络 关键 主办方与承办方联络渠道 工具 方法承办方内部联络与应急 处理突发事件P40 秘书的联络 26 会后的工作 第三节会后必须注意的问题 与会人员的返程 会议物品清退 会议文件整理立卷 会议总结与评估 会议目标 分工执行 自我与集体 奖惩结合 撰写新闻稿 及时 反映会议精神 领导审核 27 会议的组织和管理会务的实施 会议结束 会议结束的工作退房 整理物品 结帐 回收问卷 28 会议的组织和管理会后总结和决算 总结经验教训 表彰先进 会后的总结和决算 会后注意事项 会议记录 落实不力 不进行总结 不解散工作小组 与会人员对会议不满 29 识记 会议信息的收集 筛选 加工 排列存放 编写 传递会议记录 纪要 简报与表格 了解 会议信息工作的主要流程 会议信息的主要分类与特点 领会 会议新闻发