会计档案管理PPT课件.ppt

会计档案管理 第一节会计档案及其作用第二节会计档案的管理 1 我国现行会计档案管理法律法规 会计档案管理办法 1998年8月21日国家财政部 国家档案局发布 2 1 会计档案管理办法 制定依据 为了加强会计档案管理 统一会计档案管理制度 更好地为发展社会主义市场经济服务 根据 中华人民共和国会计法 和 中华人民共和国档案法 的规定 制定本办法 3 2 会计档案管理办法 适用范围 国家机关 社会团体 企业 事业单位 按规定应当建账的个体工商户和其他组织 以下简称各单位 应当依照本办法管理会计档案 4 价值属性 专业领域 形成主体 一 会计档案的定义 会计档案是国家机关 社会团体 企业 事业单位 个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 符合档案构成的三个要件 原始属性 5 第一节会计档案及其作用 我们应从以下三个方面理解会计档案的概念 1 会计档案是在会计活动中形成的2 会计档案是反映经济业务的历史记录3 会计档案是按照一定规律集中保存起来的 6 第一节会计档案及其作用 二 会计档案的种类和特点 一 会计档案的种类1 按管理期限可划分为永久性会计档案和定期会计档案 7 定期保管期限分为3年 5年 10年 15年 25年5类 8 2 按载体形式可划分 一 会计凭证类 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 其他会计凭证 二 会计账簿类 总账 明细账 日记账 固定资产卡片 辅助账簿 其他会计账薄 三 财务报告类 月度 季度 年度财务报告 包括会计报表 附表 附注及文字说明 其他财务报告 四 其他类 银行存款余额调节表 银行对账单 其他应当保存的会计核算专业资料 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 9 二 会计档案的特点1 专业性2 广泛性3 严密性4 记录性 10 三 会计档案的作用会计档案的作用有两点 一是具有史料作用 二是具有查证作用 11 第二节会计档案的管理 一 会计档案的管理原则 一 统一管理 分工负责原则 二 完整原则 三 简便易行原则 四 依法管理原则 12 会计核算材料的归档 归档范围归档时间归档要求和归档手续 13 会计档案管理办法 规定会计档案的归档范围包括 会计凭证 会计账簿 财务报告及其他会计核算材料 归档范围 14 不是会计档案归档范围 工资年报 职工工资 奖金及各种福利审批名册 养老保险缴纳名册 调整 新增审批表 职工聘用 转正等审批表 协议书 事业统计报表 清产核资材料 财务制度 上级指标文件等均属文书档案 15 归档时间和责任人 归档时间 年终立卷 可暂时保管一年 移交本档案机构统一保管 工会可根据自己情况在会计机构专柜保管 责任人 会计人员 档案员 档案室存放 出纳人员不得兼管会计档案 16 归档要求和手续 要求 真实准确 密封处理 加经手章 齐全完整 保持卷册的封装手续 移交清册 17 会计档案保管时间 18 表 1企业和其他组织会计档案保管期限表 19 20 表 2财政总预算 行政单位 事业单位和税收会计档案保管期限表 21 22 23 24 三 会计档案的整理 会计档案的分类会计档案的组卷会计档案的编目 25 会计档案分类方案 26 把全部会计档案按四类分开 会计凭证类 会计账簿类 财务报告类 其它类 每一种类的下面 按会计年度排列 一年内的会计档案可根据保管期限的长短依次排列 四类会计档案分别编制独立的案卷号 单独流水 形成四本案卷目录 27 现金 永久125年2000年2000年银行 总帐 定期215年明细 财务报告帐簿2001年325年52001年15年2002年2002年 28 会计核算材料的组卷 会计凭证的组卷方法会计账簿的组卷方法财务报告的组卷方法其它核算材料组卷方法 29 会计凭证 会计凭证是用来记录经济业务 明确经济责任 作为记帐依据的书面证明 30 会计凭证的组卷要求 按月组卷按会计凭证的形成的时间顺序排列剔除凭证内的金属物装订 一般不超过2cm 以上操作原则上符合财政局和审计局的要求就可以了 加盖骑缝章 以上应为会计操作 标案卷号 装盒 填写封面抄写会计档案案卷目录 31 32 33 34 35 会计档案案卷题名 密云县档案局2005年7月记账凭证 36 37 会计账簿 会计账簿是以会计凭证为依据 连续 系统 全面地记录经济业务的簿籍 是编制财务报告的依据 会计账簿种类及划分活页账 死页账总账 明细账 银行存款账 现金日记账 38 会计账簿的组卷 死页账 直接标案卷号 注 会计跨年度帐放在用完年的年度 即截止年 活页账要求 按年度组卷 结合保管期限 39 活页账 A 抽出空白页 编页号B 加装封皮 拟写案卷题名 填写案卷封面C 装订 装盒 不能混期限 填写盒面内容D 编写案卷目录 40 41 42 43 财务报告 财务报告是根据日常会计核算定期编制的 综合地反映一定时期的资产 负债和所有者权益状况 以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件 财务报告按时间划分 会计年报 包括内容 资产负债 利润分配 经费情况 资金活动 财务分析及说明 附注等 月报 季报 44 财务报告组卷要求 按会计年度组卷 结合保管期限 会计报表 报表备注 财务情况说明书不要分开 一并组卷 同时对于不同年度 不同保管期限的要单独组卷 45 财务报告整理步骤 步骤 同活页帐组卷 编页号 填写卷内目录 填写封面 装订 左侧 装盒编写案卷目录保管期限 资产负债表 利润分配表 经费情况表 资金活动表 含财务说明 分析 辅助等永久 其它 5年 3年 46 顺序号 题名 日期 页号 文号 责任者 47 卷内文件目录 48 注意的问题 1 加盖骑缝章 凭证 账簿 报表 2 案卷号必须一卷一号 特别注意凭证 3 案卷题名三要素 企业名称 时间 核算材料名称 4 不管用何种档案盒 一定要填写必填项 案卷题名 案卷号 起止日期 页数 保管期限 49 其它类会计核算材料 其它类会计核算材料的组卷方法 一般的文件材料不多 银行存款余额调节表 银行对帐单等属归档之列 会计档案移交清册 保管清册 销毁清册也属归档范围 要求 与财务报告的组卷方法相同 银行余额调节表 银行对账单 5年销毁清册 保管清册 永久移交清册 15年 50 编制会计档案案卷目录 检索工具要求 按照会计档案的分类方法和案卷的排列顺序编制会计档案案卷目录 四本或三本目录 案卷目录的抄写与案卷一致 基本上就是卷皮 盒 上的内容 一般为两套 可复印 档案室和会计部门各存一套 51 52 53 案卷号 会计凭证可按盒抄写 但案卷号是实际案卷号 而不是盒号 例 一盒内有3本凭证 案卷号是3 5 在案卷号这栏填写3 5 会计档案案卷目录 54 会计档案案卷目录 55 会计档案案卷目录 56 档案排架 57 58 59 60 会计电算化系统档案管理 打印输出的凭证 账册 报表等书面形式的会计档案按纸质会计档案管理 必须有会计主管的签章才能存档保存 61 62 会计电算化系统档案管理 随计算机配置的系统 各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算软件 数据备份光盘 磁盘 必须作为会计档案保存 三套保存 一套封存 一套异地保存 一套利用 存放安全 洁净 防热 防潮 防磁的场所钢丝录音机 63 会计档案的鉴定与销毁 对到保管期限的档案进行鉴定 确实无保管利用价值的可进行销毁 但必须按程序办理 高龄原则 总之 不轻易销毁 64 第二节会计档案的管理 二 会计档案管理的内容 一 会计凭证的整理会计凭证是会计档案的重要组成部分 必须做到装订整齐 完整 牢固 妥善保管 便于查阅 1 会计凭证的整理2 会计凭证的归档 二 会计账簿的整理 三 财务会计报告的整理 四 其他会计资料的整理 65 第二节会计档案的管理 小思考7 2 审计人员在对某公司的会计报表进行审计时