L22夜审及相关报表数据讲解PPT课件.ppt

酒店餐饮信息化课程 L22 夜审及相关报表数据讲解 四川烹饪高等专科学校授课教师 XXX 目录 夜审的概念如何夜审夜审四个步骤以及要注意的细节夜审所涉及到的相关报表如何查看夜审完成后还要注意哪些问题夜审后发现营业总表借贷不平怎么办归结一下 夜审到底有哪些作用如何按酒店的要求设置夜审的时间 夜审的概念 夜审 也称夜间稽核 酒店在一天的营业过程中 进行着各种各样的营业活动 同时也在电脑中记录了各项交易 在酒店的一天营业结束后 对所有发生的交易进行审核 调整 汇总以及统计产生各级部门人员所需的报表 并为下一天的营业做好准备 这就是夜间稽核要做的事情 具体的工作如核对房态 核对房价 审核各营业点的帐务等 如何夜审 在电脑上完成夜间稽核主要可以分三步 房租预审及入帐 夜间稽核和报表打印 1 房租预审及入帐 2 稽核 夜间稽核是一个自动的过程 完成本日营业数据的汇总 统计 日终各类系统数据的更新和转储 并生成各种报表 3 打印报表 4 新到客人房租预审及入帐 1 执行账务 夜间稽核 快捷键F4 打开 夜间稽核 窗口 如下图所示 该窗口左边的列表窗列出了该酒店夜审将要完成的操作 右边则是房租预审窗口 窗口下部的按钮则是完成夜审所要完成的工作及其次序 夜审的操作步骤 2 单击 客人续住 首先弹出 到期宾客续住 窗口 此步骤主要处理逾期没有到前台办理续住的客人的离开时间 做了宾客续住后 才不会出现在店客人的部分账务发生日期大于客人离开时间的情况 2 单击 房租预审报表 按钮 窗口如下图所示 本步骤主要对每一间在住房的房价进行核对 如对房价有疑问 比如房价明显低于或高于门市价 或0房价又没有备注的 都可以通过双击记录进入主单或财务窗口查看操作员以及操作日志 向相关人确认最终的房价 双击账号进入主单窗口 双击房价进入财务窗口 双击团队员可进入团队主单 3 审核房租后 执行 房租入帐 系统自动加收稽核房费完成 在住房产生了自动房费 双击账号进入主单窗口 在住房产生了本日的自动房费 营业日期仍然是本日 4 单击 开始稽核 系统自动开始统计报表 更新数据 并显示系统进程 已完成的夜审步骤 等待进行的夜审步骤 正在进行的夜审步骤 首次设置后台代码后 可能会出现由于编码不规范而导致的夜审步骤错误 如果碰上类似的情况 可在系统出现提示时选择跳过此步骤进行继续夜审 在完成稽核步骤时 也可能出现由于硬件或网络问题而出现系统假死的情况 操作员应耐心等待系统提示 而不要试图通过任务管理器来结束进程 如出现停电等意外情况 可在来电后继续进入夜间稽核 完成其余的步骤即可 5 系统提示 夜间稽核完成 请退出系统重新登录 则应退出系统 重新登录 重新登录时建议将班次更换成4班 重新登录后 营业日期已变成了下一日 夜审的其中一个步骤 修改系统时间 在这里看到了效果 营业日期变成了下一日 修改系统时间是夜审的一个步聚 夜审之后为什么建议更换四班登录 酒店实际运作一般分为三个班 早 中 晚班 小酒店甚至只分早晚两个班 1 2 3班分别代表早 中 晚班 为什么我们的系统会有一个4班 并要求夜审完成之后切换到4班呢 这主要是基于酒店报表统计的需要 因为操作员一旦夜审完成后 酒店的营业日期也随之发生改变 这样一来 即便是同一个操作员 他夜审前后所作的操作分属于不同的营业日期 操作员在夜审后如果继续以3班登录 他的交班报表仍然需要分开打印 而如果他第二天继续上晚班3班 那么他两个时间段所发生的财务将很难区分 因为夜审后他所选的班别与他第二天晚上来上班所选的班别相同不但班别相同 营业日期也相同 这样就给操作员交接班和财务审核带来麻烦 而如果操作员在夜审后直接用早班1班登录 他的操作便会和上早班的操作员归属到一起 同样不利于酒店的财务人员进行财务审核 基于此 我们系统引入了一个夜班4班 来解决以上的矛盾 让交班和对账更加轻松 夜审完成后还要注意哪些问题 夜审完成后 应该遵循以下步骤 来验证夜审是否成功 以及是否有遗留问题需要马上解决 查看系统状态栏里的营业日期 看是否已经成功切换到下一个营业日期 在这里查看新营业日期是否已经生效 查看上日的营业总表是否已经生成 这里当前的营业日期 最新的营业总表日期应该是上一个营业日期 切换4班登录系统时 如果夜审出现异常 则系统会提示相关错误信息 操作员应仔细查看错误位置 然后解决错误 操作员登录时 系统提示营业总表借贷不平 夜审后发现营业总表借贷不平怎么办 系统错误必须设置提醒的参数才会提醒 在维护系统参数配置里设置 登录系统是否显示欢迎窗口 为 T 即打勾 即可 将这个参数打勾 保存 进入系统 点击账务菜单里的 上日稽核检查 看报表异常具体出在了哪张报表上 找到的异常是营业总表借贷不平 接下来看一下营业总表的为何借贷不平 通过穿透我们可以看到 上日确实产生了房费 但产生的房费没有汇总到房费收入里面 从而导致了总表借贷不平 双击查看明细 房费没有汇总到今日数 查看营业总表报表定义项 根源是这里没有设汇总到哪一项 这时设置汇总到夜房费收入010项 再进入账务里的 上日稽核检查 点击 重建上日报表 按钮 进行报表重建 重建上日报表 异常消失了 夜审有哪些作用 归结起来 夜审主要有以下作用 房租入账 入账所有在住房的过夜房费修改营业日期 将营业日期切换到下一个营业日期 即夜审后 新的营业日期就开始了生成客史档案和消费记录计算宾客和会员积分计算佣金更新房间状态 如变成在住脏房 今日是否预离 显示今日预到等本日的有效预定在夜审时未抵 则自动被置为无效预订夜审还会删除一些无用的临时数据 比如被取消或未到的预订 在过了大约15个夜审后会被删除等 参数配置里可设置多少后删除 产生本日的营业报表 如何按酒店的要求设置次日房的时间 每个酒店的业务和客源不同 所要求的次日房时间也不尽相同 甚至千差万别 这就要求我们根据酒店的要求来设置次日房的时间 以更符合酒店的实际业务要求 进入维护系统 点击 参数配置 按钮 进入参数配置 找到 次日房开始时间 一项 参数设为酒店认为的一天开始的时间 单击 保存 完成参数配置 在这里设置夜审的时间 次日房开始时间的设置 即意味着每天过了这个时间才来入住的客人 算是第二天的客人 也就是早晨到的客人 那么他可以住到另外一天的中午 一般酒店的退房时间为中午12点 而在这之前入住的客人 酒店需要加收他上一日的房费 认为是上一天晚上到的客人 举个例子 某客人2号凌晨5点达到了酒店 这个时候酒店工作人员告诉他我们酒店是早上6点以后才可以入住的 当然您如果现在就要求入住 那要算您是1号入住的 要收您1号的房费 因此建议您稍作休息等6点以后办理入住 这里例子说明酒店的次日房时间是6点 当然根据酒店服务的不同这个时间也会有所不同 甚至会根据客人情况灵活处理 次日房的时间为什么需要进行规范 如果酒店提前进行了夜审 每天从21