公文写作要点略述PPT课件.ppt

公文写作与处理 人力资源部 1 公文培训的目的 1 提高员工公文写作水平2 规范企业公文写作3 改善部门的公文管理4 提高企业管理水平 2 课程安排 企业公文概念与分类公文处理的定义公文的撰写与格式要求 9项 公文写作常犯错误及注意事项 7项 公文的各种格式 9项 3 企业公文的概念和分类 是企业在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是实施管理和进行公务活动的重要工具 按行文关系分类上行文 平行文 下行文 4 公文处理的定义 是指公文的办理 管理 整理 立卷 归档等一系列相互关联 衔接有序的工作 5 公文的撰写与格式要求 公文一般由发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送单位 正文 附件 机关印章 成文年月日 抄送机关 主题词等部分组成 1 红头文件的适用 看是否重要性而定 例如 A 内部任免一般公司都算重要文件 一定要红头文件 B其它的会议纪要就要看会议内容是否重要 C外发的文件看是发给上级的还是下级 是什么性质的 发给上级没有用红头的 发给下级的重要执行文件一定要用红头 D其它有公司印章的也算重要文件 但可以不用红头文件 6 2 发文字号A应当依次包括机关代字 年份 序号 B发文字号中年份 序号用阿拉伯数字标识 年份应标全称 用六角号括入 序号不编虚位 即不编01或001 不加 第 字 公文的撰写与格式要求 7 公文的撰写与格式要求 3 公文标题应当准确 简要的概括公文的主要内容并标明公文的种类 A标题构成一般由发文机关 事由 文件三部分组成 B标题较长时应当上长下短 C公文标题中批转法规性文件 一般不用标点符号 8 公文的撰写与格式要求 4 正文正文要写的就是叙事 说理 表明目的 内容多的时候分层 序号为 一 一 1 5 附件附件应在正文之后 成文时间之前注明附件 顺序和名称应标为附件1 表 附件2 9 公文的撰写与格式要求 6 成文的时间以领导签发的日期为准 会议通过的文件以通过时间为准 文件下发要及时 7 抄送单位指主送单位之外需要执行或知晓公文的其他单位 应使用全称或者规范话的简称 统称 10 公文的撰写与格式要求 8 公文标题一级标题 一般使用2号字 二级标题 一般使用3号字 A正文使用仿宋体3号或4号字 一般不用5号字 B字数特别多的可以用小4号字 一般用黑体 宋体 楷体 公文的文字一律从左至右横写横排 11 公文的撰写与格式要求 9 公文用纸采用国际标准A4纸 12 公文写作常犯错误及注意事项 1文种混用 公告与通告 请示与报告 会议记录与会议纪要 通知与通报 命令 用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项 决定 用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 指示 用于对下级机关布置工作 提出开展工作的原则和要求 公告 用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 用于公布社会各有关单位应当遵守或者周知的事项 通知 用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 通报 用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 议案 用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 报告 用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 请示 用于向上级机关请求指示 批准 批复 用于答复下级机关的请示事项 意见 用于对重要问题提出见解和处理办法 函 不相隶属单位之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 会议纪要 记载 传达会议情况和议定事项 公报 用于公开发布重要决定或者重大事件 条例 用于党的中央组织制定规范党组织的工作 活动和党员行动的规章制度 规定 用于对特定范围内的工作和事务制度具有约束力的行为规范 13 公文写作常犯错误及注意事项 2 格式不规范无标题 落款不清晰 不知道是谁 无日期等 3 公文写作的段落结构乱 开头结尾太突然 过度不自然 不简洁 辞藻华丽 不平实 内容不知所云 4 公文写作的序号使用乱 重复 倒置等 14 公文写作常犯错误及注意事项 5 公文写作的标点使用不正确 不规范 6 公文写作的用字 用词不正确 A褒义词 贬义词 中性词使用 比如未尽到职责和未尽到一个主管的职责 因工作忙不能尽到主管的职责 B公文用语和日常用语 比如 妥否 请批示 C注意语气程度 比如 勒令和要求希望 D注意适用范围 比如罚款和罚金 汇报和通知 知会 15 公文写作常犯错误及注意事项 7 公文的排版 美观 打印 复印质量 要求使用统一版面 16 公文的各种格式 一 决定 决议 二 通知三 报告四 请示五 函六 通报七 会议纪要 17 公文的各种格式 决定 决议 范围对公司的重要事项或重大行动做安排用 决定 经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用 决议 结构划分A开头 主要以说明目前形势 分析或阐述做次决定的原因 目的及意义 其语言要求简洁 概括性强 B主体 表达决定的具体内容 因为它是下级机关 相关单位及所属个人必须执行的准则 所以要求写的明确 具体 详细 其表达方式采取条文是写法 并要形成完整 严谨 清晰的整体 主体部分也可简述式写法 对所决定的事项作出直接公布 C结语 提出希望 号召和要求 在决定的正文之后 可以写 本决定自发布之日起施行 18 公文的各种格式 通知 范围发布公司重要决定 转发公文 转批公文 要求下级部门办理和需要周知或共同执行的事项用 通知 种类包括指示性通知 会议性通知 结构A标题 制发机关 事由 通知B正文 1 通知前言即制发通知的理由 目的 依据 例如 为了解决 的问题 经 批准 现将 具体规定通知如下 2 通知主体 写出通知事项 条目分明 3 结尾 意尽言止 不写结束语 太前言主体之间 如未用 特作如下通知 结尾 可用 特此通知 结语 19 公文的各种格式 报告 使用范围向上级汇报工作 反应情况 提出建议等用报告 种类1建议报告2境况报告结构A标题 制发机关 事由 报告 报告前可以加 紧急 B正文 事由要直陈其事 吧情况及前因后果写清楚 事项写作步骤 措施 效果 也可以写工作的意见 建议或应注意的问题 C结尾 可写 特此报告 专此报告 后面不用任何标点符号 或 以上报告如无不妥请批转各部门执行 等语 注意事项概述事实 重点突出 中心明确 实事求是 有针对性 20 公文的各种格式 请示 适用范围向上级部门请示指示 并需要批复的用 请示 请示应当一文一事 不得多头请示 结构A标题 制发机关名称 事由 请示B正文 请示的原因 陈述情况 阐述理由 讲清必要性和可能性 最后用 为此请示如下 请示的事项要写明请示要求 如请示物资要写明品名 规格 数量 请示资金要写明金额 C结尾语 多用 上述意见是否妥当 请指示 特此请示 请批准 以上请求 请与审批 等 注意事项 一文一事 一个主送部门 逐级请示 21 公文的各种格式 会议纪要 正文三种写法 a概述法 即把会议上的发言内容 讨论情况总结到一起概述出来 这种写法适用于小型会议 b发言记录式写法 按照会上发言顺序摘录每人发言的主要内容 次写法主要用于座谈会议纪要 c归纳法 就是把会议中研究 讨论的内容归纳成几个问题来写 适用于规模大 内容复杂的会议 写作时可根据表达内容的需要 分条例项写或拟小标题分部分 层次写 无论哪种写法 都要围绕会议中心和目的的选材 剪裁突出重点 结尾的内容通常是提出希望 号召 要求有关单位认真贯彻会议精神 22 公文的各种格式 函 适用范围向外单位联系公务 洽谈工作事项用 函 函适用于不相隶属机关之间的互相商洽工作 询问和答复问题 向有关部门请求批准等 结构标题 主送机关 正文 发文机关 日期 函告的事项 结语等 A标题 一般由发文机关 事由 文种或者事由文种组成 一般发函为 关于 事由 的函 复函为 关于 答复事项 的复函 B正文 一般包括三层 简要介绍背景情况 商谈 询问 答复的事项和问题 希望和要求 如 务希研究承复 敬请大力支持为盼 等 23 公文的各种格式 通报 通报一般指奖惩性通报 使用范围 表彰先进 批评错误 传达重要情况用 通报 格式 一般采用三层 简要介绍事由 对此公司做出的决定 公司对全体员工的号召 24 公文的各种格式 会议纪要 使用范围传达重要会议所决议的事项和主要精神 要求与会部门共同遵守 执行的用 会议纪要 类别会议纪要根据使用范围 内容和作用 分为两种类型 工作会议纪要 协商交流性会议纪要 结构会议纪要由标题 日期 正文组成 A标题 由会议名称和文种组成 如 关于 进度研讨会纪要 B文件日期 成文日期通常卸载标题之下 位置居中并用括号括起 也可在文末 右下角标日期 C正文 通常三部分组成 可以只写前两部分 1 在开头部分扼要的叙述会议概括 如会议的名称的时间 地点 人员 议程及主要收获等 2 主体部分主要会议研究问题 讨论中的意见 做出的决定 提出的任务要求等 主体写法一般三种 25 公文的各种格式 工作计划 一 工作计划的格式 1 计划的名称 包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素 如 研发部年度工作计划 2 计划的具体要求 一般包括工作的目的和要求 工作的项目和指标 实施的步骤和措施等 也就是为什么做 做什么怎么做 做到什么程度 3 最后订立计划的日期 26 公文的各种格式 工作计划 二 工作计划的内容 一般的讲 包括 1 情况分析 制定计划的依据 制定计划前 要分析研究工作现状 充分了解下一步工作是在什么基础上进行的 是依据什么来制定这个计划的 2 工作任务和要求 做什么 根据需要与可能 规定出一定时间内所应完成的任务和应达到的工作指标 3 工作的方法 步骤和措施 怎样做 在明确了工作任务以后 还需要根据主客观条件 确定工作的而方法和步骤 采取必要的措施 以确保工作任务的完成 27 公文的各种格式 工作计划 三 制定好工作计划经过的步骤 1 认真学习研究上级的有关指示办法 领会精神 武装思想 2 认真分析本单位的具体情况 这是制定计划的根据和基础 3 根据上级的指示精神和本单位的现实情况 确定工作方针 工作任务 工作要求 再据此确定工作的具体办法和措施 确定工作的具体步骤 环环紧扣 付诸实现 4 根据工作中可能出现的偏差 缺点 障碍 困难 确定预算克服的办法和措施 以免发生问题是工作陷于被动 5 根据工作任务的需要 组织并分配力量 明确分工 6 计划草案制定后 应交全体人员讨论 计划是要靠群众来完成的 只有正确反映群众的要求 才能成为大家自觉为之奋斗的目标 7 在实践中进一步修订 补充和完善计划 计划一经制定出来 并经正式通过批准以后 就要坚决贯彻执行 在执行过程中 往往需要继续加以补充 修订 使其更完善 切合实际 28 公文的各种格式 工作总结 一 工作总结的种类1 按内容分 思想工作总结 经济总结2 按范围分 地区工作总结 部门工作总结 单位工作总结 个人工作总结3 按时间划分 月份工作总结 季度工作总结 年度工作总结4 按性质划分 综合性总计 专题性总结 29 公文的各种格式 工作总结 二 工作总结的特点1 客观性 总结是对过去工作的回归和评价 因而要尊重客观事实 以事实为依据 2 典型性 总结出的经验教训是基本的 突出的 本质的 有规律性的东西 在日常学习 工作 生活中很有现实意思 具有鼓舞 针砭等作用 3 指导性 通过工作总结 深知过去工作的成绩与失误及其经验教训 指导将来的工作 使今后少犯错误 取得更大的成绩 4 证明性 这是说总结的基本表达手段是被动的 严格的说是证明 它要用自身实践活动中的真实的 典型的材料来证明它支出的个个判断的正确性 30 公文的各种格式 工作总结 三 工作总结的内容 工作情况不同 总结的内容也不同 总的来说 一般包括以下几个方便 1 基本情况 包括工作的有关条件 工作经历情况和一些数据等等 2 成绩 缺点 这是工作总结的中心重点 总结的目的就是要肯定成绩 找出缺点 3 经验教训 在写总结时 须注意发掘事务的本质及规律 使感性认识上升为理性认识 以指导将来工作 31 公文的各种格式 工作总结 四 工作总结的格式工作总结的格式 格式也就是总结的结构 是组织和安排的表现形式其格式不固定 一般由以下几种 1 条文式 也称条款式 是用序数词给每一自然段编号的文章格式 通过给每个自然段编号 总结被分为几个问题 按问题谈情况和体会 这种格式有灵活 方便的特点 2 两段式 总结分为两部分前一部分为总 主要写作了什么工作 取得了什么成绩 后一部分是结 主要讲经验 教训 这种总结格式具有结构简单 中心明确的特点 3 贯通式 是围绕主题对工作发展的全过程逐步进行总结 要以各个主要阶段的情况 完成任务的方法以及结果进行较为具体的叙述 常按时间顺序叙述情况 谈经验 这种格式具有结构紧凑 内容连贯的特点 4 标题式 把总结的内容分成诺干部分 每部分提炼出一个小标题 分别阐述 这种格式具有层次分明 重点突出的特点 32 公文的各种格式 工作总结 四 工作总结的格式一篇总结 采取何种格式来组织和安排材料 是由内容决定的 是由内容决定的 所选结论应反映事物的内在联系 服从全文中心 33 公文的各种格式 工作总结 五 工作总结的构成 1 标题 即总结的名称 标题总结的单位 期限和性质 2 正文 正文一般分为三个部分 开头 主体和结尾 A开头 或交代总结的目的和总结的主要内容 或介绍单位的基本情况 或吧所取得的成绩简明扼要的写出来 或概括说明指导思想