内部审核员培训PPT课件.ppt

1 内审员培训 2020 3 25 2 内容提纲 第一部分术语第二部分内部审核 2020 3 25 3 第一部分术语和定义 2020 3 25 4 审核 为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 注1 内部审核 有时称第一方审核 用于内部目的 由组织自己或以组织的名义进行 可作为组织自我合格声明的基础 注2 外部审核包括通常所说的 第二方审核 或 第三方审核 第二方审核由组织的相关方 如顾客 或由其他人员以相关方的名义进行 第三方审核由外部独立的组织进行 这类组织提供符合要求 如 GB T19001和GB T24001 2004 的认证或注册 注3 当质量和环境管理体系被一起审核时 这种情况称为 结合审核 注4 当两个或两个以上审核机构合作 共同审核同一个受审核方时 这种情况称为 联合审核 2020 3 25 5 审核证据与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息 注 审核证据可以是定性的或定量的 2020 3 25 6 审核准则用作依据的一组方针 程序或要求 2020 3 25 7 审核组实施审核的一名或多名审核员 注1 通常任命审核组中的一名审核员为审核组长 注2 审核组可包括实习审核员 在需要时可包括技术专家 注3 观察员可以随同审核组 但不作为其成员 2020 3 25 8 审核员有能力实施审核的人员 2020 3 25 9 第二部分 内部审核 2020 3 25 10 第一章组建审核组第二章现场审核准备第三章现场审核实施第四章编制 批准 发放审核报告第五章审核跟踪验证 2020 3 25 11 一 指定审核组长1 审核组长的职责1 1协助内审管理部门确定审核范围1 2对体系文件进行必要的评审1 3策划审核活分理处 编制审核计划1 4与内审管理部门和受审核部门进行沟通1 5组织 指导审核组工作 对审核全过程进行控制与协调1 6组织确定审核结论1 7编制审核报告并向内审管理部门提交审核报告1 8受内审管理部门委托负责对不符合项的纠正措施进行中跟踪验证 并提交跟踪验证结果报告 第一章 组建审核组 2020 3 25 12 二 选择内审员注1 审核组至少应有1 2名具有审核经验的内审员注2 实习审核员不宜独立从事审核活动 应在有经验审核员的指导下进行审核注3 为确保审核的独立性和公正性 内审员不能审核自己有责任的部门 2020 3 25 13 第二章现场审核准备 一 编制现场审核计划二 准备审核工作文件 编写审核检查表 2020 3 25 14 一 编制审核计划 1 审核目的2 审核准则及依据文件3 审核范围4 现场审核活动的日程安排及地点 一般以小时为单位进行安排5 现场审核的日期 时限 包括审核过程的会议时间6 审核组成员7 审核跟踪验证活动的安排 2020 3 25 15 1 审核检查表的编写 1 1由内审员根据审核组长分配的审核任务 依据审核的准则 进行策划和编写用于指导自己现场审核活动的检查表 1 2由审核组长负责对审核员编写的检查表进行统一协调指导 避免对总体审核内容的遗漏和不必要的重复审核某些过程 协调审核活动的接口 二 准备审核工作文件 编写审核检查表 2020 3 25 16 2 审核检查表的内容 2 1查什么 审核的主题2 2到哪里查 场所 位置2 3找谁查 负责人 当事人2 4怎么查 问 听 观察 查阅 追踪验证 怎么取样 取多少样本 2020 3 25 17 第三章现场审核实施 一 首次会议二 现场调查三 确定不符合项四 审核组内部沟通五 内部审核的结论六 召开末次会议 2020 3 25 18 一 首次会议的注意事项 首次会议由审核组长主持 受审核部门代表参加 首次会议一定由审核组长主持 无论受审核人员的级别如何 首次会议都应由审核组长主持 首次会议要做好记录 首次会议要注意控制好会议的时间和气氛 首次会议一般控制在30分钟以内 2020 3 25 19 二 现场调查 1 现场调查的信息来源 与员工及其他人员面谈得到的信息 对受审部门的活动 工作环境和条件进行观察得到的信息 查阅文件得到的信息 查阅记录得到的信息 综合分析收集的有关数据及业绩指标得到的信息 查阅受核方的抽样计划 抽样的执行及检验和检查过程 活动得到的信息 其他方面的信息 如顾客的反馈等 查阅计算机数据库及网络方面的信息而得到的信息 2020 3 25 20 2 现场调查信息的方法 面谈 倾听 查阅 观察 追踪验证 记录 2020 3 25 21 三 确定不符合项 1 形成不符合项的三种情况 文件性不符合 文件与标准或文件与文件不符合 即写的不符合规定 实施性不符合 过程的活动运行符合相应文件的规定 即做的不符合规定 效果性不符合 体系或过程运行的结果 不符合预期的效果 目标 即做的无效 2020 3 25 22 2 不符合项的性质 2 1严重不符合 体系出现系统性失效 体系出现区域性失效 会产生严重后果2 2一般不符合 体系出现个别的 偶然的不符合 产生次要 轻微的 不会产生严重后果的不符合项 2020 3 25 23 3 不符合报告的编写 3 1不符合报告的主要内容 不符合的事实描述 判定不符合的理由 不符合的审核准则及对应条款 不符合的性质 审核员与受审核部门代表签字 2020 3 25 24 3 2编写不符合报告时的注意事项 要注意准确的描述不符合的事实 包括时间 事件 人物 一般不直接写人名而职务 工号等 地点 力求精练 具可重查性和可追溯性 判定不符合项的理由 要在事实的描述中自然带出 便于受审核方理解和采取纠正措施 2020 3 25 25 例1 事实描述 生产车间有些岗位没有得到作业指导书分析 该事实描述 不知道是哪个车间 哪个文件 哪个事件 不具有可重查必 也难以落实责任部门及责任部门难以落实相关的纠正措施 2020 3 25 26 例2 事实描述 在三车间精镗车间工序的ZD008号作业指导书没有得到实施 分析 该不符合事实描述 只给出了不符合的结论 没有给出事实 不利于受核方采取纠正措施 2020 3 25 27 3 3判定不符合标准条款的原则 就近不就远的原则如一次培训活动没有按程序规定作好相关记录 经查证核实属于人员疏忽没做记录 是没有按规定做培训记录 应判为不符合6 2 2e条款 不宜判不符合4 2 4条款 理由是6 2 2e条款是关于要适当做培训记录的要求 而4 2 4是记录综合管理的要求 如果该不符合是记录丢失或找不到 属于记录管理出现不符合 则应判4 2 4条款 2020 3 25 28 由表及里的原则如果审核现场发现一台检测设备没有按期校准 经追查是因为主管生产的厂长认为生产忙 擅自更改了校准周期 导致这台设备没有及时按国家规定进行周期校准 应判不符合4 2 3没有按规定进行文件更改的控制 现象上的不符合是没有按期校准 原因上的不符合是文件更改没有受控 2020 3 25 29 注意区分8 2 2和8 5 2若内审发现的不符合没有采取纠正措施的应判不符合8 2 2条款 若对体系运行中出现的不符合按规定应采取纠正措施 而实际没有采取纠正措施的情况 一般应判不符合8 5 2条款 2020 3 25 30 合理不合 法 以 法 为准有规定 没有执行 操作人员解释是规定的不合理 经查证 确属规定不合理 但仍需判其做的不符合规定 目的是督促其通过纠正措施的实施 修改不合理的规定 而不能不判 否则其不适用的文件就难以得到及时修改 2020 3 25 31 注意区分图纸的更改与文件的更改7 3 7是控制设计开发内容的更改 而4 2 3b是控制一般文件 除图纸外 的文字内容的更改 如在车间发现一张图纸有用钢笔更改的内容 询问其相关该文件更改的审批单时 操作者说作这种更改后 产品性能更好 审批不审批没关系 这种更改已经导致产品性能的更改 属于设计开发的更改 应判不符合7 3 7条款 2020 3 25 32 体系文件是否符合标准的要求 体系文件与组织的适宜情况 体系文件是否具有可操性 方针 目标与组织的实际现状的符合情况 体系文件的各项规定是否得到了实施和保持 资源 基础设施 工作环境能否满足规定的要求 各项运行活动是否满足规定的要求 体系运行的结果是否有效 组织对体系自我完善 自我改进的机制是否建立和健全 纠正 预防措施是否得到保持 并收到相应的效果 体系的运行效果是否得到了持续改进 四 审核组内部沟通 2020 3 25 33 五 内部审核的结论 组织体系与审核准则的符合性和有效性如何 组织的体系是有效 基本有效 还是无效 组织的体系运行结果是否具备接受外部审核的条件 组织的体系运行哪些方面还需要改进 2020 3 25 34 六 召开末次会议 末次会议的主要内容 1 感谢受审核部门对审核工作的支持与配合 2 重申审核的目的 范围 准则 若在审核过程中范围发生了修改 应进一步予以确认 3 宣布不符合项报告 4 由受审核部门澄清宣布的不符合报告 5 对不符合报告的整改提出要求 6 说明抽样的局限性 7 对体系的有效性作出评价意见 8 宣审核结论 9 提出体系运行的改进建议 如有时 10 宣布会议结束 注 末次会议与首次会议一样 由组长主持 审核组成员与受审核方代表参加 时间以30分钟为宜 2020 3 25 35 第四章编制 批准 发放审核报告 1 审核报告的编制由审核组长负责审核报告的编制 且对审核报告的内容负责 2020 3 25 36 2 审核报告的内容 审核的目的 审核的范围 审核组 审核日期及地点 审核准则 审核发现 审核结论 审核过程的总结 不符合项纠正措施的验证安排 审核组与受审核部门之间未解决意见分歧 审核计划 首次 末次会议签到表 审核报告的分发清单 2020 3 25 37 3 审核报告的批准与分发内部审核报告由管理代表予以批准和分发 一般发至有关部门和管理层的有关人员 2020 3 25 38 审核跟踪验证的内容 1 不符合项是否已采取了纠正行动 使已经存在的