办公自动化课件[1]PPT课件.ppt

2020 3 25 1 1 办公自动化概述 办公自动化是信息化时代最重要的标志之一 它将人 计算机和信息三者有效的结合为一个办公体系 构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统 在整个系统中通过使用先进的机器设备和技术 办公人员可以充分利用各种办公信息资源 从而提高办公效率 使办公业务从事务级进入管理级 甚至辅助决策 2020 3 25 2 1 1 办公自动化 基本概念 在信息化社会的今天 办公自动化早就超出了狭窄的办公室范围 逐渐渗透到管理的范畴 人们将其统称为 办公自动化 OfficeAutomation 简称 OA 办公自动化就是利用现代化的设备和技术 以全部或部分代替办公人员的业务活动 优质高效地处理办公信息和办公事务 目前 办公自动化已将计算机技术 通信技术 科学管理思想和行为科学有机结合在一起 应用于传统的数据处理 非数值型信息且机构不明确的办公事务上 有效地提高了办公质量和办公效率 2020 3 25 3 办公自动化的主要内容现代办公表现在两个方面 一是处理办公信息 二是产生办公信息 常见的办公信息主要包括文字 报表 语言 图形图象等 办公自动化的主要内容包括利用现代信息技术手段进行文字处理 报表处理 数值和非数值计算 图形图象处理 语言处理 通信 信息存储与管理 日程管理和辅助决策等各方面 2020 3 25 4 办公自动化的主要特点 现代办公与传统办公相比 有较大的区别 这不仅在内容和对象上存在差别 更主要是在方式和手段上存在区别 传统办公中有许多需要大量人工进行处理的内容 在现代办公中大都用计算机替代了 现代办公的效率更高 管理更加有序 现代办公自动化的主要特点有 1 提高办公效率 减小劳动强度 充分利用各单位 企业内部的知识资源和技能 2 实现办公用品 生产设备以及科技图书 文书 科技 人事 财务档案的有效管理 防止信息资源的流失 3 运用网络 建立经济 方便 快捷的电子邮件通讯平台和网上培训基地 不仅方便交流 而且实现了资源的充分运用 反馈信息的及时收集 2020 3 25 5 1 2办公自动化系统简述 办公信息处理的自动化是利用先进的科学技术将办公人员和先进设备 计算机 网络 现代办公设备 结合起来构成的人机信息处理系统 它使人的办公活动逐步由各种设备和人机信息系统来协助完成辅助决策 实现办公人员智力劳动的自动化 电子化 专业化 最大程度地减轻劳动强度 达到充分利用信息 提高工作效率和质量 提高生产率的目的 办公自动化系统综合体现了人 机器 信息资源三者的关系 信息是被加工的对象 机器是加工手段 人是加工过程中的设计者 指挥者和成果的享用者 2020 3 25 6 按照办公自动化系统的功能将其划分为三个层次一 事务型办公自动化系统 这个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理 电子表格 数据库等辅助工具的应用 它包括基本办公事务处理和机关行政事务处理 主要从事文字处理 个人日程安排 个人文库管理 行文办理 邮件办理 文档资料管理 快速印刷 编辑排版 电子报表等事务 办公事务处理级上我们可以使用多种OA子系统 电子文档管理系统 智能化的中文检索系统 如全文检索系统 光学汉字识别系统 汉语语音识别系统等 事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作 是直接面向办公人员的 2020 3 25 7 二 管理型办公自动化系统 随着信息利用重要性的不断增加 在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加 信息管理型的办公系统 是把事务型 或业务型 办公系统和综合信息 数据库 紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统 综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息 例如 在政府机关 这些综合信息包括政策 法令 法规 有关上级政府和下属机构的公文 信函等政务信息 一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息 公司企业单位的综合数据库包括工商法规 经营计划 市场动态 供销业务 库存统计 用户信息等 作为一个现代化的政府机关或企 事业单位 为了优化日常的工作 提高办公效率和质量 必须具备供本单位的各个部门共享的综合数据库 这个数据库建立在事务级OA系统基础之上 构成信息管理型的OA系统 2020 3 25 8 三 决策型办公自动化系统 它建立在信息管理级OA系统的基础上 它使用由综合数据库系统所提供的信息 针对所需要做出决策的课题 构造或选用决策数字模型 结合有关内部和外部的条件 由计算机执行决策程序 作出相应的决策 2020 3 25 9 举例分析 例如 白银区政府报来文件要求某地区盖一座公共建筑 申请批准 文件传递到市政府有关机构 市有关领导看到文件后 要去寻找市里有关规划盖楼的文件法规 又需要研究全市的经费预算 以及其它许多参考资料 然后研究决定同意或不同意 并以文件或通知的形式把决定这一信息反馈给区政府 2020 3 25 10 在以上例子中 信息以文件方式传递 处理 领导查阅 参照的有关法规也是信息 这是数据信息 研究决定过程 主要是领导者的意志 但是客观信息分析 可以做出几种可选择的方案 在这个全过程中 如果采用计算机处理来往的文件 可以说是初步程度的自动化 如可以用计算机查询各种资料数据 这是更进一步的自动化 如果由计算机自动分析有关本事件的资料 自动提供若干个供决策者采用的可能决策 则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化 2020 3 25 11 再进一步分析这个例子 如果市政府微机办公系统和市政府法规信息数据库系统 市政府财务管理系统是一个集成化的统一系统 计算机自动从有关系统中寻取机关资料 这种系统就是办公自动化更高层次的集成化 另外 如果市政府办公系统和区政府办公系统是一个集成的计算机网络系统 可以通过网络传递信息 可以远程处理业务 那这就是一个更进一步的网络化的办公室自动化系统 所以 办公室自动化系统本身是一个多层次的系统 在各种层面上 可以说实现了办公自动化的一部分业务 而从最初级的自动化开始 随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统 2020 3 25 12 2 办公自动化系统应用 白银区政务协同办公系统网址 2020 3 25 13 白银区政务协同办公系统 1 协同事项单位内部员工间的协同工作平台 包括异地协同 任何办公事项 如计划管理 项目开展 任务执行 申请审批等均可借助于协同事项功能完成 包括新建发送协同事项 接收处理协同事项 档案管理等子功能 2 公文管理满足单位发布公文 接收公文及档案管理的需求 3 表单应用提供自定义表格单据 实现数据采集 统计的需求 4 公共信息单位内的公共信息园地 针对某一部份人发布的普遍性信息 也被归纳入公共信息范围 如针对全部部门经理发布的通知 2020 3 25 14 5 日程 会议记录包括个人日程安排 查看他人日程安排 会议通知会被自动写入日程表中 6 常用工具包括综合查询 员工通迅录 外部联系人 万年历 计算器等功能 7 个人设置设置个人相关的信息 如密码设置 代理设置 信息转移设置和个人模板管理 8 在线交流类似于QQ的在线即时交流方式 9 综合办公进行车辆 用品 设备 图书的基本管理 限 2020 3 25 15 3 办公自动化设备 3 1微型计算机3 2打印机 针式打印机 喷墨打印机 激光打印机 3 3复印机3 4传真机3 5光盘刻录机3 6多功能一体机3 7其他周边设备 2020 3 25 16 3 1微型计算机 1 台式机2 笔记本 2020 3 25 17 3 2打印机 针式打印机国内比较流行的有9针和24针两种 针数越多 打印出来的字就越美观 针式打印机的主要优点是结构简单 价格便宜 维护费用低 打印速度高 可打印连续纸张 但打印时噪音大 打印质量粗糙 2020 3 25 18 喷墨打印机按打印出来的字符颜色 将它分为黑白和彩色两种 喷墨打印机的主要性能包括分辨率 打印速度 打印幅面 兼容性以及喷头的寿命等 喷墨打印机的主要优点是打印精度较高 噪音较低 价格中等 但打印速度较慢 墨水消耗量较大 2020 3 25 19 激光打印机打印效果非常好 几乎没噪音 价格较贵 分辨率是衡量打印机质量好坏的标准 分辨率通常以DPI为单位 现在国内市场的打印机分辨率以300DPI 400DPI和600DPI为主 分辨率高 打印质量好 价格也越昂贵 用户可以根据自己的实际需要选择一种打印机质量和价格适当的激光打印机 2020 3 25 20 3 3复印机 现代彩色复印机与数码复印机的出现把复印技术应用提高到一个崭新的领域 目前的复印机从基本技术来讲 主要可以分为模拟复印机 数码复印机两大类 数码复印机由于采用了数字图像处理技术 使其可以进行复杂的图文编辑 大大提高了复印机的生产能力 复印质量 降低了使用中的故障率 其主要优点在于 一次扫描 多次复印 更加整洁 清晰的复印质量 能够进行电子分页 无废粉 低臭氧 自动关机节能 更加的环保 具有强大的图像编辑功能 复印速度更快 2020 3 25 21 3 4传真机 传真机是一种传送静态图象的通讯设备 是信息传递工具 具有方便 快捷 准确 通讯费用低等优势 成为企事业单位办公必不可少的通讯工具 传真机在国际上简称为FAX 2020 3 25 22 3 5光盘刻录机 CD刻录机 DVD刻录机 CD刻录机具有统一的规格 CD RW 因此其不存在规格兼容性的问题 而DVD刻录机并没有建立起统一的规格 其目前有三种不同的刻录规格 DVD RAM DVD RW DVD RW 而且三种规格不兼容 有各自厂商支持 目前市场上主流DVD刻录机是DVD RW 2020 3 25 23 3 6多功能一体机 多功能一体机出现在20世纪80年代后期 国外把它定义为MFC MULTIFUNCTIONCENTER 即集扫描 传真 复印和打印功能为一体的产品总称 多功能一体机占地空间少 产品功能多 性价比高 易于操作等优点于一身 再加上厂家的技术成熟 成本低廉 因而迅速在现代化办公用品中占据了一席之地 2020 3 25 24 3 7其他周边设备 数码相机 数码摄象机 摄象头 手写输入设备 耳机 音箱 2020 3 25 25 4 办公自动化软件 Office2003办公软件Office2003主要包括文字处理软件Word 电子表格处理软件EXCEL 演示文稿制作软PowerPoint 网页制作软件Frontpage 数据库管理软件Access 电子邮件管理软件Outlook 等常用软件 还包括一些针对企业高级用户的应用程序 如Infopath Publish Onenote等 各个应用程序共享一般的命令 对话框和操作步骤 并且都采用统一标准化的工具栏 菜单 快捷键和WEB发布工具 这样用户只需要学习一个应用程序的基本用法 然后举一反三 触类旁通 2020 3 25 26 5 常用办公设备使用与维护 5 1电脑硬件的日常维护5 2电脑软件的日常维护5 3其它办公设备故障及处理方法 2020 3 25 27 5 1电脑硬件的日常维护 计算机应安置在远离强磁 强电 高温 高湿以及阳光直射之处 通风不良会影响机器散热 所以机器离墙应有10CM以上的距离 不要让机器淋雨或过度潮湿 尘埃对计算机有很大危害 尤其是对显示器 磁盘驱动器和光驱有很大威胁 在灰尘大的环境中工作 印刷电路板 磁头会产生附着力很强的污垢 易使其绝缘程度下降 漏电电流增加而造成烧毁元件和划伤磁头盘片 因此 对电脑要定期清洁 2020 3 25 28 5 2电脑软件的日常维护 至今全世界已发现万余种计算机病毒 而且由于操作系统的透明性和开放性 致使计算机时刻承受病毒的侵蚀 虽然杀毒软件很多 但大多数只能对已知病毒作检测和清除 尚不能对未知和非操作系统型病毒进行监测 因此预防病毒的入侵是提高电脑系统安全的根本保证 防止病毒应该遵守 预防为主 积极消灭 的原则 做到少用外来软盘 光盘和非商品盘以及来历不明的软件 预防性维护是降低设备运行费用的根本途径 平时注重预防工作 采取简便的预防措施就会避免许多故障的发生 从而确保电脑系统长期稳定有效的运行 2020 3 25 29 5 3其他办公设备故障处理 喷墨打印机常见故障及处理方法激光打印机常见故障及处理方法扫描仪日常维护复印机常见故障及处理方法传真机的日常维护 2020 3 25 30 喷墨打印机常见故障及处理方法 打印质量存在缺陷处理方法 打印介质不符合要求 需要更换 喷头沾污或者阻塞 需执行喷头清洗操作或更换喷头 墨盒中墨水已经用完 需要更换 输纸辊沾污 需要清洁 清洁系统产生故障 应检修 逻辑电路或字车电路板产生故障 需要更换或者检修 卡纸或者无法加纸处理方法 打印纸不合格 需更换 送纸路径有异物 需要更换 纸传感器有故障 需清除 输纸机构中机械部分有故障 须检修 输纸电机或轮纸电机控制与驱动电路有故障 需要更换或检修 2020 3 25 31 清洗过程出错处理方法 清洗系统中某些部件损坏 需更换 逻辑控制电路板产生故障 需要更换或者检修 输纸电机运转异常或字车驱动部分有故障 需要检修 字车初始位置处理方法 字车初始位置连接器与字车连接错误 需检查并重新连接 字车电路和逻辑电路板连接错误 需检查并连接好 字车初始位置传感器产生故障 要更换 字车控制出错处理方法 字车驱动机械部件出现故障 如字车皮带断裂 字车导轨变形等 需更换或者修理 字车电缆 字车控制与驱动电路板故障 需检修或更换 2020 3 25 32 借口数据传输错误处理方法 接口电缆有故障 需更换电缆 逻辑控制电路板有故障 致使控制出错 需检修 无直流电源输出或输出值错误处理方法 保险丝管熔断 需检查电源及其负载有无短路 若有短路 排除短路后 更换保险丝管 若无短路直接更换保险丝管 直流电源单元故障 需更换或检修 2020 3 25 33 激光打印机常见故障及处理方法 空心字体处理方法 纸过硬 更换薄一点的打印纸 纸用反了 纸表面太光滑 更换打印纸 胶片不符合规格 更换激光胶片 纸受潮 更换纸 碳粉质量差 更换碳粉 墨色太浅处理方法 感光鼓疲劳 需更换 磁辊磨损 修副或更换 转印辊受污染或老化 清洁或更换 充电辊磨损 更换 碳粉质量差或不兼容 更换碳粉 2020 3 25 34 有较严重底灰处理方法 感光鼓疲劳 需更换 纸受潮 需更换纸 环境太干燥 充电辊磨损或受污染 清洁或更换充电辊 分离爪受污染 清洁 出粉刀橡胶老化 更换出粉刀 碳粉质量差或不兼容 更换碳粉 2020 3 25 35 扫描仪日常维护 保护光学部件 不要素边改动光学装置的位置 尽量避免对扫描仪的震动或者倾斜 遇到扫描仪故障 不要擅自拆修 一定要送到厂家或者指定维修站去 另外大部分扫描仪都带有安全锁 在运送扫描仪时 一定要把背面的安全锁锁上 以避免改变光学配件的位置 定期保洁 扫描仪的玻璃平板以及反光镜片 镜头 如果落上灰尘或者其他一些杂质 会使扫描仪的反射光线变弱 从而影响图片的扫描质量 2020 3 25 36 扫描注意事项把要扫描的图象放在起始线的中央 这样可以最大限度地减少由于光学透镜导致失真 不宜用超过扫描仪光学分辨率的精度进行扫描 因为这样做不但对输出效果的改善并不明显 还会大量消耗电脑的资源 保存图象要选用JPG格式 压缩比为原图象大小的75 85 过小会严重丢失图象的信息 出现失真 2020 3 25 37 复印机常见故障及处理方法 复印件局部出现斑白这是由于复印机的感光鼓边面受潮结露的缘故 使鼓表面的局部无法带电吸附墨粉 所以局部无法显影 解决办法开机预热半小时 将机内潮气烘干后使用 开机复印出现全白现象这是由于复印机运行过程中转印分离电极丝漏电 无法将墨粉由感光鼓转印到复印纸上的缘故 解决措施是开机预热半小时后使用 如仍不能解决 需找维修人员 2020 3 25 38 复印纸皱折由于纸张受潮的缘故 导致复印纸在定影过程中纸张严重变形 解决措施是更换复印纸 复印纸不要过早打开包装 用多少取多少 复印纸表面出现水波纹状墨迹这一现象多发生在佳能复印机身上 主要由于显影辊受潮的缘故 墨粉在显影过程中无法正常显影 2020 3 25 39 传真机的日常维护 环境及放置位置避免阳光直射 热辐射 以及强磁场 潮湿 灰尘多的环境 因为高温 强腐蚀性气体不但会影响传真机记录纸的印字质量 而且会对电子线路造成不良影响或毁坏 强磁场不仅会干扰通话还会使传送的图象失真 放置传真机避免接近空调 暖气机等容易被水溅到的地方 同时要防止水或化学液体流入传真机 以免损坏电子线路及器件 为了安全 在遇到闪电 雷雨