办公室事务与管理PPT课件.ppt

办公室事务与管理 1 案例展示 王小姐是宏远公司秘书 早上上班时 王小姐提前15分钟到公司 她首先把上司办公室的窗帘拉起 窗户打开 桌面的文件按照柜架上贴的标签分类码放 把电脑下纠结的电线梳理清楚 把上司到公司就要审阅的重要文件放在办公桌中间 然后 王小姐用酒精擦拭自己办公桌的电话话筒和传真机 清洁自己办公区域的地面 桌面 柜台的卫生 整理自己保管各类文件 之后 王小姐又到接待室把书架上供阅览的资料 宣传品放回原处 摆放整齐 做完这些 上班的上司和同事也陆续来到公司 开始一天的工作 提示 上班开始 要做好工作区域的办公环境维护 2 案例 秘书的一天 上班后 一 整理办公场所1 上司办公室的整理文件的整理 资料放回原处 弹去灰尘 调整时钟 调节温度器的温度 绿色植物的浇水和清理败叶 要符合上司的工作习惯 2 秘书个人责任区和公共区域的整理秘书个人责任区 使用的办公桌 电话 电脑 打印机 文件柜 抽屉等 公共区域 接待区域和公共区域的饮水机 复印机 公共文件柜的整理 要求 整齐干净 物品摆放有条理 便于去用查找 3 第一节办公环境管理 学习目标1 掌握布置办公室的方法2 了解办公环境中常见的安全隐患3 能够采取措施排除常见隐患 创造健康 安全的工作环境 4 一 合理布置办公室 5 布置办公室的基本要求 采用一大间办公室 对于光线 通风 监督 沟通 比采用同样大小的若干办公室为优 使用同样大小桌子 可增进美观 并促进职员的相互平等感 是同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致 以增进美观 通常有许多外宾来访的部门置于入口处 若此法不可行时 亦应规定来客须知 使来客不干扰其他部门 将自动售货机 喷水池 公告板置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处 应预留充分的空间 以备最大的工作负荷的需要 主管座位应位于员工座位之后方 使主管易于观察工作地点发生的事情 自然光应来自桌子的左上方或斜后上方 勿使职员面对窗户 太靠近热源或坐在通风线上 装设充足的电源插座 供办公室设备之用 常用的设备与档案应置于使用者附近 切勿将所有的档案置于靠墙之处 档案柜应背对背放置 此外 如条件允许 应在办公室内设置休息处 并提供便利充分的休息设备 以作为工余休息 自由交谈及用午餐之所需 秘书人员要根据对未来变化的预测 及时调整办公室布置 6 范例 某公司办公室平面设计图 7 办公室布置三大原则 1 有利于沟通2 便于监督3 协调 舒适 8 办公室布置程序 对各部门的业务工作与性质加以考察与分析 明确各部门及各员工之间的关系 以此为依据确定每位员工的工作位置 列表将各部门的工作人员及工作分别记载下来 按工作人员数额及其办公所需要的空间 设定其空间大小 通常办公室的大小因各人工作性质而异 但一般而言 每人的办公空间 大者可3 10 普通者1 5 8 即可以 根据工作需要 选配相应的家具 桌椅等 并列表分别详细记载 绘制办公室座位布置图 然后依图布置 对设备的安放提出合理建议 9 二 营造健康 安全的办公环境 安全检查的内容办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患健康 安全办公环境的基本要求 10 案例展示 1 天地公司秘书钟苗下午发现接待区通往门口的通道上堆放了很多销售部的空纸箱 钟苗是这样处理的 立即向行政主管报告 得到马上清理的指示 参加清理工作 确保接待区到门口的过道通畅 在周末的工作会上 行政经理表扬了钟苗 并告诫全体工作人员以此为鉴 做好工作环境的风险防范 2 华泰集团秘书在董事会会后把废弃的选票用碎纸机处理 就在她操作的过程中 一不小心戴在胸前的长丝巾卷入了碎纸机 虽然她立即关闭电源 毁掉一条丝巾 但不遵守设备安全规程操作的后果是极危险的 当晚下班前 行政经理以此事为例向所有员工再次强调一定要遵守设备安全操作规程 他说 如果今天卷进去的不是丝巾而是披散的长发 那真是让人后怕呀 提示 办公环境中的安全隐患要及时处理 11 进行安全检查 改进工作环境 安全检查包括办公环境和办公设备 案例 通常企业办公室中安全检查的方法 1 确定检查周期 定期检查2 发现隐患 在职权范围内排除或减少危险3 个人职权无法排除时 有责任和义务报告 跟进 直到解决4 将异常情况的发现 报告 处理等过程认真记录在本企业的 隐患记录及处理表 中 12 隐患记录及处理表 13 范例 天地公司隐患记录及处理表 14 办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 1 地 墙 天花板 门 窗中的隐患 如离开办公室前不锁门 2 室内光线 温度 通风 噪音 通道方面的隐患 如光线不足或光线耀眼 3 办公家具方面的隐患 如电脑键盘桌面过高 难以用正确的姿态操作 4 办公设备及操作中的隐患 如设备电器插头打火或电线磨损裸露 5 工作中疏忽大意造成伤害的隐患 如站在带轮的椅子上举放物品 6 工作中疏忽大意造成失密的隐患 如复印时将保密的原文件忘在复印机玻璃板上 7 火灾或消防中的隐患 如乱扔烟头 在灭火器前堆放物品 国家为改善企业的劳动条件 保护员工的安全和健康 保证劳动生产率的提高 从1956年起就制定了 工厂安全卫生规程 对工作场所的条件提出了具体的规定 例如 第9条 工作场所应该保持整齐清洁 第17条 工作场所的光线应该充足 第21条 去暖和降温措施 第31条 工作场所应该备有急救箱 等 都说明国家一直非常重视员工的安全和健康 15 健康 安全办公环境的基本要求 1 办公区建筑必须坚固安全 地面 墙面 天花板完好整洁 门窗开启灵活能锁 室内有基本装修 2 光线应充足 局部照明要达到要求 且灯光不闪烁 直射的窗户应安装挡板或窗帘 注意光线不应引起计算机屏幕的反射 3 温度要适宜 根据天气设置供暖供冷设备 最好室温不低于16 4 布局应注意通风 保持工作场所空气流通和空气的质量 禁止在办公室吸烟 需要时可在工作区外设立吸烟区 5 办公室空间及作为空间要适当 座位间要有通道 力求员工工作舒适 6 办公室噪音要低 可利用屏障 地毯 设备隔音罩减少噪音 7 办公家具要满足工作所需并符合健康 安全要求 包括工作台面 座椅 各种存储设备及必要的锁等 8 办公设备 办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康 安全要求 包括工作台面上的电话 计算机 文具及公用设备和物品 9 办公设备的安装 操作要符合要求 操作指南和注意事项要明晰展示 10 办公区及办公室要设置相应的消防设施 设备及必要的报警装置 11 办公室提供饮水并符合健康 安全要求 12 办公区或办公室设置急救包 并定期更换 13 建立相应的规章和制度 包括人员进出制度 保密规定等 14 室内有符合组织目标的装饰 标识和适当的绿色植物 秘书在对办公环境和办公设备进行安全方面的检查时 可以对照上述各项 16 第二节办公日常事务管理 学习目标1 掌握值班工作2 掌握领用现金管理及办理报销手续3 了解印章和介绍信管理4 收发文处理5 时间管理6 电话工作 17 一 安排值班工作 值班的任务和作用对值班室与值班人员的要求值班日志与交接班 18 值班的任务和作用 值班大致设立值班室 值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型 值班室的任务主要有以下几个方面 1 办理领导交办的有关事项2 下班后和放假期间的文件和事务处理3 来访接待工作4 沟通上下级通讯联系5 记好当天大事记 三项记录 电话记录 接待记录 值班日记 19 对值班室与值班人员的要求 值班室要制定严格的岗位责任制 做到职责分明 奖罚分明 值班人员必须做到以下几点 1 服务的精神和高度责任心2 要提高警惕 遵守值班纪律3 认真做好保密工作4 接待来访来电要热情5 要认真学习业务知识 提高业务水平6 填写值班日志 做好交接工作 20 值班日志与交接班 填写值班日记应注意以下事项 1 填写值班者的姓名和值班时间2 填写值班记录做到内容简明扼要 语言规范 字迹清楚 不加评论 不带个人感情 实事求是 3 注意做好交接班工作 21 情景题 秘书钟苗深夜正在值班 突然接到保卫的电话 说一自称厂长亲戚的陌生人要进入办公禁区 有紧急事情需要办理 秘书钟苗应如何处理 22 二 有关现金和报销的知识和规定 零用现金的管理商用费用的报销 23 零用现金的管理 1 建立零用现金帐簿2 领取人填写 零用现金凭单 3 核对凭单 有授权人签字方可4 核对领取人提交的发票与凭单是否一致5 支出须在帐簿上记录6 支出达到一定数额或月末 到财务部门报销并将现金返回零用现金箱周转 24 商务费用报销 1 提交费用申请报告或费用申请表2 授权人审核同意 并签名批准3 报告或申请表提交财务部门 领取现金或支票 先由申请人垫付 完成商务活动4 使用时要向对方获取相应的发票5 商务活动结束后 将发票附在 出差报销单 后 签名 报销6 如活动中 计划费用不够 应提前向有关领导报告 取得许可后 超出部分方可报销 25 注意 秘书人员不应自己或协助他人建立办公室 小金库 应严格遵守办公秩序和财务制度秘书保管备用金 应把办公室的开支记录下来 以便了解办公开支的情况 也可作资料查询 26 三 文书形成 处理程序 收文 签收 拆封 登记 拟办 发办 传阅 承办 催办 办复 发文 交拟 议拟 撰拟 审核 签发 印制 用印 登记 发文 立卷 归档销毁 27 立卷的范围凡是在工作活动中形成和使用 已经办理完毕 具有考察价值的文件材料文件案卷归档归档是指文书部门将立好的案卷定期向档案部门移交 以便集中保管 28 立卷的工作程序 检查和整理归卷文件 鉴定区分保管期限 具体组卷 拆除装订 修补不合规格文件 编写页码 登记 卷内目录 和 备考表 拟定案卷标题 装订成卷 填写案卷封面 案卷排列与编号 编制 案卷目录 编写归卷号 29 公文销毁 特殊场合不立即销毁有可能造成严重失密的公文程序 鉴定 逐件核定造册 将目录送领导签批 在有关人员监督下销毁方式 焚烧 粉碎 重新制成纸浆 30 四 印章和介绍信的管理 印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证使用印章 介绍信 一般应经本单位领导人批准 办理签批手续 秘书人员不得擅自作主 31 印章的管理 分类 单位印章 含钢印 单位领导人 公用 的私章秘书部门的公章 作用 标志作用权威作用法律作用凭证作用 32 印章的刻制和使用 印章的刻制须上级单位批准的正式公文 到公安部门登记 有指定单位刻制印章在启用前 应备文通知有关单位保管者不得委托他人代盖 不得随意带出办公室 不得交他人拿走使用保管通常由秘书承担 保管者是使用者盖章要上不压正文 下要骑年盖月盖章要领 握法标准 印泥适度 用力均匀 落印平稳 33 介绍信及其管理 介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名 年龄 身份 洽谈事项等情况的一种专用书信 具有介绍和证明的双重作用出具介绍信 要通过单位内部的审批手续 填写清楚 与存根一致 加盖骑缝章 并有存根备查介绍信有时限要求 34 五 办公效率和时间管理 35 案例 对时间的管理自我时间的管理对领导时间的管理 36 时间管理落后的原因 1 领导者自身陈旧的时间观念2 客观原因 如组织环境因素3 秘书部门自身原因 37 时间管理原则 时间有序性最大限度的为领导谋求可控时间重急轻缓的原则切忌安排领导事必躬亲的原则 38 领导人时间管理 具体时间表 习题 工作计划表 39 时间表的类别 年度时间表 将一年中企业的例行会议 重要的经营活动 确定的商务出访等安排妥善 可参照上一年的时间表和新一年的工作部署 季度时间表月时间表 由主管领导召开会议拟定或请其他领导提出下月计划 再结合集体议定事项 由秘书制表 经主要领导审定下发实施 周时间表 常在周五下班前或周一上午由主要领导碰头协商活动安排 在月时间表的基础上 加上平时收集信息 由秘书人员按周一至周五分上下午排表 经被授权人过目印发给相关人员 40 一 时间表的编制 根据信息制定一份时间表天地公司销售部经理第三季度会议较多 七月的前两周要到上海开会 八月的第二周要去香港参加5天会议 每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议 八月最后一个星期三要参加公司的办公会议 七月的第三周星期二要在公司开销售会议 传达上海会议精神 八月第一周的星期一还要面试3位营销员 九月的前两周希望安排休假 41 第三季度会议时间表 2002 7 9 42 时间表的编制方法 根据需求确定编制时间的周期收集并列出该阶段所有工作 活动 任务发现活动有矛盾 主动与负责人协调按照时间顺序将任务排列清晰绘制表格 标明时期 时间 项目用简明的文字将信息填入表格 43 二 管理自己和上司的工作日志 案例 秘书的职责是把多而杂的问题和事情安排好 详细的 清楚的工作日志 工作计划和详细的时间安排每天 月 季度 年都应该有计划安排表还应该有日志 台历 备忘录 计算机化台式日志等办公辅助手段 44 工作日志 45 工作日志通常两本 上司使用 自己使用 使用工作方法 1 提前了解 当日一早再次确定补充2 在自己日志上标明当日应完成的任务3 输入信息 先用铅笔 确认后用水笔正式标明 还可使用不同色彩4 信息完整 时间 地点 姓名 联络 5 当日出现情况变化 立即更新日志 并告知上司出现的变化6 上司日志变化的同时 更改自己的日志 做好更变的善后工作7 自己的日志要标明上司活动的准备工作 逐项落实8 协助和提醒上司执行日志计划 46 注意事项 秘书日志比上司日志更为细 详 准 繁若有突发事件 立即更改 不得缓误 并上传下达预有足够的时间来安排会议 47 上司工作日志的内容 1 上司在单位内部参加的会议 活动 要记录清楚时间 地点 内容 2 内部接待的来访者 要记录清楚姓名 单位详情 约会时间 3 单位外部参加会议 活动 约会 要记录清楚时间 地点 细节 联络方式 4 个人的安排 看病 5 私人的信息 亲属生日 48 秘书日志内容 包含上司日志内容上司各项工作活动的准备事宜上司交办的工作自己职责中应作的工作 撰写总结 值班 49 日志的变更 原定结束时间延长超时追加紧急的或新添的项目项目的时间调整 变更项目的终止或取消注 应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围 50 针对变更 秘书应注意 1 安排活动之间要留10分钟左右的时间间隙2 项目调整 应遵循先急重后轻缓的原则3 变更后 做好通知 说明原由 防止误解4 检查变更后的日志 不要漏记和不作修改 51 注意事项 1 确保上司日志信息的保密 只给上司授权的人查阅2 保持两本工作日志的一致和准确3 应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短 每天最早和最晚可安排约会的时间 以便安排的约会符合要求4 熟悉上司用餐和休息的时间 以便避开上司的休息 52 ABCD排序法 一秘书周一要完成的工作如下 请你帮她安排下时间 1 给某客户打电话 与对方联系上司下周四与他约会的事宜2 复印下午部门经理会议的资料3 向人力资源部门写报告 申请今年的休假日4 复印一份给客户的复信以备存 原件邮寄对方5 拆封 分类和分发邮件6 布置下午使用的会议室 准备茶水和咖啡7 将财务部新发的办公经费报销规定复印备份 原件放置在传阅夹给部门同事传阅8 为上司预定周末去天津的火车票 北京出发 9 接待3位访客 2个电话 53 ABCD法则A类 重要且紧急 必须立即去做 优先做B类 重要而不紧急C类 紧急但不重要D类 有时间才做 既不重要也不紧急 可以不作 有效利用时间 事半功倍区分常规工作和非常规工作明确自己的工作任务和职责分清轻重缓急合理分配精力 利用时间使用办公辅助手段组织工作 54 六 电话工作 通话工作的内容通话工作的要求 55 通话工作的内容 包括 打电话 接电话和作电话记录 1 接打电话 熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领 2 电话记录它包括五个部分 即来话时间 年月日时分 来话单位姓名 对方电话号码 来话内容 处理意见和记录人署名 复述 核对 3 传话 问清收话人姓名 职务 电话号码 56 通话工作的要求 1 礼貌热情2 作好记录3 收话后 必须马上解决问题4 不属于职权范围内的事 不随便应允或反驳 57 七 做好信息保密工作 信息保密工作的类别信息保密工作的措施 58 按载体分包括 口头信息的安全及保密工作纸面信息的安全及保密工作电子信息的安全及保密工作 59 做好口头信息的安全 1 不要在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息 2 没有确认电话 对方身份和是否被授权获得信息之前 不要通过电话 手机 答录机给出保密信息 3 向来访者提供组织允许提供的信息 若超出范围 应向上司汇报 4 遵照会议要求传达会议信息 60 做好纸面信息的安全 1 接受任何保密文件 资料等都要签收并登记2 文件或其他纸质信息只发给或传阅到被授权的人员 并要签收3 在传递保密文件或资料时 要放在文件夹中携带 以防失密或丢失4 机密文件须保存在带锁的 防火的柜子里5 离开办公室时不要把信息或机密文件留在办公桌上 应锁入抽屉 并锁好门窗6 用邮件发送保密信息 信封要贴封口 并标记 秘密 或 保密 7 为了确保安全 高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人8 复印完成后 应将保密原件取走 不要留在玻璃板上9 当传真保密信息时 须使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等在传真机旁即时收取10 极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片 保存到银行保险柜里11 不再需要的保密的文档要粉碎 61 做好电子信息安全 1 计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方 如果来访者走近 应迅速滚动页面或关小亮度 或保存你的信息关闭显示器2 计算机打印保密材料要人不离机3 在提交电子信息给他人之前 应向上级核对 不能给未被授权的人4 每个使用者应有自己的识别码 密码必须保密 经常更换5 应该使用密码来保护计算机数据 并定期更换6 计算机必须经常进行查毒杀毒 为了安全 不要安装借来的程序7 重要的文件要备份 并存储在安全加锁的地方 磁盘不能保存在过热或过冷的地方8 有保密信息的软盘不应带出单位9 有可能计算机警报系统 防