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办公自动化设备使用与维护 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 1 办公设备是实现办公自动化的必备工具 现代办公效率的提高 主要依赖于办公设备功能的不断完善和使用方法的逐步简便 本章首先介绍了办公设备的基本类型 分析了办公设备的发展趋势 然后分类讲解了打印机 复印机 传真机 扫描仪 数码相机 刻录机 移动硬盘 闪盘等办公设备的基本知识 要求读者主要掌握它们的正确使用 日常维护以及简单的故障维修 主要知识点 办公自动化设备的主要类型打印机的安装 使用与维护复印机的使用 维护与维修速印机的使用 维护与维修传真机的使用 维护与维修扫描仪的安装 使用与维护数码相机的安装 使用与维护刻录机的安装 使用与维护移动硬盘和闪盘的使用与维护 办公自动化设备简介 办公设备包括传统的办公用品和现代化的办公设备 传统的办公用品历来以笔 墨 纸 砚文房四宝 记事本 记录本 电话 钢笔 蜡板等为主 现代化的办公设备包括计算机 打印机 扫描仪 电话 传真机 复印机等 办公自动化的环境要求办公设备主要以现代化设备为主 现代办公设备的水平与成熟程度 直接影响OA系统的应用与普及 现代办公设备的类型 信息复制设备 包括复印机 速印机 轻印刷系统等信息处理设备 包括计算机 打印机 图形图像处理系统等信息传输设备 包括各种局域网和广域网 电话机 传真机等信息存储设备 包括磁存储 光存储 缩微胶片和摄录像设备等其他办公辅助设备 包括稳压电源 UPS 碎纸机和空气调节器等 办公自动化设备的发展趋势 数字化智能化无纸化综合化 打印机 打印机的分类按工作方式分类 针式 喷墨打印机和激光 按与计算机的接口方式 并行接口和USB接口 按照用途 包括通用 专用 商用 家用 便携 网络打印机等 喷墨打印机 喷墨打印机是一种把墨水喷到纸张上形成点阵字符或图像的打印机 这种印字技术早在20世纪50年代就已研究 但是由于存在喷墨量的控制 墨滴扩散程度 喷嘴堵塞等问题 直到60年代末才形成商品投入市场 进入80年代 随着微型计算机的发展和普及 市场对打印机的需求量增大 喷墨印字技术才得到较大发展 90年代后 随着技术的不断改进 喷墨打印机具备了结构简单 工作噪声低 体积小 价格日益降低 能进行彩色打印 印字质量又接近于激光打印机等诸多优点 逐步受到用户青睐 迅速得到了普及 喷墨打印机的基本知识 喷墨打印机的分类从喷墨技术看有连续式和随机式两种 按颜色可分为单色和彩色两种 按幅面大小可分为A3幅面和A4幅面 常用的是A4幅面 按打印机内置字库可分为汉字喷墨打印机和西文喷墨打印机 按用途可分为台式和便携式两种 按打印机精度即分辨率来分 可分为高 中 低档三种 喷墨打印机的分类 喷墨打印机的分类图 喷墨打印机的优点 具有高分辨率 可高达1200DPI 甚至更高 工作噪声较低 印字机构的可动部件少 可靠性高 打印速度较快 运行功耗低 容易实现质量较高的彩色打印 打印头无磨损或很少出现磨损现象 设备体积小 占用空间较小 喷墨打印机的缺点 喷墨印字技术同其它非击打式印字技术一样 不具备拷贝能力 打印质量与打印速度 墨质 纸张关系密切 耗材 主要指墨盒 成本高 喷墨打印机的组成和工作原理 喷墨打印机基本上由机械和电气两部分组成 机械部分主要由喷头和墨盒 清洁机构 字车和走纸部分组成 其中喷头和墨盒是打印机的关键部件 打印质量和速度在很大程度上取决于该部分的质量和性能 喷头和墨盒的结构大致分为两类 一类是喷头和墨盒做在一起 墨盒上既有墨水又有喷头 墨盒本身即为消耗品 当墨水用完后 需更换整个墨盒 所以耗材成本较高 HP产品多采用该类墨盒 另一类是喷头和墨盒分开 当墨水用完后仅需更换墨盒 耗材成本较低 EPSON产品多采用该类墨盒 电气结构主要由主控制电路 驱动电路 传感器检测电路 接口电路和电源等部分组成 喷墨打印机使用 1 为打印机供纸 如下图 2 打印机属性设置 3 执行打印机自检 4 开始文档的打印 喷墨打印机的维护 喷墨打印机在日常使用过程中要注意做好以下几项工作 1 在使用环境 清洁方法和电源要求上 基本与针式打印机相同 以下几条是专门针对喷墨打印机的维护要求 2 不要盲目操作 在开启喷墨打印机电源开关后 电源指示灯或联机指示灯将会闪烁 这表明喷墨打印机正在预热 在此期间不要进行任何操作 待预热完毕后指示灯不再闪烁时方可进行操作 喷墨打印机的维护 3 正确使用纸张 在正式打印之前 一定要根据纸张的类型 厚度以及手动 自动送纸方式等情况 调整好打印介质各个控制杆的位置 由于喷墨打印机结构紧凑小巧 所支持的打印幅面有限 所以打印前一定要对所打印的内容针对相应幅面进行恰当设置 对于不同打印机可根据相应的使用说明 通过打印机面板 打印机工具或编辑软件等进行设置 喷墨打印机不宜使用过薄的纸张 整叠的单页打印纸放入送纸器前 一定要充分翻拨 整齐后放入 切忌过潮 打印透明胶片时 必须单张送入打印 而且打印好的透明胶片要及时从托盘中取出 等完全干燥后方可保 4 保持机械运动部件和部位的清洁与润滑 润滑油可用钟表油或缝纫机油 加油前先用柔软干布擦去油污垢再进行 加油位置要准确 主要是打印头滑动部件 不要加到不该加油的地方 5 必须注意正确使用和维护打印头 打印机在初始位置的时候通常处于机械锁定状态 此时不能强行用力移动打印头 否则会导致机械部件的损坏 安装或更换打印墨盒 应在打印机手册或相应的安装指导下通电进行 并且为了保证打印质量 每次重装打印墨盒后 原则上应按步骤进行打印头校正 喷墨打印机的维护 喷墨打印机的维护 6 定期清洁打印头 打印机使用一段时间后 如果打印质量下降 输出不清晰 出现纹状或其它缺陷 可利用自动清洗功能来清洗打印头 清洗时可通过联机电脑利用打印机附带软件中的打印头清洗工具进行 有的也可通过打印机自身控制面板上的按钮来进行 清洗打印头会消耗少量墨水 如果连续清洗几次后效果仍不理想 就要考虑更换墨盒 喷墨打印机的典型故障排除 1 故障现象 打印机运动正常 但不喷墨 原因分析 一般喷墨打印机在墨尽时 墨尽指示灯会闪烁 同时打印会被终止 该故障现象表明 墨水并不缺 推断其原因 可能是喷头阻塞 排除方法 运用本身的自动清洗打印头功能进行自动清洗 2 故障现象 刚换完墨盒 墨尽灯仍亮 原因分析 喷墨打印机墨盒的安装要按照一定的步骤进行 系统检测不到新墨盒 很可能是由于不按规定操作或墨盒安装不到位造成的 排除方法 按相应打印机墨盒安装的规定步骤重新安装墨盒 喷墨打印机的典型故障排除 3 故障现象 墨头部件运行困难 有时乱撞 原因分析 导轴润滑不好 排除方法 用棉花或干软布清洁导轴后 重加少量润滑油 可参考维护部分内容 激光打印机 激光打印机脱胎于20世纪80年代末的激光照排技术 流行于90年代中期 激光打印机是现代高新技术的结晶 其工作原理与针式打印机和喷墨打印机相差甚远 因而也具有二者完全不能相比的高速度 高品质和高打印量 以及多功能和全自动化输出性能 激光打印机一面市就以其优异的分辨率 良好的打印品质和极高的输出速度 很快赢得用户普遍赞誉 但因高昂的价格 使得它一度只能高居贵族专业应用领域 所幸的是 随着技术的日趋成熟和它的大规模生产 使其成本和售价不断下降 近年来 在追求质量和效率的现代化办公室里 得到广泛应用 逐渐成为办公自动化必备设备之一 激光打印机的使用 激光打印机的使用 如下图 1 打印机控制面板的使用 2 选择纸张或其它介质输出通道 如图所示 3 使用单页输入槽 如图所示 4 在信头和信封上打印 打印信头和信封时 应尽量使用单页输入槽 放入信头和信封时 应使其打印面朝前 顶部 或左部 朝下 打印信封时 将出纸道手柄置于下方位置 以减少出现起皱和卷曲现象 若确实要打印多个信封 可用多页纸输入槽 但应视信封结构和纸张厚度适量放入 一般最多不要超过10张 激光打印机的使用 激光打印机的使用 5 双面打印 按正常方式打印第一面 一些办公软件程序中 包括了双面打印时的一些有用选项 如只打印 奇数页 或 偶数页 等 请参考办公软件篇有关内容 打印第二面时 请先冷却并整平纸张后进行 以获的更好的打印质量 放入纸张时 应确保已打印面朝向打印机背面 且纸张顶端向下 激光打印机的维护 激光打印机在日常使用过程中要注意做好以下几项工作 1 不要盲目操作 在开启激光打印机电源开关后 电源指示灯或联机指示灯将会闪烁 这表明激光打印机正在预热 在此期间不要进行任何操作 待预热完毕后指示灯不再闪烁时方可进行操作 激光打印机的维护 2 正确使用纸张 在正式打印之前 一定要根据纸张的类型 厚度以及手动 自动送纸方式等情况 调整好打印介质各个控制杆的位置 由于喷墨打印机结构紧凑小巧 所支持的打印幅面有限 所以打印前一定要对所打印的内容针对相应幅面进行恰当设置 对于不同打印机可根据相应的使用说明 通过打印机面板 打印机工具或编辑软件等进行设置 激光打印机不宜使用过薄的纸张 整叠的单页打印纸放入送纸器前 一定要充分翻拨 整齐后放入 切忌过潮 4 通过经济方式延长碳粉使用寿命 延长硒鼓使用寿命的一个较好方法是使用 经济方式 经济方式 打印比普通打印使用的碳粉大约少50 虽然打印的图像较淡 但适于打印草图或校样 通过打印机属性窗口可轻松设置 对HPLaserJet6LPro打印机而言 只需在属性窗口中选中 EconoMode 节省碳粉 选项即可 5 通过重新分布碳粉延长碳粉使用寿命 打印件出现浅淡区域通常是硒鼓已接近其碳粉使用寿命的指示 通过重新分布硒鼓中的剩余碳粉 可以暂时复原打印质量 但这种方法不能多次使用 操作时 先取出硒鼓 然后轻快地来回晃动 使碳粉在盒内分布均匀 重新装入硒鼓即可 激光打印机典型故障排除 1 故障现象 卡纸 可能的原因 纸张未正确装入 纸张输入盒过满 导纸板未调整至正确位置 在未先清空并重新对齐纸盒中所有介质的情况下 添加了更多的纸张 纸张输出盒太满 在打印时调整了送纸道手柄 打印时打开打印机端盖 使用的纸张不符合规格 在打印时电源中断 清除卡纸方法 对于进纸区域的卡纸 若从纸张输入盒或单页输入槽可以看到大部分卡塞的纸张 可用手小心地将卡塞的纸张竖直向上拉出 重新对齐纸张并装入 打印机将自动恢复打印 对于内部区域的卡纸 可按以下步骤清除 打开打印机端盖 取出硒鼓 将绿色松纸手柄向后推 用手慢慢拉动卡塞纸张 使其脱离机器 清除可能掉下的纸张碎片 重新装入硒鼓 合上打印机端盖 打印机将自动恢复打印 激光打印机典型故障排除 2 故障现象 不进纸 可能的原因 纸张未正确装入 有卡纸 解决方法 轻按并松开控制面板按钮 打印机再次尝试送入介质 若不成功 尝试下一步 从输入盒中取出纸张 重新对齐 再装入打印机 确保导纸板松紧适度地夹住纸张 使纸张居中 取出硒鼓 检查是否有卡纸 若有 应及时清除 重新装入硒鼓并合上端盖 激光打印机典型故障排除 3 故障现象 打印件颜色浅淡或有垂直排列的白色条纹 可能的原因 碳粉不足或启用了 经济方式 打印机的内置光学器件被污染 解决方法 补充碳粉 更换硒鼓或取消 经济方式 请求服务商更换内置镜片 激光打印机典型故障排除 4 故障现象 打印件有纵向或横向的黑色条纹或不规则污迹或全黑 可能的原因 硒鼓受损或未正确安装 打印机需要清洁 纸张太粗糙或太潮或不符合打印用纸规格 解决方法 更换或重新安装硒鼓 清洁打印机 更换纸张 激光打印机典型故障排除 复印机 1 常规复印操作步骤如下 放置原稿 正面朝下 按纸张标尺放正 设定缩放尺寸 浓淡程度和复印数量 放入纸张 启动复印 说明 要复印多份 请先在设定后复印样张 满意后 再设定复印数量 启动复印 复印机的使用 2 使用中应注意的问题 不可将重物放在复印机上或让复印机受到冲击 当复印机在复印时 不可打开任何门盖或断开电源 不可让磁性物体靠近复印机 或在复印机旁使用易燃喷雾剂 不可把盛水或其它液体的器皿放在复印机上 不可让纸屑 书钉或其它金属碎片掉进复印机内 不可使用有损坏或裂开的电源线 电源线不可塞入复印机内 当复印机异常热或产生异常噪音时 不可继续使用 应立即断开电源检修 传真机的使用与维护 不要频繁开关机尽量使用标准的传真纸不要在打印过程中打开合纸舱盖定期清洁传真机操作键请勿乱按不要随意更换电源线有装订针 大头针之类硬物的图文资料 以及墨迹或胶水未干的稿件不宜发送 尽量少把传真机当复印机使用 扫描仪 扫描仪概念 扫描仪作为光学 机械 电子 软件应用等技术紧密结合的高科技产品 是继键盘和鼠标之后的又一代主要的电脑输入设备 它自20世纪80年代诞生之后 得到了迅猛的发展和广泛的应用 从最直接的图片 照片 胶片到各类图纸图形以及文稿资料都可以通过扫描仪输入到计算机中 进而实现对这些图像信息的处理 管理 使用 存储或输出 扫描仪的种类 1 手持式扫描仪手持式扫描仪是1987年推出的产品 外形很像超市收款员拿在手上使用的条码扫描仪 手持式扫描仪光学分辨率一般为200DPI 有黑白 灰度 彩色多种类型 其中彩色类型一般为18位彩色 也有个别高档产品采用CCD作为感光器件 可实现24位真彩色 扫描效果较好 2 小滚筒式扫描仪小滚筒式扫描仪是手持式扫描仪和平台式扫描仪的中间产品 因为是内置供电且体积小又被称为笔记本扫描仪 这种产品光学分辨率为300DPI 有彩色和灰度两种 彩色型号一般为24位彩色 它设计时将扫描仪的镜头固定 而移动要扫描的物件通过镜头来扫描 要扫描的物件必须穿过机器再送出 因此 被扫描的原稿或物体不可太厚 扫描仪的种类 3 平台式扫描仪平台式扫描仪又称平板式扫描仪 台式扫描仪 是现在的主流 这类扫描仪光学分辨率在300DPI 8000DPI之间 色彩位数从24位到48位 扫描幅面一般为A4或者A3 其它的还有大幅面扫描用的大幅面扫描仪 笔式扫描仪 条码扫描仪 底片扫描仪和实物扫描仪 另外还有主要用于印刷排版领域的滚筒式扫描仪等 扫描仪扫描图像的步骤 对平台式扫描仪而言 扫描仪扫描图像的步骤如下 1 将欲扫描的原稿正面朝下铺在扫描仪的玻璃板上 原稿可以是文字稿件或者图纸照片 2 启动扫描仪驱动程序后 安装在扫描仪内部的可移动光源开始扫描原稿 为了均匀照亮稿件 扫描仪光源为长条形 并沿横向扫过整个原稿 扫描仪的使用 1 原稿的放置扫描仪原稿的要求和放置与复印机基本一样 正面朝下 居中放正 贴紧玻璃板 如图所示 2 扫描软件HPPrecisionScanLTX的启动3 扫描软件HPPrecisionScanLTX的使用 扫描仪的日常维护 扫描仪的日常维护主要包括以下几个方面 1 定期做保洁工作扫描仪可以说是一种对清洁度要求较高的设备 平时一定要认真做好保洁工作 扫描仪中的玻璃平板以及反光镜片 镜头 如果落上灰尘或者其他一些杂质 会使扫描仪的反射光线变弱 从而影响图片的扫描质量 为此 一定要在无尘或者灰尘尽量少的环境下使用扫描仪 用完以后 一定要用防尘罩把扫描仪遮盖起来 以防止更多的灰尘侵袭 当长时间不使用时 还要定期地对其进行清洁 在对扫描仪外壳或原稿玻璃板进行清洁时 应该用浸过清水的稍潮软布轻轻擦拭 扫描仪的日常维护 2 保护好光学部件扫描仪在扫描图像的过程中 通过一个叫光电转换器的部件把模拟信号转换成数字信号 然后再送到计算机中 这个光电转换设置非常精密 光学镜头或者反射镜头的位置对扫描的质量有很大的影响 因此在工作的过程中 不要随便地改动这些光学装置的位置 同时要尽量避免对扫描仪的震动或者倾斜 3 不要擅自拆修遇到扫描仪出现故障时 不要擅自拆修 一定要送到厂家或者指定的维修站去 另外大部分扫描仪都带有安全锁 如本章中介绍的hpscanjet2200c 在运送扫描仪时 一定要把扫描仪背面的安全锁锁上 以避免改变光学配件的位置 移动存储设备的发展历程 软盘优点因其携带方便 操作简单 价格低廉而被人们广泛使用缺点移动硬盘和闪盘容量大 速度快 易使用 性价比高和即插即用为主要特色 成为移动存储产品的主流 软盘缺点 3 5英寸的软盘容量小数据交换量日益增大Iomega公司推出的ZIP LS 120和SuperDisk大容量软盘由于各方面的原因没有得到普及首先是必须使用驱动器 普及范围不广 其次是盘片价格偏高 难以普及 再次 存储容量的优势仍不明显 返回 移动硬盘 移动硬盘一般由台式电脑硬盘或者由笔记本电脑硬盘改装而成按产品的接口类型分为 USB1 1 最大速度是12MB SUSB2 0 支持高达480MB S的峰值速率IEEE1394 接口的速度是400MB S 移动硬盘的安装和使用 当前被用户广泛使用的移动硬盘基本上都采用USB接口在W