结构化思考与表达-工作汇报.ppt

结构化思考与表达 2011 8 2 第一部分 2 3 1 互动环节 换位思考 分析对象 互动环节 大家一起来讨论 4 步骤一 分组 选组长 步骤二 各组组长带领学员讨论以下问题 请回忆在自己进行工作汇报的时候 出现过什么问题 有哪些现象 比如 报告内容冗长不简洁 没有重点突出部分 没有达到希望的效果 领导没能理解等 步骤三 各组各派一名代表上台进行一分钟的模拟工作汇报 学员听后提出自己的感受和意见 进行意见汇总 步骤四 大家进行分析讨论 为什么会出现这些现象 由什么原因造成的 如何进行解决 汇报中必要的两个因素 换位思考 分析对象 换位思考 1 2 3 4 Fourdynamicfactors 这对你重要 因为你能知道 我为什么要告诉你这些 这对你有何好处 你我利益有何联系 在进行工作报告的时候 我们需要换成听众的角色去思考问题 同时询问自己 1 我的报告对听众有什么意义 2 他们为什么需要听我的报告 3 他们能从报告得到什么 根据以上的问题 我们可以得出以下的四个答案 他们注重数据的罗列与阐述 希望用数据作为工作的评判标准 视觉性 他们注重表达的技巧 语言的连贯 以缜密的逻辑思维作为评判标准 听觉型 他们既重视数据 又重视语言逻辑 以综合结果作为评判标准 综合性 分析对象 请回忆我们的领导 他们各属于哪一种类型 第二部分 2 3 1 我们的汇报为何让领导头疼 建立汇报结构的原理和方法 在思考和演示中的运用 如何构建清晰易懂的汇报结构 我们的汇报为何让领导头疼建立汇报结构的原理和方法金字塔原理在思考和演示中的运用 我们的汇报为何让领导头疼 现状 采集的实际案例呈现访谈调研结果统计 在汇报过程中 我们经常面临三种困境 语句组织是其中之一 语句不够简洁 结构不够清晰 用词不够准确 风格问题 语句组织问题 结构化思维训练 基本语言训练 问题类型 解决办法 问题表现 影响写作及思想表达的三大原因 是指在表达思想时采用的顺序与人们的理解力发生了矛盾 构成事物整体的各个部分及其搭配 组合的方式 建筑上受力的构件 结构化思维 是一项重要的管理技能 掌握了这一管理技能 将使你在职场竞争和市场竞争中 获得以下优势 能够快速完成方案 而且条理清晰 重点突出 获得老板的赏识 客户的青睐 能够制作出周密的商业计划 从而牢牢地控制住企业生命线 能够有条不紊地处理各种复杂问题 在纷繁的市场上 先人一步走向成功 能够有效地安排好学习与工作 快速掌握新岗位 新工作所需知识 获得更多的发展机会 什么是结构化思维 老子曰 一生二 二生三 三生天下 就是结构化思维的经典描述 麦肯锡方法 一书中描述麦肯锡顾问们咨询服务的方法中 讲述了所谓 MESEE 清单的建立方式 也是结构化思维的体现 在济南的历史博物馆中曾见到毛泽东手书的济南战斗指导中 开门见山地说 就目前局势看 关于济南的战斗 无非三种情况 第一种情况 我军先于敌军到达济南 第二种情况 我军与敌军同时到达济南 第三种情况 敌军先于我军到达济南 然后一一讲述每种情况下我军应如何展开战斗 堪称结构化思维的经典 其实 每个人的生活中都一定有过结构化思维的经历 结构化思维 无处不在 无处不用 只是我们很多朋友只是在潜意识层面不自觉地在使用 而不会以这种思维理论方式来指导自己在缺乏经验的领域里的进步 那么 究竟什么是结构化思维呢 我认为结构化思维就是用于解决所有问题的第一把钥匙 而且是最关键的一把钥匙 它可以使你有条不紊 忙而不乱地去应付任何问题 去寻找其他的钥匙 而不论这个问题你是否有经验 结构化思维模式特征 结构化思维模式具有这样几个特征 选择金字塔的原因 写作的目的是要读者理解自己的思想 读者怎样理解作者表达的思想呢 读者的理解过程是一个组建金字塔的过程 因此 我们需要通过金字塔结构表达思想 组织成金字塔结构的思想将容易被理解 大前提 小前提 结论 我们需要容易被理解的表达方法 只有它才能清楚地表达思想之间的复杂关系 什么是金字塔原理 举个例子说吧 你在办公室 忽然你的下属冲进来 对你说 老板 我最近留意原材料的价格 发现很多钢材都涨价了 还有刚才物流公司打电话来说提价 我又比较了几家的价格 但是还是没有办法说服他不涨价 另外 其它竞争品牌最近也涨价了 我看到 对了 广告费最近花销也比较多 如果 可能 是不是你一头雾水 听了半天你还不知道他究竟要说明什么 或者要求你提供什么帮助 或者解决什么问题 或者作出什么决定 如果他这样说 老板 我认为我们的产品应该涨价20 而且要超过竞争对手 因为 第一 原材料价格最近涨了30 物流成本也上涨了 第二 竞争品牌全部都调价了10 20 我们应该跟进 第三广告费超标 我们还应该拉出空间 可以做广告 老板 你觉得这个建议是否可行 这个是不是更清楚 这就是 金字塔原理 金字塔原理的作用 1 帮助人们以书面形式组织和表达思想 2 可适用于确定问题 分析问题的过程 3 从宏观角度说 金字塔原理可以对整个写作 思考和分析问题的过程进行指导 金字塔原理的结构特点 条理清晰的文章肯定都具有清晰的金字塔结构 而条理不清楚的文章则肯定不具备金字塔结构 金字塔结构图示 案例比较 2 按金字塔原理组织的思想 前言P3 1 未按金字塔原理组织的思想 前言P2 如何构建金字塔结构 通过自上而下的方法建立金字塔结构 主题 对序言问题的回答 A1 A2 A3 B1 B2 B3 C1 C2 C3 情境 时间和地点 冲突 应当发生的事情 疑问 读者提出的问题 序言 步骤一 确定文章主题步骤二 确定文章的读者 回答读者关心的问题步骤三 与序言设定的 情境 和 冲突 相对照 判断问题是否成立步骤四 确定主题回答引发的次级问题 确定回答次级问题是采用归纳法或演绎法步骤五 在更次一级层次上重复步骤四 案例分析 向读者灌输思想观点最有效的途径是自上而下式 没有结构的表达方法按照自上而下阐释思想观点的正确表达方式 案例分析 没有结构的表达方法 评析 叙述者想说伦敦在这方面比其他城市发展得都更早 于是把理解的意思告诉了叙述者 听者的理解在逻辑上完全合理 但根本不是叙述者想表达的意思 案例分析 按照自上而下阐释思想观点的正确表达方式 你知道吗 我简直难以相信 在商业圈子里 男人面部蓄须已达到了如此被广泛接受的程度 在苏黎世 在纽约 还有 在伦敦 练习 通过自下而上的方法建立金字塔结构 步骤一 步骤二 步骤三 列出想要表达的要点 列出各个要点的逻辑关系 得出结论 案例分析 混乱的备忘录 上 排版成本是所有新版书籍的成本中最重要的部分 约占精装本成本的40 和简装本的50 55 排版成本主要包括 将TTW与平均标准进行对比可以发现 TTW在排版工艺上的生产力相对较低 目前 排版评估员正在对我向他们提供的一些典型案例进行研究 该企业对每一项排版工作基本都要重复相同的步骤 以保证较高的质量 这也是其在简单业务的排版上不具竞争力的原因之一 爱斯勃雷 Aylesbury 公司对TTW公司的排版成本较高的原因非常感兴趣 我已经同罗伊 沃尔特 布赖恩 汤普森的乔治 肯尼迪谈过此事 肯尼迪愿意进行一项实验 以找出 1 该企业的排版工序中是否有可以简化的步骤 尤其是针对某些排版任务而言 2 其较低生产力的原因即为什么低于平均标准 TTW公司目前的排版任务已经超负荷了 排版部门的大部分工作都无法按时完成 目前这种生产能力低下的现象在手工排版工序上尤为空出 TTW公司支付的工资比该地区其他印刷厂都低 因而越来越难以吸纳和保留排版工作 现在 TTW公司正面临工会提出的一项新的要求 有两名排版工已经离开 该企业排版部门的员工目前少于编制 而员工的加班工作量超过了50 案例分析 混乱的备忘录 下 结论 1 降低排版成本似可采取如下方法 A 简化价格较低的排版项目的工序 B 改变工作方法 提高生产效率 2 为了简化某些项目的工序 必须针对某些项目进行一些实验 对其整个工序进行全程跟踪 控制因改变校对次数和时机而对排版质量造成的边际效应 并观察客户对此的反应 此举节约的费用可能达到排版总成本的10 我认为 第二种降低排版成本的方法需要进行细致的方法研究 TTW目前在排字和手工排版上的效率低于平均标准20 50 该企业应当能够有所改善 3 如果我们将TTW同贝尔德公司 波奈尔公司或沃特路公司进行比较 也许可以有所发现 乔治 肯尼迪和罗伊 沃尔特似乎有兴趣进行这项对比研究 但是 我已经告诉过他们 也许他们不会有很大的发现 4 爱斯勃雷对TTW公司的排版成本也存在不同的看法 格里 卡尔弗特认为TTW公司的排版成本肯定过高 乔治 肯尼迪则认为尚无确凿证据显示其排版成本过高 而罗伊 沃尔特则认为他还无法对此下结论 他们似乎都非常愿意对此进行调查 案例分析 思路分析 步骤一 列出要点步骤二 找出逻辑关系步骤三 得出结论 对有关情况或主题一无所知的情况下 我们按照自下而上的方法 对这篇文章的思路重加整理 思路分析 步骤一 步骤一 列出要点 思路分析 步骤二 步骤二 找出逻辑关系 5低工资 6缺少员工 4无法按时完成 7加班过多 成本过高 3价格无竞争力 2工序无区分 8效率低于平均标准 1生产效率低下 思路分析 步骤三 步骤三 得出结论 那名顾问想说明的究竟应当是哪一个呢 原备忘录暗示读者已经了解的情况是什么 你的思路应当如下所示 1 主题 制版成本 2 疑问 制版成本是否过高 3 回答 是的 4 情境 制版成本是总成本中最重要的一部分 5 冲突 不知道制版成本占总成本的比例是否过高 但竞争力较低的事实说明可能如此 疑问 2 制版成本可以被降低吗 回答 3 可以 6 新的疑问 如何实现 7 关键句 省略制版过程中不必要的步骤 并且将工人工资提高到具有竞争力的水平 视频分析 柴静的在首都女记协演讲比赛上的演讲 认识的人 了解的事 练习 思考的逻辑 确定逻辑顺序 1 确定逻辑顺序的优点 2 任一组思想的逻辑顺序都反映了该组思想的分组基础3 如果在某一组思想中无法发现以上顺序 说明你的思想观点之间不存在逻辑关系 或者你的思考不周全 4 检验一组思想逻辑顺序的方式 5 行动性思想的逻辑顺序方法6 描述性思想的逻辑顺序方法 确定逻辑顺序 1 1 确定逻辑顺序可以确保你不会 把新闻条目当作思想观点 遗漏某一组中重要的思想 2 任一组思想的逻辑顺序都反映了该组思想的分组基础 时间顺序 通过设想某一流程得出的思想观点 结构顺序 通过评论某一结构得出的思想观点 重要性顺序 通过划分不同的重要性或程度得出的思想观点 3 如果你在某一组思想中无法发现以上顺序 说明你的思想观点之间不存在逻辑关系 或者你的思考不周全 确定逻辑顺序 2 4 为了检验一组思想的逻辑顺序 可以 先把每一观点转换成能说明其实质的短句 再把相匹配的句子组合在一起 最后确定恰当的顺序 5 如果思想观点属于行动性思想 明确说明每一行动的最终结果 把导致同样最终结果的思想组织在一起 确定该组思想的分组基础 并依此进行排序 检查是否遗漏任何步骤 6 如果思想观点属于描述性思想 把说明类似事物的思想组织在一起 确定该组思想的分组基础 把所有思想转换成完整的句子 并决定其顺序 检查是否遗漏任何步骤 关键概念 时间顺序 通过设想某一流程得出的思想观点结构顺序 通过评论某一结构得出的思想观点重要性顺序 通过划分不同的重要性或程度得出的思想观点 逻辑顺序的类型 关键思维方法 1 明确说明每一行动所导致的最终结果 把导致同样最终结果的思想组织在一起 确定该组思想的分组基础 并依此进行排序 检查是否遗漏任何步骤 行动性思想排序 关键思维方法 2 把说明类似事物的观点组织在一起 确定该组思想的分组基础 把所有思想转换成完整的句子 并决定其顺序 检查是否遗漏任何步骤 描述性思想排序 关键思维方法 3 通过说明采取行动的直接结果来概括行动性思想 通过说明它们包含的相似性来概括描述性思想 概括分组思想 概括分组思想 避免使用 缺乏思想 的语句 遵守 相互独立 完全穷尽 MECE 的原则行动过程总是按时间顺序进行 通过说明采取行动的直接结果来概括行动性思想把描述性思想列在一起 是因为它们具有共性 行动性思想分组的要求描述性思想分组的要求 1 避免使用 缺乏思想 的语句 例如 该公司应当确立三个目标 该公司存在两个问题 我们建议进行五项改革 评析 这些句子没有概括其下一个层次的精华 而只是说明了将要讨论的思想属于哪一种思想 这种句子会掩盖思考不完整的事实 案例 一位咨询顾问曾经这样写道 该公司存在两个组织问题 然后再列举这两个问题 这个句子就是一个 缺乏思想 的句子 所以他必须重写这句话 如果这句话下面列举的两个问题 1 都是组织问题 2 存在某种逻辑顺序 那么重写这句话是很容易做到的 但是 他似乎并没有发现这两个问题之间存在任何逻辑顺序 于是 他被迫思考这两个问题的来源以及两个问题的相似性 他发现 实际上他并不是在泛泛地讨论什么 组织问题 而是在具体地讨论 公司中需要更大授权的领域 而且并非只有两个所谓的问题领域 而是有四个 此前他只看到了其中的一个问题领域 于是 他重新总结出了对这些问题领域的概括性思想 该公司的主要组织问题是没有进行授权 明确地指出公司存在的问题后 他就可以将思维的重点转到找出解决方案上 2 遵守 相互独立 完全穷尽 MECE 的原则 在上例中 你必须检查该组思想的分组基础 保证其相互独立 完全穷尽 Mutuallyexclusive Collectivelyexhaustive 即 其逻辑顺序反映的是一个有效的过程 结构或分类 然后 你还需要确定准备得出的概括性思想的语句类型 思想的表达方式与其分组基础无关 可以是行动性语句 即告诉读者做某事 也可以是描述性语句 即告诉读者关于某事的情况 3 行动过程总是按时间顺序进行 1 商业文书中的很多思想都是行动性语句 即可以用 步骤 建议 目标 或 改革 之类的名词表示的语句 难点在于行动性思想之间的联系方式 3 行动过程总是按时间顺序进行 2 克服这一难点的技巧 1 在将各行动性思想联系起来之前 先用尽量明确的语言表述各行动性思想 行动型思想的措辞必须明确 3 行动过程总是按时间顺序进行 3 克服这一难点的技巧 2 找出一些明显的因果关系组合 尽量使每一组思想中的步骤保持在五个以下 3 直接从行动性语句中概括出行动结果 确定和追讨逾期应收账款 定期计算大额和中等金额款项的逾期时间 根据金额和逾期时间发出催款通知 追收逾期账款 长期逾期账款多在董事层级解决 必要时使用追账公司 案例 4 把描述性思想列在一起是因为它们具有共性 描述性思想的共性是 针对同一类主语针对同一类谓语 动作或对象 包含同一类判断 5 行动性思想分组的要求 发掘每一思想的实质内容 区别不同的抽象层次 比如 采取一项行动 是必须在另一项开始之前 还是为了完成另一项行动 5 行动性思想分组的要求案例比较 未经过分层的思想经过分层的思想 5 行动性思想分组的要求案例I未经过分层的思想 如果一家公司希望掌握其电信方面存在的问题 可以从以下方案中受益 1 分析现有的设备和使用情况 2 确定需要更多 更少 电信支持的主要业务 3 制定电信服务的目标 4 组织研究人员进行评估 5 检查与电信服务商的关系 6 确定主要的技术选项 7 控制内部电信成本 8 拟定设备使用政策 9 检查现有的通信联系 10 决定组织的方式 5 行动性思想分组的要求案例II经过分层的思想 1 制定电信服务的目标 3 分析现有的设备和使用情况 1 确定需要电信支持的主要业务 2 检查现有的通信联系 9 2 成立项目组 选择适当的设备 4 确定主要的技术选项 6 拟定设备使用政策 8 检查与电信服务商的关系 5 3 建立公司管理框架 10 任命电信中心经理 建立成本控制系统 7 5 行动性思想分组的要求明确表述行动性思想的最终结果 行动性思想是无法分类的 行动性思想被归于一组 完全是因为它们能够共同产生某一特定的结果 对行动性思想分类必定会造成重复 惟一合理的方法就是根据其产生的结果来进行 5 行动性思想分组的要求明确表述行动性思想的最终结果案例 上 5 行动性思想分组的要求明确表述行动性思想的最终结果案例 下 有一个好办法可以理顺这样的一系列思想 即尽量砍去其修饰成份 只留下最本质的核心内容 然后再找出其中的重复部分 5 行动性思想分组的要求直接由行动概括出结果 该组思想必须相互独立和完全穷尽概括性思想必须说明完成各行动步骤后导致的直接结果 且措辞必须明确具体 6 描述性思想分组的要求 找出句中结构的共性 针对同一类主语针对同一类谓语 动作或对象 具有同一类隐含的思想 关键概念 它们是否针对同一类主题 它们是否涉及同一类活动 它们是否针对同一类对象 它们是否包含同一类见解 寻找思想观点的共性 关键思维方法 1 找出每一思想的实质内容 区别不同的抽象层次 明确表述行动性思想的最终结果 直接由行动概括出结果 行动性思想分组 关键思维方法 2 找出主语 谓语 宾语或含义的共性 确定包括这些思想的最小范畴 说明共性所隐含的意义 描述性思想分组 演示的逻辑 在页面上反映金字塔 多级标题 行首缩进 下划线 小数编号和项目符号的方法突出文章的结构表现金字塔结构中主要思想组之间的过渡 1 多级标题 行首缩进 下划线 小数编号和项目符号的方法突出文章的结构 案例 1 短文章的处理方法 2 长文章的处理方法 案例 短文章的处理方法 观众如何了解规则 按我的理解 观众通过收看电视广告就能参加竞猜 意味着他们对正式规则 有没有必要进行竞猜 规则草案中说奖项是通过随机抽取决定的 但并没有提入只有竞猜正确者才能参加抽奖 广告是否明白无误 我也向代理商提过 有奖竞猜的结果应该明白无误地告诉观众 我们已经收到有奖竞猜规则和对电视观众的规则的草案 请审阅并告知能否按计划执行 我关注以下三方面 案例 长文章的处理方法 在8月25日举行的现场销售会上 我们计划讲授如何为超市连锁店设计具有潜在盈利能力的饮料销售区 并将设计提交连锁店管理层 我们的要求是 在7月11日前选出一家符合我们要求的连锁店在8月10日前收集所需资料在8月15日前整理并返回资料 多级标题法 不同层次的思想观点用不同的标记区分 层次越低的思想观点离页面的左端越远 同一层次的思想观点采用同一视觉形式 因此 主要思想观点可以采用每节标题对齐的形式 次要思想观点可以采用小节标题的形式 次次要思想观点可以采用编号段落的形式 每一层次的标题不可能只有一个相同的思想观点应采用相同的形式标题用词反映思想的精髓标题和正文应分开考虑每组标题应予以介绍不要滥用标题 基本方法 下划线法 使用原则 必须严格运用问 答逻辑必须注意论点的措辞 说明论点的信息越少越好必须坚决把论点限制在演绎推理和归纳推理的框架内 用下划线标出关键句层次下的所有支持性论点 更低层次的支持性论点也全部用下划线标出 但在字体和行首缩进上有所区别 英文用大小写加以区别 中文用字体或字号或加粗加以区别 小数编号法 最好和多级标题配合使用 可以帮助读者迅速找到思想的要点 1 没有任何其他动物能像狗一样为主人不惜牺牲生命1 1其他动物在危险来临时会跑开1 1 1狗会留下来1 1 1 1即使留下来意味着死亡 案例 行首缩进法和项目符号法 行首缩进法原则 要用相同的语法形式表达观点项目符号法是行首缩进法的变形 通常用于项目进度小结 与多级标题一样 也是层次越低的思想观点离页面的左端越远 2 表现金字塔结构中主要思想组之间的过渡 1 讲故事 一种把读者带入关键句论点的好方法是向他们讲述情境 冲突 疑问三部曲 自然而然地引出关键句论点作为故事的