商务公关专题PPT课件.ppt

第八章商务公共关系专题性活动 第一节常规性专题活动 1 一 庆典活动 1 庆典活动的类型开幕典礼 开业典礼 新大楼 新建工程奠基典礼 展览展销会开幕等 周年纪念日 其他纪念日 2 2 开业典礼1 开业典礼的准备工作做好舆论宣传工作 做好来宾的约请工作 发放请柬做好场地布置工作做好接待服务工作做好礼品馈赠工作 宣传性 荣誉性 独特性 3 2 开业典礼的程序迎宾典礼开始致贺词致答词揭幕参观迎接首批顾客 4 二 展览活动 1 举办展览活动的目的1 开拓新市场 2 显示自身实力 获得新成果或推出新产品 3 征询意见完善自我 5 2 展览活动的特点1 传播媒介的多样性声音媒介 讲解 交谈 文字媒介 介绍材料 图像媒介 照片 2 传播方式的直观性3 双向沟通的直接性专人回答问题 深入探讨4 传播过程的高效性 6 3 展览会的类型1 从展览会的性质分 有宣传展览会和贸易展览会2 从举办展览的场地分 有室内和露天的3 从展出商品的种类分 有单一商品展览和混合商品展览4 从展览的规模分 有大型综合展 中型 小型和微型展 橱窗陈列展览 7 4 展览活动的组织与实施1 准备阶段确定展览活动的主题 目的 是划分展览会类型的最基本的标准 确定参展单位 参展项目和展览的类型选择展览场地培训工作人员布置展览大厅做好与新闻媒介的联络工作做好展览活动的经费预算运用展览技巧 把展览活动办得生动活泼 新颖别致准备展览会的辅助设备和相关服务 文书业务 邮电通讯 交通运输 安全保卫 停车场 餐饮场所 业务洽谈室等 展览会所需要的资料很多 要提前准备好 尤其是领导人致辞 前沿及结束语 解说词等更应该认真准备 8 2 展览阶段做好接待和解说工作 热情耐心地解决每位参观者提出的问题 并向参观者发放宣传材料或纪念品 韩国 日本的例子 利用新闻媒体扩大展览会的影响 要认真制定新闻发布计划 确定好发布内容 分布时间和发布形式做好安全保卫工作 9 3 结束阶段收集新闻媒体等各方面地展览会的报道与评价分析反馈信息 总结经验 写出书面报告 以备考察 5 展览会的布展工作 10 三 股东年会 11 四 开放参观活动 1 举办开放参观活动的目的扩大组织的知名度 提高美誉度 促进组织的业务拓展 和谐组织与社区的关系 增强员工或家属的自豪感 为了达到参观效果 参观目的一定要突出 12 2 开放参观活动的分类特殊参观一般参观特殊参观的活动时机 本组织初创之时 本组织获得荣誉的纪念日 与本组织相关的纪念日 本组织发生特殊时间需让有关社会公众了解的时候等等 13 3 开放参观活动的接待对象商务组织为了扩大自己的影响 使公众进一步了解自己 组织他们参观本组织的设施和工作现场已成为一项经常性公共关系活动 主要接待对象 员工家属及社区居民 一般公众 营业团体 生产协作者 原料供应商 经销商 运输公司等 股东公众 股东 股票经纪人 金融舆论专家等 其他专业团体 金融机构 律师协会 新闻机构 保险公司 卫生检查团 环境保护组织等 行政机关 各级政府部门 上级主管单位 党政要人舆论领袖 专家学者 各界名人 记者等 科技教育文化单位 研究所的研究人员 高等院校的师生 各类智力团体和文化组织等 各种慈善组织和社会福利团体 海外人士 客商 投资者 观光者等 14 4 开发参观的项目组织的展览室 生产设备和工艺流程 厂区环境 员工的教育与培训设施 组织的服务 娱乐 福利 卫生等设施 15 5 开发参观活动的操作流程 准备宣传小册子 放映视听材料 观看模型 引导观摩实物 中途休息服务 赠送纪念品 征求意见 16 6 开放参观活动的服务与要求来宾到达后热情引导接待 放映视听资料时认真解说 参观过程中为来宾做向导 做好招待来宾的餐饮服务 耐心解答来宾提出地各种问题 做好欢送工作 17 五 文艺联欢活动 确定主题选定文艺节目制作节目单发出邀请六 交谊舞会确定规格邀请客人安排场地选好曲目搞好接待员工作 18 第二节专门性的专题活动 一 社会赞助活动举办自助活动的目的承担必要的社会责任树立良好的商务组织形象培养公众感情配合广告宣传 19 2 赞助活动的形式赞助体育活动赞助文化艺术活动赞助科学教育事业活动赞助出版物的制作活动赞助展览活动赞助社会福利和慈善事业活动赞助展览活动赞助节日庆典活动 20 3 赞助活动的具体方法明确赞助目的认真选择赞助对象合理确定赞助费用制定赞助计划有效地落实赞助计划实事求是地评估赞助效果 21 二 社会公益活动 1 公益活动形式互助性公益活动服务性公益活动娱乐性公益活动劳动性公益活动 22 2 社会公益活动的举办要求主题鲜明性质明确计划周密标明主办单位媒体报道 23 三 商务洽谈会 1 特点直接性交流性功利性 24 2 组织工作确立目标确定对象选择地点时机选择日程安排 25 座次安排举办双边洽谈时 应使用长桌或椭圆形桌子 宾主应分坐于桌子两侧 若桌子横放 则面对门的一方为上座 留给客方坐 背对门的一方为下座 由主方坐 若桌子竖放 则应以进门的方向为准 右侧为上 留给客方坐 左侧为下 由主方坐 在洽谈时 各方的主谈人员应在自己一方居中而坐 其他人员则应遵循右高左低的原则 依照职务的高低自近而远分别在主谈人的两侧就座 加入需要译员 则应安排其就座于仅次于主谈人的位置 即主谈人的右侧 举行多边洽谈时 为了不失礼 按国际惯例 一般均以圆桌为洽谈桌 即所谓圆桌会议 这样可以淡化尊卑界限 无论何种洽谈 有关各方与会人员都应尽量同时入场同时就座 至少 主方人员也不应再客方人员之前就座 26 四 竞赛活动 1 竞赛的类型知识型智力型体育型文艺型劳动型 27 2 举办竞赛的方法和原则赛前做好充分的准备工作认真落实竞赛方案内容丰富多彩 形式新颖活泼赛前进行广泛的动员和宣传 造成声势和气氛竞赛公平组织好发奖仪式 28 接待的主要对象有 员工家属及社区居民 一般公众 营业团体 生产协作者 原料供应商 经销商 运输公司等 股东公众 股东 股票经纪人 金融舆论专家等其他专业团体 金融机构 律师协会 新闻机构 保险公司 卫生检查团 环境保护组织等 行政机关 各级政府部门 上级主管单位 党政要人舆论领袖 专家学者 各界名人 记者等 科技郊野文化单位 研究所的研究人员 高等院校的师生 各类智力团体和文化组织等 各种慈善组织和社会福利团体 海外人士 客商 投资者 观光者等 29 4 开放参观的项目组织的展览室生产设备和工艺流程厂区环境员工的教育与培训设施组织的服务 娱乐 福利 卫生等设施 30 5 开放参观活动的操作流程 准备宣传小册子 放映视听材料 观看模型 中途休息服务 赠送纪念品 征求意见 引导参观实物 31 6 开放参观活动的接待服务与要求1 来宾到达后热情引导接待 2 放映视听资料时认真解说 3 参观过程中为来宾做向导 4 做好招待来并的餐饮服务 5 耐心解答来宾提出的各种问题 6 做好欢送工作 32 五 文艺联欢活动 1 确定演出主题2 选定文艺节目3 制作节目单4 发出邀请 33 六 交谊舞会 1 确定规格 舞厅 乐队 服务 2 邀请客人3 安排场地 场地宽敞 与所邀人数相适应 能提供必要的服务 4 选好曲目 优美动听 各类节奏类型 主宾爱好与年龄特点 5 搞好接待服务工作 34 第二节专门性的专题活动 一 社会赞助活动1 举办赞助活动的目的承担赞助活动的目的树立良好的生物组织形象培养公众感情配合广告宣传商务组织的广告宣传如能与赞助活动配合 将会发挥更好的传播效果 35 2 赞助活动的形式赞助体育活动赞助文化艺术活动赞助科学教育事业赞助出版物的制作赞助社会福利和慈善事业赞助展览活动赞助节日庆典活动赞助救灾活动及其他社会活动 36 3 赞助活动的具体方法1 明确赞助目的2 认真选择赞助对象3 合理确定赞助费用4 制定赞助计划5 有效地落实赞助计划6 实事求是地评估赞助效果 37 二 社会公益活动 1 公益活动的形式公益活动的范围很广 凡是以社会效益为主 有利于公众的社会活动 都可以称为公益活动 1 互助性公益活动 义演 义卖 公开拍卖 募捐等 2 服务型公益活动 义务咨询 便民服务 免费维修 为残疾人服务等 青年志愿者活动 3 娱乐性公益活动4 劳动性公益活动 义务劳动 打扫卫生 交通执勤 绿化植树等 38 2 社会公益活动的举办 1 主题鲜明2 性质明确3 计划周密4 标明主办单位5 媒体报道 39 一 组织大型活动的技巧 一 旅游企业大型活动的种类1 服务性公共关系专题活动服务性公关专题活动是企业大型活动的重要内容 它一般围绕两个方面进行 一是围绕客人进行 如为客人举办生日庆典 婚礼 解决客人的疑难问题 提供特殊服务等 另一方面是围绕社会服务进行 如赞助公益事业 解决社区在交通 卫生 教育等方面的问题 2 宣传性公共关系专题活动宣传性公关专题活动是传播企业形象的重要手段 一般包括以下内容 1 召开新闻发布会 记者招待会 2 举办展览及各种类型的竞赛 3 举行庆典活动 周年纪念 奠基仪式 节日庆典等 4 开展有奖征文 有奖竞猜活动 5 围绕新增设服务项目的促销活动 3 交际性公共关系专题活动交际性公关社交活动是旅游企业公关人员与相关社会组织和相关公众沟通的重要途径 一般包括宴请 联谊会 工作午餐 舞会 参观等活动 40 二 旅游企业开展大型活动的技巧1 有意新闻曝光有意新闻曝光 是指策划 新闻事件 吸引公众 这种有意制造的 假 事件是推出旅游企业形象的重要手段 假 事件一般具有 新 奇 名 的特点 新 运用与众不同的事件来制造新闻 引起公众的注意与兴趣 奇 运用奇异 奇特的手法或事件引起公众和新闻界的好奇 以达 制造新闻 目的 名 利用 名人效应 来吸引新闻界 通过社会名流来渲染旅游企业的 假 事件 41 2 适时推销形象利用企业开业或开发新旅游项目 新产品的机会 利用重大节日或人们广为关注的时间 利用影响面宽且广的重大事件 如抗洪抢险 抗震救灾 支援希望工程等 4 利用国际要人 名人的访问扩大企业影响 推销企业形象 42 3 新颖独特的主题构思 三 灵活多样的传媒选择传播媒介的选择直接关系到公关专题活动的传播效果 传播媒介可分为人体媒介 实物媒介和符号媒介 大众传播媒介属符号媒介 从形态上划分 传播可分为人际传播 大众传播 组织自控媒介传播和群体传播等 从传播方式上划分 可将传播分为直接传播 间接传播 循环传播 螺旋形传播 二级传播和N级传播等 每一类传播媒介都有自己的功能 每一形态的传播方式都有自己的特点 因此我们 43 应当注意以下几点 1 多种传媒交叉运用人体传媒 实物传媒和符号传媒各有优势 因此组织大型公关活动时 切不可单一使用某一种传播方式 应多类型 多形态 多方式地全面结合 才可能达到良好的传播效果 2 选择适当传播内容针对性 指所选择的传播内容要适合传播对象的特点与需要 新鲜性 指传播的信息必须是新颖独特的 否则不会引起受传者的兴趣 显著性 指传播的信息具有一定的强度 刺激度与感染力 能迅速吸引公众注意力 3 注重传播的效能性 1 利用名流做传播者 2 利用权威做传播者 44 二 进行人际交往的技巧 一 努力营造和谐气氛 1 态度要热情诚恳 随和大方 情绪饱满 笑容满面 2 语言要亲切自然 落落大方 3 要寻找共同语言 善于 投石问路 切忌只谈自己关注的话题而置别人的兴趣于不顾 4 要把握好交往时机和火候 根据对方情况进行适度的自我表现 5 根据交往对象的性别 年龄 文化程度 职业 气质类型的不同 采取不同的方法 有的放矢 对症下药才能取得成功 45 二 充分展示自身魅力人的魅力包括外在魅力和内在魅力 外在魅力即形象魅力 是人的仪表 相貌 服饰 气质 风度等外观形象的总和 内在魅力即人格魅力 它主要指人的道德修养 知识水平 能力和谈吐 以及豁达开朗 幽默风趣的个人品质 三 善于表达思想感情与人交往时 能准确地理解对方的意图 又能恰如其分地表达自己的思想感情 是成功交际的重要因素 要做到这两点并非易事 应当从以下几方面做起 1 认真倾听2 注意掌握对方的非语言信号3 善于运用非语言信号4 洞察对方内心活动5 适度赞扬与夸奖6 了解对方气质类型人的气质类型有四种 多血质活泼型 胆汁质急躁型 黏液质稳定型 抑郁质忧郁型四种 在交往中注意根据不同气质人的特点开展工作 有助于提高交往的质量 7 有效运用知觉心理 1 第一印象 人与人之间初次知觉形成的印象最为深刻 对以后的人际关系发展具有关键性的作用 2 心理定势 是指人们在认识特定对象时的心理状态 心理定势一旦形成 就具有一定的指向性 方向性 3 刻板印象 人们通常在对各种社会角色的认识上存在着一种刻板印象 4 月晕效应 即指根据对事物某一特征的知觉 主观泛化 类推为是同质性系列特征 以偏概全 以点概面 做出完美无缺或一无是处的结论 上述四种知觉心理都有一定的误差 会影响人们的认知程度 因此 我们应当有效运用知觉心理 提高交际的成功率 8 掌握人际吸引规律 1 相似吸引律 相似反映了一致性 当交往双方在年龄 性别 文化层次 职业 爱好等方面基本相似时 就很容易产生共鸣 进而产生共同语言和吸引力 2 相异吸引律 相异体现了差别 当交往双方在许多方面有差异时 如地理位置相隔甚远 文化背景迥然不同 年龄大小极不相当 社会地位很不相称 但这些却可能给对方造成神秘感 反而会吸引对方 结成友谊 3 对等吸引律 是指对方喜欢自己 自己也给对方以好感 人人都渴望受人尊敬 有人赞美 对给予自己爱的人给以相应的回报是很自然的 4 互补吸引律 即交往过程中 交往双方在个性 需要及满足需要的途径方面呈互补状态 从而产生一种强烈的吸引力 如男性的阳刚之气与女性的阴柔之美的性别互补吸引 人们在人格特征上的互补吸引等 5 光环吸引律 当某人因某方面的特殊成就成为名人时 其头上似乎产生了某种光环 随之出现了一批崇拜者 6 熟悉吸引律 交往双方由不熟悉到熟悉 由不了解到喜欢 最终产生吸引 这就是熟悉吸引律 如有些老人对旧家具舍不得扔掉 因为旧家具记录了岁月的流逝 美好的回忆 46 四 谈判的谋略与技巧 一 谈判的谋略古人云 人可以谋人 可以谋事 可以谋天 亦可以谋地 谋则变 不谋则不变 谋则成 不谋则不成 谈判是智慧 心理的较量 是知识 口才 修养的决斗 要想达到谈判的目的 必须注意谈判的谋略 1 攻心策略 攻心为上 攻城为下 这充分说明了精神因素对事业成败的作用 在谈判中 要运用攻心策略 打破对方的心理防线 乘胜追击使之溃不成军 从而达到谈判的目的 也可以采取另外一种攻心策略 即减轻对方的对立情绪和防卫心理 增加双方的心理满足与愉悦 尽快实现谈判目的 2 磨拖策略所谓磨拖策略 实质上就是一种 软磨硬泡 的办法 即谈判者运用耐心 毅力去干扰和削弱对方的锐气 瓦解对方的意志 使谈判对手疲惫不堪 从而频频出现漏洞 阵脚自乱 不攻自破 47 3 限期策略限期策略是为了防止谈判对手拖拉疲沓 确定谈判结束时间 造成紧迫气氛 尽快达成谈判目的的策略 4 各个击破策略所谓各个击破策略 西方人惯称 大香肠策略 意为像吃香肠一样 一口一口地吃掉对方 运用这一策略时 须对谈判对手情况较为熟悉 并摸清对方心态确属急切希望快速达成协议 于是采取分而治之的办法 分割蚕食对方的利益 5 缓解策略所谓缓解策略是为缓解谈判气氛 防止谈判破裂和解除谈判疲劳的一种策略 当谈判出现僵局 谈判人员怒发冲冠或筋疲力尽 谈判气氛紧张或处于低潮 谈判面临破裂危险之时 可由一方提出 征得对方同意后休会 休会期间要认真分析谈判中的