秘书国家职业资格培训教程3级.ppt

秘书国家职业资格培训教程3级办文篇 题库的题型与比例 普通秘书分为两个部分 知识试卷与技能试卷知识试卷题型分2种形式 职业道德与专业知识 100分 80分钟 职业道德 10分 25道题专业知识 单选占60 多选占40 共90分 工作技能试卷分2种形式 100分 110分钟 录像题 2道 每点2分 共25个正误点 1道30分 15个正误点 1道20分 10个正误点 工作实务题 公文拟写与修改 1道 20分 会议实务 办公室工作实务 以及各种综合实务题 2道 15分 15分 1 应用文的含义与制发 应用文书是各级机关 企事业单位 社会团体以及个人处理事务常用的有一定惯用格式的文体的总称 包括 行政公文 常用事务性文书 商务文书三类 应用写作是实用型文章的写作 从内容和形式上看具有的特点 内容反映现实生活体式固定程式化行政公文 公文 在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 公文的作者 法定的机关 组织和负责人 统一的体式和一定处理程序开展公务活动的工具被称为通用公文国务院在2000年颁布 国家行政机关公文处理办法 规定13种行政公文 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 1 应用文的含义与制发 常用事务文书 是机关 单位 团体和个人处理日常事务所使用的文书 常用事务性文书有 简报 计划 总结 调查报告 会议筹备方案 领导讲话稿 规章制度商务文书 是机关 单位 团体为处理商务业务所使用的文书 主要有 意向书 订货单 产品说明书 市场调查报告等 1 应用文的含义与制发 办法 规定 以本机关名义制发公文的过程 包括 草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发等程序重点是 草拟 审核 签发 复核 草拟符合国家法律 法规 规章及其他有关规定 如提出新的政策 规定等 要与现行政策 规定衔接 应当切实可行并加以说明 情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 直述不曲 字词规范 标点正确 篇幅力求简短 公文的文种使用正确 应当根据行文目的 发文机关的职权以及与主送机关的行文关系确定 拟制紧急公文 应当体现紧急的原因 并根据实际需要确定紧急程度人名 地名 数字 引文准确 引用公文应当先引标题 后引发文字号 引用外文应当注明中文含义 日期应当写明具体的年 月 日 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 应当使用国家法定计量单位 公文使用非规范化简称 应当先使用全称并注明简称 使用国际组织外文名称或者其缩写形式 应当在第一次出现时注明准确的中文译名 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 1 应用文的含义与制发 1 应用文的含义与制发 审核 公文送负责人签发前 应当由办公厅 室 进行审核 审核的重点 是否确需行文行文方式是否妥当是否符合 办法 及本细则规定的公文种类 公文格式 行文规则和拟制公文的有关要求内容和主题是否体现了组织的意图需会商的内容是否经过会商材料是否经核实 1 应用文的含义与制发 签发 以本机关名义制发的上报公文 由主要负责人 指行政机关的正职或者主持工作的负责人 签发 以本机关名义制发的命令 令 由本机关正职负责人签发 制发的决定 公告 通告由主要负责人签发 制发的其他公文由主要负责人或者由其授权的其他负责人签发 会签公文 主办机关应当送会签机关文秘部门按公文办理程序会签 1 应用文的含义与制发 复核 公文正式印制前 文秘部门应当进行复核 复核的重点 审批 签发手续是否完备附件材料是否齐全公文格式是否统一 规范等 经复核需要对文稿进行实质性修改的 应当按程序复审 通用公文用纸和印装规格 1 公文用纸采用国际标准A4型纸 其幅面尺寸为210mm 297mm 2 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头 上白边 为37mm 1mm 公文用纸订口 左白边 为28mm 1mm 版心尺寸为156mm 225mm 不含页码 3 文字符号从左至右横写 横排 一般每面排22行 每行排28个字 4 公文左侧骑马订或平订 不掉页 后背平整 不空 2 应用文的材料和主题应用写作的特征 材料 主旨 结构 语言 言之有理 言之有据 言之有序 言之有体主旨单一 集中 明确材料多样 真实 有力结构合理 谨严 固定语言准确 简明 平易 庄重材料 是指作者为某一写作目的而收集 摄取并经过必要的归纳 提炼写入文章之中的一系列事实与依据 包括 事件 现象或数据 理论依据 公认的原则 科学公理等 材料工作的环节 占有 鉴别 选择和使用 2 应用文的材料和主题 占有 储备材料能量和功力 两大途径 亲身经历所获 调查阅读所获 鉴别 分析 比较选择 围绕主题 典型材料 真实准确 生动新颖使用 先后顺序 依据时间的先后 材料的轻重 时间内在的逻辑 说理的顺序 文种和行文的方便 详略程度 骨干材料 中心材料 典型材料 2 应用文的材料和主题 主题 是作者在说明问题 发表主张或反映生活现象时 通过全文内容所表达出的基本观点或中心思想 主题是灵魂 取舍材料 制定标题 措置结构 遣词造句 表达方式选择都没有依据 2 应用文的材料和主题 正确 符合国家和组织的大政方针 符合领导的意图 反映真实的社会现状 经得起实践的检验集中 代表机关和组织行文 一文一事 深刻 去粗取精 去伪存真的改进新颖 与时俱进 3 应用文的结构 结构 标题 开头 层次 段落 过渡 照应 结尾等标题 准确 鲜明地表现主题两种情况 公文式标题 一般文章式标题公文式 发文机关 事由 文种一般文章式 单标题 双标题 3 应用文的结构 开头 概述式 目的式 开门见山式 引述来文式 无开头式 单刀直入式 概述式 概括有关材料或背景 常用 鉴于 最近 近来 如报告 总结 调查报告 会议纪要目的式 阐述发文的意义和宗旨 常用 为了 根据 如决定 通告 通知 计划等 开门见山式 开门见山直入主题 如意向书引述来文式 引述来文德标题与发文字号 如函 批复 回复性公文无开头式 如公告 命令 通告等 3 应用文的结构 层次 总分式 并列式 递进式 因果式 时序式 三段式 篇章一体式总分式 总分式 演绎结构 分总式 归纳结构 总分总式 复杂交叉 并列式 各个层次是并列逻辑关系 如条例 意向书等递进式 由浅入深 层层递进 如部分报告因果式 前因后果式 如请示 时序式 按照时间的发生 发展 变化过程安排 如调查报告等 三段式 发文缘由 事项 尾语 如计划 总结 通知 通报等篇章一体式 就一段内容 与附文是一体的 如批转 转发性通知 3 应用文的结构 段落 提行式 条款式 篇段和一式提行式 另起行表示内容的转换 会议认为 会议指出 会议强调 等转换条款式 以序号为标志 按照不同意思分条列项 篇段和一式 3 应用文的结构 过渡 照应结尾 强调式 期求式 希望式 说明式 无尾式强调式 对文中的重点问题加以总结概括期求式 请示的结束语希望式 要求 号召等说明式 补充说明的内容 如条列公文 规约公文等无尾式 正文就结束结构要求 严谨 自然 完整 统一 4 表达方式 叙述 顺叙 倒叙 插叙 平叙第一人称 请示 报告 函 计划 总结 述职报告第三人称 通报 会议记录 会议纪要等倒叙 通报 报告 会议纪要 调查报告 简报议论 立论 驳论论证方法 例证法 分析法 引证法 比较法 因果法等说明 定义 分类 比较 数字 图表等 5 应用文的语言 公文的语言具有很强的规格性 这是由公文的性质所决定的 表现在行文中 经常使用一套规范的公文用语 应用文语言要求 准确 增长到 增长了 简洁 一律不准擅自 但 可以 平实 5 应用文的语言 分类 领叙用语 性质 引导文件直接叙述根据 事实或主张的用语 它有助于文件简明 精练 例如 关于 根据 按照 遵照 依据 本着 接 顷接 奉 鉴于 欣悉 现 如下等等 5 应用文的语言 称谓用语性质 在公文中表示称谓关系的词 如本 贵 该等 本 可以与 我 通用 具有郑重色彩 贵 表示尊敬与礼貌 不能与 你 完全相同 只能用在平行文和涉外文件中 不用在上行文和下行文中 该 用于指代上行文中提到的人或事物 属于自己与对方之外的第三者 例如 本集团公司 贵友谊商城 该部门等 5 应用文的语言 祈求用语性质 向受文者表示请求或希望的用语 例如 请 敬请 恳请 务请 敬悉 务悉 务必 望 希望 希即 尚望等 5 应用文的语言 时态用语性质 表示时间状态或时限方面要求的用语 例如 兹 顷 当即 从速 即日 暂时 片刻 立即 正在 曾经 就要 就 将要 行将 即将 即行 时常 常常 不常 不时 终于 才 刚才 刚刚 永远 一直 一向 一时 按期 如期 定期 准期 限期 先期 预期 逾期 展期 周期 过期 亟待 已 已经 一经 着 了等 经办语 业经 兹经等 5 应用文的语言 承转用语性质 承接上文而转入下文的用语 例如 总而言之 总之 鉴于上述情况 为此 据此 故此 有鉴于此等 5 应用文的语言 感盼用语 用于 函 性质 向对方表示感谢 盼望对方早日实现有关愿望时的用语 例如 深表谢意 谨致谢忱 不胜感激 以 为感 以 为盼 以 是盼 渴盼 切盼等 其中以 以 为感 只用于平行文 二 公文撰制简介 2001年1月1日 国家行政机关公文处理办法 实施 公文内涵 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书公文的作者 法定的机关 组织和负责人 统一的体式和一定处理程序开展公务活动的工具 公文的特点与作用 特点 法定的作者法定的权威特定的效用规范的体式 作用 领导和指导行为规范传递信息公务联络凭据记载知照协调宣传教育 3 公文的行文方向 平行文 同一系统的平级和不相上行文 下行文 平行文三种方向上行文 有隶属关系的直接上级 文种为请示 报告下行文 有隶属关系的直接下级 命令 意见等隶属的单位之间 函逐级行文 即直接向自己所属的上一级或下一级机关行文 以及按层次一级级行文 它是对上行文的最基本得方式 多极行文 即同时向自己以上或以下的若干级机关行文 对上行文如无特殊情况 不采用这种方式 直达行文 即上级领导机关直接把文件发到基层机关的行文 可直接向广大人民群众传达 通过报刊 广播 电视发布文件 行文规则 行文应当确有必要 注重效用 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级请示和报告 下级机关应当向直接上级机关请示和报告 因特殊情况必须越级请示和报告的 应当抄送被越过的上级机关 并注明理由 向下级机关的重要行文 应当同时抄送直接上级机关向上级机关报送公文 内容应当为需要报告的重大事项 上级机关要求报告办理情况的事项 须经上级机关审批或者决定的事项 凡本部门职权范围内能够解决或者通过部门间协商可以解决的事项 一般不要请示上级机关 凡本部门发文或者若干部门联合发文能够解决的事项 不得要求上级机关批转或者转发 部门之间对有关问题未经协商一致 或者未经上级机关批准裁决的 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或者撤销 行文规则 除上级机关负责人直接交办的事项并要求直接报送外 不得以机关名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准 或者有关主管部门向来文机关答复请求批准的事项 应当使用 函 不得使用 请示 或者 批复 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府部门可以联合行文 政府和同级党委和军队机关可以联合行文 向下级机关或者同系统的重要行文 应当直接报送主管部门处理 请示 应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机关 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关党政不得交叉行文 5 公文行文的方向 下行公文 命令 是国家或地方政府颁布法律法规常用的文体 格式 标题 正文 签发人 签发日期 决定 是对重要事项或重大行动做出安排的公文文体 具有法规性和行政约束力 分为布告性决定和部署性决定两类 前者常用于人事安排 机构设置 表彰或处分等事项 后者在部署同时往往要求下级机关执行 格式 标题 正文 发文机关 发文日期 通告 是在一定范围内公布应当遵守或需要周知的事项的公文文体 分为周知性通告和法规性通告两类 格式 标题 正文 落款 日期 盖章 通知 是发布行政法规和规章 转发上级或同级或不相隶属机关的公文 转批下级机关的公文 要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项的公文文体 是应用范围最广的公文文种 分为指示性通知 批示性通知 事项性通知 会议通知和任免通知 格式 标题 主送 正文 落款 日期 盖章 通报 是用于表扬 批评或传达重要情况的公文文体 分为表彰性通报 批评性通报和情况通报 格式 标题 正文 落款 日期 盖章 正文通常由五部分组成 一说明通报缘由 二叙述通报事项 三表明处理意见 四总结经验教训 五提出要求 批复 是用来答复下级机关请示事项用的公文文体 分为专发性批复和普发性批复 格式 标题 发文字号 主送机关 落款 日期 盖章 标题中的事由一般要写明批复的内容 态度和对象 上行公文 报告 是下级向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议或答复上级机关对有关问题或事项的查询的公文文体 一般不要求上级机关答复 格式 标题 发文字号 主送机关 正文 落款 日期 盖章 结语 请阅知 请审阅等 请示 是下级向上级机关请求指示或批准的公文文体 用在事前并要求上级机关答复 格式 标题 发文字号 主送机关 正文 落款 日期 盖章 结语 如无不妥 请批准 请审批 请批示等 平行公文 函 是平行或不相隶属机关之间商洽工作 询问或答复问题 或向有关主管部门请示批准时使用的公文文体 按应用分为公函 便函 其中公函格式 标题 发文字号 主送机关 正文 落款 日期 盖章 又分为商洽函合答复函 询问函和答复函 告知函 委托函 请批和批答函 按行文方向分为去函 复函 会议纪要 是传达会议议定事项和主要精神要求与会单位共同遵守和执行的公文文体 格式 标题 概况 正文 会议纪要格式不拘一格 不用盖章 综合反映会议的基本情况 主要精神和中心内容 6 公文格式 公文区别于其他文体的标志之一 就是有严格的格式要求 任何单位和个人都不能标新立异 国家质量技术监督局于1999年12月27日发布了新的国家标准 国家行政机关公文格式 以下简称 新标准 把 公文的各要素划分为眉首 主体 版记三部分 6 公文格式 公文用纸及印装格式公文用纸采用A4型公文用纸为A4型 其成品幅面尺寸为 210mmx297mm 公文用纸天头 上白边 为 37mm 1mm 公文用纸订口 左白边 为 28mm 1mm 版心尺寸为 156mmx225mm 不含页码 公文印装要规范公文排版正文用3号仿宋字 一般每面排22行 每行排28个字 公文应左侧装订 不掉页 张贴的公文用纸大小 根据实际需要确定 保证公文的封面与书芯不脱落 后背平整 不空 6 公文格式 公文眉首格式公文眉首 又叫文头 按规定由发文机关标识 公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文字号 签发人 红色反线等要素组成 发文机关标识 公文版头 发文机关标识 又叫公文版头 位于公文眉首的上部 居中排列 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后面加 文件 组成 对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm 对于上报的公文 发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm 6 公文格式 公文眉首格式在同一机关 可有不同规格的发文机关标识 如既有以 机关名称 文件 命名的发文机关标识 也有以 机关名称 命名的 不同的发文机关标识 有不同的适用对象 也有不同的格式要求 在国务院的发文机关标识中 就有 国务院文件 中华人民共和国国务院 等多种 发文机关标识有明确的格式要求 同一机关可有不同规格的发文机关标识 分别对应着不同的适用对象和格式要求 6 公文格式 公文份数序号 印刷顺序号 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限 其中 绝密 机密 级公文还应当标明份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 如需标识公文份数序号 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行 应根据公文的份数来决定用几位阿拉伯数字 但至少要有两位数 即从 01 至 99 份数序号的位置在版心左上角第1行处 顶格书写 也就是天头下边缘 距公文上页边37mm处下面第1行 公文份数序号用阿拉伯数字标注 标注的位置有明确的规定 6 公文格式 发文字号 发文字号应当包括机关代字 年份 序号 联合行文 只标明主办机关发文字号 发文字号位于 发文机关标识下空2行 用3号仿宋体字 居中排布 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线 发文字号有三要素 发文机关代字 发文年份 该年的发文顺序号 如国务院2000年8月24日发布的 国务院关于发布的通知 一文 其发文字号是 国发 2000 23号 国 是国务院的代字 2000 是发文年份 23号 是国务院2000年的发文顺序号 即表明这一文件是该年度国务院发出的第23号文件 6 公文格式 签发 会签 人发文机关标识与签发人左右对称 上行文应当注明签发人 会签人姓名 其中 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人用3号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 如有多个签发人 主办单位签发人姓名置于第1行 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 下移红色反线 应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm 6 公文格式 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级和保密期限 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 秘密等级和保密期限之间用 隔开 6 公文格式 紧急程度 如需标识紧急程度 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级与紧急程度 秘密等级顶格标识在版心右上角第1行 紧急程度顶格标识在版心右上角第2行 公文的紧急程度分为 特急 急件 限时送达 其中电报应当分别标明 特提 特急 加急 平急 有的紧急公文不仅标明紧急程度 还可在标题的文种前加以限定 如 XX公司关于XX的紧急通知 XX公司关于XX问题的紧急请示 等 6 公文格式 公文主体格式公文主体格式包括 公文标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 特殊情况说明 附注 附件等 6 公文格式 公文标题完整的标题包括发文机关名称 公文事由和文种三个部分 简称标题三要素 如 市人民政府关于开展财务大检查的通知 6 公文格式 主送机关 主送机关指公文的主要受理机关 应当使用全称或者规范化简称 统称 所有上行文都必须有主送机关 上行文的主送机关一般只能有一个 这样便于公文的办理 主送上级领导机关的请示 报告 需要另一个同级的上级机关知道的 一般不同时主送 只根据解决问题的需要主送其中一个 另一个可以在文尾版记处 抄送 必须同时主送两个上级机关的 应在二者之间加 并报 一词 受双重领导的单位向上级机关的请示 应根据内容 一般主送其中负责答复问题的上级机关 另一个在文尾 抄送 下行文的主送机关有两种情况 一是针对性强的下行文 都应当有主送机关二是凡收文对象无法限定或无须限定时 可省去主送机关 平行文一般都有主送机关 主送机关可以是一个 也可以是多个 6 公文格式 公文的主体 正文 格式公文主体是公文内容陈述的开始 是公文的核心部分 公文正文位于 主送机关名称下一行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 除综合性内容的公文主体外 一般公文要求一文一事 以便于分送和处理 要注意的是 为了堵塞变造公文的漏洞 新标准 取消了执行多年的 此页无正文 格式 6 公文格式 附件及附件说明附件是指那些用来说明 补充 佐证正件的图表 统计数字 情况说明以及其他文字材料 附件说明 是指用于说明公文正件所附材料的名称及件数的专用格式 公文如有附件 应当注明附件顺序和名称 在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 如 附件 XXXXX 附件名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 有序号时标识序号 附件的序号和名称前后标识应一致 如附件与公文正文不能一起装订 应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件 或带序号 6 公文格式 印章 发文机关名称 成文日期确定成文日期的原则 1 重要的命令 决定 通告 通知等 以领导人签发日期为准 2 两个以上机关联合发文 以最后签发 或签署 的日期为准 3 会议通过的公文 以通过的日期为准 4 一般性的公文 可以实际印发的日期为准 5 电报 以发出日期为准 6 公文格式 附注 公文如有附注 需要说明的其他事项 应当加括号标注 公文附注 用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标识在成文时间下1行 这一格式过去叫 阅读 传达 范围 一般是对公文的发放范围 使用时需注意的事项加以说明 如 此件传达至群众 等 附注标识注意事项 1 不要把附注理解为是对公文内容的解释或注释对公文某些概念的解