时间管理与工作计划定.ppt

时间管理与工作计划 Agenda 4 设计课时 3HR 课程目标 认识时间管理掌握时间管理的流程规划 了解计划的步骤与要点了解证券人员的时间管理与计划技巧应用 第一部分 认识时间管理 什么是时间管理时间管理的理论发展如何运用四代时间管理方法时间象限的解析 时间管理就是自我管理自我管理即是改变习惯 以令自己更富绩效 更富效能把事情很快地做完 叫做效率把事情很快又很对地做完 叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划 什么是时间管理 时间管理的重要性 时间是资本和无法更新的收入 任何一个制定出来帮助我们高效率地安排时间的计划 都必须从我们对时间宝贵性的认识入手 管理好你的时间就能管理好你的工作 计划管理关于计划 时间管理的重点是待办单 日计划 周计划 月计划 待办单 将你每日要做的一些工作事先列出一份清单 排出优先次序 确认完成时间 以突出工作重点 避免遗忘 未完事项留待明日 待办单主要包括的内容 非日常工作 特殊事项 行动计划中的工作 昨日未完成的事项等 待办单的使用注意 每天在固定时间制定待办单 一起床就做 只制定一张待办单 完成一项工作划掉一项 待办单要为应付紧急情况留出时间 最关键的一项 每天坚持 每季季末作出下季末的学习工作规划 每月月末作出下月的学习工作计划 每周周末作出下周的学习工作计划等 常用的时间管理工具 记录自己的时间美国管理学者P F Drucker认为 有效的时间管理主要是记录自己的时间 以认清时间耗在什么地方 管理自己的时间 设法减少非生产性工作的时间 集中自己的时间 由零星而集中 成为连续性的时间段 试行三天 全面记录 分析 漏洞 所在 常用的时间管理工具 时间ABC分类法将自己工作按轻重缓急分为 A 紧急 重要 B 次要 C 一般 三类 安排各项学习和工作优先顺序 粗略估计各项学习和工作时间和占用百分比 在学习和工作中记载实际耗用时间 每日计划时间安排与耗用时间对比 分析时间运用效率 重新调整自己的时间安排 更有效地工作 常用的时间管理工具 时间 四象限 法著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论 把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分 基本上可以分为四个 象限 时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的学习与工作上 常用的时间管理工具 重要和紧急的不同 重要的事 你个人觉得有价值且对你的使命 价值观及首要目标有意义的活动 来自内在的需求 对自己而言要事有时并不紧急但需要更多的时间 并且天天做 紧急的事 你或别人认为需要立刻处理的紧急时间或活动 来自外界影响你的生活與工作次序 我们可以用这两个要素及对立面所形成的四象限来描述我们所从事的活动 这四象限构成 时间管理矩阵图 时间管理象限图 重要 紧急 紧急并且重要 重要但并不紧急 紧急但不重要 不重要且不紧急 危机 急迫的问题 有期限的任务 会议 准备事项 1 准备事项2 预防工作与计划3 价值观的澄清4 关系的建立5 真正的休闲充电6 授能自主管理 干扰 一些电话 电子邮件 一些紧急的事件 凑热闹的活动 1 细琐 忙碌的工作2 一些电话3 浪费时间的事4 逃避性 活动5 无关紧要的信件6 看太多的电视 20 15 65 1 选择目标优先矩阵自我控制时间规划与表单应用时间管理障碍排除 第二部分 时间管理流程规划 选择目标 连结使命宣言审视自我角色80 20法则 优先矩阵 1 哪些事情妨碍你花更多时间在第二象限的重要活动上 2 列出下周你可能面对的一个属于第一象限 紧急且重要 的事件或活动 你可以在第二象限中做些什么准备来降低第一象限的影响 专注第二象限 从而减少来自第一象限的压力 当面对怀疑是第三象限但却列在第一象限的活动时 用下列问题来检视自己 我内心深处的 事 是什么 我真的必须做这件事吗 假使我不做会发生什么事 我如果延迟或不做 这件事对我跟他人相处或与组织的情感帐户上会产生什么影响 杜绝不重要的活动 自我控制 了解自己每天工作时段的特性 善用之 以PDCA分布周一到周五的工作性质 规划下周的活动时 回顾 评估你表现好的地方及应该要做哪些改变来协助你达成目标 时时检查你的进度 会让你从中学习与进步 你必须在每周末评估你的学习成果 反思你的使命宣言 然后应用于下周活动的规划 保持良好的体力 养成运动的习惯身心均衡地发展 培养良好的嗜好 目标金字塔 长程目标年目标季目标月目标周目标日目标 如何列管重要计划 将自己短中长期的计划依工作 个人及生活这三个主轴一一列举出来 并算出每个计划的效益 如下一页所示 在同一个时间点进行这三个主轴的前3个项目 项目件数依自己能力而定 红线的右手边 有项目结束之后下一个项目就可以往左递补 每个计划如何给予评分 先将所有计划列出来 分成短中长期 自行定义 分成三个项目 也可依自己的价值观调整 依照 重要性 急迫性及成功机会来给分数 最好给5分 最不好给1分将三个分数相乘 分数最高者为最优先执行的计划 杜绝拖延 除了第四项以外 其它的做起来都不太愉快不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情 学会授权 韩非子 八经下君 尽已之能中君 尽人之力上君 尽人之智诸葛亮凡事必亲躬 后来过劳而死 为何事必亲躬 因为怕部属取代不放心部属 不信任部属要求标准过高 懂得拒绝 会花太多时间 时间不够会牺第二项受人尊敬重要 还是受人欢迎重要不好意思拒绝请托的原因接纳请托比拒绝请托容易担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托每个人都有一个好朋友 叫 施小惠 可以适当地拒绝 1 舍得2 勇于拒绝3 交待 1 怡情养性2 轻松一下 1 兵贵速战速决2 快刀斩乱麻 1 决胜于庙堂之上2 灌能 均衡 紧迫的事 不紧迫的事 重要的事 不重要的事 良好工作习惯的养成 第三部分 工作计划 计划的重要性计划的三个特性订定计划应注意的事项计划的步骤与程序 提供正确的方向提供准备的参考提供执行的依据提供控管的要点提供评估的标准 计划的重要性 定义 决定目标及如何达成目标的一个程序 要能配合上级主管的目标 方针要能实现自己的任务要能成为行动的依据及评价工作成果的重要基准 计划的三个特性 规划planning决定范围时程scheduling决定进度管制controlling决定结果必须符合计划的目标 订定计划的注意事项 计划的步骤 Step1确认目的企业组织或个人想要达到的境地或希望实现的结果 我们期望得到的成果是什么 这个成果对组织整体目标达成有何关联与贡献 这个成果对个人及相关人员有何种意义 重点 确认企业组织的存在的目的确认个人的目的 目前真实的状况 收集情报 以有效掌握事实的全貌区辨事实与意见的差异依据事实分析现况 以找出真实情况运用5W2H将课题明确化 重点 以现有资源为发展的基础 Step2把握现况 目的是企业组织 单位或个人想要达到的理想的境界 目标是应是目的的更细化 更精确化的描述 应有必要性和必定性的关系 将总目标划分为长 中 短程之阶段目标 清楚连结目标与目标之间的关系运用SMART目标重点 焦点法则 Step3设定目标 Step4制订工作计划执行方案重点 建立精准的行动步骤与对话 确认目标达成之手段与步骤明确任务职掌作成系统化构想掌握成功关键要素 作成推动方案是什么因素或问题阻碍预期成果的达成 明订时程表与管制计划事先排除阻碍计划推动之因素 Empower 预先规划应变计划以确保弹性 Step5落实执行执行就是付诸行动 全力以赴 以身作则善用内外资源任务分配与命令下达教育训练 与辅导随时与其它人保持联系追踪与调整 Step6检讨与结案 检讨工作执行后优缺点和错误 成果检讨与回馈标准化 改善对策下期工作计划 重点 建立善的循环系统 准时参加晨会 记录价值内容明确自己的目标 订立目标 分解目标月计划 周计划 日计划的建立将要做的工作建立备忘录 排出优先秩序 确认完成时间 突出工作重点 充分合理安排工作时间来提高工作效率 做好PDCA管理 事件归类 紧急 不紧急 重要 不重要 每天给自己两到三个小时的学习时间 学习专业知识和营销技巧 总结每天的工作 把未完成的工作重新安排 第四部分 新进证券营销人员的时间管理与计划技巧应用 新进人员日计划 8 30 9 30参加公司晨会 记录价值咨询信息 政策 任务分解 不懂的专业知识 晚上回家查询或请教同事 9 30 11 30驻点营销 户外营销11 30 12 00吃饭12 00 12 30休息12 30 13 00看书或者是新闻13 00 15 00驻点 营销客户15 00 17 00整理客户资料 拜访客户 制作明日工作备忘录总结今天工作 根据备忘录制作明日工作计划19 30 21 00学习专业知识 看书过证 专业学习 21 00 23 00学习专业知识 看书过证 金融讯息 明确自己的目标 订立目标 分解目标 新进人员完成目标的周计划 每周电话回访客户10个每周上门拜访2 3个每周统计有意向客户 并整理客户需求每周学习时间不少于15小时以上总结月分解目标的完成进度的跟踪做好PDCA管理 事件归类1紧急2不紧急3重要4不重要 新进人员完成目标的月计划 每月电话回访客户40个上门拜访15个每月统计有意向客户 筛选客户 分解客户周期 1 有意向短期成交2 有意向中期成交3 有意向长期成交4 没有意向成交每月学习时间不少于60小时以上总结月分解目标的完成进度的跟踪每月总结营销过程中的问题 并寻求答案 本课程练习 列出您在未来一周的工作安排 区分它们的性质 重要 紧急 紧急并且重要 重要但并不紧急 紧急但不重要 不重要且不紧急 办理入职手续 掌握工作基础技能 准备从业考试 了解工作流程 参加岗前培训 与同事沟通交流 每日晨会 与同事沟通感情 20 15 65 1 重要 紧急 紧急并且重要 重要但并不紧急 紧急但不重要 不重要且不紧急 办理入职手续 掌握工作基础技能 准备从业考试 了解工作流程 参加岗前培训 与同事沟通交流 每日晨会 与同事沟通感情 20 15 65 1 重要 紧急 紧急并且重要 重要但并不紧急 紧急但不重要 不重要且不紧