软件系统实施方案

1 / 22 软件系统实施方案 Jan-15 OA 项目实施方案书 北京软件技术有限公司 ? XX UF Seeyon Co., Ltd. All rights reserved. This document contains information that is proprietary and confidential to UF Seeyon., which shall not be disclosed outside the recipients company or duplicated, used or disclosed in whole or in part by the recipient for any purpose other than to evaluate this file. Any other use or disclosure in whole or in part of this information without the express written permission of UF Seeyon. is : 2016. 01. 06 . 目 录 . 目 录 . 第一部分 工作目标和范围 建设目标 项目目标 项目实施的功能模块 . 第二部分 实施流程介绍 项目咨询阶段 项目准备阶段 项目建设阶段 项目交付阶段 运行支持阶段 . 第三部分 项目实施计划 . 项目实施流程 项目2 / 22 实施主计划 实施进度表 第四部分 项目组织结构 概述 项目组织 项目组织结构 东锅工业 OA项目组织成员 项目实施方成员介绍 表项目实施方成员介绍 组织间的协调 项目成员角色和职责 东锅工业项目组 恒 弘科技有限公司项目组 . 第五部分 项目计划和主要工作内容 准备阶段 -主要工作和预期成果 项目成员主要工作 预期成果 项目建设阶段 -主要工作和预期成果 1 3 3 3 3 4 4 4 5 5 5 6 6 6 6 10 10 10 10 11 11 11 11 11 11 14 16 16 16 16 16 1 项目成员主要工作 预期成果 项目交付阶段 -主要工作和预期成果 项目成员主要工作 预期成果 运行支持阶段 -主要工作 和预期成果 项目成员主要工作 预期成果 . 第六部分 项目管理规范和过程 沟通方式 项目会议安排 项目状态定期报告 . 第七部分 项目实施关键成功因素 . 第八部分 项目验收内容和产品功能验收标准 项目验收里程碑 产品功能验收标准 系统管理 协同工作 公3 / 22 文管理 文档管理 公共信息 日程 /计划 /会议 常用工具及个人设置 2 16 16 17 17 17 17 17 17 18 18 18 18 19 20 20 20 20 20 21 21 22 22 22 . 第一部分 工作目标和范围 建设目标 通过在东锅工业实施北京用友致远 A6 协同工作系统，提供协同工作、表单管理、公文管理、公共信息、日程/会议管理、常用工具以及系统管理等应用模块。使单位日常协作、公文传送等信息在各部门、分厂、办公室、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理，从而全面提高东锅工业的办公效率和管理应用水平。 项目目标 1实现单位管理逐步转变到无纸化办公。通过北京用友致远 A6 协同工作系统建立单位内部的 OA 办公自动化信息通 讯平台，便于单位内部协同工作与沟通交流。 2规范单位管理行为。通过北京用友致远 A6 协同工作系统的信息流程约束，规范管理过程，追求理想管理结果。实现管理规范化，流程制度化。 3提高效率、节约开支。通过北京用友致远 A6 协同工作系统的实施应用，促进使用者的办公效率提高，人员沟通实时快捷，任务传递高效清晰，及时了解任务、工作的4 / 22 进度。节约单位在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用，达到开源节支，增产增效的目的。 项目实施的功能模块 本项目实施的主要功能模块如下所示： 3 . 第二部分 实施流程介绍 恒弘科技有限公司的实施流程是北京软件技术有限公司实施顾问在多个行业多个单位多年来实施 OA 项目经验总结。如图所示： 16. 调查分析 17. 制定项目实施建议书 11. 12. 13. 14. 15. 项目组建设 业务调研 制定工作任务书 培训准备 项目启动会 6. 系统安装测试 7. 项目组培训 8. 业务分析与设计 9. 系统配置与测试 10. 制作客户化操作手册 3. 最终用户培训 4. 系统权限设计分配 5. 辅助建立客户内部支持体系 1. 现场支持 2. 远程支持 图 自北京科技公司 OA 实施流程 项目咨询阶段 项目咨询阶段的目的是：对现有业务和 IT 现状进行调查和初步诊断，明确咨询与实施的目标与范围，根据现状5 / 22 制定具体的行动方案。 项目准备阶段 项目准备阶段的目的是： 确定合适的项目经理；建立双方的项目组织，建立项目组织的高效的决策和解决问题的机制，并在项目组织内部，对于项目 的远景达成共识； 对客户业务运作流程进行调研，确定包含实施主计划的工作任务书； 召开项目启动会，使客户的高层以至全体员工，对因项目实施带来的过程和方法的变革有清楚的认识，同心协力，推进项目实施。 4 第三部分 ERP 系统实施方案 一、目标及效益预测 XXX 集团有限公司实施计算机管理是引进先进的管理思想和管理模式，掌握科学的管理手段，从而提高企业的整体管理水平，使企业高层能更有效地决策及利用更有效地手段保证决策地实施和制定，最终的目标 是提高企业的竞争能力，使企业快速发展壮大起来。实施计算机系统后，可在下列几个方面产生明显的效益： 1、业务技术 先进的管理结构 6 / 22 高效的业务流程：提供供应链式管理审核 全面的物流管理和高效决策流程 2. 市场竞争 合理周转的库存，加速资金 通过有效的成本控制管理来提高市场份额 3. 人员 通过软件技能的培训，满足 XXX 公司人员长期发展计划，提高企业的整体素质 资源的优化利用 4. 经济效益的提高，高投资回报率 二、 成功的关键 企业购买天心公司 ERP 系统后，并不能说明该企业已经成为一家 ERP 企业。因为天心 ERP 系统不仅仅是一个软件系统，更主要的是它蕴含了现代化的管理思想。而实施天心 ERP系统的过程正是将这套思想在企业推行、发展的过程。天心 ERP 系统的实施方法是天心公司通过实施国内多个企业后总结积累出来的，通过实践，它被用户证明是一种能使用户在短时间内快速和成功实施天心 ERP 系统的有效方法。它简单，易行，用户只要按照实施步骤进行每一步操作，就会将 保证项目在本企业实施的成功。要使系统真正在企业运行起来，除了领导的支持、全体人员的全力合作、严格地按项目的实施方法执行外，还应注意以下 4 个环节： 人 因为天心 ERP 系统系统涉及企业的产、供、销、人、财、物等7 / 22 多个部门，系统的最终用户也是个个部门，所以企业一把手的重视和企业人员的培训和组织是一个非常重要的方面，经过国内外大量企业的实践证明， ERP 系统能否应用成功，其关键在于 人的因素。 数据 数据的整理与录入是天心 ERP 系统在企业实施过程中的一大障碍，数据的及时性、准确性和完整性是天 心 ERP 系统系统的基本要求。及时性是指数据必须在规定的时间进行和完成数据的采集；准确性是指数据必须去伪存真，符合实际；完整性是指数据须符合软件对数据项的要求。只有进入计算机系统的数据具有上述特征，方可保证实施的成功。 管理 组织主要是指人员的组织、教育及培训。在实施项目的过程中建立起一套完善的组织机构来领导与执行管理信息系统，是十分重要的。 处理规程 天心 ERP 系统是一种非常规范化和条理化的管理方法，企业任何使用计算机系统的人员都必须遵循一个统一的原则和规范，决不允许各行其事。 因此必须在模拟运行的基础上，结合本企业的具体情况，制定出一套行之有效的管理制度，主要有：电脑管理制度、技术档案管理制度、数据录入与维护的管理制度、操作员的考核和职责、各管理部门处理规程。真正实施好一个项目，必须充分重视上述 4 个环节。下面将详细介绍实施天心 ERP 系统的具体步8 / 22 骤。 三、实施步骤 1、项目管理阶段 时间：在系统正式实施之前应先期成立 在一个企业内建立项目管理是实施成功所不可缺少的阶段，项目管理阶段主要是成立项目管理小组，它包括领导小组、实施小组 和职能小组三个层次。现介绍如下： 1）一把手作为项目管理小组的领导核心 项目管理小组由企业一把手主持，它由与系统有关的总经理或副总经理、财务总监、企管部负责人、计划部负责人、项目实施小组组长构成。他的主要职责是： 提出企业计算机系统所要达到的目标，项目设计的范围及评价考核标准。 组织调整不合理的，与计算机系统不相适应的管理机构、体制、和制度。 协调各业务部门之间的关系，解决天心 ERP 系统与现有管理发生冲突的问题。提 出解 决方案。 调动及组织有关管理部门和项目实施小组，按计划逐步实施管理信息系统，并批准进行新老系统的切换。 决定项目实施小组的人选 研究企业工作流程的调整及机构的重组。 9 / 22 审批新系统的工作流程及工作规程，保证项目高质量地进行。 监控项目的进度。 领导小组至少每周举行一次例会，领导小组组长需要经常关心、参与和指导实施工作，及时处理各种问题，重点在以下几方面： 抓培训效果及企业人员素质的提高 定期检查工作，制定 严格的奖惩制度。 转变企业职工的管理观念，推进企业管理深化改革。 项目管理小组的机构图如下： 2）成立项目实施小组 时间：在系统正式实施之前应先期成立 项目实施小组主要进行实施 ERP 系统的日常工作。项目组长是一个非常关键的岗位，人选是否合适关系到项目的成败，企业对项目组长的要求是： 必须十分熟悉企业的管理情况，具备一些主要基层部门的管理经验。 有改革创新的精神，熟悉 ERP/ERP 基本理论。 有较强的组织能力，能与人合作 ，在企业中有一定威望。 项目实施小组的组织机构 协调各部门工作，及时将问题反映给领导小组。提交各阶段报告。 10 / 22 ：负责硬件的维修，网络的维护，及日常的备份操作。 建议负责仓库 1 人、采购 1 人，销售 1 人；他们是天心公司和最终应用部门之间的桥梁。最好是既懂计算机操作，日后有维护系统软件的能力，又有一定企业业务知识人员。由项目经理考核决定其项目组成员，天心公司协助对相应的人员进行辅导，通过在数据准备及实施过程中，训练出一支即有管理经验又有应用软件维护能力的队伍。 文档管理员 ：管理软件介质和文档 项目实施小组职责 配合天心公司，保证实施计划的实现。 指导、组织和推动职能组的工作。 负责数据的采集组织，负责编码原则的制定，保证数据录入的准确、及时、完整。 负责组织模拟运行，对管理改革的问题提出解决方案和建议。 组织和开展企业内部的培训，担负起教员的工作。 制定工作准则和工作规程。 提交各阶段的工作成果报告。 3）项目执行职能组 项目执行职能组是 指各个具体的执行部门，职能组是在项目实施小组的领导下，研究本部门实施 ERP 系统的方法和步骤，掌握与本部门业务有关的软件功能，并准备录入11 / 22 数据，学会应用各种报表提供的信息，培训本部门的使用人员，参与制定工作准则和工作规程，做好新旧系统的切换，运行新的系统。它是企业具体使用 ERP 的部门。 2、项目活动 我们建议将实施过程分为不同的阶段，每阶段设定相应的目标并在阶段结束之前进行检查，确认目标是否实现，运用这种方法的主要目的是保证项目正确有效的实现并最终满足公司的需要的实施方法。项目活动包 括： 项目开始阶段的活动 项目组织 ：召开项目启动会，介绍项目管理小组成员，确定项目的准备及目标。 实施计划 ：天心公司与 XXX 公司密切合作开发一个描述实施活动内容的项目计划，该计划将为 XXX 公司项目管理小组提供一个全面的项目跟踪工具。 设置环境 ：建立计算机网络环境。 软件安装 ：安装天心 ERP 系统软件。 培训：使用户尽快了解天心 ERP 系统软件功能。 数据准备动员 ：讲解软件的数据采集，布置数据采集工作。 系统试运行：将数据输入软件由用户进行软件操作及数据测试。 系统正式运行 ：用户进行试运行后，由项目实施12 / 22 小组进行验收，验收合格后，项目实施小组将进行数据的移植及系统交接工作。 项目跟踪 /控制阶段的活动 实施小组的检查：项目实施小组每月进行一次，并报告结果，总结成绩，找出问题并予以解决，同时对未来可能出现的问题采取预防措施，向项目领导小组提交报告摘要。 管理考察会议 ：每月召开会议向项目领导小组报告最新的项目进行情况，对新出现的问题加以解决。业务管 理中出现的变化及工作中出现的问题也将根据需要在会上予以讨论。 质量保证视察 ：天心公司将对项目进行考察以确保项目实施的质量。 四、实施计划 XXXERP 系统实施规划是整个项目的实施原则。按照项目总体规划，项目实施工作计划在 1 个月的时间内完成 XXX 公司的 ERP 系统。建议项目实施和培训计划如下： 1数据准备 ERP 系统的运行依赖于数据的准确、及时和完备。企业原有的各种管理信息，一般需要经过收集、整理、转换才能符合 ERP 系统运行的要求。因此 ERP 系统实施过程需要一个数据准备阶段。 数据准备是在充分理解了 ERP 系统原理、使用方法13 / 22 和软件应用培训的基础上进行的。只有经过培训，理解了 ERP系统，才能正确地理解各项数据的定义、概念、作用和要求，减少由于理解错误造成的返工。 有些数据可以在实施的前期就着手准备；有些数据则要根据 ERP 系统的具体要求来确定；还有一些数据需要在系统运行之后补充完善。 数据准备工作要动用各部门自己的力量，并使他们认识到这是他们自己的事，同时还需要各个部门的紧密配合，对某些关键问题，需要反复磋商研究 。 ? 对企业所有物料进行编码，整理物料清单，确保物料清单的 准确性。 -由物料部门或计划部门负责 ? 对所有客户 /厂商进行编码，整理出客户 /厂商清单。 -由销售部负责客户清单，采购部负责厂商清单 ? 对仓库进行编码 -由仓管部负责 ? 整理员工资料、部门资料 -由行政部门负责 2 实施准备阶段 时间： 1 周 14 / 22 1） 数据采集动员 由天心公司实施人员进行阶段性数据采集的指导工作。 向直接用户介绍天心 ERP 系统相应系统的业务流程，让直接用户对 ERP 系统有一 定了解。 解释每一个数据采集表，数据采集项的涵义，以及数据采集时的注意事项。需要 给用户强调的是，有时一条完整数据的采集需要跨越好几个部门，因此需要各个部门的配合。 2） 数据的采集 数据的采集是软件使用前所需进行的一项重要工作，只有在充分了解 ERP 软件的原理、流程并经过数据准备动员培训后，才能开始数据的 采集工作，这样能避免或减少由于理解错误造成的返工。采集上来的数据由收集人直接填写在数据收集表中。数据收集表由项目实施小组分发到相应的业务部门。 3） 数据编码 在企业内由企业自行制定，天心公司进行指导。 采集上来的数据必须经过数据编码后，方可进入计算机系统。数据编码的工作量非常大，如果企业原来没有物品编码，则在编码前，还需制定各种代码的编码原则。如果15 / 22 原来已有物品代码，那么也须重新进行整理，使之更加规范化，符合天心 /ERP软件的要求。数据的编码工作应在天心公司的指导下 进行。 实施方案 项目名称： 项目经理： 编写单位：编写人员： 编写日期： 目 录 一、文档说明 . 1 二 、 系 统 实 施 步骤 . 1 1 需 求 分析 . 1 2系统功 能 定 制 、 测试 .16 / 22 . 2 3 系 统 安 装 及 初 始化 . 2 检查安装环境 . 2 系统部署安装 . 2 初 始 化 数 据 设置 . 2 4 用 户 培训 . 3 系统管理员培训 . 3 领导 应 用 培训 .17 / 22 . 3 员工应用培训 . 3 5 系统验收 . 4 6文档移交 . 4 7系统上线、运行 . 5 8 系 统 维护 . 5 三、项目 总 体 进 度 计划 . 5 四、项目风险的界18 / 22 定与规避 . 6 一、文档说明 企业信息化项目的建设，能否顺利实施、实施效果是否能真正达到企业的要求，满足企业经营管理的需要，很大程度上有赖于决策层的重视、职能部门的配合以及企业需求的明确化。 铭基公司 OA 项目即将启 动，金蝶公司已经成功为多家企业实施了信息化项目，积累了比较丰富的软件项目实施经验，本文档将对项目的实施步骤、人力资源组 织、合作双方在项目过程中的权责、项目提交成果等进行说明，以期按计划、顺利地推进项目的施行。 二、系统实施步骤 根据 OA 系统的项目需求，结合金蝶质量体系的管理规范，金蝶公司遵循分阶段软件生命周期、 坚持阶段评审、实行严格的产品控制等实施方法，以保证本项目的开发进度和软件质量。 OA 系统的实施步骤分为： 1需求分析 与 铭基公司的主要领导、职能部门、 IT 部门等进行19 / 22 充分沟通，目的是使金蝶能够详细、准确地了解铭基公司的行文规范、管理思路，并以文字描述、原型制作等方式将其融入到系统的具体功能细节中，使系统更符合铭基公司的管理要求。 工作内容： 1） 了解企业组织结构、企业管理规范，收集涉及管理及审批过程的工作表单及流程 2） 与相关部门及人员进行业务访谈 3） 将需求进行分类、改善、优化及提升后，形成 OA 系统需求分析报告。 4） 需求评审确认：客户方必须积极配合，会由双方项目成 员共同组成评审小组，召开需求评审 会议，对需求分析报告进行评审并确认，形成 OA系统需求分析评审报告。 需求分析阶段 工作文档列表： 备注：当 OA 产品的功能可以完全满足铭基公司的需求时，则直接进入实施步骤 3 系统实现；如铭基产品的需求超出 OA 产品的标准功能，需要进入客户化实现时，项目双方将确定需求及实现方式，并进入系统功能定制及测试阶段。 2系统功能定制、测试 根据 OA 系统需求分析报告、 OA 系统需求分析评20 / 22 审报告，结合 OA 平台的系统 框架，进入编码及功能测试阶段，形成系统测试计划及测试报告。 系统设计 /编码 /测试阶段 工作文档列表： 3系统安装及初始化 检查安装环境