基础会计-模块3-会计账簿PPT课件.ppt

模块三会计账簿 任务一日记账的设置与登记任务二总分类账的设置与登记任务三明细分类账的设置与登记任务四账簿的使用规则及错账的更正任务五对账和结账 2020 3 26 1 任务目标通过该任务的学习 掌握会计账簿的概念和种类 了解登记账簿的意义 掌握现金日记账和银行存款日记账的设置和登记方法 2020 3 26 2 任务一日记账的设置与登记 一 设置和登记账簿的意义在会计核算工作中 对每项会计事项都必须取得和填制会计凭证 由于会计凭证数量很多 又很分散 而且只能零散地反映个别会计事项的内容 不能连续 系统 全面 完整地反映和监督一个经济单位在一定时期内某类和全部会计事项的变化情况 为了给企业管理提供系统的核算资料 就需要运用登记账簿的方法 把分散在会计凭证上的大量的核算资料 加以集中和归类整理 登记到账簿中去 2020 3 26 3 账簿和账户既有区别 又有密切联系 账户是在账簿中按规定的会计科目开设的户头 用来反映某一个会计科目所要核算的内容 按照账户归类反映各项会计事项 可以提供总括的和明细的核算指标 由于账簿的记录是对经济活动的全面反映 因此 账簿又是积累 储存经济活动情况的数据库 2020 3 26 4 设置和登记账簿 是对经济信息进行加工整理的一种专门方法 是会计核算工作的一个重要环节 对加强经济管理有十分重要的意义 可以概括如下 1 账簿可以为企业的经济管理提供系统 完整的会计信息 2 账簿可以为定期编制会计报表提供数据资料3 账簿是考核企业经营成果 加强经济核算 分析经济活动情况的重要依据 2020 3 26 5 二 账簿的分类会计核算中使用的账簿 其种类和结构是多种多样的 记录和反映的内容也不完全一样 为了便于人们了解 掌握和使用各种账簿 需要对账簿进行分类 下面就账簿的种类分别加以说明 2020 3 26 6 一 账簿按照用途分类按照用途账簿可以分为序时账簿 分类账簿和备查账簿三种 1 序时账簿序时账簿又称日记账 它是按照会计事项发生的时间先后顺序 逐笔登记会计事项的账簿 按其记录内容的不同又分为普通日记账和特种日记账两种 前者用来记录各单位全部会计事项 后者是用来专门记录某一特定项目会计事项发生情况 实际工作中 应用比较广泛的是用于记录某一类会计事项的序时账 现金日记账 和 银行存款日记账 详细具体地记录了现金 银行存款的收 支 存情况 它们也被称作 特种日记账 企业 行政事业单位都应设置特种日记账 2020 3 26 7 2 分类账簿分类账簿是指对全部会计事项按照总分类账户和明细分类账户进行登记的账簿 在分类账簿中反映了资产 负债 所有者权益 费用 成本和收入成果等增减变化的情况 是企业经营管理的重要资料来源 分类账簿有总分类账簿和明细分类账簿两种 按照总分类账户分类登记的账簿叫总分类账簿 它是用来核算会计事项的总括内容的 按照明细分类账户分类登记的账簿叫明细分类账簿 它是用来核算会计事项的明细内容的 总分类账簿的总额与其有关的明细分类账簿的金额之和相等 总分类账簿和明细分类账簿的作用各不相同 但互为补充 2020 3 26 8 3 备查账簿备查账簿是指对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的会计事项进行补充登记的账簿 该种账簿可以对某些会计事项的内容提供必要的参考资料 如 短期借款备查账簿 等 备查账簿不一定在每个单位都设置 而应根据各单位的实际需要确定 2020 3 26 9 二 账簿按照外表形式按照外表形式账簿可以划分为订本式账簿 活页式账簿 卡片式账簿三种 1 订本式账簿2 活页式账簿3 卡片式账簿 2020 3 26 10 三 设置账簿的原则任何单位都应当根据本单位会计事项的特点和经营管理的需要 设置一定种类和数量的账簿 一般说来 设置账簿应当遵循下列原则 1 账簿的设置要保证全面 系统地反映和监督各单位的经济活动 为经营管理提供系统 分类的核算资料 2 设置账簿要在满足实际需要的前提下 考虑人力和物力的节约 避免重复设账 3 账簿的格式 要按照所记录的会计事项的内容和需要提供的核算指标进行设计 要力求简便实用 避免繁琐重复 2020 3 26 11 四 账簿的基本结构各种账簿所记录的会计事项不同 账簿格式可以多种多样 但各种主要账簿应具备下列基本内容 1 封面 写明账簿名称和记账单位名称 2 扉面 填列账簿启用的日期和截止日期 页数 册次 经管账簿人员一览表 账户目录等 账户目录格式与内容如表3 1 1所示 2020 3 26 12 表3 1 1账户目录表 2020 3 26 13 3 账页 账页的格式 因反映会计事项内容的不同 可有不同格式 2020 3 26 14 五 账簿的设置与登记现金日记账是由出纳人员按照会计事项发生的时间先后顺序 根据有关现金收款凭证和现金付款凭证或提取现金的银行存款付款凭证 逐日逐笔进行登记的账簿 一 现金日记账的设置和登记现金日记账通常使用订本式账簿 采用设有 借方 或收入 贷方 或支出 余额 或结余 三栏式结构的账页 现金日记账的格式如表3 1 2所示 2020 3 26 15 表3 1 2现金日记账 2020 3 26 16 每日 出纳人员依据审核无误的现金收款凭证 付款凭证逐笔登记现金日记账 并结出余额 每日终了应将余额数与库存现金进行核对 即通常所说的 日清 如账款不符应及时查明原因 并记录备案 月终同样要计算现金收 付和结存的合计数 通常称为 月结 填制时根据记账凭证及所附原始凭证填写 年 月 日 凭证编号 摘要 各栏 对方科目 栏根据现金收 付款凭证中的贷方科目或借方科目填制 借方 栏根据现金收款凭证或银行存款付款凭证中的合计金额填写 贷方 栏根据现金付款凭证中的合计金额填写 收 支填写后及时结出余额 2020 3 26 17 二 银行存款日记账的设置和登记方法银行存款日记账是由出纳人员按照会计事项发生的时间先后顺序 根据有关银行存款收款凭证 付款凭证或办理现金存款业务的现金付款凭证 逐日逐笔进行登记的账簿 银行存款日记账一般使用订本式账簿 采用设有 借方 或收入 贷方 或支出 余额 或结余 三栏式结构的账页 银行存款日记账的格式如表3 1 3所示 2020 3 26 18 表3 1 3银行存款日记账 2020 3 26 19 登记银行存款日记账时 出纳人员依据审核无误的银行存款收款凭证 付款凭证逐笔登记银行存款日记账 分别填写 年 月 日 凭证编号 摘要 各栏 借方 栏根据银行存款收款凭证或现金付款凭证中的合计金额填写 贷方 栏根据银行存款付款凭证中的合计金额填写 收 支填写后及时结出余额 其结果表示银行存款的结存数额 期末 应将本单位的银行存款日记账与开户银行转来的对账单进行逐笔核对 以检验企业银行存款日记账的记录是否正确 2020 3 26 20 三 多栏式日记账的设置和登记现金和银行存款日记账 一般采用三栏式的账簿 为了反映每一笔收支业务的来龙去脉 以便分析和汇总对应科目的发生额 也可采用多栏式日记账 这种账簿是把收入栏和支出栏分别按对方科目设专栏进行登记 把会计事项产生的原因或结果全部反映出来 其格式和内容如表3 1 4和表3 1 5所示 2020 3 26 21 表3 1 4现金 银行存款 收入日记账 多栏式 2020 3 26 22 表3 1 5现金 银行存款 支出日记账 多栏式 2020 3 26 23 根据多栏式现金日记账和银行存款日记账登记总账的情况 账务处理可有两种做法 1 由出纳人员根据审核后的收 付款凭证 逐日逐笔登记现金及银行存款收入日记账及支出日记账 每日应将支出日记账当日支出合计数转记入收入日记账中当日支出合计栏内 以结出当日账面结余额 会计人员对多栏式现金和银行存款日记账的记录加强检查 监督 并负责于月末根据多栏式现金和银行存款日记账各专栏的合计数 分别登记总账的有关账户 2020 3 26 24 2 另外设置现金和银行存款出纳登记账簿 由出纳人员根据审核后的收 付款凭证逐日逐笔登记 以便掌握库存现金收付情况和同银行核对收付项 然后将收 付款凭证交由会计人员据以逐日汇总登记多栏式现金银行存款日记账 并于月末根据日记账登记总账 出纳登记账簿与多栏现金和银行存款日记账要相互核对 2020 3 26 25 上述第 1 种做法可以简化核算工作 第 2 种做法可以加强内部牵制 总之 采用多栏式现金和银行存款日记账可以减少收 付款凭证的汇总编制手续 简化总账登记工作 而且可以清晰地反映账户的对应关系 了解现金和银行存款收付款项的来龙去脉 2020 3 26 26 任务小结日记账是由出纳人员按照会计事项发生的时间先后顺序 根据有关现金和银行存款收款凭证 付款凭证逐日逐笔进行登记的账簿 2020 3 26 27 任务二总分类账的设置与登记 任务目标通过该任务的学习 掌握总分类账和明细分类账的概念 设置方法 会根据会计事项准确登记总分类账和明细分类账 2020 3 26 28 一 总分类账的设置总分类账是按照总分类账户分类登记全部会计事项的账簿 在总分类账中 应按照会计科目的编码顺序分别开设账户 由于总分类账一般采用订本式账簿 所以事先应为每个账户预留若干账页 由于总分类账能够全面 总括地反映经济活动情况 并为编制会计报表提供资料 因而任何单位都要设置总分类账 2020 3 26 29 总分类账通常采用三栏式账页 其基本结构为 借方 贷方 余额 三栏 总分类账的格式如表3 2 1所示 2020 3 26 30 表3 2 1总分类账 会计科目 编码 2020 3 26 31 二 总分类账的登记方法总分类账的登记方法 由于企事业单位采用的会计核算组织程序的不同而有所差异 会计人员可以直接根据记载会计事项的收款凭证 付款凭证 转账凭证及所附原始凭证逐日进行登记 也可以按不同的汇总方法 定期将有关的记账凭证进行归类汇总 编制 记账凭证汇总表 科目汇总表 或 汇总记账凭证 然后根据记账凭证汇总表或汇总记账凭证在相应的总分类账簿中进行登记 总分类账中各栏所记内容应与记账凭证或记账凭证汇总表 或汇总记账凭证 内各项记载内容吻合 并及时结算出余额 根据记账凭证汇总表或汇总记账凭证进行登记时 在总账的 摘要 栏注明 根据 月 日到 日记账凭证汇总表或汇总记账凭证 2020 3 26 32 在大中型企业 为了简化登记总账的工作量 可以定期对记账凭证进行汇总 编制科目汇总表 然后登记总账 在编制科目汇总表时 根据审核后的记账凭证 按不同的会计科目分别进行汇总 汇总时 按记账凭证上的同科目 同方向 同金额进行汇总 汇总完毕 分别合计出每个会计科目的借方和贷方金额 然后 将各会计科目借方和贷方发生额合计数填入科目汇总表中相关科目的相关方向 并将科目汇总表中所有会计科目借方金额与贷方金额分别进行加计 借贷相等后 一般说明无误 可据以登记总账 2020 3 26 33 任务小结总分类账是总括反映和登记经济业务的账簿 一般采用订本式账簿 按照一级科目进行分类登记 一个总分类科目设置一个总账账户 其账页格式有 三栏式 和 多栏式 企业一般采用 三栏式 登记方式有逐笔登记和汇总登记 2020 3 26 34 任务三明细分类账的设置与登记 任务目标通过该任务的学习 掌握明细分类账的概念 设置方法 会根据会计事项准确登记明细分类账 2020 3 26 35 一 明细分类账的设置明细分类账是用来分类登记会计事项的账簿 明细分类账一般采用活页式账簿 各种明细分类账是根据实际需要 分别按照二级科目或明细科目开设账户 用来分类 连续地记录有关资产 负债和所有者权益及收入 费用和利润 或亏损 的详细资料 2020 3 26 36 明细分类账所提供的有关经济活动的详细资料 也是编制会计报表的依据 因此 各个经济单位在设置总分类账的基础上 按照总分类账了解某一科目的总括情况 并能根据明细分类账进一步了解该科目的具体和详细情况 根据经营管理的需要 各个单位 除 库存现金 银行存款 等账户外 应为各种材料物资 应收应付款项 费用 成本 收入 利润等总分类账户设置明细分类账 进行明细分类核算 2020 3 26 37 二 明细分类账的登记方法根据经济管理的要求和各明细分类账记录的内容不同 明细分类账分别采用三栏式 数量金额式和多栏式三种格式 1 三栏式明细分类账的设置与登记2 数量金额式明细分类账的设置与登记3 多栏式明细分类账的设置与登记 1 借方多栏式明细分类账的设置 2 贷方多栏式明细分类账的设置 3 借方贷方多栏式明细分类账的设置 4 多栏式明细分类账的登记 2020 3 26 38 表3 3 1三栏式分类账 2020 3 26 39 表3 3 2数量金额式明细分类账 类别 规格 计量单位 名称 编号 存放地点 2020 3 26 40 表3 3 3多栏式明细分类账 2020 3 26 41 表3 3 4多栏式明细分类账 贷方多栏式 2020 3 26 42 表3 3 5多栏式明细分类账 借方 贷方多栏式 2020 3 26 43 三 总分类账户与明细分类账户的平行登记在会计核算工作中 为了满足各方面对会计信息的不同需要 不仅要通过总分类账户提供总括的核算指标 而且还要通过明细分类账户提供详细的核算指标 总分类账户和明细分类账户所反映的会计事项内容是相同的 所不同的是提供核算指标有详细程度的差别 因此 总分类账户与其所属明细分类账户的关系是 总分类账户是所属明细分类账户的统驭账户 是对明细分类账户的综合 起着控制明细分类账户的作用 而明细分类账户则是有关总分类账户的被统驭账户 能够提供详细核算资料 是对总分类账户的补充说明 对总分类账户起着辅助作用 两者结合起来既能总括又能详细地反映各项会计事项的增减变动情况 2020 3 26 44 根据总分类账户与其所属明细分类账户之间的上述关系 在会计核算中 为了保证总账与其所属明细分类账保持一致性 总分类账户与其所属的明细分类账户必须采用平行登记的方法 所谓平行登记 就是对发生的每项会计事项 不但要记入有关的总分类账户 设有明细账户的 还要记入有关明细分类账户 2020 3 26 45 总分类账户与明细分类账户平行登记的要点如下 1 同期登记 2 同向登记 3 等额登记 2020 3 26 46 总分类账户和所属明细分类账户只有按上述要求进行平行登记 才能保持期初余额 本期发生额和期末余额一致 其平行登记所产生的数量关系可用公式表示如下 总分类账户本期发生额 所属明细分类账户本期发生额合计总分类账户期末余额 所属明细分类账户期末余额合计 2020 3 26 47 任务小结明细分类账是根据明细账户设置而登记的账簿 它提供详细 具体的会计核算资料 对总账起着补充说明的作用 明细账的格式根据各单位会计事项的特点及管理制度的要求进行设置 其账页格式有 三栏式 多栏式 数量金额式 横线登记式 总分类账户与明细分类账户平行登记的要点包括 同期登记 同向登记 等额登记 2020 3 26 48 任务四账簿的使用规则及错账的更正 任务目标通过本任务的学习 要求掌握企业启用账簿的规则 交接规则和登记时的规则 并能根据出现的错账类型 选择适用的错账更正方法 以便更好地掌握各种账簿的登记 2020 3 26 49 登记账簿是会计核算的内容之一 为保证会计核算资料的及时提供和内在质量 企业在使用和登记账簿时必须遵循有关原则 严肃认真的做好账簿核算工作 一 账簿启用规则 一 启用账簿时的一般规则账簿是记录数据资料的重要会计档案 登记账簿要有专人负责 为了保证账簿记录的严肃性和合法性 明确记账责任 保证资料完整 在账簿启用时 应在 账簿启用和交接表 格式见表3 4 1 中详细载明 单位名称 账簿编号 账簿册数 账簿共计页数 启用日期 并加盖单位公章 经管人员 包括企业负责人 主管会计 复核和记账人员 均应签署姓名并加盖印章 2020 3 26 50 2020 3 26 51 二 会计人员交接时的规则记账人员调动工作或因故离职时 应办理交接手续 在交接记录栏内填写交接日期和交接人员姓名 签章 账簿启用和交接表 列入账簿扉页 2020 3 26 52 二 账簿登记的规则账簿记录是否准确 客观 内容是否清楚 完整 直接影响到会计核算的顺利进行和会计资料的质量 也影响会计职能作用的正常发挥 因此 会计人员在登记账簿时 必须遵循下面的规则 1 必须根据经过审核无误的会计凭证进行登记 2 记账必须用蓝黑墨水钢笔书写 不许用铅笔或圆珠笔记账 3 记账时应按账户页次顺序逐页登记 不得跳行 隔页 4 记账除结账 改错 冲销账簿记录外 不能用红色墨水 2020 3 26 53 5 记账时 每一笔账都要记明日期 凭证号数 摘要和金额 6 记账要保持清晰 整洁 7 凡需结出余额的账户 结出余额后 应在 借或贷 栏内写明 借 或 贷 的字样 8 各账户在一张账页记满时 要在该账页的最末一行加计发生额合计数和结出余额 并在该行 摘要 栏注明 转次页 字样 然后 再把这个发生额合计数和余额填列到下一页的第一行内 并在 摘要 栏内注明 承前页 以保证账簿记录的连续性 9 订本式的账簿 都编有账页的顺序号 不得撕毁 活页式账簿也不得随便抽换账页 10 记账时书写文字和数字要符合规范 2020 3 26 54 三 错账更正的方法会计人员填制会计凭证和登记账簿 必须严肃认真 一丝不苟 尽最大努力把账记好算对 防止差错 保证核算质量 在实际工作中 由于各种原因会造成登账不慎 出现错记 漏记等现象 当发现错误记录时 须及时查明原因 并对不同的错账按照错账更正的具体方法 区别对待 更正错误记录 在记账过程中 如果账簿记录发生错误 不得用刮擦 挖补 涂改或用退色药水等方法去更改字迹 必须根据错误的具体情况 相应采用正确的方法予以更正 更正错账的方法一般有以下几种 划线更正法 红字冲销法 补充登记法 2020 3 26 55 一 划线更正法在结账之前 如果发现账簿记录有错误 而记账凭证无错误 即纯属登账时文字或数字上的错误 应采用划线更正法更正 具体做法是 先将错误数字或文字正中划一条红线予以注销 对已划销的数字 应当保持原有字迹仍可辨认 以备查核 然后 将正确的数字用蓝字写在划线上面 并由记账员在更正处盖章 以明确责任 更正时应注意 如系文字写错 可以只更正个别错字 若系数字写错 必须将错误数字全部注销 不能只更正该数字中的个别错误数码 2020 3 26 56 二 红字冲销法红字冲销法一般适用于下列两种情况 1 记账以后 发现记账凭证中应借应贷符号 科目或金额有错误时 可采用红字冲销 更正时应用红字填写一份与原用科目 借贷方向和金额相同的记账凭证 以冲销原来的记录 然后用蓝字重新填制一份正确记账凭证 一并登记入账 2020 3 26 57 2 在记账以后 如发现记账凭证和账簿记录的金额有错误 而原记账凭证中应借 应贷会计科目并无错误 记账错误表现是所记金额大于应记金额 这时可采用红字冲销法 将多记的金额 即正确数与错误数之间差数 用红字填写一张记账凭证 用以冲销多记金额 并据以记入账户 2020 3 26 58 红字冲销法不仅能保持账户间的对应关系 而且还能保持账户中正确发生额 不至于因改正错账而使数字虚增或虚减 其具体做法 当核对发现原记账凭证所用的会计科目或应借 应贷方向记录有误已据此登记入账 更正时首先用红字填写一张与原错误的记账凭证内容完全相同的记账凭证 在凭证的 摘要 栏注明 注销 月 日错账 凭证 栏写上凭证的 字 号 将原有错误记录冲销 然后用蓝字重新填制一张内容正确的记账凭证 在 摘要 栏注明 更正 月 字 号凭证 字样 并依此记账凭证登记入账 在账簿的 凭证 栏写入字 号 在 摘要 栏注明 更正 月 日错账 将正确内容记载下来 2020 3 26 59 三 补充登记法记账以后 如果发现记账凭证上应借 应贷的会计科目并无错误 所填金额小于应填金额 可用补充登记法更正 即再填一张补充少记金额的记账凭证 并将其补记入账 补充登记法的具体做法是 核对时发现记账凭证上记载的金额小于会计事项的实际金额 并已在相应的账簿中记载下来 此时可按照少的金额 填写一张与原记账凭证中的会计科目及应借 应贷方向完全相同的记账凭证 在 摘要 栏注明 补充 月 字 号凭证少记金额 依此凭证过入相应的账簿中 在账簿的 摘要 栏注明 补充 月 日少记金额 2020 3 26 60 任务小结在对账过程中如发现会计处理有错误 应采用会计更正错账的方法进行更正 具体更正方法有三种 1 划线更正法 在结账前发现账簿记录有文字 数字错误或记错账户 方向 而记账凭证没有错误 可以采用划线更正法 2 红字更正法 红字更正法适用于下列三种情况 1 记账后发现记账凭证中应借应贷会计科目有错误 从而引起记账错误 2 记账后发现记账凭证中应借 应贷会计科目无误 但借 贷金额颠倒 从而引起记账错误 3 记账后发现记账凭证和账簿记录中应借 应贷会计科目无误 只是所记金额大于应记金额 2020 3 26 61 3 补充登记法 又称补充更正法 记账后发现记账凭证和账簿记录中应借 应贷会计科目无误 只是所记金额小于应记金额 2020 3 26 62 任务五对账和结账 任务目标熟练掌握记账以后 月末结账以前进行账证 账账 账实相互核对的方法 以确保会计报表数字真实 可靠 通过结账任务的学习 使学生了解结账的目的 要求及内容 掌握结账的实际操作程序 2020 3 26 63 为了总结某一会计期间 月份 季度 年度 的经济活动情况 考核经营成果 必须使各种账簿的记录保持完整和正确 以便于编制会计报表 为此 必须定期进行对账和结账工作 一 对账对账是指企业 行政事业单位定期对会计账簿记录的有关数字与相关的会计凭证 库存实物 货币资金 有价证券 往来单位或者个人等进行相互核对 以保证账证相符 账账相符 账实相符 2020 3 26 64 如实反映企业经济活动情况 是会计核算的一个基本原则 为了保证各种账簿记录的完整和正确 如实地反映和监督经济活动 为编制会计报表提供真实可靠的数据资料 必须做好对账工作 2020 3 26 65 对账工作一般应从以下几个方面进行 一 账证核对账证核对 是指根据各种账簿记录与记账凭证及其所附的原始凭证进行核对 二 账账核对账账核对 是指各种账簿之间的有关数字进行核对 三 账实核对财实核对 是指各种财产物资的账面余额与实存数额相核对 2020 3 26 66 二 结账结账是指在把一定时期内所发生的全部会计事项登记入账的基础上 将各类账簿记录核算完毕 结出各种账簿本期发生额合计和期末余额的一项会计核算工作 通过结账 为进一步总结分析一定时期内企事业单位的财务状况 经营管理情况 以及编制财务会计报告等工作提供详实 具体的资料数据 2020 3 26 67 一 结账工作的内容结账工作主要包括以下几方面内容 1 结账前 查明是否已将