Workshop会议方式简要说明.ppt

关于Workshop会议方式的简要说明 由几个人进行密集讨论的集会 一般要求举办小组全体会议 就专项问题或任务进行讨论 参加者旨在交流知识 技能以及对问题的见解 讨论会的特点是面对面的活动 使所有与会者充分参与进来 二 Workshop会议方式的一般定义 一 Workshop本身的含义 1 work工作 shop工作室 场所 即 一个将各种物料按照一定的工艺流程加工成产品的场所 2 Aneducationalseminarorseriesofmeetingsemphasizinginteractionandexchangeofinformationamongausuallysmallnumberofparticipants 研习会 讨论会 一种强调信息在通常比较少的参与者之间的交流与交换的教育性研讨课或一系列会议 Workshop会议方式的定义 摘自 美国传统词典 双解 WORKSHOP会议方式与传统会议方式的区别 议题 互动的 平等的 主动参与型的活动为了防止会议讨论停滞不停 大多数情况有促进者支援 引导成员 促进WORKSHOP活动的进行 单向的 有主从关系的 一方传达 一方被动接受为主的活动 WORKSHOP方式 传统方式 Workshop会议方式的IPO 想法 ideas 输出 Output 加工 Process 共识 会议全体成员各自 代表个人或部门 关于某一特定议题的想法 ideas 会议全体成员经过充分讨论 所达成的关于某一 些 特定议题的共识 也允许非共识的部分以副产品的形式存在 活用工具与规则 达到 充分的发散 有效的收敛 核心的加工环节 一激 充分激发成员想法 三共 共享 共鸣 共识 IPO 输入 加工 输出的英文首字母组合后的略称 输入 Input WORKSHOP会议方式的讨论分组原则 根据议题数和成员人数决定是否需要分组 为了讨论的效果和效率 每组5 10人为宜 最多不超过12人 单项议题 多项议题 分组 不分组 单项议题 不分组 多项议题 不分组 多项议题 分组 单项议题 分组 成员人数较多 12人以上 5 10人 组 一个组一个议题成员人数较多 12人以上 5 10人 组 逐一讨论议题成员不太多 12人以下 成员不太多 12人以下 1 组长 召集人 明确本组研讨背景 目的 期望的成果物 确认本组研讨框架和进行方式 督促成员遵守会议规则 支持促进者的引导 确保研讨进行顺利 对本组研讨成果进行最终确认并组织确定小组发表人2 成员 遵守会议规则 积极按促进者的引导行动 摒弃本位主义 打破思维定式 毫无保留地贡献自己的智慧3 促进者 F 讨论工具 图表的准备及发放 介绍讨论进行的方式 组织成员开展有效讨论 组织成员对便利贴 观点 进行亲和整理并形成共识 时间控制4 记录员 对小组讨论过程及结果进行认真记录 并整理输机 完成小组汇报报告 经确认后提供会务组 配合促进者进行亲和整理 并维持现场环境 5 会议组织者 牵头组织完成会前策划 议题 议程 目的 框架 成员及其分组 背景资料准备等 和会后跟踪落实 小组取得研讨成果的责任者 小组取得研讨成果的支援者 Workshop会议方式的角色分工 Workshop会议方式的基本流程 目前 在国外各公司Workshop的具体进行方式众多 但万变不离其宗 都是紧紧围绕 充分发散 有效收敛 来进行 仅是依具体的团队文化而采取一些个性化的手法 1 会前策划 2 会中讨论 3 会后跟踪 2 1 开场 1 1 明确会议背景 目的 期望的成果物 1 2 选择切入点 策划讨论框架 1 3 选择合适的人选 1 4 设计会议规则和流程 1 5 准备信息资料 器材等 2 2 说明讨论的背景和目的 进行方式 2 3 分组讨论 借助促进者 2 4 整理成果物 2 5 会议总结和评价 3 1 会议资料整理留档 3 2 会后跟进调查 3 3 推进 落实咨询和支援 3 4 经验总结和成果共享 1 2周 0 5 1天 1 3月 1 会前策划 概要 参加者 组长 会议组织者 策划支援人员 促进者 F 相关业务负责人 必要时 所需时间 1 2天 各人 但期间约为1 2周 输出物 研讨框架 会议议程 成员 分组 清单讨论所需的数据 信息 提示物 R Responsible 执行责任者A Accountable 最终责任者 C Consulted 被咨询的对象I Informed 被通知的对象 1 会前策划 详细 1 1 明确会议背景 目的 期望的成果物 1 2 选择切入点 策划讨论框架 1 4 设计会议规则和流程 1 3 选择合适的人选 1 5 准备信息资料 器材等 目的 会议目的 期望的成果物的共有化设计会议讨论切入点 框架 会议规则和流程等选定合适的与会人员 明确分工会议信息资料 器材等的准备 与会议主办方以及相关人员确认会议的背景 目的 期望的成果物 为达到 充分的发散 有效的收敛 的效果 事前选定恰当的切入点和设计讨论的框架非常重要 会议规则可在基本规则之上酌情增减 根据框架设计讨论的流程 按流程分配时间 确定会议议程 根据议题选定合适的成员 促进者 工作人员等构建一个团队 团队的构建要素 围绕 三P 注重 三源 把握三 适 注意一 避 分组时 每组5 10人为宜 准备讨论中使用的数据 信息 提示物 为了讨论方便 提示信息通常在海报纸上制作并事先张贴在会议室墙上 准备器材 布置会场 输出物 讨论框架 会议规则 人员 分组 清单 提示信息 会议议程 内容 步骤 1 1 明确会议背景 目的 期望的成果物 会议的目的 议题的来源 期望达到怎样的效果 会议的时间 地点 在组织方式上有什么考虑 相关策划人员 会议组织者 为什么要策划此次的会议 目的是什么 目前经济形势比较严峻 高层非常关注如何确保达成公司事业计划 希望达到怎样的效果呢 会议组织者与相关策划人员事前沟通 明确会议背景 目的 期望的成果物 首先明确主办方的想法 主办方作说明并提供相应资料 1 利用Workshop会议方式 充分的发散 有效地收敛 3 提供一些高效激发和整合ideas 想法 的恰当线索 策划研讨框架的基本考量 2 通过矩阵式研讨框架 体现思考课题的系统性 层次性 连续性和逻辑性 实现在 框框 里的突破性思维BreakthroughThinkingfromInsidetheBox 凯文 科因 KevinP Coyne 效果 1 2 选择切入点 策划讨论框架 1 2 选择切入点 策划讨论框架 项目改造课题研讨 价值链和主要业务 管理要素 项目方案 流程 资金 人员 进度 资源 生产 技术 质量 装备 车间 1 3 选择合适的人选 不提出预定议题之外的话题 全局视点 站在追求DFL整体可持续发展的高度 思考问题 不过分追求意见与建议的完整性 鼓励提出突破性想法 先写 后贴 再说 积极参与讨论 发言简洁 不发牢骚 多用建设性的语言 在其他成员发言时认真倾听 严守时间 手机设为静音 休息时方可接听 勿用职权 且为全体成员提供安全庇护 仅在休息时可吸烟 会议室外 各组发表人待小组讨论结束后随机挑选确定 在整个研讨期间 除工作人员外 所有小组成员均不使用电脑 说明 根据具体的议题可在此基础之上增加有针对性的特别规则 15 1 4 制定会议规则和流程 基本的会议规则 示例 讨论时间进度表 示例 根据具体的议题以及确定的讨论框架设计针对性强的会议讨论的流程 制定讨论时间进度表 说明 议题不同进度表设计也会有所不同 1 5 准备信息资料 器材等 为了讨论方便 以下提示信息通常在海报纸上制作并事先张贴在会议室墙上 会场规则 讨论时间进度表 提示信息 图表等 会场设定指南 与职场有一段距离的不受干扰的地点足够张贴海报纸的墙壁大的挂钟或使用时钟程序用投影仪播放易于移动的桌子 椅子 可根据人数以及作业内容随时调整 桌椅通常摆成圆桌型所需器材 投影仪 白板 记号笔 白板笔 海报纸 便利贴 红黄蓝3色 纸胶带 剪刀 数码相机 工作人员专用电脑 为保证讨论效果 建议成员不使用个人电脑 可将此条写进会场规则 会前策划成功的关键要素 1 周到而细致的策划明确的会议目的清晰的成果物要望恰当的研讨框架选择充分的信息与资料准备必要的会前沟通针对性强的会议规则与流程设计 2 合适的人选 围绕 三P 注重 三源 把握三 适 注意一 避 2 会中讨论 概要 参加者 主办方领导 组长 会议组织者 成员 促进者 记录员 策划支援人员 所需时间 0 5 1天 输出物 讨论成果输出表 讨论成果报告 发表用 R Responsible 执行责任者A Accountable 最终责任者 C Consulted 被咨询的对象I Informed 被通知的对象 2 会中讨论 详细 目的 通过会议全体成员的充分讨论 对某一 些 特定议题达成共识 输出物 2 1 开场 2 2 说明讨论的背景和目的 进行方式 2 3 分组讨论 2 4 整理成果物 2 5 成果发表和评价 会议总结 主办方领导简单介绍会议主旨 阐明对会议的期待 主办方领导或会议组织者说明议题的来源 背景和讨论目的 由会议组织者或策划支援人员或促进者对讨论的进行方式作说明 针对具体议题的 借助促进者的促进技巧 在事先设计好的框架下进行分组讨论 记录员全程记录讨论内容 讨论结束后记录员与促进者 F 一起将成果整理到输出表中 并制作发表用讨论成果报告供小组确认 小组代表发表讨论成果 主办方领导或业务负责人对成果进行点评 主办方领导对会议作总结 会议结束时实施问卷调查 内容 步骤 讨论成果输出表 讨论成果报告 发表用 问卷调查 2 1 开场 会议主办方领导简单介绍会议主旨 阐明对会议的期待 目的传达领导的期待 引起重视 成员与领导之间就议题的方向保持一致性 表达对大家积极参与的感谢 2 2 说明讨论的背景和目的 进行方式 目的 让成员了解议题的基本信息 从整体上对议题有个把握 让成员了解讨论的进行方法以及过程中的注意事项 由会议主办方领导或会议组织者说明议题的来源 背景和讨论目的 由会议组织者或策划支援人员或促进者介绍讨论的进行方式 2 3 分组讨论 目的 成员就某一议题提出想法 意见 经过充分讨论就某一议题的解决的方向性 方策达成共识 广纳良言 集思广益 2 5 成果发表和评价 会议总结 小组讨论开始前由业务方人员提示议题的背景等基本信息 对现状进行分析 提出问题点并对其进行权重排序和挑选 在事先设计好的框架下 从要素切入 分析原因 或分解设定课题 对提案进行排序 评价和挑选 详细步骤 提案评价 挑选 课题方向性 子课题 方策提案 内容 要素分析 现状把握 提出课题解决的方向或列出分解出的子课题或提出方策 借助于V FAST集中讨论会 intensivediscussion 中促进者 Facilitaor 的促进技巧来提高会议效率 议题提示 2 3 分组讨论 2 4 整理成果物 2 2 说明讨论的背景和目的 进行方式 2 1 开场 一激 在会议内将会议成员各自的想法 idea 充分地激发出来 成员的想法可来自三方面 1 会前即有的ideas 2 会中自己现场产生的ideas 3 会中被其它成员ideas所启发或激荡出来的ideas 三共 1 共享2 共鸣3 共识 2 3 分组讨论 核心的加工环节 2 4 整理成果物 讨论成果输出表示例 讨论成果输出表和讨论成果报告的模板在会前策划时制作 不同的议题 成果报告的模板会有所不同 但须包含以下基本信息 议题基本信息 名称 成员等 议题背景讨论框架讨论主要流程 概要 主要流程 详细 背景提示 现状分析 要素分析 方策提案 成果输出 回顾和反省 战略课题研讨成果输出表 2 4 整理成果物 讨论成果报告模板示例 2 5 成果发表和评价 会议总结 领导或相关业务负责人对讨论过程和成果点评 领导对会议作总结 表明对后续行动的期待并对大家的参与再次表达感谢 各组代表 随机抽选 发表讨论成果 发表时间 5 10分 组 会议结束 与会人员离场之前发放调查问卷 主要针对会议的议题选择的妥当性 框架的有效性 成果的可操作性 会议方式的认可度 对整个会议的满意度等方面进行调查 问卷调查 2 5 成果发表和评价 会议总结 问卷调查示例 1 2 2 5 成果发表和评价 会议总结 问卷调查示例 2 2 会中讨论成功的关键要素 注意一 避 领导垂范 1 活用工具与规则 达到 充分的发散 有效的收敛 2 注意把握 先量后质 即 在确保ideas的数量的基础上 再追求或强调ideas的质量 3 遵循思维