“云档案”助力档案行政管理部门的职能强化

云档案云档案 助力档案行政管理部门职能强化助力档案行政管理部门职能强化 暨四川省档案信息化发展新思考暨四川省档案信息化发展新思考 1 1 引言引言 在档案信息技术飞速发展的背景下 四川省各档案部门积极开展档案信息化建设的各 项工作 全省的档案信息化建设取得了明显的成效 但同时由于缺乏统一合理规划 标准 规范缺失 资金不足 人才匮乏等原因导致档案信息资源分布不均 重复建设严重 投入 产出比低等问题 在一定程度上限制了全省档案信息化的进一步发展 随着云计算技术的 兴起 通过引入档案云平台 从技术的层面为有效解决以上问题提供了新的思路和方法 2 2 档案行政管理部门在档案信息化建设中的职能作用档案行政管理部门在档案信息化建设中的职能作用 四川省各级档案局作为全省档案事业的行政管理机关 有权力 有责任 有义务领导 全省各级档案部门共同努力推进本地区档案信息化建设进程 为此 省档案局应该着力做 好以下几个方面的工作 2 12 1 统一协调和科学规划统一协调和科学规划 档案信息化建设涉及的部门多 牵扯的范围广 必须由主管部门统一组织协调 进行 科学的规划 组织协调的主要工作有 明确指导思想 提出建设原则 确定设计目标 制 定建设规划 落实建设资金 指导工程管理 负责部门协调和人员配备等 其中最应当引 起重视的是档案部门与其它业务管理部门的纵向关系和档案管理部门与其它信息管理部门 的横向联系 以及负责信息基础设施的国家或地方部门的协调 2 22 2 制订统一的标准规范 监督并推进标准规范的执行制订统一的标准规范 监督并推进标准规范的执行 四川省 十二五 期间全省档案信息化建设实施意见 指出 省档案局将认真研 究国家出台的有关档案信息化建设方面的标准规范 切实加强对各类标准规范的落实 确保全省档案信息化规范 协调 有序发展 省档案局一方面要在充分调研的基础上 根据国际 国内标准和通用规范 推出适合四川省省情的相关标准规范 逐步形成关于四 川省档案信息化的统一标准规范体系 另一方面 要积极推进各项标准规范的执行监督工 作 强化对档案工作人员标准规范知识的培训 并在执行的过程中发现问题 纠正偏差 不断对标准规范体系进行修订和完善 2 32 3 指导全省档案信息化建设指导全省档案信息化建设 各级档案行政部门在省档案局的领导下 总结各地档案信息化建设实践的经验教训 加强对各地开展档案信息化建设单位的指导与帮助 定期举办档案信息化建设相关的各种 形式的研讨会 培训班等 交流工作经验 通过学术交流和工作考察 了解国内外发达地 区档案信息化建设现状和发展趋势 借鉴其成功经验 学习先进的技术和管理理念 推动 四川省档案信息化建设 2 42 4 培养档案信息化人才培养档案信息化人才 通过多种方式 有针对性地进行各种形式的业务培训 特别要加强对计算机知识与技 术 信息开发技术 网络技术等方面内容的培训 坚持各级档案部门领导干部进修制度和 档案业务人员计算机应用新技术 新设备 新方法等的培训学习 提高档案业务人员掌握 和运用现代化技术的技能 通过档案信息化建设实践的全面铺开和深入进行 在全省各级 各类档案部门培养一大批电子文件管理方法指导 档案信息资源加工与管理 电子档案管 理系统开发与维护 数字档案馆运营与管理等方面的专业人才 保证全省档案信息化建设 的顺利进行 2 52 5 对各地档案信息化建设进行考核和评价对各地档案信息化建设进行考核和评价 四川省档案局应该牵头组织相关单位研究制定与本省档案信息化发展情况相适应的评 价指标体系 通过组织检查评审 全面准确把握本省档案信息化发展水平 同时 建立档 案信息化工作评价激励体系 将全省档案信息化建设目标量化分解 层层向下落实到各单 位 部门以及个人的绩效考核中 将档案信息化工作好坏与年终业绩挂钩 3 3 数字档案云平台概述数字档案云平台概述 3 13 1 云计算概述云计算概述 随着Web2 0的出现和网络的不断发展 2006年Google首次提出 云计算 这一新型服 务计算模型的概念 即 云计算是以公开的标准和服务为基础 以互联网为中心 提供安 全 快速 便捷的数据存储和网络计算服务 让互联网这片云成为每一个网民的数据中心 和计算中心 云计算的基本工作原理为 云计算分布在众多分布式计算机上 而不是本 地计算机或者远程服务器中 根据用户的需求将数据中心的资源切换到所需的应用上 实 现计算机和存储系统的访问 云计算与以往计算模式相比 具有如下几方面特点 其一 强大的计算能力 云计算可以通过数以万计的普通计算机的联合以提供强大的计算能力 其二 高度虚拟化技术 用户可以随时 随地通过一台电脑或是一部手机即可访问 云 中存储的资源 而这一资源并非来自固定的有形实体 而是该资源处于 云 中的某处运 行 其三 以用户为中心 用户无需安装或升级各种电脑中的应用软件 只需通过网络浏 览器即可便捷地使用云计算所提供的各项服务 其四 可靠的数据存储 存于云计算存储 中心的数据可以实现同步传递 而且可以通过Web在设备上使用 其五 投入成本较低 用 户只需花费较少的钱租用云服务商提供的服务 按需付费 而无需花费大量的资金购买 升级正版软件 硬件 3 23 2 数字档案云平台数字档案云平台 网络化 信息化技术的发展使得档案信息化建设所需的各项技术逐渐成熟 与文档管 理相关的各项系统也逐渐完善起来 从而使档案信息化成为大势所趋 随着档案信息化的 不断深入 一方面档案系统的数据规模 处理效率以及基础设施成本投入要求不断攀升 另一方面数字档案其安全性 完整性与可用性也日益受到更高的关注 数字档案云平台正 是满足这一管理和应用需求的最佳选择 它是一套基于互联网服务的 能够让数千台的服 务器组成一个稳定的 强大的集群 使其能够对pb级别的海量数字档案进行存储 计算 分析及利用的系统 档案云平台作为一新生事物 可以作如下定义 以互联网为平台 运 用云计算技术和理念 向用户提供服务的虚拟档案平台 对于档案工作人员而言 数字档 案馆建设主要针对的是资源和软 硬件基础设施这两个方面的建设 引入数字档案云平台 档案管理人员只需要关心互联网中是否能够提供各种建设所需组件 所租用建设档案馆基 础设施的组件性价比合理与否 以及能否支持档案馆各项业务顺利开展 对于用户而言 用户无需了解自己所需的资源由谁服务 存于何处 只需按照自己所享受的服务付费即可 3 2 13 2 1 基础设施服务云平台基础设施服务云平台 基础设施即服务 IaaS 采用虚拟化技术构建的数据中心 它将分布在大量计算机 和存储设备 包括本地或远程设备 上的计算资源和存储资源 包括内存 I O设备 计算 能力CPU 带宽 存储等 集中起来形成一个虚拟的资源池 以服务方式按需提供给网络用 户 各地档案馆可以运用网络服务媒介搭建的平台 将各馆的计算资源与存储资源有机的整合 统一存储于虚拟的资源池中 各馆可以共同使用服务器 路由器 交换机等系统设备 进 而降低应用程序的工作负荷量 档案馆基础设施服务云平台的实现 有利于科学地转换档案信息资源共享建设的思路 与方案 可以将视角由对实体基础设施的投入切换到虚拟设施中 并将其作为服务便捷地 提供给用户 3 2 23 2 2 软件服务云平台软件服务云平台 把软件当作服务 的特色是根据需要作为服务提供的一整套应用程序 该软件的单 个实例运行于云上 并为多个最终用户或客户机构提供服务 各类云计算可通过计算机浏 览器将各种应用程序传输给网络用户 利用 软件即服务 SaaS 技术构建云档案馆自 动化集成系统 实现检索平台及各种应用软件的统一 信息技术普及时代随着档案馆中电子文件数量逐渐增多 电子文件这一新生事物突破 了传统纸质档案信息与载体紧密相连的模式 而是以二进制数字代码的形式存储于硬件存 储设施中 并依靠特定的系统软件进行读取 删除 修改 档案馆中保管的电子文件有时 会因为软件不兼容等情况造成电子文件无法识读的问题 且当今档案系统管理软件种类繁 多 更新换代快 不同档案管理软件升级费用支出较多 采用 软件即服务 技术后 档 案馆可以节省因软件升级而带来的大量经济支出 所需求的软件由软件发行商提供 升级 档案部门可以利用云计算平台所提供的电子文件管理软件对电子文件实现由设计 制作形 成到永久保存的全过程管理 从而优化文书部门的与档案部门的工作 推动文档一体化工 作不断向纵深发展 4 4 四川省在档案信息化建设中引入档案云平台的优势分析四川省在档案信息化建设中引入档案云平台的优势分析 作为新一代信息服务模式 云计算已经成为中国政府圈定的战略性新兴产业之一 推 动云计算的发展也成为各地区工业和信息化领域主管部门的工作重点 将档案云平台引入 四川省档案信息化建设之中 对有效履行档案局的各项职能 加快推进四川省档案信息化 工作 具有非常重要的作用 4 14 1 有利于档案机构提高工作效率 更加有效的履行职能有利于档案机构提高工作效率 更加有效的履行职能 在传统的数字档案馆建设中 为了提升档案信息的服务能力 技术人员经常要考虑软 件产品的选型 部署方式 数据库的高效率安全存取等问题 而在云平台下工作 用户则 不必关心应用是如何部署 数据是如何存储的 通过引入档案云平台 与云服务提供商合 作 充分发挥云服务提供商的技术优势 将数字档案云平台的日常维护托管给授信的云服 务提供商 减少了档案工作人员的工作量 下级各档案部门则不需要单独建设数字档案馆 的软硬件环境 只需要将电脑接入云档案信息共享系统平台即可 因此 借助档案云平台 档案机构工作人员的工作强度大大降低 有利于提高效率 集中精力做好档案资源整合和 档案信息服务工作 4 24 2 有利于档案信息资源共享和政务信息公开有利于档案信息资源共享和政务信息公开 在档案云平台下 档案部门之间可以共同构筑信息共享空间 众多参加合作的档案部 门可以分享由大量系统连接在一起而形成的基础设施 而不必更新相关的硬件 在大幅度 降低档案部门运行成本的同时 服务效率也得到稳步提高 参加合作的档案部门之间 通 过云计算技术实时获取相关部门的资料文献 快捷方便的满足用户对档案信息的需求 依 托基础设施和服务的虚拟化管理 透过互联网和移动互联网 实现多终端 多方式接入 面向海量信息处理 不同设备之间数据和应用的共享度更高 有效促进馆际交流 另外 借助档案云平台 各级档案行政机关的政务信息可以上传至云中心 增加政务信息透明度 及时提供档案工作各种信息 更好的为用户提供服务 4 34 3 有利于统一全省各地区档案工作标准有利于统一全省各地区档案工作标准 现行档案信息化建设往往是立足于本部门的数据资源共享 缺少全省各地区档案工作 的联系 不同地区档案实践工作标准各有差异 加之档案管理软件种类繁多 不同档案馆 开发自身资源的过程中缺少统一的信息化建设标准规范 引入档案云平台则有利于推进全 省档案工作标准统一化 有效解决地区性档案工作水平参差不齐的问题 同时也不需要担 忧管理软件多样化的问题 档案云服务提供商会及时升级档案软件 并将应用程序传输到 云中心 档案馆和用户在需要时可方便使用 4 44 4 有效降低成本有效降低成本 为了确保数字档案信息管理利用的平稳运行 技术人员需要经常对计算机 服务器等 终端进行维护 升级和软件更新 由于云计算模式对用户终端配置没有限制 因此不必在 档案部门计算机相关硬件的更新上花费大量的财力 从而减少终端和服务器的购置 另外 云架构平台是系统自动调配资源 按需获取信息资源和使用量 全宗个数 并发数量 计 算及存储资源 等不同情况实现弹性服务管理 有效降低成本 4 54 5 有利于减少对计算机人才的依赖有利于减少对计算机人才的依赖 以往档案信息化建设离不开计算机