ROHS管理体系内审员培训教材PPT课件.ppt

INTERNALAUDITROHSMANAGEMENTSYSTEM ROHS管理体系内审员培训教材QualiSysConsultancyServicesLtd Copyright QualiSysConsultancyServicesLtd Allrightsreserved NopartofthisdocumentmaybereproducedinanyformorbyanymeanswithoutpermissionfromQualiSysConsultancyServicesLtd 1 课程内容 第一章 第二章审核概述审核策划和准备 P 第三章 第四章审核实施 D C纠正措施 A 第六章 第七章跟踪和验证 F V审核员的素质和工作方法 科理 香港 顾问服务有限公司 2 第一章审核概述 审核的定义和范畴 审核分类 审核的目的 审核的特点 审核的范围 审核的依据 审核的时机和频度 审核的基本程序 科理 香港 顾问服务有限公司 3 审核定义 确定 活动和有关结果是否符合计划安排 以及这些安排是否有效实施并适合于达到预定目标的 有系统的 独立的检查过程 科理 香港 顾问服务有限公司 4 ROHS审核范畴 ROHS审核包括 但不限于 以下四类 ROHS体系审核 产品ROHS符合性审核 ROHS控制过程审核 供应链审核 科理 香港 顾问服务有限公司 5 ROHS体系审核 含义 确定ROHS管理体系的活动和其有关结果是否符合有关指令和文件 ROHS管理体系文件中的各项规定是否得到有效的贯彻并适合于达到ROHS目标的系统的 独立的审查 特点 就其审核内容来说是其 符合性 有效性 和 适合性 就其审核方式来说是其 系统性 和 独立性 ROHS管理体系审核分两阶段进行 文件审核阶段及现场审核阶段 科理 香港 顾问服务有限公司 6 ROHS体系审核的分类 ROHS审核可以是为内部或外部的目的而进行的 科理 香港 顾问服务有限公司 7 外部审核 第二方审核 需方派出审核员按合同规定要求对它的供方的ROHS体系进行审核 第三方审核 公正的第三方 认证 注册机构 对申请认证 注册的企业 或组织 所进行的ROHS体系审核 或是其他的公正的第三方对申请审核的企业进行的一次独立的符合性的ROHS体系审核 其目的不一定是认证注册 科理 香港 顾问服务有限公司 8 内部审核 第一方审核 一个企业 或组织 对其自身的ROHS体系进行的审核 科理 香港 顾问服务有限公司 9 ROHS体系审核的目的 第一方审核的目的 a 依据某一ROHS指令来评价组织自身的ROHS体系 b 验证组织自身的ROHS体系是否持续满足规定的要求并且正在运行 c 作为一种重要的管理手段和自我改进的机制 及时发现问题 采取纠正措施或预防措施 使体系不断完善 不断改进 d 在外部审核前作好准备 科理 香港 顾问服务有限公司 10 第二方审核的目的 a 当有建立合同关系的意向时 对供方进行初步评价 b 在有合同关系的情况下 验证供方的ROHS体系是否持续满足规定的要求并且正在进行 c 作为制定和调整合格供方的名单的依据之一d 沟通供需双方对ROHS要求的共识 科理 香港 顾问服务有限公司 11 第三方审核的目的 a 确定ROHS体系是否符合ROHS指令及相关要求b 确定现行的ROHS体系实现规定ROHS目标的有效性 c 确定受审方的ROHS体系是否能被认证 注册 d 为受审方提供改进其ROHS体系的机会 e 减少许多重复的第二方审核f 提高企业声誉 增强竞争能力 科理 香港 顾问服务有限公司 12 审核的特点 正规性系统性独立性审核是一个抽样的过程 科理 香港 顾问服务有限公司 13 审核的正规性 审核依据正式特定的要求进行审核必须按正式程序进行审核只能由资格的人员进行审核必须依据客观证据作出判断审核结果必须有正式报告和记录 科理 香港 顾问服务有限公司 14 审核的系统性 是对ROHS指令及客户要求的审核 是对公司组织机构图中所有相关部门的审核 审核过程是系统的过程 科理 香港 顾问服务有限公司 15 审核的独立性 审核员必须与被审核的工作无直接责任 科理 香港 顾问服务有限公司 16 ROHS体系审核的范围 在规定的时间内 对ROHS体系要求 场所和活动进行审核 要素 ROHS指令要求及客户要求场所 部门及地区活动 与ROHS有关的活动 主要包括所涉及的产品范围 科理 香港 顾问服务有限公司 17 ROHS体系审核的依据 合同要求ROHS管理体系文件要求ROHS指令要求适宜的法律 法规要求 科理 香港 顾问服务有限公司 18 ROHS体系审核的时机和频度 委托方在确定是否需要进行审核时 应考虑具体的或法规的要求以及其他有关因素 确定审核频次时 应考虑影响ROHS体系的管理 组织 方针 技术或工艺的重大变更 或ROHS体系本身的变化 以及近期的审核结果 组织内部由于管理或经营的目的 可以定期地开展审核 内审审核时机 常规审核及特殊情况下的追加审核 科理 香港 顾问服务有限公司 19 常规审核 按预先编制的审核计划进行往往开始于ROHS体系建立并试运行一段时间之后 科理 香港 顾问服务有限公司 20 特殊情况下的追加审核 发生了严重的ROHS问题或客户有重大投诉组织的领导层 隶属关系 内部机构 产品 ROHS方针和目标等较大改变 即将进行第二方 三方审核或法律 法规规定的审核 第三方审核后获得认证注册资格和证书 科理 香港 顾问服务有限公司 21 审核的基本程序 审核准备审核实施审核报告审核跟踪和验证 科理 香港 顾问服务有限公司 22 第二章审核策划和准备 审核的策划 系统策划 年度审核计划审核准备 审核实施计划 检查表系统策划 建立ROHS体系时应考虑内部ROHS体系审核工作 内部ROHS体系审核需要有一正规的程序 组建一支合格的内部ROHS体系审核员的队伍 管理者代表亲自参与内部ROHS审核工作 科理 香港 顾问服务有限公司 23 科理 香港 顾问服务有限公司 年度内部审核计划 确定年度审核的频次的和形式 集中式审核的进度安排 分散式审核的进度安排 年度审核的频次和形式 每年至少一次 覆盖所有部门 集中某一优时间完成对所有相关部门的审核 分部门在不同时间进行审核 24 科理 香港 顾问服务有限公司 集中式审核进度的安排 在程序文件中明确大致时间 具体时间通知或审核实施计划形式通知相关部门 可不必编制年度内部ROHS审核进度计划 分散式审核的进度安排 编制年度内部审核进度计划 对计划进行滚动修改 25 科理 香港 顾问服务有限公司 审核准备 确定审核组 编制审核实施计划 制订检查表 审核前沟通 26 审核组的确定 管理者代表任命审核组长及成员审核组长的选定 资格 业务范围 工作经验 组织能力 审核员的选定 资格 业务范围 专业知识 工作中的协调 为受审核部门所接受 科理 香港 顾问服务有限公司 27 审核实施计划 确定审核的目的和范围确定审核的方法确定审核组人员的安排确定审核的时间安排 科理 香港 顾问服务有限公司 28 审核的目的和范围 审核目的 确定是否申请第三方认证 调查重大不合格的原因 为外部检查作准备 定期的审核 审核范围 全公司范围 某一个或几个部门 公司全部或部分产品范围 科理 香港 顾问服务有限公司 29 审核的方法 按部门 考虑涉及的主要活动及涉及的相关要求按审核条款 考虑涉及的所有部门 科理 香港 顾问服务有限公司 30 审核人员及日程安排 审核详细的人员和日程安排1 首次会议 未次会议时间及参加人员2 审核组人员的分配3 受审核部门及具体时间4 主要的审核要点 审核计划的其他内容 审核编号 必要时 审核计划应经授权人审核和批准 计划中还应注明计划的发放范围 如相关部门 科理 香港 顾问服务有限公司 31 科理 香港 顾问服务有限公司 检查表的编写 检查表的作用 编制的准备 检查表的要求 检查表的基本内容 检查表案例 检查表的作用 是指导审核整个过程的路线图 明确审核要点和方法 确保审核的覆盖率 减少组员之间不必要的重复 保持审核的方向和节奏 体现审核的正规化和专业化 作为审核的记录档案 32 编制的准备 了解审核的范围确定审核的重点确定审核的策略文件收集和审查 科理 香港 顾问服务有限公司 33 审核的范围 审核涉及的活动或区域包括 组织机构管理 运作和ROHS体系的程序人员 设备 材料及供应链工作区域和过程正在生产的产品工作产生的记录文件 报告和记录的保管 科理 香港 顾问服务有限公司 34 科理 香港 顾问服务有限公司 明确审核的重点 公司的管理重点 已出现的ROHS问题 合同特别要求 客户审核的不符合 上次审核的信息 产品 服务的重要性 审核的策略 审核的方法a 按部门 考虑涉及的主要活动及涉及的相关要求b 按审核要求 考虑涉及的部门 审核的路线a 自下而上b 自上而下c 随机 35 科理 香港 顾问服务有限公司 审核路线运作体系审核的路线 审核路线某个活动的审核路线 自下而上 签订合同采购制造检验入库交付服务 自上而下 自上而下 供应商分级按级评审供应商批准认可供应商清单供应商监控定期评估 沟通 纠正取消供应商 自下而上 36 科理 香港 顾问服务有限公司 文件的收集1 与被审核范围相关的文件2 审核要点中涉及的记录和文件 检查表的要求1 明确部门的工作职责2 依据指令及ROHS文件要求3 选择主要的工作内容4 考虑薄弱环节及部门接口5 抽样具有代表性6 注意可操作性7 时间要留有余地 37 科理 香港 顾问服务有限公司 检查表的基本内容依据的标准及要素依据的ROHS体系文件审核区域 部门检查要点验证方法抽样数验证结果 记录 检查表的四要素去哪里地点找谁被审核人查什么检查要点如何检查验证方法 包括抽样数 38 科理 香港 顾问服务有限公司 检查表 看什么 LOOKAT 要点合格分供方清单 找什么 LOOKFOR 验证内容是否存在 是否经过批准 是否包括所有外购 外协分供方 看什么 LOOKAT 要点合格分供方档案 找什么 LOOKFOR 验证内容是否包括规定的记录 分供方评定记录 进货检验记录 ROHS部门监控记录 审核前沟通 提前通知受审核部门 审核组内部会议 必要时 a 审核准备情况b 讨论疑难问题c 提出注意事项 39 第三章审核的实施 首次会议现场审核不合格报告审核组会议末次会议 科理 香港 顾问服务有限公司 40 首次会议 审核签到 向被审核者高级管理人员介绍审核组成员 介绍审核目的和范围 审核计划安排的确认 简单介绍审核的方法和程序 建立审核者和被审核者正式联系的途径 确认审核组所需要的资源和设施已齐备 澄清审核计划中不明确的内容 确认中间会议和末次会议时间注 内审时 以上步骤可适当简化 科理 香港 顾问服务有限公司 41 现场审核 运用审核技术与诀窍 审核的抽样 审核的验证验证通过感官观察或测量记录而获得的资料 做好检查记录记录下所有的观察点 评审观察点以确定不符合点 不确定问题的处理 不合格的处理 科理 香港 顾问服务有限公司 组长控制审核的全过程 审核路线的展开可按某一部门或某一活动或运作体系的审核路线展开审核工作 审核时可遵循自下而上或自上而下的路线 使用检查表留意即使是检查表内容以外的有关不符合点的线索 收集客观证据通过会见人员 检查文件和观察有关活动进行收集 42 审核过程的控制 控制审核计划控制审核进度协调气氛保持客观审定结果 科理 香港 顾问服务有限公司 43 检查表的使用 依据检查表并考虑灵活性 按照检查表提问 观察实际情况 按照规定的程序或要求检查执行情况 遵循审核的三角关系 不必过多地受检查表约束 但若要偏离时 必须小心谨慎 科理 香港 顾问服务有限公司 问题 观察 检查 44 技术与诀窍 询问适当的问题 从问题的各种表现形式去寻找客观证据 验证对问题的回答 观察实际发生的事情 当发现不合格时 要调查研究到必要的深度 科理 香港 顾问服务有限公司 45 科理 香港 顾问服务有限公司 提问与聆听 提出恰当的问题 经常使用5W和1H的方法进行提问 WHAT什么WHERE何地WHEN何时WHY为什么WHO谁HOW如何 46 科理 香港 顾问服务有限公司 正确的提问方式一 开放式 鼓励被审核者自由发言请你谈谈不合格品处理的要求 三 引导式 跟进的问题 对问题进一步探讨你是按主管的要求进行这项工作的 是这样的吗 二 封闭式 总结结论 肯定或否定回答 有利于确定系统符合特定标准的要求 不常使用这份文件是最新版次的吗 47 科理 香港 顾问服务有限公司 随机抽样 适当数量的样本 选择样本要有代表性 审核员亲自抽样 征得被审核人员同意 应相信样本审核所寻找的是客观证据而不是不合格项 样本选定后 按样本去寻找客观证据 不应不断地扩大样本的品种和数量 直到发现不合格 审核抽样 48 科理 香港 顾问服务有限公司 审核验证 依据客观证据 面谈所得的信息应再被验证 责任人的谈话可作客观证据 非责任人的信息中作线索 49 科理 香港 顾问服务有限公司 客观证据 建立在通过观察 测量 试验或其他手段所获事实的基础上 证明是真实的信息 50 科理 香港 顾问服务有限公司 存在的客观事实可以成为客观证据 而主观分析 推断 臆测要发生的事不能成为客观证据 被访问的 对被审核的ROHS活动负有责任的人的谈话可以成为客观证据 而传闻 陪同人员或其他与被审核的ROHS活动无关人员的谈话不能成为客观证据 但还应注意 对于面谈获得的信息应通过实际观察 测量和记录等其他渠道予以验证 现行有效的ROHS文件中的规定和ROHS记录可以成为证明当前发生的ROHS活动的客观证据 而已作废的ROHS文件中的规定和经擅自修改过的记录不能成为证明当前发生的ROHS活动的客观证据 客观证据的识别 1 51 科理 香港 顾问服务有限公司 客观证据识别 2 实际 客观 存在的 不受情绪或偏见影响的 可以阐述的 可以形成文件 书面表达 的 可以是定量的 可以是定性的 与ROHS有关的 可以被验证的 52 科理 香港 顾问服务有限公司 审核笔记 便于下一部门调查 同事之间参阅 需要时查阅 如编制不合格报告和审核报告时 审核笔记的内容 审核不合格的证据文件名称 编号 版次 产品 服务名称 标识 区域 工位 设备名称 所在区域 记录名称 编号 标识 时间 不合格事实等 审核线索 53 科理 香港 顾问服务有限公司 不确定问题的处理 立即跟踪 记下来 稍后跟踪 忽略 补考虑 当发现不合格时 要调查研究到必要的深度 为了获取更全面 更确凿的客观证据 学会追溯真正原因的审核方法 不合格的处理 记录不合格事实 注意相关事项 同被审核方负责人确认 54 科理 香港 顾问服务有限公司 不合格报告 不合格的确定 不合格的定义 不合格的确定 不合格的判断 不合格的描述 不合格报告 不合格的确定 什么是不合格 没有满足某个规定的要求a 合同 客户要求b ROHS指令要求c 公司ROHS文件d 适合法律 法规要求 55 科理 香港 顾问服务有限公司 不合格的确定 体系性不合格ROHS体系文件与ROHS指令 合同要求或有关法规不符 实施性不合格实际操作与体系文件描述不符 有效性不合格按规定要求进行实施 但效果未能达到规定要求 不合格的确定 根据不合格的性质 可分为 a 严重不合格项 第一类不合格项MAJORNC b 轻微不合格项 一般不合格项 第二类不合格项 MINORNC 56 科理 香港 顾问服务有限公司 严重不合格项 ROHS体系与约定的重要要求不符 造成系统性质区域性严重失效的不合格项 可能由多个轻微不合格组成 可造成严重后果的不合格 轻微不合格项 孤立的人为错误 文件偶尔未被遵守 造成的后果不严重 对系统不会产生重要影响 不合格的判断 依据客观证据 确定不符合指令的条款 确定不符合相关的文件要求 57 科理 香港 顾问服务有限公司 不合格判断 是不是孤立次要的问题 这项不合格是否过于频繁的发生 是严重的还是轻微的 是否有足够的事实即客观证据来支持发现 需要采取什么样的纠正措施 提出这样的问题对受审核方有多大的帮助 不合格描述 事实的准确观察 判断 在哪里发现 地点 发现了什么 事实 为什么不合格 原因 谁在场 职位 采用专业术语 正规 要便于查找 追溯 利于改进 帮助 58 科理 香港 顾问服务有限公司 不合格描述 在不合格描述时 须注意的事项 描述文件的标识 名称 描述记录的标识 名称 描述相关职位 工位 描述设备的编号 名称 描述相关的区域 描述不符合的原因 描述不符合标准的条款和文件 59 科理 香港 顾问服务有限公司 不合格报告的内容 审核员编写的内容 受审核部门 审核员 不合格报告编号 审核日期 不合格描述 纠正措施完成情况的验证结果 责任部门应填写的内容 对不合格事实的确认 不合格项的原因分析 计划 已采取的纠正及预防措施 60 科理 香港 顾问服务有限公司 对审核员而言 写好不合格报告的关键是 准确清晰地描述不合格事实 确定不合格问题的性质 判断违反的标准条款 区分不合格的类型 61 科理 香港 顾问服务有限公司 审核组会议 现场审核结束后 末次会议之前 或在审核过程中定期 每天结束 召开 同审核组成员参加 讨论审核结果 沟通审核信息 线索 协调审核方向 审核组长作审核总结准备 62 审核结果的汇总分析 科理 香港 顾问服务有限公司 在末次会议之前的审核组会议中 审核组长要对审核的观察结果作一次汇总分析 a 从发现的不合格项分析 发生的部门 要素 性质 类型 b 从发展的趋势分析 上次与本次的比较 c 从体系运行状况对产品ROHS的影响情况分析d 总结ROHS体系的优缺点 63 科理 香港 顾问服务有限公司 末次会议 审核组长应 宣读审核结果及其证据 澄清误解和错误 解释不符合点并取得被审核者的认可 对审核结果如有效性 控制 实施等方面作出结论 64 第四章审核报告 审核报告的目的审核报告的内容审核报告案例审核报告的目的 将所作的结论通知管理阶层 对审核发现的结果作出适当的总结 让管理层作出回应 讨论必要的纠正措施和跟进日期 对必要的措施达成协议 提供合适的审核结论 科理 香港 顾问服务有限公司 65 科理 香港 顾问服务有限公司 审核报告的内容 审核的范围和目的 审核计划 审核小组成员 被审核者代表和审核日期的细节 所审核的文件 不符合的观察及分布情况 审核小组对被审核者对有关文件和ROHS要求的符合程序所作判断 该系统达到规定的ROHS目标的能力 审核报告分发表 66 科理 香港 顾问服务有限公司 第五章纠正措施 纠正措施的重要性 纠正措施的制定与认可 纠正措施的实施 67 科理 香港 顾问服务有限公司 纠正措施的重要性 纠正措施的重要性是由内部ROHS体系审核的目的决定的 内部ROHS审核的目的的重点在于发现ROHS体系的问题 查出原因 采取纠正措施加以消除 以避免不合格的再发生 从而从ROHS体系得到不断的改进 68 纠正措施的制订 科理 香港 顾问服务有限公司 由不合格项目的责任部门对问题发生的原因进行分析 根据不合格发生的原因制定纠正措施计划 纠正措施的描述要具体 采取必要的补救措施 审核员可协助受审核部门分析不合格的原因并提出纠正措施建议 纠正措施应经过受审核方负责人认可 69 科理 香港 顾问服务有限公司 纠正措施 修改现有的文件 对现有人员进行培训 改进现行工作方法以与文件相符 增加资源 纠正措施 短期措施 针对具体的不合格事实采取补救措施 长期措施 对不合格事实的根源采取预防措施 70 第六章审核的跟踪和验证 验证时间验证内容验证记录 科理 香港 顾问服务有限公司 验证时间 在不合格报告中规定的纠正期限到期时验证 包括短期及长期纠正措施 若有文件更改 须在文件生效日期后方可验证 71 科理 香港 顾问服务有限公司 验证内容 计划是否按规定日期完成 计划中的各项措施是否已完成 完成后的效果是否有效 自采取纠正措施以来 是否还有类似不合格项发生 实施情况是否有记录可查 如引起ROHS文件修改 是否按文件控制程序执行 验证记录 验证记录应简明扼要地说明验证的内容和结论