间接采购项目中SOW的制定

精品文档 1欢迎下载 间接采购项目中间接采购项目中 SOWSOW 的制定的制定 文 郭青松 随着全球化的发展 越来越多的企业将公司的部分生产经营活动外包给专 业的服务公司 从而使自己更加专注于自己的核心竞争力 最终获得总体上最 优的资源配置和成本结构 例如美国宝洁公司在 2003 年将 HR 外包给 IBM 公司 戴尔公司很早就将自己的物流外包给 Ryder 公司 国内方面 业务外包也有不 少参与者 如海尔将生产外包给台湾的声宝公司等等 在这种情况下 间接采购在现在的采购活动中越来越扮演更加重要的地位 因为它超越以前传统间接采购的 MRO maintenance repair office supply 的范围 变得和生产直接采购具有同等重要的战略地位 而在这种间接采购中 工作说明书 SOW statement of work 是采购活动中的核心内容 本文将以生产 外包服务为例 谈谈 SOW 的相关问题 以期给相关的采购人员和 CPM CPSM 的学 员一些参考和借鉴 一 一 SOWSOW 的定义及重要性的定义及重要性 关于 SOW 的定义 ISM 给出的是 在采购服务时用来更加准确地定义约定 的工作的文件 它包含有三个重要的要素 工作分解结构 里程碑和绩效评估 因素 由上述定义可以看出 如同在生产材料的直接采购中的采购规范 specification 一样 SOW 是服务类采购中的 采购规范 它定义了要完成 的工作内容 以及完成的时间与完成后的考核标准 也就是通常所说的 WHAT WHEN 和 HOW SOW 规定的内容决定了服务成本和买卖双方的交付 它也 因此将成为买方规定要求和卖方核准报价的基础文件 以生产外包的 SOW 为例 SOW 会指明生产过程中要作的测试 这将在很大 程度上决定了供应商的价格 例如常见的老化测试 规定要老化多长时间 是 否要建立专门的老化室 老化室的温度要求 如要保持多少度的范围 温度的 均匀性如何 如室内最大温差不超过多少度 生产出的产品要全部老化还是可 以抽样老化 如果是抽样老化 抽样比例是多少 等等 很明显 SOW 中的测试要求不同 供应商的测试成本就不同 所以供应商 一般都会详细了解 SOW 的内容 因为他们知道 SOW 对他们的成本的影响 同样 的 对客户而言 这些测试要求直接决定了生产出的产品的质量水平 和公司 能够承担的投入 所以也必须清楚地了解并决定其要求 最终反应在 SOW 上 二 二 SOWSOW 的编写的编写 由于 SOW 的重要性 编写一个高质量的 SOW 就成为采购方的核心工作 SOW 的编写牵涉到诸多问题 下面分别进行说明 一 SOWSOW 的内容的内容 同样以生产外包为例 对 SOW 的内容进行逐一阐述 项目目标项目目标 这是 SOW 的灵魂 是其它 SOW 内容的指导思想 通常它简练概括地交 待服务采购的总体目标 总体要求 以及关键的时间节点和里程碑 同样以生产外包采购为例 SOW 的项目目标通常会说明是什么产品要进 精品文档 2欢迎下载 行生产外包 该产品的应用环境 上市和量产时间表 以及由此产生的项目 的总体指导原则 工作方法 资源配置等等 同时 它还会规定供应商的总 体责任 关键的产品质量要求 项目进度 交付需求等内容 背景信息背景信息 这个比较好理解 主要是说明项目的一些必要的基础性的信息 比如 生产外包的 SOW 可能会对为何对生产外包进行简单的说明 还会交代该项目 的规模 产品预计的销量 主要的目标市场 等等信息 工作范围工作范围 这个是对 SOW 的项目目标的详细说明 它详细交待了买卖双方 特别 是供应商一方的职责 它通常通过工作分解结构 work breakdown structure WBS 的形式来说明 在生产外包的 SOW 中 这方面的内容可能规定外包方会提供给供应商 的支持 如提供生产外包产品的应用环境 客户使用条件 后续可能出现的 质量问题的信息 相应的测试审批 SOW 的更新管理 对供应商的相关培训 等等 而对供应商的规定 除了概括地要求供应商按要求提供产品的生产服 务外 通常会具体和详尽到每个细节 下面简单列举生产外包 SOW 中对供应 商要求的一些常见内容 1 生产外包产品从工程启动到正式量产的时间要求 2 量产前各种认证测试的样品数量 交付时间 质量要求 规格等 3 原材料来料检验 生产工艺过程中 以及最终产品交付前的测试 可 另行规定详细专门的测试文件 规定测试条目 测试的机台设备 测 试流程 测试通过的判定标准 测试的频率 抽样的标准 等等 可 参照前面提到的老化测试的内容 4 从小批量认证到正式量产的产能的扩展和规划 含时间安排 瓶颈工 位的识别和管理 原材料的采购供应 生产线员工的需求和满足 招聘 或者从其它生产线共用 生产线员工的培训 相关文档的建立 如员 工作业指引 WI 工艺程序文件等 审批 维护管理等 5 模具的内容 含公模和私模 如要求公模需由供应商免费提供 私模 由买方购买并成为买方的财产 要求供应商提供详细的私模的信息 包括名称 数量 单价 寿命 产能 存贮 维护保养细节 时间安 排 保养方法等 试模的时间安排 等等 6 提供法律法规要求的有关环保 安全 进出口及其它相关的合规证明 文件 测试报告 申明书等 如 CCC 证书 CE 证书等 7 物流安排 如产品的包装 交货地点 进出口安排 运输方式 是否 建立寄售或供应商管理库存的模式 等等 8 产品的质量要求 如产品的规范 质保期限 出现质量问题的响应时 间 流程和赔付 召回的条件 甚至包括提供平时生产中的质量管理 信息 如关键工位的控制图 合格率 质量目标和持续改善的相关内 容以及供应商的质量管理体系等等 9 量产后的生命周期支持 如零配件的持续生产时间 支持停产部件的 替代品的重新认证等 10 相关的 IT 系统支持 如要求供应商能建立相应的 EDI 数据传输 电子 在线支付 ERP 系统的接口以进行相应的需求预测和交付承诺信息共 精品文档 3欢迎下载 享 等等 11 其它 如文档的版本管理和获取控制 保密内容的规定和控制 等等 工作进度工作进度 主要是项目的时间安排 例如什么时候项目启动 什么时候要进行供 应商生产线的审核 什么时候进行试生产 什么时候开模和测试工 什么时 候要进行正式量产 等等 通常和工作范围一起通过项目管理软件来表现 交付内容交付内容 这里会规定供应商的所有交付的内容 含各种文档和各种硬件和软件 的交付 同样以生产外包为例 交付内容包括各种测试报告 认证报告 人 员配备报告 生产线的质量数据 操作指引 WI 标准操作流程 SOP 小试 中试和试量产的各种样品 试模的样品 标准样品 golden sample 项目 管理的各种文件 会议纪要 等等 进度报告的期限进度报告的期限 这里规定的是项目管理中的沟通机制 即如何进行项目进度的回顾和 检讨 如何管理项目中的各种偏离 特别是延误和交付不合格 买卖双方 必须约定项目进度如何沟通 出现偏差如何采取补救措施甚至是处罚措施 以避免日后的争执 评审方法评审方法 这个也是 SOW 中非常关键的内容 因为它规定供应商的交付达到怎样 的标准才会被买方接受 批准 并最终被付款 如果评审标准不清楚 日后 就容易产生分歧和争执 如果规定太严格 会产生不必要的成本 甚至会出 现无法达成的情况 如果规定太松 则导致交付质量下降 所以在制定评审 标准时必须要清楚具体 切合实际 同样以生产外包为例 针对交付的文档 如安规证书 可以规定必须 是具有相应资质的机构出具 具有法律效应的证书 但没有必要规定必须由 哪一家机构出具该证书 通常要求评审方法要写得清楚具体 尽量量化 文档化 标准化 这 样可以减少日后的纠纷 二二 SOWSOW 编写的责任人编写的责任人 从上述 SOW 的内容可以看出 复杂的 SOW 的编写涉及到各种职能部门 如 生产外包的 SOW 就会涉及到采购 研发 生产 质量 审计 财务等等 因此 让某一个部门来编写 SOW 是不现实的 通常是跨部门的合作来完成 但是整个 SOW 的编写还是会有安排一个负责人来安排和监督 SOW 的编写进度和整体内容 的把握 这个负责人通常是整个项目的项目经理 也有的公司由公司管理层指 定专门负责人员 三三 供应商的参与供应商的参与 这里需要指出的是 作为采购部门 应该充分发挥供应商在编写 SOW 以及 后续工作的参与 这是供应商早期参与的内容之一 供应商的参与可以有多种方式 如供应商对部分 SOW 的内容 如评审方法 进行商量修改 对项目工作进度给出自己的估计 对工作范围进行澄清 对买 方的责任进行详细商讨并具体约定 等等 供应商甚至可以要求让买方委派技 术人员对试模进行现场指导 或者提供以往买方内部生产的质量数据或者客户 投诉情况 以避免外包后供应商再犯同样的失误 精品文档 4欢迎下载 四四 文字要求文字要求 从上述内容可看出 复杂的间接采购会导致 SOW 也变得复杂 有些 SOW 可 达几十页甚至几百页 由几人甚至数十人共同完成 因些对 SOW 的文字组织是 必须要考虑的 通常认为 SOW 的内容组织必须有条理 具有逻辑性 能真实反应买方的 真正的要求 帮助实现项目的目标 除此之外 好的 SOW 还具有很好的可读性 能吸引人 同时可以考虑给供应商提供相应的模板和表格 方便供应商给出准 确 标准的回复或者交付 三 三 SOWSOW 的管理的管理 SOW 的管理通常包括审批 更新和存档 SOW 的审批普遍由公司上一级的管理层来进行 一般来说 管理层在审批 时会要求具体的编写人员先达成一致 如果不能达成一致则需要在提交审批时 指出不能达成一致的内容 并说明分歧的原因是什么 各自的立场是什么 然 后管理层会进行跨部门的讨论并寻求达成共识 SOW 并不是一成不变的 例如测试条件可能会发生变化 安规要求会有更 新 等等 这些就会导致 SOW 的更新 如果 SOW 有更新 如何管理 SOW 的更新 也就需要确定 例如 更新内容由谁批准 如何和供应商讨论确认更新 更新 造成的额外成本如何核算确认 成本由谁承担 有没有影响工作进度 如果有 影响的工作进度如何补救 等等 这些都是需要和公司内部各部门以及供应商 反复商讨确定的 另外 SOW 更新的版本如何管理 在 SOW 的文件上如何反映 等细节也需要规定 所以说 SOW 的更新是 SOW 管理中最为复杂的内容 需要 更多的时间和精力来处理 SOW 的文档管理 和其它公司重要文档一样 需要作出具体的规定 如 SOW 会保存多久 如何保存 由谁保存 等等 四 四 SOWSOW 的交付与接受的交付与接受 SOW 的交付和接受是服务采购的后期阶段 它直接影响买卖双方的付款和 收款 多数的服务采购的纠纷也大多发生在这个阶段 SOW 的交付和接受 其实是基于 SOW 的评审方法而来的 如前所述 只要 SOW 的评审方法要求写得具体清楚 能够量化 标准化 文档化 在交付和接 受时就可以变得简单明了 可能的纠纷也是能避免的 因此在 SOW 评审方法无缺陷的情况下 供应商只要按照 SOW 中的要求 提 供相应的交付文档 证明文件 相应的硬件产品 买方按照评审方法进行验收 签字证明接受 就算是完成签收手续 在实际工作中 交付和接受的分歧和纠纷随时都有可能出现 除了 SOW 的 评审方法不够明确具体外 双方的理解偏差也会成为出现问题的原因 当然也 不排除有恶意违约的情况 通常 只要不是恶意违约 出现分歧时 买卖双方 都可以通过协商解决 如了解双方分歧的立场差别在哪里 原因是什么 立场 差别对双方的利益影响是什么 如何避免和化解可能的利益影响 等等 因为 项目已经进展到这一步 如果全部推倒重来 对双方都是得不偿失的 所以只 要双方都不想功亏一篑 快到门口摔一跤 对双方的合理诉求都能够给予考虑 一些小的分歧是可以通过协商谈判来解决的 如果真的