采购部流程文件

精品文档 1欢迎下载 石狮市宏运衣车贸易公司 零 件 部 管 理 流 程 编号 HY P 01 版本A 版 发 布 日 期 制订审核审批 精品文档 2欢迎下载 零件部工作流程一 采购管理流程 流程 权责单位 个 人 使用表单具体说明 采购员 营业 员 采购单 缺货记 录本 采购员在采购所需货品需了解 电脑库存情况 或看缺货记录 了解库存情况 结合实际库存 情况 采购员采购单 依据库存上下限 对有销售增 长潜力的品种可按上月销量的 110 130 进货 填写采购货品 品牌 型号 数量 货期 发 货方式 采购员采购单 查询单 常销品种 要货比三家 发出 两份以上采购单查询 了解行 情 洽谈优惠进价 采购员 经理采购单 查询单 在权限内 按三种情况 现金 采购 单一品种批量进货 多 类货品采购 给予审核签字 采购员采购单 采购单要注明发货方式 货期 要求 付款条件 是否开票 采购员 缺货记录本 查询或预计到货时间采购员最 迟 3 天时间内回复给营业员 填采购单 查询 审批 下单采购 回复到货时间 时间 了解库存情况 查收 验收 通知入库 结算 定 价 精品文档 3欢迎下载 采购员 采购员 财务部 仓 管员 电脑录入人 采购员 经理 总经 理 来货清单 来货清单 调价通知 查收来货 通知领货 点货 货单注明供货单位及是否开票 通知供货商我司收货人的姓名 电话 手机号码 货到三天内必须入库 点货无误 点货人签名 交给 录入人按实数入库 录入人 采购人签名 当天上交入库单 来货有误差或有质量问题时 采 购员要联系供应商补货 必须 以实物入库 要通知供货商开票或通知财务 人员结算 新产品定价需先了 解同类产品市场定价 5 10 家 收集各业务同事意见后确定 要略低于市场售价 销售中产品采购员需阶段性作 市场调研结合业务反馈信息及 时作调价 所有重品调价需经 经理级确认方可调价 涉及品 牌全面价格调整由部门经理上 报总经理审批 零件部工作流程二 营业流程 流程 权责单位 个 人 使用表单具体说明 客户 营业员 1 电话记录 合约 1 热诚接待客户 礼貌拔打 接听电话 作好记录 营业员接到客户定单时 需落 实情况如 交货方式 付款方式 确认单 价 是否送货服务方面等 营业员 2 要求客 户传订货 发货单 2 输入电脑客户具体资料 姓名 电话 传真 地址等 安慰等待客户 与客户沟 通 推荐产品 确认型号 约定付款期限 国内在当天内 国外在 1 天内回复报价及货 源 2 询问沟通 回复报 价 准备配件 3 开销售单 4 审核签字 欠款 1 接待客户 接听电话 精品文档 4欢迎下载 营业员 3 订单 销售单 3 开销售单需认真 准确无误 特别 备 注栏 付款条件 是否含税 快递费等说 明 要填写清楚 需与整机一起发货要通 知仓储部 提醒客户确认配件 是否买齐 组长 主管 经理4 销售单 4 3000 元以由营销主管审核 5000 元 含 以上由经理审核 10000 元 含 经理审核后 呈总经理审批 仓储员 5 取货登 记本 5 营业员按规定将销售单夹在指定取货夹 上 要作好登记 通知仓储员发货 各营业员 要根据单号做好欠款备忘录 跟踪催款 仓储员 6 销售单与实 物核对 6 要求销售单品种在 3 种以上单据必须要 复核后方可出货 寄 车 仓管员 仓储部 仓 储员 7 发货记录本7 仓储员记录发货客户电话 车号 到站 到达时间并通知客户 保存货运单 交业务 员 跟踪货物 直到客户收到为止 客户 收到货若有任何问题需在当天内通知我司 否则可不负责 零件部工作流程三 订货管理流程 库存无现货 流程 权责单位 个 人 使用表单具体说明 客户 营业员1 查询传真件 1 营业员接到客户询单时 需落实情况 如 客户要求的档次 型号 品牌 规 格等方面是否清楚 2 查询并回复报价 沟通 确认 1 客户下单 精品文档 5欢迎下载 营业员2 报价单 2 输入电脑客户具体资料 联系电话 传真 手机号码 多渠道查询 国内查 询要求在当天回复 国外查询要在 1 天 内给予回复 紧急查询可特殊处理 营业员 3 订货单 传 真件 3 了解客户确认订货时间 我司报价单 是否存在竞争 有何问题 马上作出回 应 确认订单 与客户沟通放 50 订金 营业员 4 订金单 销 售单 4 3000 元以上订货必须有营业主管确认 方可订货 采购员 5 订金单 销 售单 5 采购员按采购订货管理流程下单给供 应商 采购要对价格 货期 订单权限 等方面把关 按时交货给客户 客户 营业员 采 购员 6 普通订货 采购员要在 订货公用本 中注明到货 时间 到货时间不能确定的 采购员有 责任按货期要求主动查证并回复订货经 办人 经办人通知客户 货期出现异常 的 需及时通知客户 取得谅解 订货 到了 当天需通知订货经办人联系客户 准备发货 以高效为原则 尽力缩短供 货期 零件部工作流程四 客户走访管理流程 省外走访 流程权责单位 个人使用表单具体说明 精品文档 6欢迎下载 业务同事申请表 1 根据市场情况 区县业绩 完成情况 部门计划安排事 项 实际要解决问题等方面 综合评估上交报告 经理 总经理 出差评估报告 出差申请表 2 了解走访安排是否合理 并给予批示 提出意见 走 访要有针对性 有计划 有 目标 安排好合理时间 出差人员3 作好登记 3 沟通现有客户合作情况 有哪些客户业务量在下降 要解决问题 走访目的要明 确等方面内容 出差人员 4 按出差申请表安 排 4 按规定每天费用控制在 230 元 天 3 天要求上交一 次出差报告 特殊情况需及 时知会并将紧急有价值信息 汇报 主管 业务同事 5 出差报告 5 将报告重要信息 有价值 信息 需注意要点 要解决 问题备注出来 并交业务同 事处理 要求在 3 7 内给予 回复 出差同事 6 名片 出差票据 6 对所有票据进行整理报销 将收集名片整理给区域负责 人作好相关交涉 回公司 3 天内完成 出差 业务同 事 7 走访报告 7 回公司 7 天内要将走访情 况全面与业务同事作沟通 提今后合作重点客户 市场 操作 作出相应应对措施 营销专员 营业 员 8 名片 走访报告 8 对走访中客户有反馈的问 题给予快速正确的处理解决 并对有配合意向的客户进行 跟踪 零件部工作流程五 退货管理流程 流程权责单位 个人使用表单具体说明 1 走访申请 评佑 报告 2 审批 提出意 见 3 出差前与业务沟通 4 走访 5 报告事项处理 6 回来整理 报 销 7 总结提措施 8 跟踪 精品文档 7欢迎下载 营业员 客户退货记录 1 营业员必须先了解导致退 货原因 若是发错货 质量 问题要先表示抱歉 给客户 带来麻烦 任何退换货都必 须请示直属主管 主管 了解真实情况 按规 定处理 2 主管按实际情况 结合公 司 部门一贯倡导理念与准 则处理 若没把握或超过权 限要逐级请示 营业员 主管 营业员要作好退货记 录 3 让客户将退回货运单传我 司 由业务员跟踪货物到位 仓储部 营业员 仓储 员 货到仓库由仓储员开 退货销售手单 白单 给业务员 红单给采 购 黄单给仓库 有 异常情况要备注清楚 4 若是特快直接到业务员手 上的 由业务员将此货物让 当时确认退货主管鉴定 若 是到达仓库则有专人将收到 货物作清点检查 当天要用 手工销售单开出直接拿给经 办人 收到退货后 对退回 的货品作认真 细致的鉴定 需要时 请技师鉴定品质或 磨损程度 营业员 开电脑退货单 要附 仓库手工单 门市小 金额让主管签名 5 明确责任 确定退款或换 货 最迟三天内 由业务经 办开退货单 备注退原因及 处理结果 让收货人签名 主管栏须有主管签名 权限 主任 500 元以内 含 500 元 经理 1000 元以内 含 1000 元 以上则由副总审批 仓储员 营业员 6 对有问题的配件 业务经 办将主管的处理意见交待仓 储员或经办人员用标签标明 如何处理并将货物合理存放 采购员 供应商退货单 7 有品质问题必须退回供应 商的 由仓储员开好退货单 交给采购去与供应商沟通交 涉 七天内 安排退货 若 无法退回供应商的 则由营销 主管即时作价处理 请示 采购员 仓储员发货记录 8 由仓储员落实退货发出 并通知供应商签收回传 采 购员三天内开出采购退回单 并通知财务处理退货款的结 算 客户要求退货 1 沟通请示主管 2 接受退货 换货 3 查收 检查退货 4 开退货单 审批 5 安排入仓 6 处理销售 退给供应商 7 通知供应商查收 8 8 精品文档 8欢迎下载 零件部工作流程六 存货盘点管理流程 流程权责单位 个人使用表单具体说明 部门经理部门工作计划 1 计划中将盘点的种类 执行人 时效进度明确 明确工作要求 提前一天通知盘点时间 部门全体员工 调拔 暂借单 出入 库单 2 当天内按配件责任区用营业空 闲时间整理配件 分类存放 配 件复位 更换标签 兰色是原装 件 红色是台产件 有品牌要按 品牌张贴 组长确认盘点前检查 入库 退货 调拔 暂借情况 部门全体员工 组长 盘点表 3 分工盘点 各同事在盘点中要 注意数量清点 包装更换 分类 标识 要对有损耗产品作清理 组长 营业员盘点表 4 盘点完将所有盘点表汇总到组 织同事手上 由组织同事当天抽 查 并安排核对 2 天内完成 营业员 组长盘点表 5 组织同事要对有差异 异常情 况进行全面核对 3 天内完成 总经理 部门经理盘点表 6 然后将 盘点汇总表 交予部 门经理分析误差原因 整改措施 对滞销品或需作处理的物品明确 及建议三个工作日内处理 再上 交财务部 提交总经理审批 主管 采购员盘点表 7 经总经理批准后 由组织同事 安排开单调整库存由经理审核确 认上报总经理上交财务部作账 1 盘点计划 2 盘点前整理 3 分工盘点 4 汇总 核对 5 查证工作 6 审批 确认 7 修正库存 精品文档 9欢迎下载 零件部工作流程七 零件调拨 暂借管理流程 其他部门向我们借 流程权责单位 个人使用表单具体说明 各区域同事 内部调拨 暂借单 改车单 品牌部 以传真形式 1 检查填单内容是否完整 部门主管是否签名 紧急情 况在权限内 填写完整的调 拔单 可以先暂借 调拔 事 后主管补签 品牌部单据要 注意费用分摊 寄货方式方 可出货 主管 经理 总经 理 内部调拨 暂借单 改车单 2 部门经理在 1000 元 含 范围内给予审核批示 金额 或高于核决权限 应呈上级 主管审批 各区域同事内部调拨 暂借单 改车单 省内单 据直接放在收银 台 每天上班由单 据保管人去拿单 3 出货人和领货人必须签名 由区域负责业务同事办理 并 交借件部门负责同事 并收存 好单据交予单据保管人手上 以备次日将调拔单开为电脑 单上交财务 负责人要跟踪 相关货物在指约定的时间内 归还 特别改车 暂借 各区域同事调拔 暂借总表 销售单 品牌部单据 4 每月 25 日前整理并核对 各部门零件调拔 暂借情况 将复印件送给相关部门主管 确认 对归还的零件作记录 并销单 5 将品牌部处理好的每张单 回传给各区域内务 备注货 交谁 货已寄什么特快单号多 少等处理情况 1 零件调拨 暂 借受理 2 审核批示 品牌部处理回传导 4 整理保管单据 归还零件 开单销库 3 零件办理 精品文档 10欢迎下载 零件部工作流程八 领货流程 流程 权责单位 个 人 使用表单具体说明 采购员 储运 员 领货登记表 1 采购员或同事接到来货电 话 必当天将领货相关内容 作好登记 仓管员 储运 员 货运单 2 要求当天领回货物 特殊 情况需备注 仓管员 储运员相关交接登记表 3 领回货物要求当天交给仓 库 并与仓库同事作好每一 件货交接 登记 以便后续 查证 将领回货物放在来货 区 仓管员货物清单 4 要求在 1 天内清点 应对 数量 品质 型号等把关 若采购到货需以实物入库 若退货要按退货流程执行开 单给业务员 采购员 营业员 仓管员 点货清单 5 接到签名的点货清单后最 迟在隔天做好电脑入库 经 办人要签名 有异常情况要 通知采购员与供应商处理 营业员 仓管员 6 将到货产品作好包装更换 标识清楚 分类放在指定位 置 1 通知领 货 3 货物入仓 4 安排点货 处理 5 电脑入库 2 带证领货 6 整理复位 精品文档 11欢迎下载 零件部工作流程九 收银工作管理流程 流程 权责单位 个 人 使用表单具体说明 客户 收银员销售单 两联 1 收银员根据营业员所开销售单的金 额向门市客户收取现金 检查内容是否 准确完整 收款后签字红单给客户 收到现金后务必在收款人栏上签名 否则出现现金少现象要承担 100 责任 收银员 营业 员 销售单 2 收银员应注意对销售单的整理 存 放 不能出现现金随便放在收银台上 没有及时放入抽屈 欠款销售或退货 的备注栏必须有清楚说明 付款期限 是 否开票等约定 退货原因 确定主管栏 有人审核签字 否则要负过失责任 收银员 当天值 日同事 3 中午休息时要放 100 200 元现金在 规定位置 注意需让当天值日同事确认 方可放入 上班时要对现金与单据核对 后经值日同事确认无误后方可放收银抽 屈 收银员 当天 值日同事 4 收银员每日下班前需对单据作整理 核对销售现金和库存现金 并与电脑核 对数据 检查送货收现金 欠款 退货备 注说明及审批情况 不符要求的退回制 单人重新开单 作顺序整理后上缴营销 主管审核 后上交出纳需当面清点现金 让出纳签名确认 欠款 现 金 收银员 当天 值日同事 销售单 5 除上交出纳的现金外 当天现金手 工单必须与库存现金作好核对 要有值 日同事确认签名 1 现金收 取 5 库存现金核 对对 6 值班现金预 留 2 单据整 理 7 值班复核 3 休息抽屈现 金规定 4 结账 8 隔天收银复 核 精品文档 12欢迎下载 收银员 值日 同事 6 所有账结完后 要放 200 元现金在 部门指定位置 并有当天值日同事当面 清点确认 收银员 值班 同事 7 当晚值班同事要对当晚所有销售单 与现金核对清点无误后 写张纸条放在 里面 并签上姓名 收银员 8 隔天上班后收银员首先要将后面的 现金与单据作核对确认无误后 并有值 日生清点无误 方可将现金放入抽屈内 零件部工作流程十 香港直发业务 省外 流程权责单位 个人使用表单 具体说明 业务员客户订单 1 当客户下单时我司无现货 客户非常急切时 经查证香 港有现货情况下 会与客户 商量直发业务 业务员 客户客户订单 2 与客户协商直发时 需明 确 费用分摊 货期 价格 发货方地址等方面内容 业务员 采购员复印订单 3 业务员要将客户要发订单 复印一份并在上面写明发货 资料 放在统一 直发夹 上 超过 1 万元直发必须让 主管确认 采购员 直发单 4 采购根据夹上每张单在当 天要全面办理 若有特殊或 异常情况需当天通知相关经 办人 采购员 香港发货明细 单 5 香港在隔天会将发货明细 传真 采购将特快单 发货 明细单一起交给业务经办 由业务经办在当天开单给客 户 1 客户下单 4 采购办理 5 香港传单 6 采购审核 7 采购单据整 理 2 接受直发 3 直发办理 精品文档 13欢迎下载 采购员 销售单 香港明 细单 6 业务员必须将开完单与香 港明细单拿给采购当面作核 对确认无误签名 方可缴单 香港直发单必须要有采购 员签名才生效 否则收银员 可拒收 采购员香港直发单 7 采购员所有直发单据必须 有专门文件夹 并不定时作 整理 跟踪开单情况 零件部工作流程十一 发货流程 物流组 流程权责单位 个人使用表单具体说明 仓储员销售单 1 业务员统一将发货单放在 取货夹 上 必须登记相 关资料 仓储员主动自取单 据 并在上面签名证明是谁 拿单的 仓管员销售单 2 仓储员按业务员所开单将 货物准备好 要注意 产品 品质 数量准确 包装完整 等情况 营业员 仓管员 销售单 3 若有出现货物不够 需通 知经办改单 若业务员已下 班打电话确认后仓储员可自 行改单 并将改单情况隔天 告知业务员 以便知会客户 仓管员 仓储员销售单 4 要求销售单有 3 种以上产 品情况下 都必须要有人复 核 销售单复核栏必须要有 人签名 否则收银员可拒收 仓储员要对业务员欠款权 限把关 超过 1 万元必须要 有总经理签名方可发货 1 取单 4 货物复核 5 货物打包 2 配货 3 通知改单 6 货运单交接 精品文档 14欢迎下载 仓储员发货登记本 5 仓储员将所复核产品进行 打包 并确认保价情况 注 意确保货物安全性 作好每 一件发货登记 以便货物查 证 仓储员 业务员货运单 6 隔天由仓储员将货运单分 区域交给各业务员 并在交 接本签名确认有收到此张货 运单 由各业务员自行保管 业务员货运单 7 业务员必须将每张货运单 传给客户 并估计到货时间 及时跟踪货物到达情况 零件部工作流程十二 调货流程 向同行 品管部 流程权责单位 个人使用表单具体说明 业务员 调拔 暂借 调 货单 1 我司无现货 客户急切情 况下 业务员提出调货需求 业务员 采购员 2 向同行调货前业务员需将 所要产品明细上报给采购 由采购统一查询 价格 货 源情况 调货价需比卖价低 采购员要在业务员指定时间 给予回复 业务员不允许自 己查询 若是向品管部调货 业务员则亲自查询货源情况 7 跟踪货物到 达 1 调货需求 4 安排调货 5 调货处理 2 调货前查 询 3 确认调货 6 货物到位 精品文档 15欢迎下载 业务员 采购员 调拔 暂借 调货单 纸条 3 若是向品管借件直接写暂 借单给阿花统一由阿花安排 若是向同行调货要写规范纸 条应备注 产品明细 数量 要求的时间明确后统一交阿 花 由阿花作安排 采购员 调拔 暂借 调 货单 纸条 4 阿花每天根据同事上交单 据将所有调货明细统一整理 上交小任处 每张单都必须 要备注所要求时间 小任相关单据 5 小任根据阿花所给单据结 合实际工作安排自行安排调 货 必须在业务员指定时间 内到位 小任相关单据 6 小