项目部报销流程.doc

关于青海中大信息产业有限公司项目部费用报销及付款流程的管理规定为加强财务管理，规范项目部费用报销及付款手续，确保各项业务的顺利开展，现就项目部日常费用报销及付款流程规定如下：一、报销审核制度1、CRM系统费用报销平台为公司全体员工报销的申请、审批平台。员工费用报销时在网上填写电子报销单，提交项目负责人审批，项目负责人对部门所属人员经手的费用签署意见，同意报销的经审核无误后签署审批意见。项目负责人审批完成后，电子报销单自动流转到财务部门，主要审核拟报销费用各项票据金额之和与总金额是否相等，是否符合财务制度规定。财务审核完成后由公司总经理审批：主要决定该业务是否可以报销以及报销金额大小是否恰当。2、报销单审批完成后，报销员工提交原始凭证到综合管理部，综合管理部核对电子及纸制凭证，无误后签署意见并打印报销单，报销人员将原始纸质凭证附在报销单后面，综合管理部整理后统一交与出纳。3、公司费用报销必须真实合法，严禁使用白条或其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的，也必须由2名以上当事人及上级主管的共同认可，同时做到财务操作的安全合法。另外替代凭证要求做到时间合理、摘要明确、金额确定。4、报销金额审批规定：公司为提高工作效率，规定如下：项目上单笔报销金额或单笔票据报销金额在100以下的，按照正常的流程由项目经理审批即可，金额超过100以上的必须要由公司总经理的审批。财务人员操作付款时须掌握好审批金额权限，操作不规范的不得付款。5、日常费用界定：办公费、低值易耗品采取先申请，再审批，后购买的原则，所有购买回来的物资均应入库，方可报销。在五金店购买的零星物品，如螺丝、少量的钢丝、膨胀管等物品，须附销售清单，清单盖销售方财务或发票章（包含品名、单价、数量、金额及销售方电话）；交通费员工外出办事时无紧急情况给与报销市内公交车费，公交车费每月统计之后整体报销，备注写清楚每次往返地点及事由。员工因外出办事需坐出租车要先经过上级领导审批后方可给予报销。若一次性取得连号定额票据，请将同次票据编号在末张背面填写总张数、实报金额、往返地点及事由。维修费项目日常维修使用的配件、修理费等业务招待费原则上仅限于项目经理以上人员，如有特殊情况需要在外招待，报销时写清招待说明。其他项目除上述费用外的零星费用二、报销流程：经办人填写报销单项目负责人审核财务审核总经理批准报销冲账对于发生的费用需要在相应的费用报销单的关联客户行上关联所属项目的名称或相关客户，便于财务归集公司发生的费用。项目上的零星材料一般由施工班组长进行采购，若由其他员工采购，报销单的填写由材料使用项目班组长填写。三、业务流程：员工分类汇总需要报销费用原始单据，请按时间顺序和费用类型进行排列。在CRM系统中填写费用报销单。费用主题项填写关键字，填写费用报销明细项请按照每一条逐项填列。注明所办事由、用途、附件张数，根据实际发生的费用，凭票实报实销。有特殊费用项需要在说明部分填写相关信息；三、付款规定：报销费用：财务会计只能接受审批手续齐全、原始票据和费用报销单记载一致、金额无误的费用报销凭证并据之付款。凡违反本规定的报销，财务人员有权拒绝支付，并及时向上级领导请求处理。四、报账时间规定：1、为加强报销管理，规定当周帐当周了，除特殊情况外，原则上要求当周的账最迟不得超过月末，逾期不报。2、员工将费用报表提交上级主管审批，相关审批人审批要及时，提交的报销单需要当周解决，上级主管对相关人员费用审批，并可以填写相应意见。批准；同意发生的费用拒绝；对费用发生的真实性、金额大小及填写内容完整性有异议重新分配；提交其他相关领导审批3、 报销时间统一规定为每周周五，综合管理部提供手续已办理齐全的费用单号清单发给出纳，出纳核对后将报销款项转至报销人工资卡。 五、借支管理为提高办事效率，确因业务需要留用备用金的，可以预支借款，但借款应不超过所办事项的费用预算，必须填写借款单或支票使用申请单，写清借款原因、预计的金额和还款日期，财务人员严格控制现金的使用。借款单要由部门负责人、财务主管、总经理签字后出纳人员才能放款。在预定还款日期到期后不能还款或报销的从有关人员的工资中扣除。