话务员技能培训-客经协助ppt课件.ppt

电话服务技巧培训 游戏规则 相互交流是更好的学习方法手机请转为按摩器随时欢迎提问题 掌声鼓励定时休息 不要随便进出走动按要求完成全部练习困了可以 眼睛别闭 如果违反 你有选择的自由 财经频道体育频道娱乐频道 学习目录 电话礼仪接听电话的技巧标准服务用语优质语音服务投诉处理技巧 电话礼仪 语调的魅力得体的问答电话留言留意时差 一 语调的魅力 用清晰而愉快的语调接电话 能显示职业风度和可亲的性格喜悦或烦躁都能通过语调流露出来面带微笑与对方交谈千万不要边打电话边嚼口香糖或吃东西 二 得体的问答 适时的接听礼貌的问候或开场白简洁到位的交谈礼貌的结束通话无论什么原因电话中断 都应主动进行重拨 三 电话留言 对于电话留言应在规定时间内予以回复即使对方不在场 也要向对方表明你已经回过电话了如无法亲自回 也要托付他人代办承诺后必须要实现 四 留意时差 打电话前要搞清楚地区时差 单位上下班时差尽量避免在休息日打电话即使客户告知家中等电话 也尽量避免进行拨打 学习目录 电话礼仪接听电话的技巧标准服务用语优质语音服务投诉处理技巧 小案例 我想要买一本书 于是就拨打一家知名书店询问有无此书 拨打数次后好不容易打通 刚说 我想要购买 书 请问 店员冷不丁问了一句 会员卡 我愣了 什么 你有会员卡嘛 没有 那你过来填个表吧 只用填几个地方 打几个勾就行 一分钟的事儿 我觉得她太cool了 几乎被她牵着鼻子走 只剩下一点点疑问 会员有什么用啊 我们给你送书 还能积分打折 1 接听电话的技巧 电话就像螺丝刀 可以将东西开启 也可以将东西弄坏 电话沟通与面对面沟通的区别小组讨论 电话沟通与面对面沟通的区别是什么 请记住 一般来说 服务人员在日常应接呼入电话时 有40 80 的时间我们会在听客户的声音叙述 也就是说 我们的工资中有40 80 是公司付给我们报酬来听别人说话的 仅从这点讲 我们也没有理由不重视电话的接听 而研究表明 通常人真正完整倾听到的只有1 4左右的内容 而在其它3 4的时间里 我们会忽视 遗忘 误解 歪曲传入我们耳朵中的话语 所以 电话接听技巧就显得尤其重要 2 接听电话的礼仪 1 接听电话的礼仪微笑面对每一个来电 着装整齐 愿意交谈 愿意付出 通电话是一种快乐 就算客户看不见 也要让他感觉到你的礼仪 2 重要的第一声 要有 我代表 公司形象 的强烈意识 不要使用 喂 您好 做为接听电话的开场白 标准开场白 表达服务意愿 3 要有喜悦的心情 保持良好的心情 控制你的面部表情 欢快的语调感染你的客户 抱着 对方看着我 的心态去接听每一个电话 请问您打电话具体要反映什么问题 您所反映的情况我已经做了详细的记录会尽快向相关部门反映的 4 认真清楚的记录 养成记录的好习惯 随时牢记5W1H技巧 WHEN何时WHO何人WHERER何地WHAT何事WHY为什么HOW如何进行 5 复诵来电要点 防止记录错误或者偏差而带来的误会 使整个工作的效率更高 避免重复来电的产生 尤其是对价格 程序等各方面的信息进行核查校对 6 语速均匀清晰 保持正确的端坐姿势 确保丹田之气不受阻滞 声音自然 流畅和动听 展现自信与热忱 根据客户的语速控制自己的语速 7 生活随意型 到 专业型 适合的修辞 用词的准确 表达的逻辑性 您没有必要担心以后又出问题了 这次问题解决后请您尽管放心使用 请问 您的名字叫什么 请问 我可以知道你的名字吗 欠缺的表示 很抱歉 让您久等了 更好的表示 非常感谢您的耐心等待 8 倾听时要避免干扰 环境干扰和打断 第三只耳朵 现象 迫不及待 情感过滤 思维遨游 记住 倾听不等于等候你说话的机会 9 挂电话时的礼貌 对造成客户不便之处表示道歉 感谢客户的拨打 让客户得到尊重 让客户先挂断电话 来者是客 以客为尊 标准结束语 检查客户满意度 比较 您还有其他问题吗 您对我的解释满意吗 您对我的服务满意吗 10 其他几点注意事项 处在等候状态的电话接通后 先要表示歉意 若因特别因素使对方在电话中久等 要马上致歉并简单解释原因 避免在电话中争论或有不佳的情绪反应 对方声音不清楚时 应该善意提醒 客户希望可以听见自己的名字 所以请尽可能用客户的姓来称呼客户 客户会感觉亲近 学习目录 电话礼仪接听电话的技巧标准服务用语优质语音服务投诉处理技巧 标准服务用语 服务规范用语服务禁忌 服务规范用语 建议 客户讲话声音小 很抱歉 您的声音太小 请您声音稍大一点好吗 接通后 没有声音 很抱歉 我听不到您的讲话 我稍后再与您联系 再见 电话声音噪杂 听不清客户讲话时 很抱歉 听不清您讲话 请您调整一下您所在的位置 好吗 服务规范用语 建议 客户发脾气 您现在的心情我可以理解 请您先消消气 能不能把详细情况告诉我 我会尽力帮您处理 客户表扬时 谢谢您 这是我 我们 应该做的 客户提建议时 您的建议 我已全面详细记录 感谢您对我们公司的大力支持 再见 服务规范用语 建议 遇到骚扰客户时 对不起 听不到您的讲话 再见 解答完毕客户无回应时 请问您还有什么业务需要咨询的吗 让客户等候时 很抱歉 请您稍等一下好吗 等待恢复通话 非常感谢您的耐心等待 很抱歉 让你久等了 使用规范及要求 对于特殊情况服务要做到 接通电话有 问声 要求客户有 请 声 客户合作有 谢 声 麻烦客户有 歉 声 挂断客户有 送 声常用礼貌用语分为 问候语 请字语 致谢语 征询语 道歉语 应答语 十字礼貌用语 服务禁语 1 直呼客户 喂 嘿 2 责问 训斥或反问客户 你的电话怎么回事 一会儿大 一会儿小的 我不是跟你说得很清楚了吗 谁告诉您的 您不明白 您这样说是不对的 干嘛还不挂机 难道您觉得 这样合适么 3 态度傲慢 厌烦 不行就是不行 你到底想怎么样 你问我 我问谁 我就这个态度 没办法就是没办法 有意见找领导去 有什么了不起 现在才说 早干嘛了 明明就是你不对 4 命令客户 你小声一点行不行 叫你旁边的人别说话 大声点 我听不清 5 推诿客户 我不清楚 你自己问去吧 不关我的事 这个没办法 服务禁忌 1 客户讲话时轻易打断客户 插话或转移话题2 客户挂机前主动挂机3 客户尚未挂机便与同事交谈4 解答过程中使用过多专业术语5 精神萎靡 态度懒散6 与客户发生争执7 责问 反问 训斥或谩骂客户 8 与客户交谈时态度傲慢9 与客户闲聊或开玩笑10 不懂装懂 搪塞 推诿客户11 频繁使用口头禅 非礼貌性语气助词 如 喽 嘛等 12 拖腔 语气生硬 顶撞客户13 通话时打呵欠 吃东西或嚼口香糖 学习目录 电话礼仪接听电话的技巧标准服务用语优质语音服务投诉处理技巧 优质语音服务 如何让你的电话具有亲和力优质语音服务的要求美化声音的定律 讨论 小组讨论 电话回访中存在的问题 电话回访中存在的问题 客户的不信任 客户的拒访 回访口径缺乏灵活性 由于沟通缺乏技巧导致不必要的投诉 缺乏必要的客户挽留 如何处理这些问题呢 一 如何让你的电话具有亲和力 情绪同步语音和语速同步生理状态同步语言文字同步 1 情绪同步 进入对方的内心频道 站在对方的立场为对方考虑 让对方觉得被了解 被尊重 2 语音和语速同步 视觉型的人 用视觉型模式跟他沟通 感觉型的人 用感觉型的模式沟通 听觉型的人 要用听觉型的模式跟他沟通 3 生理状态同步 我们要能察觉顾客的呼吸 我们能够想像顾客的表情 我们能够想像顾客的姿式 4 语言文字同步 在电话中我们能不能跟客户评议和文字同步 形成共鸣非常重要 要让顾客觉得 她这个人跟我很相似 用的字词都和我很相似 词汇使用不恰当 会给顾客带来臆测或者假想 电话沟通中的白金法则 要对客户说他们想听的话 而不是你自己想说的话钓鱼时用的鱼饵 并非你所喜欢吃的东西 而是鱼最喜欢吃的食物 你与客户交谈沟通时 谨记 投其所好 你不可能有第二次机会来建立你的第一印象无论是否有道理 一般人都不喜欢被人直接反驳 因此 当客户提出异议时最好不要开门见山地对起直接否定 而且在表达不同意义是 也最好用 是的 如果 自由发言 您觉得什么样的声音是好听的 如何说话才会让您觉得满意呢 二 优质语音服务的要求 咬字要清晰 发音标准 字正腔圆音量要恰当 以客户感知度为准音色要甜美 磁性 吸引力 让人喜欢听语调要柔和 轻重缓急 抑扬顿挫 热情上扬 语速要适中 与客户保持同步用语要规范 规范服务用语不离口感情要亲切 具备同理心心境要平和 始终控制好情绪和心态是否有口头禅 坚决杜绝 三 美化电话声音的定律 1 了解声音 影响人声音的有七个腔体 它们分别是 口腔鼻腔耳腔颅腔 咽喉腔胸腔腹腔 2 训练七法则 1 语调热情上扬2 吐字清晰 段落分明3 说话速度快慢适中4 善用停顿5 音量合宜6 言辞 音调要配合表情7 措辞高雅 发音正确 3 目前话务员声音存在的问题 声音呆板 不断重复 你面对的客户太多 常常又要说同样的话 你说着说着就丧失了热情 你有给定的脚本 照本宣科常常使你变得很机械 因为不是面对面 缺乏对方的表情反馈也会导致你的茫然 4 美化声音的八大定律 口鼻换气法一四二呼吸法口型练习法喘气法口吹气法 3 美化声音的八大定律 面对镜子大声朗读30分钟 录音修正自己的声音 练声 学习目录 电话礼仪接听电话的技巧标准服务用语优质语音服务投诉处理技巧 投诉处理技巧 客户投诉分析投诉处理技巧 分享 请学员列举你在日常生活中的投诉故事 并分析你当时为什么会投诉 并想通过投诉得到什么 一 客户投诉的原因分析 产品和性能本身方面存在缺陷 服务程序层面存在问题 他的期望没有得到满足 他此前已对其他什么心存不满 他很累 压力很大或遇到了挫折 他总是强词夺理 而不管自己是否正确 某种承诺没有兑现 受到冷漠 粗鲁或不礼貌 他不信任你或者你的公司 客户在投诉抱怨时想得到什么 希望得到认真的对待希望有人聆听希望有反应 有行动希望得到补偿希望被认同 被尊重 二 投诉处理技巧 沟通技巧 危机应对 业务知识 自我管理 内部支撑 1 投诉处理的宗旨 先处理 心情 后处理 事情 义正词 婉 理直气 和 2 投诉处理的四大原则 1 尊重原则2 理解原则3 敏感原则4 时效原则 3 投诉处理技巧九步曲 积极倾听表示关注 积极热情主动介入 真诚致谦 满足客户的情感需求 开放式问题发泄情感 了解实情 复述情感表示理解 提供信息帮助客户 设定期望值提供方案选择 达成协议 检查满意度 4 话务员应该做的十件事 和颜相待 不要争论 道歉 表示关注和理解 感同身受 如有错误 立即承认 明确表示承担替客户解决问题的责任 把重点集中在问题上而不是投诉本身 找到客户的所需 令客户感到舒服和放松 迅速行动并留意事态的发展必要使用三变法策略 变人 变时 变地 5 话务员不应该做的十件事 争辩 争吵 打断对方 直接拒绝客户 纠正客户的错误或批评客户 表示或暗示客户不重要 认为抱怨是针对个人的 有错误不承认 有含糊的表示 打太极 责备和批评自己的同事 过于情绪化 拖延或隐瞒坏消息 角色扮演 投诉处理练习 要求 学员以小组为单位进行讨论 其中一个小组成员扮演客户 另外一个小组成员扮演话务员 沟通情景尽量不要加入太多想象 扮演客户的学员尽量体验自己的感受 做到逼真 内容 当话务员把优惠内容介绍完以后 听到客户在说些什么 但听不清楚 如何应对 随后客户提高音量突然说到 你说的啥啊 我没听清楚 你们公司有意思没 推出的优