建筑公司材料采购管理ppt课件.ppt

采购任务及采购流程 内容概况 讲解办事流程 典型案例分析 2 如何完成采购任务 1 2 3 如何完成采购任务 任务 交派的工作 担负的责任 确保项目按时保质保量完成任务 采购处结合自身工作特点 及时高效完成采购任务 节约成本 提高利润 如何完成采购任务 采购处如何做到项目工程的保障工作 一 供应商方面 1 建立多个供应商网络 长期合作 工程周边 铺好道路 2 择优选择 09 12年采购处建立了框架协议供应商约150余家 通过筛选目前还有近20家在合作 3 资金控制 2012年先后有11个项目 付款比例占采购总额的60 今年继续加大合作力度 扩大挑选更多的生产厂家合作 保障今年项目的施工任务 如何完成采购任务 采购处如何做到项目工程的保障工作 二 协助新项目 确定材料供货厂家 在新项目开工前 采购处将协助项目经理 提前到项目周边考察市场 对项目的采购人员加强业务培训 在施工前将固定合作厂家确定 保障施工顺利进行 如何完成采购任务 采购处如何做到项目工程的保障工作 合格的采购员考核的标准 采购及时性 材料质量 材料价格 如何完成采购任务 采购处如何做到项目工程的保障工作 三 提高采购员的业务水平和办事效率 1 有一个良好的职业习惯 社交能力 分析能力 谈判 应变能力 有较强的工作责任感和事业心 原则性强 工作细心 能吃苦耐劳 有成本概念 有利润思维 2 多收集材料信息 熟悉产品的性能特点 同时还要有一定的预见性 做到未雨绸缪 3 对当天采购没有处理好的事情 次日马上处理 做到问题不推迟 尽最快解决 4 主动与人沟通 减少工作失误 提高工作效率 如何完成采购任务 采购处如何做到项目工程的保障工作 四 完善流程与办公软件的应用新年度采购处会组织与项目经理的交流会议 结合2012年采购情况 共同探讨有关流程方面 给采购工作所带来的瓶颈 采购处会进一步完善流程 重新整理了无纸化办公软件 完善了软件系统程序 提高了效率 新年度将投入使用 如何完成采购任务 项目关于采购方面应做到那些 一 施工前期的材料准备工作对于项目上一些必须的设备和耗材 如临时电材料设备等 耗材 可根据本企业所做过的工程经验 预先与采购处沟通做好准备工作 节省时间 提高工作效率 如何完成采购任务 项目关于采购方面应做到那些 二 关于每周二提单的思考 一定是规范大家提料要有计划性 提高现场施工员的业务能力 对施工现场施工进度的了解和材料的掌控 避免多提 错提 举例 施工队提料 只为干活方便宁愿多提 不会考虑成本 或者是只想到现在要用什么提什么 结果出现各方面的问题 三 计划提料所带来的好处 每次提料都需要签字过程和供货周期 不只是浪费时间且增加了成本 最终影响到工期 如何完成采购任务 项目关于采购方面应做到那些 四 重视项目采购 库房人员的组织应有专人处理项目采购工作和库房管理 避免流程不能有效执行 保证各类数据收集全面 准确 给工程结束后的结算工作打好基础 项目库管员的责任 1 项目材料的保管 对库房有的材料做到心中有数 2 所有库房涉及的票据填写 上账 3 入库材料的卸车 清点 摆放 材料卡的填写 4 负责出库材料的查找 核对 装袋 装车 5 每月盘点材料 核对账实是否相符 6 项目库存账 调拨帐 返料账目的统计 7 对于现场材料的使用情况 及时与项目经理汇报 第二章 办事流程讲解 3 采购处办事流程 提采购申请的注意事项 1 所提材料填写要求 序号 品牌 名称 要统一 规格 数量 技术指标及相关数据 到货时间等项目须填写齐全 2 使用专业要标注清晰 主材 辅材要明确 3 提单书面版与电子版要一致 4 提料单所提主材按预算要求单位执行 辅材要按最小单位描述 避免出现箱 盒 包 袋等不易统一的度量单位 提采购申请的要求 5 采购申请单上面不允许有任何更改涂抹 特殊原因需要更改的 到达采购处的单子 需要项目发函告说明更改原因 函告上需要有更改人和项目经理签名确认 项目自采的单子 需要由更改人 项目经理在更改处签字确认 6 采购申请单号不能编重复 空号要注明原因 7 各项目申请单中的联系人要对所提申请单能够明确阐述 电话号码除留小号外 必须要有外界联系电话 并保证能及时联系 8 审核合格的采购申请 需要根据采购分配情况在下方填写分配明细 例 1 5项 王东采购 采购申请单的要求 9 项目采购申请单编号如何编写 项目自采单子号 辽展项目自采申请单号 采购处批项目自采单号 PLZZC2012001 批辽展自采编号 10 当天下发完毕的采购单以编号顺序按项目存档在文件夹里 采购处办事流程 调配申请的要求 1 规定帐上有的必须优先使用 举例说明 例一 项目提材料电缆型号YJV5 6的 库房有NH YJV5 6的 必须调拨 例二 项目提软密封法兰蝶阀DN100的 库房有硬密封法兰蝶阀DN100的 必须调拨 2 项目与库房核对时也应将型号规格品名数量等表述准确 避免调拨错误而产生的运费 延误施工进度等情况发生 3 若因工程原因取消调拨 需提料人以书面形式 经项目经理签字后提交至库房 方可取消材料调拨 待施工方案确认后再提调拨申请 采购处办事流程 采购处采购材料的审批流程 采购处办事流程 项目采购材料的审批流程 采购处办事流程 询价单的相关要求 1 询价单是按照采购申请单的材料规格和数量填写 要有厂家盖章 厂家联系人姓名 联系电话 供货周期 付款方式 2 电话询价的要注明是电话询价 并留下对方电话 要留有效电话 3 询价单要在接单后24小时内发出 4 厂家报价单内容不可在定价前向外透露 注意报价单的收存 不可随意放置 5 记录好询价单的发放 避免一家多投现象 采购处办事流程 比价单的形成 1 必须3家以上比价 2 比价必须在同一标准 厂家级别 含税 运费 到货地点 同时含税含什么税 增值 还是普通 供货时间 付款方式 3 比价必须有一家以上的书面报价 4 特别注意的是比价时几家的价格差距太大时 应该考虑一下为什么存大这么大的价格差 一般来讲标准都相同的情况下 价格不会有太大差距 5 比价时能有品牌的必须标明什么品牌的 6 在审核厂家时 也要注意一下 厂家是否为正规厂家 采购处办事流程 说明的形成 1 为了减少不必要的手续 且用说明采购能清晰表述整个材料的采购过程的 2 近期采购过 材料市场价格波动小 没有价格变化的 直接写说明采购 3 因材料的特殊性 市场上经营有一定的区域性和局限性的 例如 加工定制类 商混类 4 零散材料 例如 钳子 壁纸刀 挂胶手套等 前提在项目建立初期已考察过的厂家 5 日期 时间 采购人及负责人签字 采购申请单号 项目 采购内容 厂家名称 厂家联系人 联系方式 供货周期 付款方式 是否含税含运费等 叙述完整清晰的事情经过 采购处办事流程 举例说明 板式换热器采购说明申请单号 TY2012001项目 桃源项目采购内容 此次申请采购板式换热器 2台说明 经联系我公司长期合作厂家四平市巨元瀚洋板式换热器有限公司与现场技术人员张建就此次我方使用要求及技术指标等电话沟通 由该厂家按照我方要求进行选型 最终技术指标确定并达成一致 该厂家提供的技术指标符合现场使用要求 注 体现出厂家名称 技术参数确认 是否是长期合作厂家 集团各企业所用板换均由该厂家提供 经了解该厂家1986年成立2005年成为中德合资公司 该厂家在中国板换行业从设计技术研发 生产产值等 均为领先企业 注 阐述该厂家与我们合作多久 厂家规模 此处适合生产厂家 大型供货商 针对该厂家此次所报的技术型号标准 进行价格的抽查对比 确认该厂家给我公司的价格相对合理 后附报价单 故此次继续与该厂家合作 采购处办事流程 注 体现了供货周期 付款方式 如何对价格经常抽查 单价金额多少 运费如何计算 注 询价是按同一标准询价且运费均单独体现 因开具发票时开具不了运费 故做合同时运费增加到序号1单价中 注 此处体现出运费在做合同的时候加在设备中 便于发票开具 特此说明 采购处办事流程 送货凭证的相关要求 1 必须制作送货凭证 2 送货凭证的附件有以下几种 a送货凭证和采购申请单 框架协议且厂家有价格表的 b送货凭证 说明 采购申请单 框架或非框架厂家的特殊材料 C送货凭证 比价单 报价单 采购申请单 框架或非框架厂家报价 3 送货凭证中各项信息要填写齐全 包括 材料名称 品牌 规格 数量 单价 总价 接货人 接货人电话 大号 小号 要求到货时间 到货地点 发货单位名称 电话 联系人 送货凭证填写人及电话 审核人 批准人 制表日期 是否含税含运费 供货周期 付款方式 一定要标注采购申请单号 采购处办事流程 送货凭证的相关要求 4 相关资质 检验合格证 材料质检报告等必须随材料同时进场 5 送货凭证中要特别注明 接货人员要严格按表中参数验收 如有不符 有权退货并及时通知采购员 字样 6 送货凭证单要及时制作 并同时发给接货库管员和供货厂家 厂家凭送货凭证送货 库管员依送货凭证验收后签字 一联留存 一联交由送货厂家 送货凭证是今后结款对帐的依据 7 各地项目无专职库房保管员的 由接货人与当地项目指挥单位沟通指定专人代为接收此单并开具材料出入库单 代为接收人及时将入库单据转给相关采购人员 送货凭证表讲解 H 2012年项目百分考核的课件汇总 赵经理课件 表3送货凭证 xls 从实际出发 改变程序 通过实际工作 送货凭证上更改的一项内容 1 要求厂家送货凭证上需要盖厂家公章和厂家签字及联系方式 2 库管员需要留存有公章的送货凭证 3 库管员手中留存的送货凭证将是最原始的凭证 并于项目结束后返回总库 从实际出发 改变程序 项目零星采购出现两种情况 1 不紧急的 直接做送货凭证 按常规流程执行 2 项目紧急的 量少的 项目经理安排两人经手到厂家直接采购拿回项目的 这样的情况如何处理 答 让厂家提供原始材料小票两联 盖厂家章 项目库管员按照原始小票接货开具出入库 小票留存一联 接验货人在原始小票上签字 采购员将本次采购过程形成说明 采购经办人签字 项目经理签字 说明按照采购说明要求执行 从实际出发 给项目提供参考 项目采购各环节该审核哪些 一 材料采购工作 采购员1 按照正确的项目自采的内容及时采购 2 合同 零星采购付款手续履行 3 负责协助采购处的付款手续办理 负责项目自采办款手续 二 采购申请单审核 下号 项目指定专人1 需注意 采购申请单内容是否属于项目自采项 签字是否齐全 日期及到货日期是否正确 专业是否分的正确 材料单位是否按照预算要求 材料型号规格提的要齐全 2 及时汇总项目采购申请单 每月2日上报采购申请汇总到采购处综合科回月处 3 将自采的和采购处采的申请分开汇总 从实际出发 给项目提供参考 三 送货凭证下号审核 1 需注意 送货凭证的采购数量与申请单数量是否一致 专业是否正确 送货凭证上把采购申请单号标上 金额是否正确 是否体现出含税含运费等 2 送货凭证的形成必须有说明或者比价 有比价的 必须有报价单 需与比价单相符 比价单与送货凭证相符 3 报价单必须有厂家盖章 4 签字必须带日期 从实际出发 给项目提供参考 四 合同下号审核 1 合同的附件是否齐全 合同审批表 送货凭证 采购申请单 比价单或者说明 合同付款审批表 除以上附件外 还需要出入库和有接货人签字的送货凭证 2 合同内容审核 甲乙双方名头是否正确 付款方式是否与送货凭证相符 材料金额是否相符 是否体现出含税含运费 乙方需提供增值税普通发票还是增值税专用发票 3 交货日期是否体现 交货人是谁 电话多少 履约地是否正确 甲方乙方是否正确 4 审核完毕的电子版合同按人名留档 采购处办事流程 合同 付款审批表审核时需注意哪些 1 审核合同审批时应该有合同审批表 付款审批表 若是货到付款的没有付款审批表 合同传真件 有厂家盖章和签字的 合同的附件 2 审核合同审批表和付款审批的填写是否正确 是否与合同一致 例如合同号 厂家名称 合同名称 付款方式 到货时间 价格 质保期等 3 付款审批上的付款金额一定要查看下是否达到付款条件 是否与签订的合同一致 若是货到付款一定要有到货证明 有库管 施工员签字的送货凭证 需要有厂家催货函的必须要有厂家催货函方可签付款审批 4 采购员必须先签字且任何时候签字时一定要签上日期 采购处办事流程 对框架协议厂家付款审批的要求 1 框架协议的厂家需要的附件有 付款审批表 厂家本月的对账汇总单 带有厂家盖章的 可以是传真件 同时采购员核对无误后在上面签字 有库管和当地施工员签字的到货证明 当时做的送货凭证附件的原件 2 看下框架协议签订表当时签订的付款方式和结款方式是什么 是否与采购员做的付款审批一致 3 附件是否都是一个厂家 是否都有到货证明 核对实际采购与采购申请单是否一致 且核对下总价是否正确 核对时以有到货证明签字的单据为准 4 看下付款审批表上的内容是否写的正确 合同号 厂家名称 金额的大小写 本次付款摘要等 项目框架厂家的签订原则 选择合作厂家原则 1 选择厂家按照先生产厂家 厂家办事处 省级代理商 市级代理商 规模大的经销商 2 选择厂家 需厂家提供以下证件 1 营业执照 2 一般纳税人资格证 3 委托代理人资格证 4 产品检验合格证 5 材料价格表 加盖公章 一式3份 6 代理资格证 根据厂家属于哪类供货商提供证件 与框架厂家合作需注意 1 当市场价格发生变化时 合作厂商必须提前通知项目 并征得项目同意 2 产品质量要求 技术标准 执行国家 地方颁发的质量标准和行业标准 乙方在供货时附出厂合格证书 项目框架厂家的签订原则 与当地厂家商务洽谈时注意三点合作方式 限于项目采购 1 付款方式为货到付款 全部标的物到达甲方指定地点并验收合格后 凭发票 甲方 日内以电汇形式支付合同总计金额100 的货款 2 付款方式为月末结款 即甲乙双方每月1日至10日开始对帐 对上月1日 31日帐 对帐核实无误后 乙方开具发票 甲方凭发票为乙方付款 付款方式为电汇 或支票 支付 3 付款方式为限额结款 即总额达到 元时 凭发票付款 总额不足 元时 甲乙双方月底进行对帐 对帐核实无误后 乙方开具发票 甲方凭发票为乙方付款 付款方式为电汇 或支票 支付 项目框架厂家的签订原则 确定项目阶段合作厂家的程序 限于项目采购材料 1 项目经理带领采购员考察周边市场 2 如有生产厂家 厂家办事处的可以直接洽谈合作 代理商如是独家代理的可以直接洽谈合作 3 经销商需要选择三家或多家上报基础报价 然后进行比对后方可确定最优合作厂家 比对中要综合考虑 价格 付款方式 供货周期 资质 规模 4 在最终确定合作厂家后 需要上报采购处厂家信息 经过审批同意后方可签订阶段合作协议 审批流程 项目采购员组织签订阶段合作协议 项目经理审批 主管领导 上报采购处 工程处备案 签订的阶段合作厂家协议合同一式六份 项目一份 厂家一份 财务处一份 采购处一份 工程处一份 预算处一份 合同存档工作 1 首先看下附件是否齐全 原件合同在是否三份 若不是则告知相关经手人 合格的话进行下一步 2 将签字齐全的合同审批表 合同付款申请表复印两份 3 将复印完毕的合同审批表 合同付款申请表 以及原件合同各一份进行装订 其余两份留存 便于给预算和财务下发 4 将附件按比价单 询价单 采购申请单的顺序 同时将一份原件合同放在上面进行装订 5 将合同审批表 合同付款申请表用胶水分别粘在前后两面 6 将装订完毕的合同用口取纸贴上合同的编号标签 同时用透明胶带封一下 7 将有标签的合同相关内容和付款信息在电子版合同编号登记表上进行登记核对 无误后在是否存档一栏写上存档 8 将登记完电子版的合同在书面的下发合同编号登记本进行再次登记 便于查看或停电时使用 暂时现在没有使用 9 把都登记完毕的合同按项目存档在档案盒里 项目零星采购登记存档 如遇零星采购的材料 首先登记采购材料帐 登记后 进行附件的存档工作 零星采购项目分为两类 项目紧急需要的材料 未做送货凭证的 凭厂家的小票验货入库的 需要具备 采购申请单 说明 说明上有两人经手的签字 项目经理签字 厂家小票 存档 非紧急的零星采购 做送货凭证的 具备 采购申请单 送货凭证 有接验货人签字的 一起存档 采购处办事流程 库房办事流程 精打细算节约费用快速周转体现价值 一 入库 1 材料到达前 供货商要事先通知接收库管员并提供相关书面凭证 送货凭证 以便接收方做好接收材料准备工作 供货厂家自填的材料名细必须与送货凭证统一 2 送货凭证 或 调拨单 需清晰显示送货单位名称或送货单位印章 货品的名称 规格 型号 数量 单价及申请人 采购人 接收人须填库管员 3 库房管理员凭 送货凭证 或 调拨单 验收材料 库管员负责接收 现场施工员验收 需要验斤的要组织验斤 并将验斤单确认后交采购员 有权拒绝不合格或手续不齐全的材料入库 杜绝只见单据不见实物进行入库 4 库房管理员验收材料时 必须要有专业的施工人员验收 卸车前验收无误后方可卸车 在 送货凭证 或 调配单 上签字 5 当所送货物数量与需求不符时 库管员须当场通知采购员或配送单位 库管员有权选择按现有条件接收或拒绝接收 若接收须在材料清单上注明实际收到货物数量 并按流程接收 精打细算节约费用快速周转体现价值 入库 6 材料到现场后的卸货及库房整理等工作 由库管员申请项目负责人安排相关人员实施 对于材料到场超过一个小时无人装 卸车的或装卸车不及时的 采购处有权报综合办对相关责任人进行处罚 7 合同已订需批次进场的 且需随时配合工程施工的材料 商砼 由申请单位两人以上负责签收 并于24小时内将收货单经项目负责人签字后上交到库管员处 库管员定期与供货商对帐 并开据出 入库单 当商砼需添加外加剂时 申请单位要派人到现场监督并制作监督记录公司留存 对于收货单未按规定上交的或缺少的 由项目负责人负责对相关人员进行处罚 8 采购员在要求厂家开发票之前要与库房员沟通 发票按出入库名头与内容开具 9 库管员根据采购处下发的厂家送货通知单上的实物数量及金额当天及时入库 并将入库单及时交由采购员手中 采购员不在当地的 可电话通知采购员并代为保管 精打细算节约费用快速周转体现价值 出库 1 各库房领用材料做到定时出库管理 即每天上 下午各四个小时为规定领料 返料时间 具体时间可依不同工地同各地项目负责人共同制定 逾期不予办理 2 严禁未经库管员同意或知情时 私自打开库房拿走材料 一经发现有权按偷盗处理并承担相应丢货损失 3 材料出库后库管员必须马上做好账目登记 包括材料卡和电子帐24小时内完成 4 大型主材 例如焊管 镀锌管 钢筋 水泥 大型设备等不可入库进行管理的 须在到货时直接办理入 出库手续 此处可先记帐 手续24小时内补齐 5 一经领出的的材料 设备 机具 由领用方负责实物管理 6 采购员报销所需的出库单 可按入库总数开据出库单 但所有联留存 只有第二联 报销联 定期统一交接给采购员并在交接纪录表签收 精打细算节约费用快速周转体现价值 返料 往总库返料 1 需提前三天时间告知库房 库房将提前安排材料摆放位置 2 所有施工剩余材料的返回 填写返料明细单 注明名称 型号 规格 单位 数量等相关参数同时注明返料原因 坏损材料 例如 施工拆改等情况造成 3 返回材料需返货方 项目负责人签字 4 返回时破损材料不入帐 不在返货单范围 可实物保管 返货公司修好后可返库 修不好