纠正和预防措施管理制度

1 纠正和预防措施管理制度纠正和预防措施管理制度 1 主题内容与适用范围主题内容与适用范围 本制度规定了在生产质量管理过程中 对发现的潜在风险所采取的纠正和预防性措 施的行动 以减轻已发生问题所产生的影响 降低产品缺陷率 减少发生偏差的几率 使企业所生产产品的质量符合预定用途和质量标准 提高客户满意度 本制度适用于产品生产过程中的偏差和实验室异常检验结果偏差及产品的投诉 召 回 自检 外部审计 产品年度回顾分析等一切与产品质量相关的活动中 预先发现问 题或发生偏差后所采取的措施 2 引用标准引用标准 药品生产质量管理规范 2015年修订 药品GMP指南 质量管理体系分册 药品GMP指南 口服固体制剂分册 3 职责职责 3 1 质量保证部负责建立和维护预防和纠正措施系统 跟踪预防和纠正措施的实施 进展 确保其合理性 有效性 充分性 3 2 质量受权人负责批准涉及产品召回 药品监督管理部门检查发现等风险级别较 高问题的整改措施的落实 3 3 质量副总负责批准预防和纠正措施的执行 变更或延期 3 4 预防和纠正措施负责人负责定期检查整改措施计划的实施及完成 当整改措施 计划因特殊原因需要变更或延长时 预防和纠正措施负责人要提前提出申请 并得到 质量副总的批准 3 5 操作人员在偏差发生时 要按要求采取适当的措施 并及时报告主管或直接领 导 4 管理内容管理内容 4 1 定义 2 4 1 1 纠正措施 为消除已发现的不合格或其他不期望情况的发生所采取的措施 该措施 是针对已发生偏差事故的根本原因 为减少或消除偏差事件 4 1 2 预防措施 为消除潜在不合格或其他潜在情况的发生所采取的措施 该措施是为了 防止不合格或其他潜在不期望情况的发生 4 1 3 根本原因 通过各种方法和工具 对已发生的偏差事件深入分析而确定偏差事件发 生的内在根本因素 4 2 纠正和预防措施 CAPA 的实施流程 图 1 问题识别问题识别 2 评估评估 3 问题调查问题调查 4 分析 确认根本原因分析 确认根本原因 5 制定制定CAPA计划计划 6 执行执行CAPA计划计划 7 CAPA跟踪跟踪 8 CAPA关闭关闭 类似问题是否曾经发生 计划批准 措施完成 有效 联系以前调查的相关信息 制定措施行动 确定 责任人员 完成日期 是 否 是 是 否 4 3 问题识别 3 4 3 1 生产偏差与检验结果异常偏差的识别与报告详见 偏差处理管理制度 编 码 ZL AK SMP 005 和 检验结果超标调查处理操作规程 编码 ZL AK SOP 004 4 3 2 对来自于投诉 产品缺陷 召回 自检或外部检查结果 工艺性能和产品质量 监测趋势等偏差事件 在确认已存在质量问题时 应立即报告质量保证部 4 3 3 报告时应详细 清楚地对问题进行描述 4 3 3 1 应该发生什么 4 3 3 2 实际发生了什么 4 3 3 3 问题怎样发生的 什么地方发生的 4 3 3 4 什么时间发生的 4 3 3 5 什么时间发现的 怎样发现的 4 3 3 6 立即采取了哪些措施 4 3 4 偏差事件发生部门应进行初步调查 并立即采取适当的纠正措施 以减小负面 影响 4 4 评估 通过评估 确定问题的严重程度 以及是否需要采取整改措施 若需要 根据风险 评估等级确定措施级别 评估主要包括 4 4 1 问题所造成的潜在影响评估 确认并记录影响到的所有方面 包括成本 安 全 可靠性和客户满意度等 4 4 2 对企业和顾客影响的风险评估 基于影响程度的评估 确认问题的严重程度 4 4 3 在生产质量管理过程中 能够采取立即纠正措施解决发生的问题 无需建立纠 正和预防措施计划 立即采取的纠正措施可以不归入纠正预防措施体系进行管理 只需 记录相关内容并跟踪确认实施效果 4 5 调查 4 5 1 成立调查小组 制定完整的根本原因分析调查程序 4 5 2 确定调查的目的 调查方法 人员职责和所需的资源 4 5 3 调查问题产生的根本原因 收集涉及问题相关所有方面的数据 如 设备 人 员 工艺 设计 培训等 4 4 5 4 收集数据 4 5 4 1 其他相似或相同的问题 4 5 4 2 物证 如 与问题相关的样品 图片或其他的实物 4 5 4 3 管理程序 尤其是与调查问题有关的程序 4 5 4 4 用于培训的文件 参与培训的人员 4 5 4 5 相关的批记录 4 5 4 6 供应商或企业内部的检验报告书 4 5 4 7 与产品 原材料质量有关的资料 包括任何偏差 实验室调查 4 5 4 8 与供应商有关的调查资料 4 5 4 9 相关生产区域 设备 系统 等资料 4 5 4 10 与调查相关的变更控制 4 5 4 11 顾客投诉记录 4 5 4 12 相关药品监管部门检查报告 4 5 4 13 取样记录 原始检查数据 仪器的使用记录 4 5 4 14 设备校验历史记录 设备运行参数记录 4 5 4 15 年度产品回顾资料 4 5 4 16 产品稳定性试验数据 4 6 分析 4 6 1 对收集的数据资料进行原因分析 找出最有可能的原因 4 6 2 信息资料分析 4 6 2 1 分析信息资料 并确定 是否已详细说明报告问题的影响因素和范围 问题是否与类似的问题有关联或正成为某趋势中的一部分 是否需要额外的信息资料 可能的根本原因 可能的纠正 预防性措施 4 6 2 2 在以上信息的基础上 进行初步根本原因分析 5 评估相应的实施 在人 机 料 法 环等方面的变化 分析人 机 料 法 环变化之间的关联性 如果经过分析没有能确定明确的根本原因或所有可能的原因都已经被排除 就需 要进行进一步的分析和评估 分析过程中应确保资料信息完全支持所得出的结论 并对分析过程中的所有活动 和结论予以记录 4 6 3 根本原因判断 4 6 3 1 通过分析小组的分析来确定根本原因 4 6 3 2 确定可能的原因 从列出的有关事实 关联中排除与资料信息不符的原因 确定所有可能的根本原因 4 6 3 3 挑选根本原因 根据人 机 料 法 环等关联变化 相应的资料数据 在 所有可能的根本原因中 挑选与资料最相符的根本原因 4 6 3 4 即使没有确定的根本原因 也应记录原因分析过程中所有活动总和的结论 4 6 3 5 所有用于根本原因分析的支持文件必须作为问题定性和根本原因分析依据或 调查报告文件所附的一部分 4 7 制定CAPA计划 4 7 1 针对根本原因制定全面的 适当的纠正和预防性措施 4 7 2 是否建立CAPA整改小组及整改小组的组成规模取决于CAPA目标达成的风险级别 和困难程度 4 7 3 一般情况下 对于风险级别较低的CAPA 有质量保证部确定的CAPA跟踪协调人 负责确定CAPA整改负责人 4 7 4 对于来自于如召回或药品监督部门检查发现的风险级别较高的CAPA 应有质量 受权人和企业负责人共同确认CAPA整改小组的组织结构 4 7 5 整改小组成员可以仅负责CAPA其中一项行动 也可以贯穿于整个行动 每一 CAPA整改小组应制定措施负责人 4 7 6 确定措施方案 6 4 7 6 1 确立所有可能的解决方案 可以消除根本原因的长期解决方案 对不能消除 根本原因的 列出可以降低风险的解决方案 4 7 6 2 针对确认的根本原因 审核每一纠正和预防措施的恰当性 4 7 6 3 制定的计划包含人员职责 措施行动 计划完成时间 4 7 6 4 按风险级别和审批规定 纠正和预防措施计划应获得质量保证部负责人或质 量受权人的批准 4 7 6 5 在正式执行计划前应与相关人员做好沟通工作 4 8 执行CAPA计划 4 8 1 根据批准的计划 CAPA整改小组和相关部门负责人共同确定行动计划的具体执 行 4 8 2 CAPA计划的变更 延迟应上报质量保证部 并得到质量副总的批准 4 8 2 1 CAPA有任何改变 如截止日期变化 行动责任人变化 整改措施变化 CAPA 责任人都需以书面形式向质量保证部提出整改措施变更申请 获得质量副总的批准 对 于来自于诸如药品监管部门检查出的问题的整改措施 还需进一步取得质量受权人 企 业负责人的批准 4 8 2 2 申请报告中需详细描述CAPA到目前进展情况 对现有系统或程序的影响 在 截止日期内未完成的原因 以及CAPA新预期完成日期 4 8 2 3 批准后 CAPA跟踪协调人在跟踪系统中输入变更内容包括修改后的完成日 期 4 8 3 CAPA支持文件和证据材料的收集 CAPA跟踪协调人收集所有CAPA计划中相关 的文件 支持文件和证据材料可以是相关文件的签字页复印件 如SOP 培训记录 或其 相关可追溯性的企业内部文件编号 4 9 CAPA的跟踪 4 9 1 CAPA跟踪协调人在跟踪系统中设定CAPA系统唯一性跟踪号 将CAPA信息录入 跟踪系统并与相关行动负责人定期沟通行动进展情况 4 9 2 录入跟踪系统信息 可包括但不仅限于 4 9 2 1 CAPA跟踪号 7 4 9 2 2 CAPA来源地文件 如来自生产偏差 客户投诉等 4 9 2 3 问题简要描述 4 9 2 4 CAPA行动描述概要 4 9 2 5 CAPA负责人 4 9 2 6 受影响的区域 4 9 2 7 计划完成日期 4 9 2 8 CAPA目前的状态 例如进行中 完成 过期 4 9 2 9 过期完成的原因解释 4 9 2 10 实际完成日期 4 9 3 跟踪结果应形成文件 定期报告管理层 必要时 上报药品监督部门 4 9 4 建立CAPA监控系统确认CAPA的有效性 应建立短期和长期的监控系统监控CAPA 的有效性 4 10 CAPA的关闭 4 10 1 CAPA的完成不仅包括确认批准的整改措施已经全部完成 还包括评估和确认 纠正和预防措施的合理性 有效性和充分性 4 10 2 确认整改措施全部完成 4 10 2 1 所有的措施计划已经完成 4 10 2 2 所有的变更完成 过程中所有发生的变更予以了记录 4 10 2 3 所有相关的员工在变更实施后经过了培训 且能掌握相关内容 4 10 2 4 相关信息已反馈到质量受权人和整改措施负责人 4 10 2 5 确认了措施的实施对产品和服务不会造成不利影响