管理信息系统分析、评价及运行管理.ppt

第8章管理信息系统的分析及评价 第一节可行性分析和详细调查第二节管理业务调查第三节数据流程调查第四节数据字典第五节描述处理逻辑的工具第六节系统化分析第七节研究和确定管理模型第八节提出新系统的逻辑方案 系统分析概述 汇总系统调查中所得文档资料 对组织内部整体管理状况和信息处理过程进行分析 业务和数据的流程是否通畅 是否合理 数据 业务过程和实现管理功能之间的关系 老系统管理模式改革和新系统管理方法的实现是否具有可行性等 确定用户的需求及其解决方法 开发者关于现有组织管理状况的了解 用户对信息系统功能的需求 数据和业务流程 管理功能和管理数据指标体系 新系统拟改动和新增的管理模型 任务 内容 目的 第一节可行性分析和详细调查 本节内容 一 可行性分析二 详细调查 可行性分析的任务明确开发应用项目的必要性和可行性 可行性分析的内容管理上的可行性技术上的可行性经济上的可行性 一 可行性分析 1 可行性分析报告是可行性分析结果的表述内容包括 系统简述 项目的目标 所需资源 预算 期望效益 可行性的结论可行性结论要求明确指出以下三者之一 可以立即开发 改进原系统 目前不可行 推迟开发 一 可行性分析 2 详细调查的目的完整掌握现行系统的现状 发现问题和薄弱环节 收集资料 为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑方案设计做好准备 详细调查应遵循用户参与的原则做到系统开发人员和管理人员互补不足 共同研究存在问题和解决方案 二 详细调查 1 详细调查的方法开调查会访问发调查表参加业务实践调查过程中应尽量使用各种形象 直观的图表工具 详细调查的主要内容管理业务调查数据流程调查 详细调查 2 建立MIS的目的在于提高管理水平 应当把建立新系统看成是对组织的一种有目的改变过程 因此对现行管理业务的调查十分重要 本节内容 一 组织结构调查二 管理功能调查三 管理业务流程调查 第二节管理业务调查 一 组织结构调查 1 组织结构指的是一个组织 部门 企业 车间 科室等 以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系 组织结构图的作用 反映组织的组成和内部之间隶属关系的树状结构图通常可用组织结构图来表示 见下页 一 组织结构调查 2 天瑞集团组织结构图 广州五十铃客车有限公司组织结构图 学校出版社组织结构与物流图 1 组织 业务关系图的作用 反映组织各部分在承担业务时的关系2 组织 业务关系图实例 反映组织各部分在承担业务时的关系 二 管理功能调查 1 功能指的是完成某项工作的能力 调查中可以用功能层次图来描述从系统目标到各项功能的层次关系 下页是一张某销售系统的管理功能层次图 销售系统管理 销售计划管理 成品库管理 销售合同管理 销售核算管理 市场预测 销售历史资料管理 编制年度销售大纲 编制销售计划 合同有效性审查 合同执行情况分析 合同登记和变更 销售利润核算 销售统计分析 出入库管理 库存统计 市场预测 市场分析 销售管理子系统功能一览表 三 管理业务流程调查 1 调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行 内容包括 各环节的处理业务 信息来源 处理方法 计算方法 信息流经去向 提供信息的时间和形态 报告 单据 屏幕显示等 描述管理业务流程的图表有 管理业务流程图表格分配图 1 作用 可以帮助我们了解某项业务的具体处理过程 发现和处理系统调查工作中的错误和疏漏 修改和删除原系统的不合理部分 在新系统基础上优化业务处理流程 管理业务流程分析 2 管理业务流程图 TransactionFlowDiagram 简称TFD 就是用一些尽可能少的规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程 业务流程图易于阅读和理解 是分析业务流程的重要步骤 3 工具 业务流程图TFD 业务流程图就是用一些尽可能少的规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程 业务流程图的基本符号 业务处理单位 业务处理功能描述 表格 报表制作 收集 统计数据 信息传递过程 数据 文件存档 业务流程图举例 计划处 银行 技改处 各部门各单位 局领导 上级领导 投资总规划 更新改造贷款规模 开会讨论 报表 审批 综合平衡 讨论 批准 下达各单位各部门 正式计划 计划 各单位上报表 计划处 各部门各单位 技改处 银行 各部门各单位 存档 车间 用料计划 领料单 未批准领料单 库长 已批准领料单 库存账 用料流水账 库工 缺料通知单 订货单 合同 入库单 采购员 补充订货单 催货单 提货通知单 供货单位 领料通知 库存报表 有关部门 有 无 优点 符号简单明了 易于阅读和理解业务流程缺点 对专业性较强的业务处理细节缺乏足够的表现手段适用于反映事务处理类型的业务过程 试按以下业务过程画出业务流程图 成品库保管员按车间送来的入库单登记库存台账 发货时 发货员根据销售科送来的发货通知单将成品出库 并发货 同时填写三份出库单 其中一份交给成品库保管员 由他按此出库单登记库存台账 出库单的另外两联分别送销售科和会计科 出库单 入库单 出库单 出库单 发货通知单 保管员 发货员 车间 销售科 会计科 库存台帐 管理业务流程调查 表格分配图 表格分配图 第三节数据流程调查 本节内容 一 数据流程图及其绘制用符号二 数据流程图实例三 绘制数据流程图的方法四 功能 数据分析 1 数据流程分析 把数据在组织 或原系统 内部的流动情况抽象地独立出来 舍去了具体组织机构 信息载体 处理工作 物资 材料等 单从数据流动过程来考查实际业务的数据处理模式 2 内容 信息的流动 传递 处理 存储等的分析 3 目的 发现和解决数据流通中的问题 如 数据流程不畅 前后数据不匹配 数据处理过程不合理等等 一 数据流程图及其绘制用符号 4 工具 数据流程图 DataFlowDiagram 简称DFD 基本符号 图18 9 P354 外部实体 处理过程 数据存储 数据流向 数据流程图示范 外部实体 指本系统之外的人或单位 他们和本系统有信息传递关系 在绘制子系统的数据流程图时 子系统之外的人或单位 也是外部实体 应在方框中标明外部实体的名称或编码 处理过程 用来表示处理逻辑 图形下部填写处理的名称 上部填写该处理的编号 数据存储 表示数据文件 文件夹或帐本等存储数据 必须标明数据文件的标识编码和文件名称两部分信息 数据流 表示流动着的一项数据或一组数据 绘图时应有文字信息说明数据流的名称 数据流程图的层次性 数据流程图通常由顶层 中间层和底层组成 顶层仅有一张 由最简单 最基本的处理逻辑组成 说明了系统的边界 明确表示出系统输入和输出的数据 中间层的多少由系统的复杂程度而定 大的系统中间曾高达7至8层 小的系统可能没有 或者仅有一至两层 绘图原则 采用自顶向下 逐层分解 由粗到细的结构化分析方法绘制 正确确定顶层图的外部项 即不受系统控制 但影响系统运行的外部条件 外部项的确定基本上确定了该系统与外部环境的界面 保持图面的布置均衡 绘图时先从左侧开始再向右侧延伸 从左侧先划出外部实体 居中位置画出外部实体所产生的处理逻辑和数据流 右侧画出系统的输出 数据流大体是从上而下 由左向右分布 保持各层图的平衡 二 数据流程图实例 成品销售管理数据流程图 试按某储蓄所存 取 款过程画出数据流程图 储户将填好的存 取 单及存折送交分类处理处 分类处理处按三种不同情况分别处理 如果存折不符或存 取 单不合格 则将存折及存 取 单直接退还储户重新填写 如果是存款 则将存折及存款单送交存款处处理 存款处理处取出底账登记后 将存折退还给储户 如果是取款 则将存折和取款单送交取款处处理 该服务台取出底账及现金 记帐后将存折与现金退给储户 从而完成存 取 款处理过程 请画数据流程图 由需购置设备的部门填写申购表格 将此表格送交设备科 设备科填写预算表格送财务处 财务处核对后 将资金返回设备科 设备科利用资金购买设备 购得设备送需购设备的部门 将收据送财务处 某仓库管理系统按以下步骤进行信息处理 试画出其数据流程图 1 保管员根据当日的出库单和入库单通过出库处理和入库处理分别将数据输入到 出库流水账 和 入库流水账 并修改 库存台帐 2 根据库存台帐由统计 打印程序输出库存日报表 3 需要查询时 可利用查询程序在输入查询条件后 到库存台帐去查询 显示查询结果 存折 储蓄所存 取 款过程数据流程图 业务处理 取款单 底帐 储户 取款处理 存款处理 现金库 存折 存款单 存折 存取单 不合格存折 不合格存取单 存折 存折 存款凭证 取款凭证 经对某公司原手工管理工资系统调查得知 该公司月末发工资 处理过程是 每月20 25日由财务科根据已经存档的上月工资发放清单和人事科送来的人员工资变动表 抄写本月工资发放清单中的前三项 工资发放清单共六项 部门 姓名 基本工资 扣款 应发工资和签名栏 总务科每月26日将扣款清单财务科 由财务科按扣款清单将扣款数填入本月工资发放清单 最后计算出每个职工应发工资数 并填入工资发放清单 请按以上过程画出数据流程图 顾客 供应商 1 处理业务 订货单 发货单 订货单 发货单 配件库存 汽车配件公司 第一层数据流程图 三 绘制数据流程图的方法 数据流程图是分层次的 绘制时采取自顶向下逐层分解的办法 供应商 销售 订货单 发货单 汽车配件公司 第二层数据流程图 1 1 采购 1 2 订货单 发货单 到货通知 会计 1 3 收据 收据 向供应商的订货单 顾客 配件库存 顾客 采购 编辑订货单 订货单 汽车配件公司 第三层数据流程图 1 1 1 确定顾客订货 1 1 3 产生暂存订货单 1 1 5 对照暂存订货单 1 1 6 业务员 开发货单并修改库存 1 1 4 不合格 顾客 D2 可发订货 不满足的订货 登录新顾客数据 1 1 2 到货通知 新顾客 编制销售和库存报表 1 1 8 销售历史 D5 应收款明细账 D10 合格的订货单 检索库存 1 1 7 经理 询问库存 库存状态 配件库存 D3 配件库存 D3 销售订货单 D3 数据流程图的作用分析信息流程可在图中规划计算机处理部分向数据库设计过渡确定存储方法用相应的方法表达处理方式 1 功能 数据分析是在业务流程 数据流程及数据分析的基础上 为了整体地考虑新系统的功能子系统和数据资源的合理分布而进行的系统化的分析 2 功能 数据分析是通过U C矩阵的建立和分析来实现的 四 功能 数据分析 3 数据分析的工具 U C矩阵 U C矩阵的功能通过U C矩阵的正确性检验 及时发现前段分析和调查工作的疏漏和错误 分析数据的正确性和完整性 通过对U C矩阵的求解过程最终得到子系统的划分 通过对子系统之间的联系 U 可以确定子系统之间的共享数据 U C矩阵的建立 U C矩阵的正确性校验 利用 数据守恒 原理完备性检验 具体的数据项必须有一个产生者 C 和至少一个使用者 U 功能则必须有产生或使用 U或C 发生 一致性检验 具体的数据项必须有且仅有一个产生者 C 无冗余性检验 指矩阵中不允许有空行或空列 表上移动作业过程 U C矩阵的求解U C矩阵的求解过程就是对系统结构划分的优化过程 基于子系统划分应相互相对独立且内部凝聚性高这一原则 U C矩阵的求解过程是一种聚类操作常通过表上作业法来完成 具体操作方法是 调整表中的行变量或列变量 使得 C 元素尽量地朝对角线靠近 然后再以 C 元素为标准 划分子系统 系统功能划分系统逻辑功能的划分 在求解后的U C矩阵中划出一个个的方块 每一个小方块即为一个子系统 划分时应注意 沿对角线一个接一个地画 既不能重叠 又不能漏掉任何一个数据和功能 小方块的划分是任意的 但必须将所有的 C 元素都包含在小方块内 子系统划分 数据联系 数据资源分布所有数据的使用关系都被小方块分隔成了两类 一类在小方块以内 一类在小方块以外 小方块以内所产生和使用的数据 主要放在本系统的计算机设备上处理 小方块以外的 U 表示各子系统之间的数据联系 这些数据资源今后应考虑放在网络服务器上供各子系统共享或通过网络来相互传递数据 第四节数据字典 本节内容 一 数据字典的作用和内容二 数据字典的定义 数据字典是关于数据流程图内所包含的数据元素的定义及说明的集合 是关于数据的数据 数据字典由数据项 数据元素 数据流 数据存储 处理逻辑和外部实体组成 数据字典的要求 完整性 一致性 可用性 数据项 数据的最小单位 描述数据的静态特性 数据项编号 I02 01数据项名称 材料编号别名 材料编号简述 某种材料的代码类型及宽度 字符型 4位取值范围 0001 9999 数据流 由一个或一组固定的数据项组成 定义数据流时 不仅要说明数据流的名称 组成等 还应指明它的来源 去向和数据流量等 数据流编号 F03 08数据流名称 领料单简述 车间开出的领料单来源 车间去向 发料处理模块组成 材料编号 材料名称 领用数量 日期 领用单位数据库流量 10份 时高峰流量 20份 时 上午9 00 11 00 数据存储 描述数据的逻辑存储结构 数据存储编号 C03 08数据存储名称 库存账简述 存放配件的库存量和单价数据存储组成 配件编号 配件名称 单价 库存量 备注关键字 配件编号相关联的处理 P02 P03 处理逻辑的定义 仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明 处理逻辑编号 P02 03处理逻辑名称 计算电费简述 计算应交纳的电费输入的数据流 数据流 电费价格 来源于数据存储文件 价格表 数据流 电量 和 用户类别 来源于处理逻辑 读电表数字处理 和数据存储 用户文件 处理 根据数据流 用电量 和 用户信息 检索 用户文件 确定该用户类别 再根据已确定的该用户类别 检索数据存储文件 价格表 以确定该用户的收费标准 得到单价 用单价和用电量相乘得该用户应交纳的电费 输出的数据流 数据流 电费 一是去外部项用户 二是写入数据存储文件 用户电费帐目 处理频率 对每个用户每月处理一次 外部实体 外部实体编号 S03 01外部实体名称 用户简述 购置本单位配件的用户输入的数据流 D03 06 D03 08输出的数据流 D03 01 第五节描述处理逻辑的工具 数据流程图中比较复杂的处理逻辑可以用本节介绍的描述工具来加以说明 本节内容 一 判断树二 判断表 又称决策表 三 结构化语言表示法 一 判断树如果一个动作的执行不只是依赖一个条件 而是与多个条件有关 那末这项策略的表达就比较复杂 可以用判断树表达 例一 某公司给购货在5万元以上的顾客以不同的折扣率 如果这样的顾客最近3个月无欠款 则折扣率为15 虽然有欠款但与公司已经有20年以上的贸易关系 则折扣率为10 否则折扣率为5 移动通信公司为促进业务的发展发行各种优惠卡 其中包括金卡 银卡和普通卡三种 用户可以依据其信用度享受不同额度的透支 其中金卡 银卡和普通卡允许透支的额度分别为1000元 500元和100元 发生的规则如下 从未发生过话费拖欠 且每月通话费在300元 含 以上者可获金卡 每月通话费在150元 含 以上者可获银卡 低于150元者可获普通卡 发生过话费拖欠 能在规定时间内补清欠款 每月通话费在300元 含 以上者可获银卡 每月通话费在150元 含 以上者可获普通卡 发生过话费拖欠 并未能在规定时间内补清欠款 无论每月话费多少均不能获得优惠卡 二 判断表 又称决策表 一些条件较多 在每个条件下取值也较多的判定情况 可以用判断表表示 判断表 又称决策表 可以清晰地表达条件 决策规则和应采取的行动之间的逻辑关系 表的左上部是条件说明 左下部是行动说明 右上部是条件的组合 右下部是条件组合相对应的行动 处理订货单的判断表 描述工具二 判断表 决策表 例一 某货运站的收费标准如下 若收件地点在本省 则快件每公斤6元 慢件每公斤4元 若收件地点在外省 则在25公斤以内 包括25公斤 快件每公斤8元 慢件每公斤6元 如果超过25公斤时 快件每公斤10元 慢件每公斤8元 试绘制确定收费标准的判断表 商业中心按以下决策规则确定商品的订货决策 1 当某种商品的库存量低于最低储备量时 就应该订货 2 当库存量高于或等于订货点时 不应该订货 3 库存量低于订货点 且该种商品上月销售金额大于或等于5000元时 应订货 小于5000元时 不订货 试按此画出库存订货判断树和判断表 内容包括决策规则号 条件和应采取的行动 请根据下述库存量监控功能的处理逻辑画出判断树 若库存量小于等于0 按缺货处理 若库存量小于等于库存下限 按下限报警处理 若库存量大于库存下限 而又小于等于储备定额 则按订货处理 若库存量大于库存下限 小于库存上限 而又大于储备定额 则按正常处理 若库存量大于等于库存上限 而又大于储备定额 则按上限报警处理 试绘制一张确定物资采购批准权限的判断表 要求能描述以下内容 1 购买50元以下物资不要批准手续 2 购买50 500元的物资应由供应科长批准 3 购买500元以上物资需经厂长批准 三 结构化语言表示法 结构英语表示法是一种模仿计算机语言来描述处理逻辑的方法 它使用了由 IF THEN 和 ELSE 等词组成的规范化语言 允许三种基本语句 即简单的祈使语句 判断语句 循环语句 见右例 IF欠款时间 30天IF需要量 库存量THEN立即发货ELSE先按库存量发货 进货后再补发ELSEIF欠款时间 100天IF需求量 库存量THEN先付款再发货ELSE不发货ELSE要求先付欠款 三种表达工具的比较这三种工具的使用范围可概括比较如下 1 判断树使用于10 15种行动的一般复杂程度的决策 有时可将判断表换成判断树 便于用户检查 2 判断表适合于多个条件的复杂组合 虽然判断表也适用于很多数目的行动或条件组合 但数目庞大时使用也不方便 3 如果一个判断包含了一般顺序执行的动作或循环执行的动作 则最好用结构化语言表达 第六节系统化分析 本节内容 一 系统化分析的目标和内容二 数据属性分析三 确定新系统的数据处理方式 一 系统化分析的目标和内容 1 系统化分析的目标在对原有系统调查的基础上 分析并找出原系统业务流程和数据流程的不足 提出优化和改进的方法 给出新系统要采用的信息处理方案 一 系统化分析的目标和内容 2 系统化分析的内容包括 分析系统的目标分析业务流程分析数据流程功能分析和划分子系统数据属性分析数据存储分析数据查询要求分析数据的输入输出分析绘制新系统的数据流程图确定新系统的数据处理方式 二 数据属性分析 1 数据属性的概念一个事物的特征可能表现在各个方面 需要用多个属性的名和其相应的值来描述 例如对某职工属性名 属性值为 姓名 何清性别 男年龄 54基本工资 1000等 数据属性分析包括 1 数据的静态特性分析2 数据的动态特性分析 1 数据的静态特性分析指分析 数据的类型 字符型 数据型 日期型等 数据的长度 位数 小数位数 取值范围 最大值 最小值 发生的业务量 如每天发生几笔 2 数据的动态特性分析数据的动态特性分析将数据的属性分为 固定值属性 固定个体变动属性 随机变动属性 二 数据属性分析 2 二 数据属性分析 3 按动态特性将数据的属性分为以下三类 固定值属性 固定值属性的数据 其值基本上固定不变 叫做固定值属性数