组织行为学：Downward communication

组织行为学 Downward communication 下行沟通 又称 下向沟通 说简单点就是 上司对下属的沟通 其最重要的形式有 三 下达指令 听取汇报和商讨问题 能否充分有效地进行这些沟通 会直接影响到企业组 织运行的效率 Downward organizational communication flows from any point on an organization chart downward to another point on the organization chart That is communication flows from one level downward to a lower level on the organization chart For example communication between a manager and his subordinates is one kind of downward communication 下行沟通是指资讯的流动是由组织层次的较高处流向较低处 通常下行沟通的目的是为了控 制 指示 激励及评估 其形式包括管理政策宣示 备忘录 任务指派 下达指示等 This type of formal organizational communication relates primarily to the direction and control of employees Job related information that focuses on what activities are required when they should be performed and how they should be coordinated with other activities with the organization must be transmitted to employees This downward communication typically includes a statement of organizational philosophy management system objectives position descriptions and other written information relating to the importance rationale and interrelationships of various departments 与下属沟通是管理沟通的重要内容 其形式有三 下达指令 听取汇报和商讨问题 能 否充分有效地进行这些沟通 会直接影响到企业组织运行的效率 下达指令 下达指令是上对下沟通的一种基本的形式 指令内容 下达的方式 方法不同 可能会 有完全不同的效果 因此 下达指令也必须讲究艺术 这种艺术是保证指令下达有效的基础 下达指令沟的八个要求是 1 自己对指令有明确 全面的界定 指令的具体内涵是什么 为什么下达这一指令 指令的具体要求是什么 由谁监督指令的实施 什么时候对指令的落实情况进行检 查 在什么时间和地点验收结果 对指令的实施有什么方向性思路 2 态度平等 用词礼貌 多使用 请 我们 等用词向下属下达指令 而避免用 你应当怎么样 你只能怎么样 组织限制你怎么样 等口气下达指令 3 通过激发意愿 让对方自己承诺 主动请缨 避免让下属被动地接受指令 不要以 一种绝对不容置疑和不可挑战的组织原则 强制性地下达指令 4 让下属充分理解指令的意义和价值 让下属感到所接受任务的光荣 和他能承担这 一任务的自我价值 5 让下属复述指令要求 确保下属准确无误地理解指令的要点和要求 6 明确告知自己能为下属提供的资源和支持 7 询问下属落实指令的困难 并指明解决的途径 帮助下属树立信心 8 允许下属提出问题和要求 并尽可能给予正面解答 听取汇报 听取下属汇报 是管理沟通中最常见的形式 要保证其有效性 必须遵循以下规范要求 1 要有事先的时间 地点的约定 让下属做好充分的准备 2 注意倾听 让下属感到自己以及自己所承担的工作为领导所重视 同时在倾听中发 现问题 在一般情况下 人们倾向于淡化自己在工作中的失误 尽量把问题缩小 而夸大所取得的成绩 通过倾听可有助于发现下属不愿暴露的问题 3 多鼓励少插话 防止下属揣摩着你的倾向后 根据你的倾向 有选择地汇报 致使 你不能获得的信息 4 对于下属的汇报 要当场做出评价 该肯定的即时予以肯定 该批评的即时给以批 评 5 恰当地评价下属的工作 但要求以正面肯定为主 并让下属明白没有肯定 也就是 有差距的 但评价表述要区分下属个性 分别对待 针对有些死心眼的人 不足之 处必须明言 6 适时诱导下属 让下属的汇报简明扼要 切中正题 与下属商讨问题 在与下属进行问题商讨 就是增加下属的参与度 从下属那里获取信息 并让下属感到 自己受到尊重和信任 以激发其工作主动性和积极性 在企业管理现实中 一些人总认 为下属提出的问题幼稚 轻视下属的参与意义 或者认为自己对问题已经有了答案 根 本不用与下发商讨什么 或者认为下属要和自己商讨的问题根本就不是下属应当关心的 事 不能以诚恳的态度对待 如何与下属商讨问题 其基本规范有以下几个方面 1 充分为商讨问题的沟通作好准备 事先制订好商讨问题的过程计划提纲 防止跑题 以提高沟通效率 2 注意多发问 多使用鼓励性的词语 诱导下属讲出自己的真实想法 抓住下属谈话 的核心内容和自己想获得的信息 3 在商讨问题的过程中 如果下属提出与自己不同的看法 要以尽可能快的速度做出 反应 尤其是要从下属的角度思考问题 找出下属意见的合理性 并充分认定其合 理性 4 不要把自己置身度外 仅仅作下属