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项目管理与Project project基础使用 目录 一 Project概述二 MP3开发计划三 项目任务设置四 项目资源设置五 设置关键路径六 project视图与报表七 项目监控八 项目发布 一 Project概述 项目管理基础Project实用情况常用的项目管理技术Project与项目管理Project的视图Project制作项目计划流程改造Project模版 Project概述 适用行业 汽车 机械制造 电子电气 IT及通讯 化工 电力 环保 交通 设计 房地产等适用对象 项目团队 研发团队 项目经理 企业管理层 人力资源等适用范围 工程建造 产品研发 系统集成 监理 订单项目 技改项目 企业管理流程改进等 Project与项目管理 项目综合管理项目管理是基于管理原则的一套计算方法 主要用于计划 评估 控制工作活动 保证按时 按预算 依据规范达到理想的最终效果 Project包含了项目管理中多方面重要的技术和方法 可以对整个项目的计划 进度 资源进行综合管理和协调 改善项目管理的过程 提高管理水平 最终实现项目的目标 Project与项目管理 项目范围管理 利用Project的项目分解功能 用户可方便的对项目进行分解 并可以在任何层次上进行信息的汇总 项目进度管理 Project提供了多种进度计划管理的方法 如甘特图 日历图 网络图等 利用这些方法 可以方便地在分解的工作任务之间建立相关性 使用关键路径法计算任务和项目的开始 完成时间 自动生成关键路径 从而对项目进行更有效的管理 一些常用的项目管理技术 任务分解结构技术 WBS 甘特图 GanttChart 项目评审技术 PERT 关键路径法 CPW Project与项目管理 项目资源管理在资源费用管理中 Project采用了自下而上的估算技术 在人力资源管理中 Project提供了 资源平衡 责任矩阵 资源需求直方图 等技术 力求对资源进行更合理的分配 信息沟通管理Project使用丰富的视图 报表 为项目中不同类别的人员提供了所需的信息 项目管理者还可以利用电子邮件和ProjectCentral直接分配任务 更新任务信息 跟踪控制任务完成情况 Project的视图 甘特图视图甘特图视图是以工作表和条形图表的形式显示的基本的任务和工期 开始和结束时间一级资源的信息 跟踪甘特图视图显示了项目偏移原始估计的程度 这样有助于用户决定如何来调整计划来适应任何延迟 Project的视图 任务分配状况视图这种视图给每项任务列出了分配给该项任务的资源一级每项资源在各个时间段内完成的工时 日历视图使用了以月为时间单位的日历格式 用天或周来计算任务时间 其中 非工作日是灰色显示的 网络图视图以流程图方式来显示任务及其相关性 一个框代表一个任务 框之间的连线代表任务间的相关性 Project的视图 资源工作表视图采用电子表格的格式显示有关每种资源的信息 如资源名称 工作组 标准费率 加班费率 使用成本 基准日历等 资源使用情况视图使用该视图可以一次查看所有资源分配信息 在视图左边的资源名称栏里 显示了资源名称及其指向的所有任务 工时栏里显示的是完成每项任务的估计工时 右边窗口显示的为小时数 Project的视图 资源图表视图显示的是单个资源的分配信息 是基于逐个方式显示的 它用来突出显示资源冲突 指出在人员 设备及其他资源种 有哪些是过渡配置的 有哪些是没有充分利用的 组合视图组合视图的上方窗口为甘特图 下方窗口视图种显示了在上方窗体种选定的任务或资源的信息 在下方窗口中 还显示了指派给该任务的资源 项目计划的创建与制定 制定项目计划的一般步骤 需求分析项目任务分解利用Project制定项目计划根据实际情况调整计划 Project页面简介 WBS案例分析 监控中心工程建设 项目的任务分解 1 工程实施前的准备 2 设备采购 3 专线调配 4 机房布置 5 网络配置及调试 6 软硬件安装 7 联网调试 8 运行维护 9 工程验收 第一次试用 改造模版 开启MicrosoftProject 由 文件 新建 打开新建项目 选择本机上的模版 改造模版 续 由 项目 菜单选取 项目信息 以便进行上述信息调整 假设在两个月内完成 因此我们在 日程排定方法 中设定 由项目完成之日起 安排我们的计划 接着在 完成日期 中输入为二个月后 其中 有红色圆圈的地方按一下可以跳到今天的日期 改造模版 续 接着 在 日历 中设定自己公司的工作日历 最后 按下 确定 改变自己在运作上真正的时间 同时把不要的工作任务删除 这时 Project便会再自动的帮我们计算最终的结果 改造模版 续 当然 如果改变工期同样也会重新计算的 这样 我们就快速制作出一份真正属于自己公司的计划了 变更现有计划 如果文件早已经由之前的人制作完成了 我们也可以拿以往的项目资料直接修改成为新的项目计划 要直接修改之前的文件 其方法为 1 打开要修改的项目文件 2 由菜单中选择 项目 项目信息 3 试着 变更排程方式 开始或者是完成日期 日历状况 按下 确定 按钮即可 4 如有必要也可以变更其任务内容或者是工期时间的长短 目录 一 Project概述二 MP3开发计划三 项目任务设置四 项目资源设置五 设置关键路径六 project视图与报表七 项目监控八 项目发布 MP3开发计划 定义项目定义任务及工作时间定义任务级别显示项目摘要链接任务形成甘特图 从零开始制作自己的计划 MP3 如果正巧这个项目从没有人进行过 而范本也没有类似的项目 这时 我们只好从零开始了 MicrosoftProject的项目向导 在左窗格 可以帮助你建立一个新的项目 管理任务和资源 跟踪你的项目和报告项目信息 定义项目 某公司计划开发一款新颖的mp3产品 研制时间越早开始越好 项目经理已经在头脑中构思好了一个行动框架计划要将它做出计划向老板汇报在 任务窗格 中找到并按下 新建 图示 选择空白项目 项目向导会出现在左窗格处 点击 定义项目 项目开始时间就确定在8月1日正式开始 单击 保存并前往第2步 定义项目 接着 项目向导就会询问你是否在项目工作组中更新你的项目信息 如果你没有在服务器上安装MicrosoftProjectServer 或者目前你不希望发布你的项目信息 那么就请选择 否 反之 则选择 是 由于mp3新产品开发还处于构思阶段 项目工作组还没有正式成立 目前还没有考虑信息发布问题 故此处选择 否 然后 单击 保存并前往第3步 定义项目 新建任务以及插入任务 使用Project 您可以在计划中添加任务以将工时分解为可管理的部分 要快速创建任务 请转到甘特图 在任务列表的底部选择一个空的 任务名称 域 然后按下Enter 如果有一个在有规律的日程内重复的任务 您只需要创建一次 显示内容创建周期性任务 量检具标定 实验室认证 lessonlearn weeklymeeting等 定义任务级别 接着选择任务4 6 按下 降级 图示 使整个项目结构变得更有结构性 显示项目摘要 在菜单中选择 工具 选项 在弹出的 选项 窗口中选择 视图 页 勾选 显示项目摘要任务 显示项目摘要 这时 你会发现你得到了项目的情况总览 链接任务形成甘特图 由于开发mp3新产品 首先要做的是立项 然后才进行项目具体行动的策划工作 因此 我们选择 立项 以及 策划 两项任务 按下工具栏中的 连接任务 此时 在甘特图中出现一个连接线代表所选择的第一个任务完毕后才会进行第二选取的任务 同时 这两个项目的时间也会相应的进行自动调整 链接任务形成甘特图 续 链接任务形成甘特图 续 重复上面的步骤 很快一份完美的计划就呈现在面前 包括项目的总工期 开始和完成时间都自动计算出来了 总工期 目录 一 Project概述二 MP3开发计划三 项目任务设置四 项目资源设置五 设置关键路径六 project视图与报表七 项目监控八 项目发布 项目任务设置 项目信息设置日历设置列出项目任务周期性任务里程碑 项目信息设置 开始日期 如果项目的排定是由项目开始日来排定便可以在此输入项目开始的日期 完成日期 如果项目排定是由项目完成日来排定便可以在此输入项目完成日期 开始时间和完成时间只能设置其中一个 项目信息设置 续 日程排定方法 设定项目是由项目开始之日来排定或是由项目完成之日来排定 当前日期 通常指的为此Project文件开始建立的日期 状态日期 由于项目规划的初期 其所预估的时间 成本等等皆有可能根据实际的情形而需要修正 这时 项目经理除了需要适当修正外 也可能想要保留原本预估的信息以便于后期进行比较时使用 此时 我们便可以在 状态日期 中输入想要保留的日期 如果设定为 NA 那么Project便会将目前日期当做状态日期 项目信息设置 续 日历 设定此项目的日历 优先顺序 Project可以轻易的整合多个项目 当多个项目同时进行时 资源的分配便可能发生不足的情形 此时 当资源在跨多个项目进行分配时 便可以在此设定优先权限 其中 我们可以输入0 1 000之间的数字 数字愈高表示任务具有较高的优先权 MicrosoftProject会先考虑任务层级的优先顺序 然后再考虑项目层级的优先顺序 项目统计 可以使你多纬度的一目了然的了解项目的开始及完成时间 工期 工时 成本以及项目完成百分比 随着项目的进展更会告知实际与计划的差异情况 日历设置 点击 定义项目的常规工作时间 选择在 标准 日历上作修订 右边窗格可以预览 标准 日历的工作日设置 接着单击 保存并前往第2步 日历设置 续 接着需要 定义工作周 决定一周中的哪些天是工作日 缺省是周一到周五 日历设置 续 接着出现 设置假日和倒休 窗格 单击 更改工作时间 接着便会出现 更改工作时间 对话框 日历设置 续 十一放假为10月1日 10月7日 把这一段时间选取上 再选择设定为 非工作日 而9月28日 9月29日为调休时间 故应将其选择上后 设定为 非默认工作时间 日历设置 续 接着出现的就是 定义时间单位 窗格 需要我们决定每个工作日的工作工时 每周的工时 每月的工时 标准日历的缺省为 每日工时 8小时 每周工时 40小时 8小时 天 5天 每月工作日 20天 如不用变更 直接单击 保存并前往第5步 点击 保存并完成 日历设置 其他途径 还有其他途径也可以设定你的项目日历 在菜单中选择 工具 更改工作时间 你同样也可以得到 更改工作时间 对话框 进行上述操作 不用向导创建工作日历的方法为 在 更改工作时间 对话框中 按下 新建 便可建立一个新的日历 接着 为此项目日历建立一个名称 例如 开发mp3新产品 同时选择复制来至于原来Project中的哪个日历 按下 确定 按钮 日历设置 其他途径 预设工作时间可以在 选项 中变更 按下 选项 后 会出现另外一个对话框 在此可以设定 财政年度开始于 默认开始时间 默认结束时间 每日每周工时 以及 每月工作日 等等信息 按下 设为默认值 后 可以将改变变更为默认值 在这儿新增的项目日历与用项目向导新增的项目日历相比最大的不同是 在这儿并不是设定完毕就好了的 我们还需将这个项目也要套用为新的日历才行 日历设置 其他途径 由菜单中选择 项目 项目信息 此时又会回到之前我们所说明的项目信息对话框 在 日历 中选择套用新的日历 开发mp3新产品 按下 确定 这样目前开启的项目才会套用成为新的日历 日历设置 共享 由 工具 菜单中选择 管理器 此时便会出现 管理器 对话框 在此对话框中选择 日历 此时我们便可以看到此项目档案所有的自订日历 点选想要分享的日历按下 复制 到GLOBAL MPT中 当信息复制到GLOBAL MPT后 下回再新建任何项目时便会多了我们所建立的自订日历了 在预设状况下 我们可以在 C ProgramFiles MicrosoftOffice Office 2052 找到GLOBAL MPT这个文件 列出项目任务 首先 新建一份Project文件 利用上所述方法 使用项目向导建立新项目计划 其中 日程排定方法 使用 从项目开始之日起 而日历使用 标准 在 任务 向导中找到并按下 列出项目中的任务 接着便会出现 列出任务 窗口 提示你有两种方式可以录入你的项目任务到Project环境中的 任务名称 栏位中 其一为人工方式一一把所需的任务录入 其二为从Excel导入任务 列出项目任务 续 在 列出任务 窗口中 按下 导入向导 即可从Excel中导入任务 接着就会出现打开文件对话框 选择一个目标Excel文件 单击 打开 按钮 选择默认设置 点击下一步 直到导入向导映射选项 列出项目任务 续 在这里勾选 任务 列出项目任务 续 接着出现 导入向导 任务映射 对话框 这时系统会自动读出我们要导入的Excel文件的工作表 接着我们要将任务信息 从 Excel域 映射 到 MicrosoftProject域 从 到 MicrosoftProject域 选择要映射的MicrosoftProject域 名称 按 回车键 即可选定 列出项目任务 续 列出项目任务 续 实际上我们还可以利用剪贴 即复制来至Excel的信息 粘贴到Project的任务名称中 或是拖曳方式 把Excel中的工作项目信息 转换到Project环境中 输入周期性任务的方法 由菜单中选择 插入 周期性任务 在 任务名称 栏中键入此任务名称 在 工期 方块中键入此任务发生所需要的时间 在 重复发生方式 下按一下 每天 每周 每月 或 每年 并指定任务发生的频率 最后 在 重复范围 中设定反复次数或是结束的日期 里程碑 里程碑为标记项目中主要事件的参照点 并用于检查项目的进度以及标识计划中的重要事件 任何工期为零的任务都自动显示成里程碑 我们也可以将其他任何任务或任何工期特别标识成里程碑 例如 某主要阶段的完成 因此 当我们设定一项任务输入的工期为零 MicrosoftProject将在 甘特图 中为其显示里程碑符号 里程碑 续 要建立里程碑的方法为 按下 视图 菜单中的 甘特图 命令 在要变更的任务的 工期 栏中键入工期为0 按 enter键 完成输入工作 目录 一 Project概述二 MP3开发计划三 项目任务设置四 项目资源设置五 设置关键路径六 project视图与报表七 项目监控八 项目发布 资源设置 指定人员和设备分配人员和设备资源使用情况报告 资源设置 指定人员和设备 在Project的 项目向导 工具栏中找到 资源 快捷图示 接着 我们便可以在 资源 向导的提示下进行与此项目有关的相关资源输入了 在 资源 窗格中找到并按一下 为项目指定人员和设备 接着就会出现 指定资源 窗格 要求你指定一种资源的添加方式 一共提供四种选择方式 指定人员和设备 续 按下 手动输入资源 然后就在右边的窗格中输入项目所需资源的情况 在 资源名称 中输入资源的名称 如项目参与者的姓名 项目外包的厂商的名称 甚至项目所需的材料等 录入完毕 按一下向导窗格中的 完成 即可 分配人员和设备 在 资源 窗格中找到并按一下 向任务分配人员和设备 按下 分配资源 就会出现 分配资源 对话框 点选要进行分配的任务 和要分配哪些资源 按下 分配 按钮 分配人员和设备 续 资源使用情况报告 当我们一一的将资源分配到工作之后 接着 我们便可能需要了解哪些人分配了哪些任务 会不会有太多的工作在某一个人的手中 如此一来 可能会出现工作负荷太高而无法及时将任务完全的情况 资源使用情况报告 续 在菜单中选择 视图 资源使用状况 资源使用情况报告 续 当我们过度分配某一个人或是资源时我们在 资源工作表 或是 资源分配状况报表 时便会发觉系统会利用红色的方式标识该资源 同时在 标记 出也会出现一个惊叹号要求我们进行资源调配的工作 资源使用情况报告 续 如何进行呢 方法如下 由菜单中选择 工具 调配资源 此时便会出现 调配资源 对话框 在此对话框中我们可以设定由电脑寻找资源过度分配而自动调配还是设定由人工自行来进行 要进行资源调配的范围等等 一旦选择好时按下 开始调配 接着设定要调配的为整个资源库的资源还是选定资源 按下 确定 如果顺利 资源便会调配成功 同时原本的红色也会变更为黑色 资源使用情况报告 续 注意 如果条件设定得太紧 如 一个人同时分配4项任务 而每项任务都需要8小时 这4项任务需要一起开始同时完成 由于每个人一天最多只有24小时 而4项任务各需8小时一共需要32小时 因此再怎么调配也无法让他一个人完成 此时 我们进行了 调配资源 后系统依旧无法解决的 目录 一 Project概述二 MP3开发计划三 项目任务设置四 项目资源设置五 设置关键路径六 project视图与报表七 项目监控八 项目发布 关键路径 关键路径 任务中哪些是重要绝对不能延后的任务 在 格式 工具列中找到 甘特图向导 图示 按下 甘特图向导 后便会出现 甘特图向导 对话框 在此我们按下 下一步 关键路径 续 接着 选择 关键路径 按 下一步 后 接着设定要在甘特图中显示哪些任务信息 一般而言 选择 资源与日期 最后 当我们按下 开始设置格式 系统便会开始运作 关键路径 续 关键路径 续 可以在甘特图上点击右键 选择 条形图样式 来美化甘特图 选择文本设置具体显示信息 关键路径 续 关键路径 续 假设任务已经执行到一半 有一些任务已经完成 有些任务已经开始 目录 一 Project概述二 MP3开发计划三 项目任务设置四 项目资源设置五 设置关键路径六 project视图与报表七 项目监控八 项目发布 视图与报表 甘特图任务分配状况视图项目日历网络图资源工作表资源使用状况资源图表报表 视图与报表 点击菜单中的 视图 然后选择其中的各种视图及报表信息 可以提供对项目的更好描述方式 任务分配状况视图 项目日历 资源使用状况 资源使用状况 续 报表 MicrosoftProject还提供了许多设计好的报表供我们直接套用 一共有5大类22种 选择 视图 报表 可以自己选择要打印的报表 目录 一 Project概述二 MP3开发计划三 项目任务设置四 项目资源设置五 设置关键路径六 project视图与报表七 项目监控八 项目发布 问题提出 随着项目活动的进行 伴随着项目而来的问题也接踵而来 例如 这么多的任务同时在进行时 哪些任务在预估计划时间中 哪些任务严重落后 哪些成本超出预算 哪些成本在预算的控制之下 成本监视的例子 在菜单中选择 工具 自定义 域 接着 便会出现 自定义域 对话框 选择域类型为 数字 成本监视的例子 续 接着 按下 重命名 为此检视的状况加入一个名称 举例而言 我们想要掌握成本情形便输入如 成本状况 接着 按下 公式 在公式中选择插入 域 功能 这里我们选择 成本 成本 按下 确定 在 显示值 中按下 图形标记 设计其条件 接着在 测试条件 中输入准则 再到 值 中输入其数值 最后在 图标 中选择要的图标 成本监视的例子 续 成本监视的例子 续 注意 由于所加入的域是自订的域 在预设状况下是不会出现在甘特图工作画面中 因此 我们可以在菜单中选择 插入 列 再将 域名称 中选择之前自订好的域如 成本状况 加入进去 灯号功能便看得到了 项目进度的例子 续 项目进度的例子 续 目录 一 Project概述二 MP3开发计划三 项目任务设置四 项目资源设置五 设置关键路径六 project视图与报表七 项目监控八 项目发布 项目发布 ProjectServer介绍项目发布 ProjectServer介绍 MicrosoftProject不但可以轻易帮助我们规划与控管项目 更可以轻易的把项目数据更新并放置到Internet环境中 使得经营主管只要透过MicrosoftProjectServer便可轻易掌握与了解目前所有公司有多少项目正在进行 每个项目目前的进度如何 每个项目花了多少成本 每个项目可能有什么问题 共享文档等等的信息 ProjectServer介绍 续 MicrosoftProjectServer提供了一个技术领先的企业协作与项目管理平台 这一平台不但具有可测量 安全 灵活等特点 它还可以与您现有的业务系统进行整合 提供了一系列易于使用的工作组项目管理组织工具 可协作的工具和可共享的数据为工作组成员扩展了项目信息和容量 使他们能够随时获悉项目信息同时确保优先级支持公司目标 灵活的平台和工具可以自定义以适应你的组织的项目管理的需要 ProjectServer介绍 续 若要使用MicrosoftProjectServer的网页作为公司内部透过工作群组合作任务的方法 那么工作群组中的每台计算机都必须符合以下条件 客户端需要有浏览器 并且连结到Intranet或Internet MicrosoftProjectServer的服务器计算机 必须已经安装有InternetInformationServer IIS 5 0或更新版本以及MicrosoftWindows2000Serve